Projektipäälliköiden tulisi arvioida aikataulujaan viikoittain varmistaakseen, että projekti pysyy aikataulussaan. Jos projekti alkaa ajautua,on olemassa useita tekniikoita, joilla se voidaan saada takaisin aikatauluun. Useimmat näistä eivät ole dramaattisia.
Tilaa automaattisesti jo tänään!
Yritetään kuitenkin olettaa, että projektisi alkaa lipsua dramaattisesti. Sitä ei ehkä ole mahdollista saada takaisin raiteilleen tyypillisten aikataulunhallintatekniikoiden avulla. Oletetaan lisäksi, että projektin määräaika on kiinteä eikä se voi muuttua. Tällöin saatat joutua käyttämään dramaattisempia keinoja. Kaksi tekniikkaa, joita kannattaa harkita, ovat pikaseuranta ja kaatuminen.
Pikaseuranta
Pikaseurannalla tarkoitetaan sitä, että tarkastellaan toimintoja, joita ei yleensä tehdä peräkkäin, ja annetaan ne sen sijaan osittain rinnakkain. Esimerkiksi normaalisti aloittaisit ratkaisun rakentamisen vasta, kun suunnittelu on valmis. Jos kuitenkin seuraisit nopeasti, aloittaisit ratkaisun rakentamisen alueilta, joiden suunnittelun koet olevan melko vankkaa, odottamatta koko suunnittelun valmistumista. Nopeaan etenemiseen liittyy aina riskejä, jotka voivat johtaa kustannusten nousuun ja myöhemmin tehtäviin korjauksiin. Esimerkiksi sovelluksen suunnittelun ja rakentamisen esimerkissä on mahdollista, että suunnitelma voi muuttua ennen sen viimeistelyä, ja nämä lopulliset muutokset voivat johtaa siihen, että osa jo käynnissä olevasta rakennustyöstä joudutaan tekemään uudelleen.
Hyvä nyrkkisääntö on, että peräkkäisiä toimintoja voidaan joskus nopeuttaa jopa 33 %. Toisin sanoen, jos nopeutetaan, voidaan aloittaa toinen kahdesta peräkkäisestä aktiviteetista, kun ensimmäinen aktiviteetti on valmis 66 %. Tähän liittyy riski. Tämä näyttää kuitenkin olevan sellainen riskitaso, joka on normaalisti hyväksyttävissä.
Yllyttäminen
Aikataulun ”yllyttäminen” tarkoittaa lisäresurssien heittämistä kriittiselle polulle ilman, että välttämättä saavutetaan paras mahdollinen tehokkuus. Oletetaan esimerkiksi, että yksi henkilö työskentelee kriittisellä polulla kymmenen päivän ajan. Jos haluaisit todella epätoivoisesti lyhentää aikataulua, voisit lisätä toisen resurssin tähän toimintaan. Itse asiassa kyseisellä resurssilla ei ehkä ole kaikkia tarvittavia taitoja, ja hän saattaisi työskennellä viisi päivää vain lyhentääkseen kokonaisaikaa kahdella päivällä.
Pinnalta katsottuna edellisessä kompromississa ei ehkä ole mitään järkeä.Loppujen lopuksi, miksi laittaisit henkilön työskentelemään viisi päivää vain lyhentääksesi aktiviteettia kahdella päivällä? Se ei ole tehokasta. Voitko kuitenkin kuvitella projektin, joka olisi niin tärkeä, että olisit valmis tekemään tällaisen kompromissin?Ajattele YR2K-projekteja. Kun vuoden 1999 loppu lähestyi, monet yritykset käyttivät resursseja hankkeisiin ja yrittivät epätoivoisesti saada ne valmiiksi ajoissa. Ne toteuttivat projekteja pikavauhtia.
Lisäresurssit voivat tulla projektiryhmän sisältä tai niitä voidaan lainata väliaikaisesti ryhmän ulkopuolelta. Aikataulun nopeuttamisen yhtenä tavoitteena on minimoida lisäkustannukset. Kuitenkin vastineeksi siitä, että osa työstä saadaan valmiiksi ennen aikataulua, aikataulun rikkominen johtaa yleensä aina lisäkustannuksiin projektille. Jos olet halukas ja kykenet käyttämään enemmän aikaa aikataulun nopeuttamiseen, aikataulun nopeuttaminen voi olla sinulle varteenotettava vaihtoehto.