On kirjoitettu lukuisia (lievästi sanottuna) artikkeleita siitä, miten olla tehokkaampi työssä, miten luoda tuottava ympäristö ja niin edelleen. Jopa minä olen kirjoittanut yhden vähän aikaa sitten, nimeltään How to Concentrate on What You’re Doing. Kuten myös oma Amanda Johnson, joka kirjoitti 5 tuottavuusvinkkiä työtilaasi varten.
Okei, oletetaan, että olet siistinyt työpöytäsi, löytänyt musiikkia, vihdoin saanut mielesi oikeaan tilaan… Ja sitten näet tämän:
Olen nähnyt oman osuuteni työpöydistä, jotka ovat näyttäneet samankaltaisilta kuin ylläoleva, ja joka kerta, kun näen ne, jokin häiritsee minua. Siis miten tuollaisen kanssa voi edes työskennellä? Paitsi että se on haitallista (kyllä, tiedän, että ihmisillä on tapana sanoa, että se on heidän tapansa ”organisoida” – luovaa kaaosta ja vaikka mitä, mutta se on parhaimmillaankin valkoista valhetta) ja voi johtaa vitkasteluun, se on myös hyvin häiritsevää. Jos ei sinulle, niin kollegoillesi. Armahtakaa heitä😄 Kaikille niille teistä, jotka kamppailevat työpöytänsä ja sen järjestyksessä pitämisen kanssa, kirjoitan tämän. Ryhdytään hommiin ja laitetaan työpöytänne kuntoon.
Taustakuvien valinta voi tuntua niin vanhanaikaiselta, mutta se voi silti olla tavallaan tärkeää. Useimmitenhan aloitat päiväsi katsomalla (vaikka lyhyesti) työpöytäsi taustakuvaa, ja niin teet myös uusia sovelluksia käynnistäessäsi. Kun sinulla on silmäänpistävä taustakuva, jossa on elinvoimaisia värejä tai kissanpentu, voit eksyä ihailemaan sitä, ja se voi häiritä sinua juuri niin paljon, että voit unohtaa, mitä halusit tehdä. Ratkaisuja on siis oikeastaan vain kaksi:
- Ei taustakuvaa. Jotkut tykkäävät pitää sen aivan minimissä, eivät aseta taustakuvaa ollenkaan. Tämä saattaa siis olla myös sinun tapauksesi. Siinä on hyvät puolensa – ei minkäänlaista häiriötekijää, o̶n̶l̶y̶ ̶a̶ ̶c̶o̶s̶m̶i̶c̶ ̶e̶m̶p̶t̶i̶n̶e̶s̶s̶.
- Aseta yksinkertainen taustakuva. Kokeile etsiä netistä minimalistisia taustakuvia – niitä on paljon. Tai kokeile jotakin näistä polygonitaustoista – ne toimivat täydellisesti: niissä ei ole yksityiskohtia, jotka erottuvat, joten ne eivät häiritse sinua.
Tiedostojen, kansioiden ja pikakuvakkeiden järjestäminen
Nyt kun olet löytänyt taustakuvan, joka sopii sinulle, kannattaa kaivaa syvältä kaikki tiedostot, kansiot ja pikakuvakkeet pois tieltä, jotta taustakuva todella näkyy. Työpöydällä olevien asioiden järjestämiseen on paljon erilaisia lähestymistapoja, joten käydään läpi joitakin niistä. Mutta aluksi kerää kaikki tavarasi työpöydältä ja laita ne yhteen kansioon. Kutsu sitä vaikka ”kiirastuleksi” dramaattisen vaikutuksen aikaansaamiseksi.
Taskbar ja käynnistysvalikko
Windowsin tehtäväpalkkia on helppo käyttää liikaa, kun siihen laitetaan joka ikinen tiedosto ja pikavalikko. Mutta näin siitä tulee hyvin nopeasti sotkuinen. Ehdotan, että käytät sitä työpöydän kumppanina. Laita kaikki useimmin käyttämäsi pikakuvakkeet tehtäväpalkkiin ja kiinnitä ne sinne. Näin ne eivät sotke työpöytääsi, mutta ovat silti helposti saatavilla.
Sama pätee myös käynnistysvalikon laattoihin. Tiedän, että monet vihasivat Windows 8:a niiden takia, mutta Win 10:ssä niistä tuli oikeasti hyödyllisiä. Itse laitan sinne pikakuvakkeita sovelluksille, joita en käytä/käynnistä kovin usein (joko 1-2 kertaa päivässä tai sitten en edes joka päivä). Niihin pääsee silti käsiksi muutamassa sekunnissa, eivätkä ne sotke työpöytääni.
Kategorisointikansiot
Tämä on aika helppo ja ei vaadi melkeinpä minkäänlaista tarkkaavaisuutta ylläpitoonsa. Mieti vain luokkia, joihin voit lajitella tavarasi. Esimerkiksi väliaikaiset dokumentit (kaikki dokumentit, joita tarvitset lyhytaikaisesti ja jotka voit poistaa sen jälkeen), valokuva- ja videoeditointi (Photoshop, Lightroom, After Effects jne.), asiakirjojen työstäminen (Word, Excel, Notepad++) jne. Tämä riippuu täysin tarpeistasi, joten joudut olemaan tässä hieman luova.
Tai voit lajitella kaikki tavarasi tiedostotyypin mukaan: pikakuvakkeet yhteen kansioon, .txt-, .docx- ja muut asiakirjat toiseen, kaikki kuvat kolmanteen ja niin edelleen.
Jos työsi on projektipohjaista, saatat haluta lajitella kaiken projektikansioihin.
Kanban-taulu
Jos työskentelet monien asiakirjojen parissa, joita ladataan jatkuvasti, ladataan, lähetetään eteenpäin ja poistetaan, sinun kannattaa harkita yksinkertaistetun kanban-taulun luomista työpöydälle. Olen tehnyt esimerkin, näet sen yllä.
Ensimmäiseen, ladattu-osioon tulevat kaikki tietokoneellesi päätyvät tiedostot, ja ne pitäisi lajitella tarkemmin. Työssä on aika itsestäänselvää, vedät tänne kaikki ne tiedostot, joiden kanssa työskentelet tällä hetkellä. Done-osio on tiedostoille, joiden kanssa olet lopettanut työskentelyn ja joita et enää tarvitse ja voit poistaa. Viimeinen on tiedostoille, joiden pitäisi olla tietokoneellasi koko ajan ja jotka eivät mene mihinkään luokkaan.
Voit tietysti vain ladata tämän taustakuvan, mutta ehdotan, että räätälöit sen omiin tarpeisiisi sopivaksi (onnistuu Paint.NET:llä tai vastaavalla ilmaisella ohjelmalla muutamassa minuutissa): muutat sarakkeiden kokoa, niiden järjestystä, lisäät uusia osioita ja niin edelleen. Tai voit muuttaa asettelun kokonaan sellaiseksi kuin sinusta tuntuu oikealta.
3rd party software
Tietysti, jos tarvitset jotakin sellaista – siihen löytyy varmaan ohjelmisto. Tässä tapauksessa se on varmaa – työpöydän organisointiohjelmistoja on paljon. Ne eivät ole kovin suosittuja, mutta jos olet kiinnostunut siitä – ne voivat auttaa sinua.
Aidat on yksi niistä. Sen avulla voit vaivattomasti ryhmitellä pikakuvakkeet ja tiedostot siisteihin, kehystettyihin ryhmiin. On myös Rainmeter, joka on tehokas työkalu työpöydän mukauttamiseen. Siinä on paljon niin sanottuja ”skinejä” (periaatteessa liitännäisiä, jotka lisäävät toiminnallisuutta), mutta se voi olla vaikea ottaa käyttöön ja konfiguroida.