Urakoitsijoiden palkkaaminen on iso askel mille tahansa pienyritykselle, sillä heillä on ratkaiseva rooli yrityksesi kasvussa. Urakoitsijat voivat auttaa yritystäsi lisäämään tuottavuuttaan lisäämättä uuden kokoaikaisen työntekijän palkkaamisesta aiheutuvaa taloudellista taakkaa.
Työvoimatilastoviraston mukaan etuudet muodostivat 30 prosenttia yksityisen sektorin työntekijäkorvauksista vuonna 2018. Tämä tarkoittaa, että työnantajat voivat säästää tuon 30 % palkkaamalla urakoitsijan, koska heidän ei tarvitse maksaa urakoitsijoille palkkaveroja, työttömyysetuuksia, sairausvakuutusta, sairauslomapäiviä, palkattua loma-aikaa, työtapaturma- ja työkyvyttömyyskorvauksia ja muita etuuksia.
Kun olet päättänyt palkata urakoitsijan, seuraava askel on määritellä, miten maksat heille palkkansa turvallisesti yrityksen palkanlaskentajärjestelmän kautta. Pienyrityksiin kohdistuvien kyberuhkien lisääntyessä on tärkeää varmistaa, että käytät maksujärjestelmää, joka pystyy lähettämään korvaukset urakoitsijoille turvallisesti ja nopeasti ilman kyberhyökkäyksen riskiä.
Seuraa näitä viittä vaihetta asettaaksesi pienyrityksesi urakoitsijat palkkajärjestelmään.
Vaihe 1: Määritä, tarvitsetko urakoitsijan vai työntekijän
Vaikka urakoitsijan palkkaaminen voi olla edullisempaa kuin kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen, yritysten on varmistettava, että ne luokittelevat työntekijät oikein IRS:n ohjeiden mukaisesti.
IRS:n mukaan ”yksityishenkilö on itsenäinen toimeksisaaja, jos maksajalla on oikeus valvoa tai ohjata vain työn tulosta eikä sitä, mitä tehdään ja miten tehdään.”
Sopimuskumppaneiden luokittelu oikein on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että yritys noudattaa IRS:n sääntöjä seuraamusten välttämiseksi.”
Vaihe 2: Sopimuskumppanin palvelukseen ottaminen
Sopimuskumppanin palvelukseen ottaminen alkaa keräämällä kaikki tarvittavat lomakkeet ja tiedot. Tarvittavat paperit riippuvat yrityksestäsi ja toimialastasi, mutta yleensä niihin kuuluu:
- ansioluettelo: Vaikka urakoitsija ei hae kokopäivätyötä, yrityksesi on kerättävä virallinen ansioluettelo ja suoritettava due diligence -tarkastus urakoitsijan pätevyyden tarkistamiseksi.
- Hakemus: Jos yrityksellänne on virallinen hakuprosessi kaikille kokoaikaisille työntekijöille, myös urakoitsijan tulisi jättää hakemus. Tämä auttaa keräämään urakoitsijalta tärkeitä tietoja sekä todentamaan hänen pätevyytensä.
- Sopimus: Laadi urakoitsijan allekirjoitettavaksi kirjallinen sopimus, jossa esitetään yksityiskohtaisesti toimeksiannon kriteerit ja ehdot. Siihen tulisi sisältyä erityistä kieltä, jossa hahmotellaan korvaukset, maksuaikataulut ja jakelun yksityiskohdat.
- W-9-lomake: Kaikkien urakoitsijoiden on täytettävä ja allekirjoitettava W-9-lomake sen jälkeen, kun heidät on palkattu, mutta ennen kuin heille maksetaan. Tässä IRS:n lomakkeessa pyydetään veronmaksajan tunnistenumero ja todistus. Siinä annetaan tiedot, joita työnantaja tarvitsee maksujen suorittamiseen ja tietojen toimittamiseen IRS:lle.
Vaihe 3: Määritä maksuaikataulu ja -rakenne
Kun palkkaat uutta urakoitsijaa, on tärkeää laatia selkeä maksuaikataulu ja -rakenne. Tämä asettaa odotukset yksilön kanssa ja pitää liikeasiakirjasi järjestyksessä, jotta maksuja ei jää saamatta.
Maksurakenteen asettaminen
Tyypillisesti urakoitsijoille maksetaan kahdella tavalla – tuntipalkka tai projektikohtainen palkka:
1. Tuntipalkka: Pienyritykset voivat sopia maksavansa urakoitsijoille tuntipalkkaa, mutta tässä menetelmässä on hyvät ja huonot puolensa. Se voi auttaa pienyritystä maksamaan suuremmasta projektista vaiheittain, jos se suostuu maksamaan tuntikorttien lähetysten mukaan, sekä antaa yrityksellesi mahdollisuuden seurata työn kuluja tarkastamalla ne tuntikohtaisesti.
Tuntipalkkauksen haittapuolena on, että se voi olla myös kalliimpi pienyrityksille. Jos työtunteja ei ole rajattu, urakoitsija voi toimittaa enemmän tunteja kuin yritys on budjetoinut.
Valitse tuntipalkkaus, jos:
- Projektin laajuus on joustava tai se voi muuttua
- Budjettisi urakoitsijoille on joustavampi
- Projektin tai tehtäväkokonaisuuden aikataulu on epävarma
2. Projekti: Tuntipalkan sijaan pienyritys voi päättää maksaa urakoitsijalle projektikohtaisesti. Tämä edellyttää maksua projektin toimittamisen ja hyväksymisen yhteydessä. Hyötynä tässä on se, että tiedät tarkalleen, kuinka paljon sinun on budjetoitava urakoitsijan tukeen.
Projektikohtaisen maksun haittapuolena on se, että urakoitsija saattaa lisätä kiinteään hintaan lisämaksuja ottaakseen huomioon oman aikansa ja mahdollisen lisätyön, joka hänelle saattaa tulla vastaan toimeksiannon suorittamiseksi.
Valitse projektikohtainen maksu, jos:
- Hankkeen rakenne ja aikataulu on tarkoin määritelty
- Sinulla on vain rajallinen budjetti urakoitsijoille
- Sinulla on varasuunnitelma mahdollisten suurten hankemuutosten varalta
Maksuaikataulun määrittäminen
Kun maksurakenne on määritetty, yrityksesi on määriteltävä maksuaikataulu urakoitsijoille. Monet yrityksen omistajat päättävät synkronoida urakoitsijoiden maksut kokoaikaisten työntekijöiden maksuaikataulun kanssa, koska tämä voi pitää asiat virtaviivaisina ja yksinkertaisina.
Urakoitsijoille voidaan maksaa myös viikoittain, kahden viikon välein, kuukausittain, neljännesvuosittain tai projektin huipentuessa. Tiheys olisi määriteltävä yksityiskohtaisesti sopimuksessa, ja yrityksen ja urakoitsijan olisi sovittava siitä.
Jos yrityksesi työskentelee vain yhden urakoitsijan kanssa, sinulla on enemmän joustavuutta maksuaikataulun suhteen. Tiheys voidaan määrittää varojen saatavuuden, yrityksen palkanlaskentamenetelmien ja urakoitsijan mieltymysten perusteella. Kirjanpidollisista syistä voi olla helpompaa maksaa urakoitsijan työn, työaikakortin tai laskun toimittamisen yhteydessä tai synkronoida se yrityksen yleiseen palkanlaskenta-aikatauluun.
Jos yrityksesi työskentelee useiden urakoitsijoiden kanssa, on tärkeää, että kaikille on asetettu maksuaikataulu. Näin kaikki urakoitsijat pysyvät samassa palkkataajuudessa, ja yrityksesi voi seurata, kenelle on maksettu ja milloin.
Vaihe 4: Valitse maksutapa
Maksurakenteen ja -aikataulun määrittämisen jälkeen yrityksesi on seuraavaksi määritettävä, mitä menetelmää se käyttää urakoitsijoiden maksamiseen. Yrityksillä on useita vaihtoehtoja, joista valita. Valintasi riippuu siitä, mikä menetelmä toimii parhaiten ja on turvallisin sekä yrityksellesi että urakoitsijoillesi.
- Sähköpostitse lähetettävät e-shekit: Toinen vaihtoehto on lähettää maksu e-shekeillä, joita Deluxe tarjoaa. Tämän menetelmän avulla urakoitsijoille voidaan maksaa nopeasti ja kätevästi samalla, kun heidän taloudelliset tietonsa ovat turvassa. Yritykset tarvitsevat vain urakoitsijan sähköpostiosoitteen, eikä hänen talous- tai pankkitietojaan tarvitse tallentaa.
- Luottokortti: Pienyritykset voivat maksaa urakoitsijoille luottokortilla, jos niillä on kauppiastili. Jos urakoitsija on, tämä voi olla nopea ja kätevä maksutapa – mutta se edellyttää urakoitsijalta portaalia tai laskutusjärjestelmää.
- Suora talletus: Suora talletus on kätevä menetelmä urakoitsijoille, ja se säästää yritysten aikaa, kun niiden ei tarvitse lähettää paperisia shekkejä. Jotta yritykset voivat maksaa urakoitsijoille suoratalletuksen kautta, niiden on hankittava urakoitsijalta tarvittavat pankki- ja sekkitilitiedot, jotta rahat voidaan tallettaa oikein.
- Tulostettavat sekit: Tulostettujen sekkien avulla yritykset voivat maksaa urakoitsijoille tarvitsematta kaikkia heidän shekkitilitietojaan, mutta se voi vaatia enemmän aikaa ja rahaa. Paperisekkien lähettäminen vaatii pienyrityksiltä kirjekuorien osoitteistamista, postimerkkien ostamista ja sekkien postittamista ajoissa. Paperisen shekin lähettäminen voi aiheuttaa turvallisuusriskin, jos se katoaa postissa tai jopa katoaa toimistosta ennen sen lähettämistä.
Vaihe 5: Täytä 1099-MISC
Viimeinen vaihe urakoitsijoiden maksamisessa on, että heidän on täytettävä 1099-MISC-lomake. 1099-MISC-lomakkeella seurataan sekalaisia tuloja eli tuloja, jotka eivät ole peräisin vakituiselta työnantajalta. IRS vaatii yrityksiä täyttämään tämän lomakkeen, jos ne maksavat urakoitsijalle yli 600 dollaria vuodessa. Lomake lähetetään urakoitsijoille vuoden lopussa, jotta he voivat liittää sen vuotuiseen tuloveroilmoitukseensa.
Jos urakoitsijasi on järjestäytynyt yhtiömuotoiseksi yritykseksi, sinun ei välttämättä tarvitse toimittaa 1099-MISC-lomaketta, vaikka tästä vaatimuksesta on joitakin poikkeuksia, muun muassa lakimiehille.
Maksa urakoitsijoillesi nopeasti ja turvallisesti Deluxella
Urakoitsijoiden palkkaaminen suorittamaan töitä yrityksellesi on jännittävä askel yrityksesi kasvattamisessa – mutta urakoitsijoiden pitäminen tyytyväisinä ja hyvänä työssään riippuu kyvystäsi maksaa heille nopeasti ja turvallisesti.
Turvalliset ja kätevät maksut Deluxen sähköisten shekkien avulla varmistavat, että urakoitsijat saavat maksun vaarantamatta henkilökohtaisia ja taloudellisia tietojaan. Lisäksi, koska eCheckit vaativat vain urakoitsijan sähköpostiosoitteen, tämä voi vähentää merkittävästi hallinnollista aikaa, joka tarvitaan urakoitsijan asettamiseen suoraa talletusta tai muita digitaalisia maksutapoja varten.