Miksi sinun pitäisi hallita tehtäviä käyttämällä 4-nelikenttämenetelmää

Prioriteettikvadrantit jätetään usein huomiotta, sillä on olemassa monia muita suosittuja tapoja hallita tehtäviä. Muutamia niistä ovat:

• Hallitse tehtäviä kalenterin mukaan. Kaikilla tehtävillä on aika ja päivämäärä. Kaikki on aikataulutettu.
• Hallitse luetteloiden mukaan. Kaikki kirjoitetaan viivamaisesti ylös.
• Hallitse ”post-it:ien” avulla. Tärkeimmät tehtävät istuvat jossakin näkyvässä paikassa, joka on koko ajan näkyvillä, mikä pakottaa sinut tekemään sen.

Prioriteettikvadrantin käyttö

Tänään haluaisin puhua toisesta tehtävienhallintastrategiasta: 4-kvadrantti-menetelmästä. Tässä blogikirjoituksessa kerron, miksi se on suositeltavampi tapa hallita tehtäviä kuin kaikki kolme edellä mainittua menetelmää.

Mitä tarkoittaa 4-kvadranttien avulla johtaminen? Ensinnäkin luokittelet kaikki tehtävät pohjimmiltaan johonkin 4 kvadranttiin. Esimerkiksi yksi Eisenhower-matriisina tunnettu lähestymistapa on luokitella tehtävät kriittisiin ja välittömiin kvadrantteihin. Tämä kattaa kaksi perusulottuvuutta: ajan ja prioriteetin.

Tehtävät, joilla on korkea prioriteetti ja jotka on tehtävä pian, menevät ajanhallintamatriisin vasempaan yläosaan, kvadranttiin 1. Muut 4 kvadranttia ovat myös itsestään selviä.

Valmis aloittamaan priorisoinnin Prioriteettikvadrantin avulla? Meillä on sovellus sitä varten. Rekisteröidy täällä:

Etkö ole vielä vakuuttunut? Lue lisää!

Miksi tämä lähestymistapa on parempi kuin tehtävien hallinnan kalenteri/post-its/lineaarisen listan menetelmät?

1. Saat kaikki edut, joita saat, kun seuraat, milloin tehtävät ovat erääntyneet, mutta saat myös näkyvyyttä tärkeysjärjestykseen. Perinteisessä kalenterinäkymässä näet, milloin sinun on tehtävä asioita, mutta et koskaan ymmärrä, miksi ja voisiko sen jättää tekemättä. Kalenteripohjaisesta organisaatiosta puuttuu kyky hallita ideoita ja strategisia kohteita.
2. Lineaarinen lista johtaa epäjärjestykseen ja sekaannukseen, koska se luo joko ”FIFO”- tai ”LIFO”-mentaliteetin. Sen sijaan, kun käytät neljää nelikenttää, tiedät, että sinun täytyy työskennellä vain ensimmäisen nelikentän tehtävien parissa, jolloin on paljon helpompi keskittää työsi. Lineaariset listat ovat hyviä sellaisten ideoiden tallentamiseen, joilla ei ole päivämääriä ja kellonaikoja, mutta niistä puuttuu hyvä kategorisointi.
3. Post-it-järjestelmässä työskentelet tärkeiden tai kiireellisten asioiden parissa. Menetät kuitenkin ajan käsitteen. Siksi et pysty ymmärtämään, mikä post-it on tärkein. Lisäksi ajan mittaan post-itit alkavat kadota, mikä johtaa informaatiohävikkiin.

Prioriteettimatriisin edut

Kategorisoimalla tehtävät 4 kvadranttiin Prioriteettimatriisin avulla voit hyödyntää kaikkien 3 ajanhallintamenetelmän etuja. Prioriteettimatriisin avulla pystyt:

1. Pitämään kirjaa korkean tason ideoista, kuten lineaariset tehtävälistat
2. Pitämään kirjaa ajasta ja vaivasta, kuten kalenterit
3. Pitämään kirjaa siitä, mitä sinun on tehtävä nyt, kuten post-it-lappuset

Tämän perusteella haluamme rohkaista sinua näkemään itse, miksi Prioriteettimatriisi-sovelluksemme on paras Prioriteettikvadrantti-tehtävien hallinnan sovellus.

Oletko valmis mullistamaan työskentelytapasi?

>>Lataa 4 kvadrantin ajanhallintamallimme<<

Od, jos olet valmis liittymään +10,000 priorisoijan joukkoon, jotka ovat tulleet tehokkaammiksi Priority Matrixin avulla, rekisteröidy ILMAISEKSI suoraan alla olevasta laatikosta:

Lue lisää Priority Matrixista Windowsille, iPhonelle, iPadille ja Macille.