Parhaat käytännöt saapuvan rahdin ohjelman menestyksekkääseen toteuttamiseen

Tulevan ja lähtevän rahdin ominaisuuksien välillä on merkittävä ero. Ajattele saapuvaa rahtia elinehtona, joka ruokkii organisaation kykyä tuottaa korkealaatuisia tuotteita asiakkailleen vaadituissa määrissä, ja lähtevää rahtia loppumyyntikelpoisten tuotteiden toimittamisena asiakkaille.

Kun yritykset etsivät kustannusten ja palvelun parantamista, monet ovat huomanneet, että saapuvan rahdin hallinnointi täyttää molemmat vaatimukset lukuisten muiden etujen ohella.

Oikein tehtynä saapuvan rahdin hallinnointi tekee muutakin kuin vain auttaa yrityksiä saamaan käsityksen siitä, missä niiden lähetykset ovat kullakin hetkellä. Se myös kannustaa parempiin toimittajan, rahdinkuljettajan ja asiakkaan välisiin suhteisiin, vähentää ylimääräisen varaston tarvetta, parantaa luotettavuutta koko toimitusketjussa ja luo vastuullisuuden ilmapiirin kaikille toimitusketjun kumppaneille.

Sekä saapuvat että lähtevät rahdit ovat erittäin tärkeitä omassa suhteessaan, mutta niitä on hallinnoitu aikojen saatossa varsin eri tavoin. Lähtevää rahtia on hallinnoinut sisäisesti logistiikkatiimi, kun taas saapuvaa rahtia ovat hallinnoineet yrityksen tavarantoimittajat.

Koska saapuvan rahdin kustannuksia hallinnoivat tyypillisesti yrityksen tavarantoimittajat, rahtikustannukset ovat vaikeasti hahmotettavissa, koska ne on piilotettu kuormitettuihin kustannuksiin ja siilotettu hankintaosastoihin. Auttaakseen rahdinantajia saamaan käsityksensä saapuvien rahtikulujen kokonaiskustannuksista Aberdeen Group teki tutkimuksen ja totesi, että saapuvat rahdit voivat kuluttaa 40 prosenttia keskimääräisen organisaation vuotuisista rahtikuluista tai 3,6-5,2 prosenttia yrityksen vuotuisesta kokonaismyynnistä.

Vaikuttaa siltä, että saapuvien rahtikulujen hallinnoinnista ja sen hyödyistä on satoja artikkeleita, mutta sitten seuraa hyvin vähän artikkeleita, joissa kerrotaan, miten saapuvien rahtikulujen hallinto-ohjelma toteutetaan. Syynä artikkelien puutteeseen on se, että kyseessä on vaikea tehtävä, joka usein jättää monet organisaatiot turhautuneiksi ja lopulta päättävät keskittyä muihin prioriteetteihin.

Ei kannata epätoivoon vaipua, olemme täällä kertomassa paitsi siitä, miksi saapuvan rahdin ohjelman pitäisi olla ensisijainen tavoite, myös siitä, miten se voidaan toteuttaa onnistuneesti.

Käydään vaiheittain läpi, miksi saapuvan rahdin hallintaohjelman toteuttaminen voi olla vaikeaa, jotta voimme osua niihin suoraan, kun pääsemme keskustelemaan siitä, miten saapuvan rahdin aloite voidaan toteuttaa onnistuneesti.

Sisääntulevan rahdin hallintaohjelman toteuttamisen vaikeudet

• Myyjät ovat vastahakoisia

• Muista, että sinun lähtevä rahtisi on toisen yrityksen saapuva rahtisi, joten kuvittele reaktiosi, jos joku asiakkaistasi pyytäisi hallitsemaan heidän saapuvaa rahtiaan.

• Inbound on siiloutunut yrityksen organisaation muihin osiin

• Ostot voivat ponnistaa vastaan, koska ne pitävät toimittajasuhteita korvaamattomina ja kokevat, että ne vahingoittuvat tällaisella siirrolla.

• Sisään tuleva rahti piilossa tavaran hintaan

• Kustannusten näkyvyys ja prosessi toimittajakustannusten erottamiseksi rahtikustannuksista voi olla vaikea prosessi.
• Muista, että tavarantoimittajapohjalla on voittoa rahtimaksussaan, joten he eivät halua luopua siitä.

• Yritykseltä puuttuu teknologia, jotta se voisi tehdä harppauksen Enemmän kuin pelkkä kustannussäästöohjelma

• Sisääntulevien rahtikulujen hallinta on muutakin kuin vain kustannus, eivätkä monet näe muita etuja.

Tulorahdin hallinnan organisatoriset hyödyt

Vaikka olet luultavasti nähnyt samankaltaisen luettelon tulorahdin hallinnan hyödyistä muissa artikkeleissa, on järkevää lisätä hyödyt tänne muistutukseksi, koska osa myyntiä hankintaosastolle on tehtävä kouluttamalla heitä aloitteesta.

• Vähentää rahtikustannuksia

• Parannetut toimitusketjun tunnusluvut

• Parempi resurssienhallinta

• Lyhentää tilauksen kestoa

.Cash Cycle

• Pääoman säilyttäminen

• Parannettu telakoiden hallinta

• Toimittajasuhteiden & hallinta

• Näkyvyys kaikille toimitusketjun sidosryhmille, Kun se on sisällytetty huipputason TMS-järjestelmään

• Parantaa luotettavuutta koko toimitusketjussa

• Luo vastuullisuuden ilmapiirin

• Positiivinen & ennakoiva kommunikaatio sisäistä & ulkoista Supply Chain Stakeholders

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Kuten monet teistä, jotka lukevat tätä blogia, ovat huomanneet, että vaikka inbound on järkevää hallita itse, olette myös ymmärtäneet, että saatatte tarvita apua, koska prosessin hallinnan ottamiseen liittyvien esteiden ylittäminen ei ole helppoa.

Jokainen hyvä idea on vain unelma, kunnes voidaan koota konkreettinen suunnitelma idean siirtämiseksi todellisuuteen. Siirrymme siis tässä mielessä siihen, miten saapuvien rahtikuljetusten hallintaohjelma toteutetaan onnistuneesti.

• Hankintatiimin hyväksyntä

Hankintatiimiin vaikuttaa eniten ennakkomaksun muuttaminen ja toimittajasuhteen lisääminen saapuvien rahtikuljetusten hallintaohjelmaan, minkä vuoksi heidän mukaan saamisensa on ensisijaisen tärkeää. On ehdottoman tärkeää, että he ymmärtävät kaikki näkökohdat siitä, miksi yritykselle on tärkeää saada menestyksekäs saapuvan rahdin ohjelma.

• Varmista, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät, että saapuvan rahdin hallinta on isompi asia kuin kustannusten parantaminen

Luettelon hyödyistä näit aiemmin tässä artikkelissa. Paina lista mieleen ja opeta aina sidosryhmille, miksi saapuvan rahdin hallinnalla on niin suuri merkitys organisaatiolle. Jos kaikki ajattelevat, että kyseessä on vain kustannussäästömahdollisuus, heiltä jää huomaamatta tästä hankkeesta saatava tärkeämpi asia, nimittäin se, että tämä on yksi monista vaiheista, joilla yritys voi muuttaa toimitusketjunsa kustannuspaikasta kilpailueduksi.

• Toimittajat mukaan prosessiin

Useimmiten yritys pystyy parantamaan saapuvan rahdin kustannuksia ja palvelua omalla ohjelmallaan, mutta toisinaan näin ei välttämättä tapahdu, joten älä laske päätäsi alas ja auraa vain eteenpäin. Kuuntele hankintaryhmääsi ja myyjiäsi mahdollisuuksista ja pyydä heitä tuomaan pöytään kovat tosiasiat.

• Jos päätetään, että tietty myyjä hoitaa rahdin, pyydä häntä erittelemään kustannukset ostotilauksessa, jotta voit jatkossakin valvoa kustannuksia suhteessa saamaasi hintaan. Sinulla on oikeus tietää kustannukset. Nykyään et osta mitään tietämättä kustannuksia, joten miksi aloittaisit nyt?

• Tiedä kunkin kaistan kustannukset

Lähtevän rahdin ohjelmaan ryhtyvän yrityksen on saatava käsiinsä lähtevien kaistojensa todelliset markkinakustannukset. Jos lähdetään vain sanomaan, että aiomme säästää rahaa ja parantaa palvelua, se voi olla katastrofi. Faktat on esitettävä, jotta sinut voidaan ottaa vakavasti kumppanina minkä tahansa toimittajan kanssa.

• Vakiomuotoisen saapuvan reitityksen vaatimustenmukaisuusoppaan käyttöönotto

Minkä tahansa ohjelman ympärillä on oltava ohjeistus, jotta toimijat ymmärtävät pelisäännöt. Saapuvan rahdin ohjelma ei ole erilainen. Vaikka suurin osa tavarantoimittajista ymmärtää, että tämäkin ohjelma on toimittajan hallinnoima ohjelma, ja noudattaa sitä, on kuitenkin joitakin poikkeamia, jotka eivät noudata sitä, ja tästä syystä kattava saapuvan rahdin reititysopas on avainasemassa.

Sisäänmenevien toimittajien vaatimustenmukaisuusoppaan on sisällettävä sisäänmenevien toimittajien reititysopas ja vaatimustenmukaisuusopas.

Reititysoppaassa annetaan tarkat ohjeet käytettävistä rahdinkuljettajista, kun taas vaatimustenmukaisuusoppaassa annetaan tarkat ohjeet siitä, miten rahtisi on pakattava ja merkittävä, ja siinä puhutaan viestintäkanavista, ASN:stä, seuraamuksista, jos opasta ei noudateta, jne.

Reititysopas

• Reititysoppaassa kerrotaan myyjille, miten yrityksesi rahti reititetään eri hinnoittelukerroilla, palvelutasoilla, lähtö- ja määränpääpareilla ja etäisyyksillä.
• Ohjeen yksityiskohdat sisältävät rahdinkuljettajat ja tilinumerot, joita on käytettävä reititettäessä rahtia tietyillä rahdinkuljettajilla.
• Kaikkeen reititysoppaaseen on ehdottomasti sisällytettävä dynaaminen rahtikustannusten hyvitysohjelma niille tavarantoimittajille, jotka päättävät olla toimimatta sääntöjen mukaan.
• Osana dynaamista hinnankorvausohjelmaa sinun on otettava käyttöön laskusta vähennysominaisuus saapuvan tavaraliikenteen TMS-ohjelmassa (kuljetuksenhallintaohjelmisto), joka syöttää ERP- / OMS-järjestelmää.
• On tärkeää, että dynaamisella hinnankorvausohjelmalla mukautetaan saapuvan tavaraliikenteen ohjelman ulkopuolella toimitettavan rahdin ominaispiirteisiin, sillä muutoin rangaistuksia ei pystytä käsittelemään oikeudenmukaisesti ja täsmällisesti.
• Jos sinulla on esimerkiksi 250 dollarin veloitus siitä, että et ole käyttänyt tavarantoimittajan hallintaohjelmaa, suuremmat määrät suuremmalla etäisyydellä eivät useinkaan noudata sitä, koska rangaistus on pienempi kuin se voitto, joka heillä on rahtiohjelmassaan. Lähellä olevat tai pienemmän mittakaavan myyjät noudattavat sääntöjä, koska sakko ylittää reilusti niiden sisäiset kustannukset.

Toimittajan vaatimustenmukaisuusopas

• Toimittajan vaatimustenmukaisuusopas käsittelee sitoutumiskohtia yrityksesi kanssa. Joitakin erityiskohtia ovat mm:
• Etiketöinti
• Kartonkikoko
• BOL-vaatimukset
• Pakkauslappuvaatimukset
• ASN (Advanced Shipping Notice) -vaatimukset
• Palettivaatimukset. Requirements
• Carton Configurations and Pallet Configurations
• Tämän tarkoituksena on varmistaa, että tuote sopii jakelukeskuksessasi oleviin hylly- ja poimintapaikkoihin.
• Pakkausvaatimukset
• Jos on olemassa järjestelmä, jota käytetään saapuvan lähetyksen kirjaamiseen, anna järjestelmän käytöstä ohje, joka sisältää vaiheittaisen asiakirjan kuvineen.
• Säädä seuraamukset toimittajan vaatimustenmukaisuuden valvomiseksi ja käyttäytymisen parantamiseksi
• Varmista seuraamusten määrittämisen yhteydessä, että se on selkeästi ilmaistu ja että kaikilla standardien kanssa tekemisissä olevilla henkilöillä on täydellinen käsitys siitä, miten seuraamuksia pannaan täytäntöön ja mitkä ovat seuraamusmaksut kustakin rikkomuksesta.
• Pitäkää mielessä, että näiden rangaistusten ei ole tarkoitus olla rangaistusluonteisia, vaan korvata yrityksellenne ylimääräiset työ- tai rahtikulut, joita ryhmällenne aiheutuu siitä, että tavarantoimittaja ei ole noudattanut standardejanne.
• Tietää, että suurin osa tavarantoimittajista ei koskaan törmää reititysoppaan rangaistuksia käsittelevään osioon, mutta sitä ei ole tarkoitettu heille. Sanktiot on perustettu sen varmistamiseksi, että kaikkia kannustetaan noudattamaan sääntöjä.
• Tietojen kerääminen raportointia varten & Analytiikka
• Tietojen keräämisessä on keskeistä oppia, missä voitot ja häviöt tapahtuvat saapumisprosessissa, jotta voidaan tehdä parannuksia ja sisällyttää hankintamenettelyyn toinen mittaus toimittajan laadusta.

MALLI VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Toteuta TMS Inbound Freight Management Portal

Sisällytä TMS-portaali, joka mahdollistaa yhteydenpidon ja viestinnän kaikille sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille ja jonka avulla saadaan aikaan täysi läpinäkyvyys saapuvan tavaraliikenteen prosessissa, joka kattaa kuka, mitä, missä, milloin ja kuinka paljon.

TMS-toimittajaportaalin avulla sidosryhmät saavat näkyvyyttä saapuviin tilauksiinsa, jolloin kaikki toiminta on nähtävissä reaaliajassa. Muista, että TMS tulee olemaan muutakin kuin rahtijärjestelmä, joten portaalia voidaan käyttää myös mahdollisten rikkomusten seuraamiseen ja asianmukaisten osapuolten varoittamiseen, kun muutos tapahtuu.

Järjestelmä tallentaa myös analytiikkaa, jonka avulla voidaan mitata säästöjä ja löytää lisää parannuskohteita. TMS-järjestelmä kaappaa kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka sitten tarjoavat raportteja, kojelautoja ja tuloskortteja, joiden avulla voidaan analysoida saapuvan rahdin ohjelmaa ja tunnistaa mahdollisuuksia tehokkuuden lisäämiseen.

Viime kädessä hyvä saapuvan rahdin hallintaohjelma, joka perustuu teknologiaan, voi auttaa rahdinantajia saavuttamaan kustannus- ja tuottavuustavoitteet, jotka logistiikan alalla hyvin usein jäävät huomiotta.

Kaiken tämän sanottua portaalin laadukkuus ja sen varmistaminen, että se on reaaliaikaista, muuttavat saapuvan rahdin hallintoprosessin pelin. Monet huomaavat, että heillä ei ollut aavistustakaan siitä, mitä he eivät tienneet, ja sen vaikutuksesta yrityksensä suorituskykyyn.

TMS ei ole ainoastaan viestintäväline sidosryhmien välillä, vaan se on myös rahdin toteutus- ja raportointimoduuli, jonka avulla optimoidaan kaikki organisaatioon siirrettävät rahdit.

• Yritä olla liian hienostelematta projektin etupäässä. Pelkästään yksi yhteen -siirtojen rahtisäästöistä saadaan paljon hyötyä. 30-45 päivän tietojen keräämisen jälkeen voit alkaa optimoida rahtia poolingin ja konsolidoinnin, liikennemuotojen muuntamisen jne. avulla, jotta saat parhaan mahdollisen hyödyn irti yrityksesi rahtikustannuksista ja vähennät rahdinkuljettajia, jotka törmäävät vastaanottolaituriin joka päivä.
• Vastaanottolaiturilla päivittäin seisovien kuorma-autojen määrän vähentäminen parantaa vastaanottoprosessin nopeutta ja tarkkuutta, ja kuten useimmat meistä ymmärtävät, 80 prosenttia jakelukeskuksen ongelmista voidaan jäljittää huonoon vastaanottoon.

• Build Strong Carrier Alliances

• Ymmärtäkää, että lähtevät rahdinkuljettajanne eivät välttämättä ole saapuvia rahdinkuljettajianne, mutta tietäkää, että jos ne ovat saapuvia rahdinkuljettajianne, lisäsäästöjä saadaan kääntämällä saapuvat perävaunut telakalla lähteviksi. Aika ja etäisyys ovat rahaa kuljetusliikkeille, joten rajoittamalla kilometrejä ja takaamalla nouto telakalta, jonne ne ovat toimittaneet, saadaan valtavia kustannussäästöjä.

• Harkitse toteutuksen &prosessin ulkoistamista LSP:lle

Tiedämme ja ymmärrämme, että monet suhtautuvat varauksellisesti minkä tahansa toiminnon ulkoistamiseen, mutta aiomme sanoa, että tämä on hyvä prosessi, jonka ulkoistamista kannattaa harkita, ja tässä ovat syyt siihen:

• LSP:llä (logistiikkapalvelujen tarjoajilla) on teknologiaa, kokemusta ja markkinatietoja, jotka lisäävät onnistumisen todennäköisyyttä.
• Koska LSP tekee tätä työtä työkseen, se pystyy toteuttamaan menettelyt, prosessit ja järjestelmät nopeammin, mikä tuo paljon nopeampia parannuksia kustannuksiin, palveluun, viestintään ja ROI:hen (return-on-investment).
• Ulkoistettu malli on usein paljon edullisempi, koska teknologiaan tarvittava pääoma ja uuden järjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitoon tarvittavat resurssit ovat vähäisemmät.
• Ulkoistettu logistiikkakumppani pääsee nopeasti käsiksi markkinatietoihin ja voi luoda dynaamiset korkotukilaskut sääntöjen noudattamatta jättämisen varalta, mikä pakottaa ja kannustaa tavarantoimittajia noudattamaan sääntöjen noudattamisen periaatteita, mikä oli menestyksen keskeinen osatekijä.
• Logistiikkapalvelujen tarjoajien TMS on yhtenäinen alusta viestinnälle ja rahdin optimoinnille, jota tarvitaan sen kilpailuedun rakentamiseen, jota johtokunnat odottavat inbound-aloitteelta.
• Logistiikkapalveluntarjoaja tuo myös parhaat käytännöt ohjelman etupäästä aivan loppuun asti varmistaakseen, että inbound-ohjelma lähtee liikkeelle ja että sillä on etenemisvauhtia verrattuna hitauteen, jota usein esiintyy, kun tällaista muutosta toteutetaan organisaatiossa.
• Logistiikkapalveluntarjoajan kanssa reititysoppaan hallinnointi on eksponentiaalisesti helpompaa ja parempaa. Syynä on se, että heihin soittavat soittokeskuksen myyjät saadakseen reititysmäärittelyt. Tämä mahdollistaa sen, että reititysopas on dynaaminen päivä päivältä ja auttaa yrityksiä saamaan parhaan mahdollisen hyödyn siitä, miten reitittää säikähdys tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, koska ne ovat päätöksenteon etupäässä TMS:nsä kanssa.
• LSP voi myös kaikkien toimittajien puhelinpalvelukeskuksena pakottaa tietojen syöttämisen prosessin etupäähän, jotta voidaan aloittaa kriittinen kommunikaatio, jota tarvitaan, jotta ohjelmaa voidaan optimoida ja jotta kaikki sidosryhmät voidaan saattaa vastuuseen.

Loppuajatuksia saapuvan rahdin hallintaohjelman toteuttamisesta

Voimalla askel taaksepäin ja hankkimalla paremman ymmärryksen nykyisestä saapuvan rahdin tuotevirrasta, ja laatia sitten toimittajien ja hankintatiimin kanssa suunnitelma, jota voidaan hallita TMS-teknologian ja rahdinkuljettajakumppaneiden avulla, voit hyödyntää markkinoiden koko kapasiteettia, saada parhaat hinnat ja saada paremman näkyvyyden koko toimitusketjusta.

Kutsuipa yrityksesi saapuvien rahtikuljetusten hallintaohjelmaa sitten vain siksi tai rahtiehtojen optimointiohjelmaksi (FTO) tai toimittajien hallintaohjelmaksi, odotukset ovat kaikki samat. Paranna kustannuksia, paranna saapuvan rahdin kulkua ja auta rakentamaan yrityksesi kilpailuetua ylivoimaisen toimitusketjuratkaisun avulla.

Sen toteuttaminen ei ole helppoa, mutta tulokset ovat palkitsevia. Toivomme, että jakamamme tiedot ovat hyödyllisiä, ja jos huomaat etsiväsi kumppania inbound-ohjelmaasi, haluaisimme mielellämme olla osa keskustelua, joten ota yhteyttä.

Jos haluat lisätietoja rahdinhallintapalveluratkaisuista, suosittelemme seuraavia kattavia artikkeleita:

• The Complete Guide to Managed Transportation Service Solutions
• The Complete Guide to Freight Management Service Solutions

Jos haluat lisätietoja InTek Freight & Logisticsista, meidät löydät osoitteesta www.intekfreight-logistics.com tai voit liittyä blogiemme tilaajaksi ja virittäytyä viikoittaisiin ideoihin siitä, miten voit parantaa logistiikka- ja toimitusketjutaktiikoita ja -strategioita.