Monet pienyritykset eivät ajattele poissaoloja ennen kuin niistä tulee ongelma. Eräänä päivänä johtaja huomaa, että tietty työntekijä näyttää olevan ”paljon” sairaana, mutta ei ole varma, koska sairauspäiviä ei ole seurattu. Esimies saattaa palata tekstiviesteihin tai sähköposteihin ja selvittää, kuinka monta kertaa työntekijä on ollut poissa, eikä hän silti ole varma, mikä on liikaa poissaolojen osalta.
”Liiallinen” poissaolo on termi, jota käytän kuvaamaan tietyn työntekijän poissaolotilastoja, jos hän on ollut poissa paljon enemmän kuin tavallinen työntekijä eikä hänellä ole päteviä syitä poissaoloihinsa. Liiallinen poissaolo tarkoittaa, että poissaolot ylittävät normit eli ylittävät sen, mikä on normaalia yrityksessänne ja mikä on normaalia väestössä yleensä. Näin ollen ”liiallista” ei voida tunnistaa minkään tietyn päivän, viikon tai edes kuukauden aikana. Pikemminkin käytän mieluummin kokonaista vuotta poissaolojen arvioinnissa, koska silloin minun ei tarvitse mukautua flunssa- ja flunssakausiin.
Esimerkki liiallisesta poissaolosta, jota näen melko usein (yllättävän usein), on tilanne, jossa tietty työntekijä on ollut sairaana enemmän kuin muut työntekijät yhteensä!!! Äärimmäinen esimerkki, joka voidaan selvästi luokitella liialliseksi ja joka pienillä työnantajilla vaikuttaisi vakavasti suorituksiin.
Mutta liiallisia poissaoloja voi esiintyä paljon vähemmän äärimmäisissä tilanteissa, minkä vuoksi tarvitaan prosessi, jolla määritetään, mikä on ”liiallista”. Näin menetellään:
- Aloita kaikkien läsnäolojen seuranta. Se voidaan tehdä helposti Excel-taulukkolaskentaohjelmalla, jossa jokainen työpäivä on lueteltu yläreunassa ja jokaisella työntekijällä on rivi vasemmalla alhaalla. Aina kun joku on poissa, merkitset syyn asianmukaiseen soluun. Poissaolojen luokitteluun käyttämäni kategoriat ovat:
- Loma (V),
- Loma (L), johon voi kuulua esimerkiksi suru-, sairaus-, työ-, äitiys-, äitiys-, jne,
- Esihyväksytty poissaolo (P) tilanteisiin, joissa työntekijä pyytää ja hyväksytään etukäteen osallistumaan tapaamiseen tai hoitamaan henkilökohtaista tai perhetilannetta, ja
- Ei-suunnitelmallinen poissaolo (U), kun työntekijä ei ole töissä eikä ole antanut sinulle mahdollisuutta ennakkohyväksyä.
- Kun sinulla on vähintään 6 kuukauden läsnäoloseuranta, tarkista ja laske, kuinka monta kutakin U-tyyppistä poissaoloa kullakin henkilöllä on. Lajittele työntekijät suurimmasta pienimpään.
- Tunnista, ketkä kuuluvat ylimpään 10 %:iin (eli niihin, joilla on eniten poissaoloja ja jotka yleensä ylittävät reilusti yrityksen keskiarvon).
Jos ylimmällä 10 %:lla on enemmän suunnittelemattomia poissaoloja kuin kansallisella keskiarvolla (joka oli viime vuonna noin 9 poissaoloa vuodessa), tilanteesi on ehkä liiallinen ja on aika tutkia, mitä kyseisellä työntekijällä on meneillään. Jos jopa ylimmän 10 %:n poissaolot ovat alhaisemmat kuin kansallisessa keskiarvossa, voit silti haluta puuttua asiaan, mutta en käyttäisi termiä liiallinen, vaikka se saattaakin olla liiallinen yrityksesi kannalta.