Sisäinen vs. ulkoistettu lääketieteellinen laskutus

Mitä on ulkoistettu lääketieteellinen laskutus?

Itsenäisenä lääkärinä, jolla on sisäinen laskutusryhmä, olet todennäköisesti kohdannut erilaisia komplikaatioita laskutusprosessin aikana. Alhaiset ja viivästyneet maksut, hallinnollinen ja organisatorinen monimutkaisuus sekä vaikeudet löytää kokeneita paikallisia työntekijöitä palkattavaksi ovat yleisiä valituksia, joista monet ammatinharjoittajat raportoivat. Laskutusprosessi suorana linkkinä talouteesi tekee näiden ongelmien käsittelystä entistäkin kiireellisempää.

Lääketieteellisen laskutuksen ulkoistaminen on yksi tapa selviytyä näistä monimutkaisuuksista. Ulkoistamalla annat erityisen kolmannen osapuolen koodata ja laskuttaa toimenpiteesi. Lähetät tiedot, heidän tiiminsä löytää parhaan tavan koodata ja laskuttaa korvausvaatimuksesi, he lähettävät ne maksajalle, ja sinulle maksetaan.

Sisäisiä työntekijöitä ei tarvita. Ainakin se on ajatus.

Lääketieteellisen laskutuksen ulkoistamisen edut

PRO #1

Korkeammat tulot, jotka saadaan nopeammin

Outsourcing johtaa useampiin maksettuihin korvausvaatimuksiin, nopeampiin maksuihin ja alhaisempiin yleiskustannuksiin.

Useimmille vastaanotoille ulkoistaminen perustuu tuloihin. Yleensä laskutuksen ulkoistaminen johtaa suurempiin tuloihin.

Keskimäärin oma laskutusyritys lähettää korvausvaatimukset perusteellisemmin, luotettavammin ja nopeammin kuin sisäinen laskutustiimi. Tämä tarkoittaa, että suurempi prosenttiosuus maksetaan suuremmalla summalla.

Vaikka monet sisäiset laskutustiimit ovat toimivia, lääketieteellisen laskutuksen luonne takaa sen, että useimmat tiimit menettävät vähitellen tarkkuuttaan ja nopeuttaan säännösten muuttuessa, mikä kaikki maksaa yrityksellesi joko uudelleenkoulutukseen maksettuina tunteina tai menetettyinä tuloina.

PRO #2

Laskutusosastot ovat erittäin monimutkaisia ja vaikeasti organisoitavia; ulkoistaminen siirtää tämän taakan erityiselle kolmannelle osapuolelle.

Yksityisen ulkoistamisen toinen merkittävä ja konkreettinen hyöty on rekisterinpidon ja arkistoinnin helpottuminen. Monilla vastaanotoilla on vaikeuksia kaikkien tiedostojensa järjestämisessä, olipa kyse sitten talousasiakirjoista tai tilauslomakkeista. Kun tähän lisätään monimutkaisemmat asiat, kuten tiedostojen digitointi, voi alkaa syntyä vakavampia ongelmia.

Tämä johtuu siitä, että laskutustiimejä ei ole selvästi koulutettu asianmukaisiin tiedonjärjestämisjärjestelmiin ja tiedostojen järjestäminen on alipriorisoitu.

Auditoinnit helpottuvat huomattavasti, olipa kyse sitten ulkoisista tai sisäisistä tarkastuksista. Lääketieteelliset laskutusyritykset toimivat paljon tiukempien organisaatioperiaatteiden ja -ohjeiden mukaisesti kuin useimmat toimistot. Useimmissa tapauksissa voit olla varma siitä, että ne pääsevät käsiksi kaikkiin tarkastusta varten tarvittaviin tietoihin.

Voit myös helposti päästä käsiksi kaikkiin muihin tietoihin, joita saatat tarvita raporttien laatimiseen tai yksinkertaisesti tarkastettavaksi haluamiisi tietoihin.

Seuranta-aika lyhenee myös, ja seurantakäsittelyn todennäköisyys, että korvausvaatimuksia jätetään väärin perustein, vähenee. Toinen tapa, jolla tämä vaikuttaa suoraan käytäntöönne, on se, että lääkärit ja hoitohenkilökunta voivat saada potilastietoja luotettavammin käyttöönsä silloin, kun niitä tarvitaan. Lisäksi laskutuksen kannalta olennaisia potilastietoja voidaan käyttää säännöllisemmin koko vastaanotolla.

PRO #3

Vähentyneet toimistohallinnon kustannukset

Laskutusosastot vaativat paljon toimiston resursseja ja vaikeuttavat toimiston yleistä toimintaa. Ulkoistamisella päästään eroon näistä komplikaatioista.

Viimeinen yleinen hyöty, jota voit odottaa ulkoistamisen myötä, on se, että toimistonhallinta helpottuu huomattavasti. Ulkoistetun lääketieteellisen laskutuksen avulla saat seuraavia etuja:

• Vähemmistä ihmisistä on pidettävä kirjaa
• Vähemmän palkkatietoja on käsiteltävä
• Vähemmästä tilasta ja tekniikasta on huolehdittava
• Vähemmistä yksittäisistä persoonallisuuksista on pidettävä kirjaa osastojen välisissä prosesseissa

Tämähän pyrkii vaikuttamaan praktiikkaasi kaikilla tasoilla toimistohallinnoinnista huoltajapalkkioiden maksuun ja henkilöstöresursseihin. Vähemmän ihmisiä vastuullasi tarkoittaa vähemmän asioita, jotka voivat mennä pieleen.

Erityisesti silloin, kun laskutusosastot kasvavat melko suuriksi, monimutkaisuuden ja valvonnan määrästä tulee vaikeasti hallittavaa. Ulkoistamisella päästään hyvin suoraan eroon tästä monimutkaisuudesta, ja se voi tuoda uutta helppoutta ja yksinkertaisuutta vastaanoton arkeen.

Se voi parantaa suhteita ja virtaviivaistaa vastaanottoa kaikilla tasoilla. Vaikka tämä vaikutus vaikuttaa marginaaliselta, sitä ei pidä jättää huomiotta, ja sillä voi usein olla yhdistävä vaikutus praktiikkasi tuottavuuteen.

Lääkärilaskutuksen ulkoistamisen haittapuolet

Ulkoistamisen suurimmat haittapuolet ovat uponneet kustannukset ja valvonnan puute. Tosin on myös muutamia muita vähäisiä näkökohtia, jotka on otettava huomioon.

VASTAUS #1

Henkilöstön kouluttamisen uponnut kustannus tekee ulkoistamisesta epäloogista

Laskutustiimin kouluttamisen kustannukset ovat käytännössä ”uponneita”, jos päätät ulkoistaa.

Hukkaan menneillä kustannuksilla viitataan siihen tosiasiaan, että olet jo kuluttanut aikaa laskutushenkilöstösi kouluttamiseen ja palkkaamiseen, jotta he voivat tehdä työnsä. Tämä kustannus on käytännössä ”uponnut”, kun päätät ulkoistaa, siitä tulee mitätön ja merkityksettömän tärkeä käytäntösi tulevaisuuden kannalta.

Tämä voi olla hyvin turhauttavaa ja vaikeaa päätöstä tehdessäsi, mutta voit analysoida sitä suoraviivaisesti tarkastelemalla kustannuksia. On hyödyllistä pohtia, kuinka paljon olet käyttänyt koulutukseen ja henkilökuntasi saattamiseen nykyiselle tasolleen. Sekä huomioi heidän nykyinen suoritustasonsa.

Kysy itseltäsi: ”Milloin uudelleenkoulutus tulee tarpeelliseksi?”

Voi olla, että alallasi ei ole odotettavissa uusia teknologioita tai laskutusmuutoksia lähiaikoina. Henkilökuntasi koulutuksesta on aiheutunut huomattavia kustannuksia, mutta se on tuottanut tulosta keskimääräistä suurempina perintöinä. Jos näin on, ulkoistaminen ei ehkä kannata tällä hetkellä. Harvat vastaanotot ovat kuitenkin näin onnekkaassa tilanteessa.

HAITTA #2

Vähäisempi päivittäisten toimintojen valvonta tarkoittaa, että sinulla on vähemmän päivittäistä valvontaa

Sisäiset tiimit mahdollistavat laskutusprosessin kaikkien osa-alueiden helpon valvonnan, kun taas ulkoistaminen edellyttää, että joudut luopumaan jostain valvonnasta ja kontrolloinnista.

Joidenkin vastaanotot voivat olla rasitteena sen vaatimien resurssien vuoksi. Joillekin voi kuitenkin olla etua siitä, että he voivat valvoa laskutusosastojaan selkeästi.

Tarkan valvonnan ansiosta voit saada nopeaa palautetta laskutusprosessiin liittyvistä kyselyistä ja ymmärtää tarkalleen, missä tilanteessa olet prosessin kaikissa vaiheissa. Joillekin tämä tehostettu valvonta voi olla suoraan yhteydessä suurempiin tuloihin. Toisille se voi olla yksinkertaisesti mieltymys päivittäiseen johdon valvontaan.

Jos toimistosi hallinnointi on erittäin tehokasta ja jos laskutusosastosi päivittäisessä toiminnassa on vain vähän tai ei lainkaan kitkaa, sinun on ehkä helpompi säilyttää sisäinen tiimisi. Jos taas johtamistyylisi yksinkertaisesti suosii perusteellisempaa valvontaa, ulkoistaminen ei välttämättä tarjoa samanlaista mielenrauhaa kuin muille.

Loppujen lopuksi päätöksesi on perustuttava muuhunkin kuin pelkkiin numeroihin, jotta voit päättää, mikä on sinulle sopivaa.

VASTAUS #3

Nettokertymässä näkyvä tilapäisesti viivästynyt tulojen kasvu

Kun ulkoistat, alat maksaa heti, mutta tulosi kasvavat ajan myötä, mikä tarkoittaa, että nettokertymäsi voi olla jonkin aikaa pienempi.

Kun valitset ulkoistamisen, maksat ulkoistetuista laskutuspalveluista ensimmäisestä päivästä lähtien. Tämä tarkoittaa, että tulosi todennäköisesti laskevat, vaikka yleiskustannukset ovat pienemmät.

Bruttotulosi nousevat suurimmassa osassa tapauksia korkeammiksi vuoden kuluessa ulkoistamisesta. Sinulla saattaa kuitenkin olla joitain ajallisesti arkaluonteisia huolenaiheita, jotka edellyttävät tasaisia tuloja tietyn ajanjakson ajan. Näissä olosuhteissa laskutuksen ulkoistaminen aiheuttaisi ongelmia tuossa ajassa, ja sitä olisi lykättävä siihen asti, kunnes olet valmis sitoutumaan siihen.

VASTAUS #4

Voisi aiheuttaa mahdollisia ongelmia HIPAA-säädösten kanssa

Tieto vaihtaa useammin omistajaa, mikä tarkoittaa, että HIPAA-tietosuojaloukkausten mahdollisuus kasvaa.

Teoriassa, jos lääketieteelliset tiedot kulkevat useampaan paikkaan, HIPAA-säännösten rikkomusten todennäköisyys on suurempi.

Käytännössä tämä vaikuttaa poikkeuksellisen pieneen määrään käytäntöjä, sillä kaikkien lääketieteellisten laskutuskäytäntöjen pitäisi olla hyvin varustettuja käsittelemään lääketieteellisiä tietoja HIPAA-säännösten mukaisella tavalla. Tästä huolimatta tämä näkökohta voi olla joidenkin vastaanottien kannalta merkityksellinen.

Minkä vastaanottien tulisi pysyä kaukana ulkoistamisesta?

Oulkoistamisesta on ainakin joitakin etuja kaikille vastaanotoille. Ja siksi on järkevää, että mikä tahansa käytäntö harkitsee ulkoistamista jossain vaiheessa. On kuitenkin joitakin käytäntöjä, joiden kannattaa ehdottomasti odottaa ulkoistamista. Keskeisiä näistä ovat:

Praktiikat, joilla on aikarajoitteita vaihtoehtojen vertailussa

Vaihtoehtojen punnitseminen vie aikaa, eivätkä kaikki laskutuspalvelut ole samanarvoisia. Jos sinulla ei ole aikaa, on parasta odottaa.

Oulkoistuspalvelun valitseminen edellyttää, että seulot eri vaihtoehtoja, otat niihin yhteyttä ja tutustut täysin niiden palveluihin, vertaat hintoja ja niin edelleen. Jos sinulla ei ole varoja tai aikaa tehdä tätä juuri nyt, sinun ei kannata kiirehtiä ulkoistamaan lääkelaskutusta tekemättä tutkimusta.

On tärkeää ulkoistaa laskutuksesi yritykselle, joka ymmärtää täysin käytäntösi erityispiirteet. Ulkoistaminen käytännölle, joka on ala-arvoinen tai joka ei yksinkertaisesti vastaa tarpeitasi, voi lopulta maksaa sinulle pitkällä aikavälillä, joten varmista, että tiedät, mihin olet ryhtymässä. Ja jos sinulla ei ole aikaa tehdä tätä, on parempi odottaa.

Praktiikat, joilla on jo erinomainen, hyvin koulutettu laskutustiimi

Jos tulosi ovat jo nyt tyydyttävät ja korkealla prosentilla, ulkoistaminen voi tarjota vähenevää hyötyä.

Oulkoistaminen voi olla sinulle merkityksetöntä, jos laskutustiimisi on erittäin hyvin koulutettu, ajan tasalla alallaan ja sillä on todistetusti korkeat tuotot, kun 70 prosenttia tai enemmän maksetuista korvausvaatimuksista on maksettu.

Tämä pätee erityisesti, jos tuotot ovat huomattavasti yli 70 prosenttia. Tosin tässäkin tapauksessa olisi hyvä harkita ulkoistamista joskus tulevaisuudessa. Tällaisessa tilanteessa olevat vastaanotot saattavat olla pisteessä, jossa tuotto vähenee.

Laskutusprosessiensa suoraa valvontaa vaativat vastaanotot

Johtuuko se henkilökohtaisista mieltymyksistäsi tai jostain erityistilanteesta, jossa olet, jos tarvitset suoraa valvontaa, ulkoistaminen on ongelma.

Olitpa sitten mukana toimistohallinnossa tai lääkärinä, jotkut ihmiset haluavat valvoa mahdollisimman monia prosesseja suoraan. Vaikka useimmat ihmiset välittävät yleensä enemmän tuloista kuin tällaisista pienistä hankaluuksista, keitä me olemme sanomaan sinulle, ettet voi johtaa vastaanottoasi haluamallasi tavalla?

Vaikka ulkoistamisella on taipumus lisätä tuloja, se ei tarkoita, että se sopii kaikille.

Minkä praktiikoiden pitäisi ehdottomasti ulkoistaa?

Praktiikat, joilla on aikaa miettiä vaihtoehtojaan

Jos tiedät, että ulkoistaminen hyödyttää sinua, aika on suurin este. Jos sinulla on aikaa punnita vaihtoehtoja, aloita etsintä jo tänään.

Organisaation löytäminen, jonka kanssa ulkoistaa voi olla monitahoinen ja monimutkainen prosessi, ja huomioon otettavia asioita on monia. Jos tunnet muita ulkoistavia ammatinharjoittajia, keskustele heidän kanssaan heidän tähänastisista kokemuksistaan. Kerää näkemyksiä siitä, kenen kanssa he työskentelevät, mikä toimii ja mikä ei. On tärkeää, että sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä etsit ulkoistamisen yhteydessä, jotta et joudu kohtaamaan yllätyksiä prosessin aikana.

Yleisesti ottaen voi olla hyödyllistä lähestyä keskusteluja lääketieteen laskutusyritysten kanssa samalla tavalla kuin työhaastatteluja: selvitä, mitä ne voivat tehdä sinulle, punnitse niiden hyviä ja huonoja puolia ja selvitä, kuka voittaa. Kaikki tämä vie aikaa, mutta jos sinulla on aikaa, voit odottaa merkittäviä parannuksia.

Tarvitset tulojen lisäämistä vastaanotollesi

Outsourcing lisää lähes taatusti tuloja. Jos sinulla on ongelmia tulojen kanssa, ulkoistaminen voi olla paras valintasi.

Ei ole valitettavasti harvinaista, että ammatinharjoittajat kokevat hyvin alhaisia tuottoja työstään laskutusprosessissa ilmenevien vaikeuksien vuoksi.

Yleisesti sinun on hyvä yrittää diagnosoida, miksi menetät tuloja. Mieti, mitkä toimenpiteet ja maksajat eivät ole tuottamattomia, ja mitä voit tehdä asian muuttamiseksi.

Olivatpa syyt mitkä tahansa, useimmat alhaisen tuoton syyt voidaan korjata ulkoistamalla. Jos huomaat, että tulosi ovat alhaiset virheellisesti jätettyjen korvausvaatimusten, kirjoitusvirheiden, oikea-aikaisen arkistoinnin tai CPT- ja ICD-10-päivityksistä johtuvien virheiden vuoksi, voit odottaa ulkoistamisen lisäävän tulojasi.

Päätöksenteko sisäisen ja ulkoistetun lääketieteellisen laskutuksen välillä

Lääketieteellisen laskutuksen ulkoistaminen on räätälöity juuri sinulle, jos haluat kasvattaa tulojasi, vähentää toimistossasi esiintyvää sekasortoisuutta ja virtaviivaistaa arkistointia. Päinvastoin, jos huomaat viihtyväsi ympäristössä, jossa sinulla on paljon määräysvaltaa ja tietoa laskutusprosessista, tai jos sinulla ei vain ole aikaa käydä läpi vaihtoehtoja juuri nyt, sinun kannattaa joko lykätä ulkoistamispäätöstäsi tai jatkaa praktiikkasi hoitamista nykyisellään.

Olkoistamisen valitseminen on monimutkaista, ja sinun kannattaa harkita kaikkia vaihtoehtoja. Ulkoistamisen edut ovat selkeitä ja toivottavia, mutta sinun ei missään nimessä kannata kiirehtiä prosessin läpi ilman, että olet tutustunut eri käytäntöihin ja ymmärtänyt tarkalleen, mitä haluat ulkoistamisprosessista saada.