Hi All,
Kuten tiedätte, finanssitoiminnossa on kaksi tärkeää integraatioskenaariota, joista toinen on ’Order to Cash’ (finanssitoiminto – myynti-&jakeluintegraatio) ja toinen ’Procure to Pay’ (finanssitoiminto – materiaalihallinnon integrointi).
Olen esitellyt ’Order to Cash’ -toiminnon edellisessä blogikirjoituksessani (URL-osoite löytyy tämän blogikirjoituksen lopusta). Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi yksinkertaisen ’Procure to Pay’ -prosessin S/4 HANA -järjestelmässä. Huomaa, että tämä on vain yksinkertainen esittely, sillä ’Procure to Pay’-prosessissa on paljon hyödyllisiä toimintoja, joita ei käsitellä tässä blogikirjoituksessa.
Kuvittele skenaario, jossa on elintarvikekauppaa harjoittava yritys ja heidän asiakkaansa on juuri soittanut heille ostaakseen 50 säkillistä riisiä. Mutta kauppayhtiö huomaa, että heillä ei ole tarpeeksi varastoa. Niinpä he päättävät ostaa 100 säkkiä riisiä myyjältään ja maksavat rahat myyjälle sen jälkeen, kun he ovat saaneet tavarat.
Vaiheittaisena oppaana ylläpidän alusta alkaen elintarvikekauppa-alan yrityksen ja myyjän tarvittavia objekteja ja suoritan sen jälkeen ”Hankinnasta maksuun” -prosessin. Huomaa, että kaikki vaiheet ja tiedot perustuvat järjestelmän olemassa oleviin konfiguraatioihin, eri järjestelmät saattavat tarvita erilaisia töitä/vaiheita.
Vaihe 1: Määrittele osto-organisaatio
Yhtiöllä voi olla useampi kuin yksi osto-organisaatio, eri osto-organisaatio ottaa vastuun eri materiaalien tai palveluiden ostamisesta.
Transaktiokoodi:
Vaihe 2: Määrittele ostoryhmä
”Ostoryhmää” käytetään materiaalin kantatiedoissa.
Vaihe 2: Määrittele ostoryhmä
”Ostoryhmää” käytetään materiaalin kantatiedoissa.
Transaktiokoodi: OME4
Voidaan luoda uusi ostoryhmä ’New Entries’ -painikkeella.
Tässä blogikirjoituksessa käytetään osto-organisaatiota ’ZJC’.
Vaihe 3: Define Plant
Transaction Code: OX10
Luomme uuden laitoksen ’New Entries’ -painikkeella.
Tässä blogikirjoituksessa käytämme laitosta ’ZJP1’.
Luonnettuamme laitoksen, meidän on määritettävä laitokselle varastointipaikkatiedot.
Transaktiokoodi: OX09
Vaihe 4: Myyjän FI-yleistietojen ylläpito
Ennen kuin voimme luoda liikekumppanin, jolla on myyjäroolit, meidän on ylläpidettävä uuden myyjän FI-yleistiedot.
a. Yritys
Path: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ’ZJC3’
b. Yrityksen koodi
Polku: SPRO-Yritysrakenne-Talouskirjanpito-Muokkaa, Kopioi, Poista, Tarkista Yrityksen koodi
Yrityksen koodi ’ZJC3’
c. Täsmäytystili
Tapahtuman koodi: FS00
Meidän pitäisi luoda myyjälle uusi täsmäytystili yrityskoodin alle.
Tässä blogikirjoituksessa täsmäytystili on ’100100’. Myyjän täsmäytystilinä käytetään ’Recon. Account for Acct Type’-kenttään tulee valita ’Vendors’.
Vaihe 5: Myyjätietojen ylläpito
Kuten edellisessä blogikirjoituksessani mainittiin, S/4 HANA-järjestelmässä ei ole erillistä tapahtumakoodia (TCODE) asiakas- ja myyjätietojen ylläpitoon, vaan asiat on siirretty Business Partnerille (BP). Meidän pitäisi luoda tälle myyjälle uusi liikekumppani, jolla on myyjäroolit (FLVN00, FLVN01).
Transaktiokoodi: BP
Yksinkertaiset vaiheet:
a. Luo uusi organisaatio
b. Valitse rooliluettelosta asiakasrooli FLVN01.
Valitse ’Osto’ -painike oikeasta yläreunasta.
Kylläpidä ’Osto-organisaation’ tiedot avautuvassa näytössä.
Testissäni se näyttää alla olevan kuvakaappauksen kaltaiselta.
Välilehdillä olevat tiedot tulisi ylläpitää vaatimusten perusteella. Tallenna muutokset tietojen ylläpidon jälkeen.
c. Valitse FI-asiakasrooli FLVN00 rooliluettelosta.
Valitse ’Yrityskoodi’ -painike näytön oikeasta yläkulmasta.
Käytä avautuvassa näytössä vaiheessa 4 luomamme yrityskoodi ja täsmäytystili.
Vaihe 6: Ylläpidä materiaalikanta
Kuten mainittiin, elintarvikekaupan yritys ostaa myyjältä 10 riisisäkkiä. Meidän pitäisi luoda riisin materiaalin kantatiedot.
Transaktiokoodi: MM01
Materiaalin kantatietojen ylläpitäminen voi olla iso työ. MM01:ssä voidaan käyttää monia kenttiä liiketoiminnan vaatimusten täyttämiseksi. Tässä blogikirjoituksessa käytän perustoimintoja materiaalin kantatietojen ylläpitoon.
a. Valitse toimiala ja materiaalityyppi
b. Valitse näkymät
c. Syötä organisaatiotason tiedot käyttäen edellisissä vaiheissa luotuja tietoja.
d. Ylläpidetään perustiedot välilehdellä ’Perustiedot 1’.
Liiketoiminnan mittayksikkö: BAG
Painotiedot:
e. Ylläpidä ostotietoja välilehdellä ’Ostot’
f. Ylläpidetään hintatietoja välilehdellä ’Kirjanpito 1’.
Tämä on vain esimerkki.
Kun napsautamme ’Tallenna’-painiketta, järjestelmä saattaa pyytää meitä ylläpitämään muiden kenttien arvoja, tämä perustuu olemassa oleviin järjestelmäkonfiguraatioihin.
Vaihe 7: Linkitä objektit
Objektien luontiin liittyessä on ylläpidettävä objektien välisiä suhteita. Tarkista tarkkaan kohdistukset ja varmista, että kaikki juuri luodut objektit on linkitetty oikein, ennen kuin aloitamme ’Procure-to-Pay’-prosessin. Erilaiset virheilmoitukset tulevat näkyviin ’Tilaus maksuun’ -prosessissa, jos linkkejä ei ole ylläpidetty oikein.
Toimeksiannot voidaan tehdä polussa: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Määritä yrityksen koodi yritykselle
b. Määritä tehdas yrityskoodille
c. Määritä hankintaorganisaatio yrityskoodille
d. Määritä osto-organisaatio tehtaalle
Vaihe 8: Luo ostoilmoitus
Voidaan luoda ostotilaus ostoilmoituksen perusteella tai luoda ostotilaus suoraan. Tämä riippuu erilaisista vaatimuksista.
Transaktiokoodi: ME51N
Syötä tarvittavat kentät (nimike, materiaali, määrä, ostoryhmä, tehdas jne.)ja tallenna muutos. Tämän jälkeen luodaan uusi ostotarve.
Erän vapautusstrategia löytyy välilehdeltä ’Vapautusstrategia’. Huomaa, että eri järjestelmissä voi olla erilaisia vapautusstrategioita.
Esimerkki:
Ennen kuin voimme käyttää ostoanomusta ostotilauksen luomiseen, meidän on varmistettava, että nimike on vapautettu.
Transaktiokoodi: ME55
Vaihe 9: Luo ostotilaus
Transaktiokoodi: ME21N
Kuten mainittiin, luomme ostotilauksen vaiheessa 8 luomastamme ostopyynnöstä.
a. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa ”Document Overview On”-painiketta (jos näytössä on ”Document Overview Off”-painike, jätä tämä vaihe huomiotta)
b. Valitse luettelosta ’Ostopyynnöt’
Syötä ostopyyntöasiakirjan numero uudella näytöllä ja napsauta ’Suorita’ -painiketta.
Vetäkää ostopyynnön numero ’Ostoskorin’ tarraan.
c. Otsikkotason tiedot
Syötä myyjän numero ja muut organisaatiotiedot, jotka loimme edellisissä vaiheissa.
d. Nimiketason tiedot
Kenttä ’Plant’ on myös täytettävä.
Käytän tässä blogikirjoituksessa ’Account Assignment Cat.’ -kentässä arvoa ’K’ (kustannuspaikka), tätä arvoa on muutettava eri vaatimusten perusteella.
e. Nimikkeen yksityiskohtaiset tiedot
Kun olemme luoneet uuden nimikkeen, meidän on myös ylläpidettävä nimikkeen yksityiskohtaisia tietoja nimikkeen osalta.
”Tilinmääritys”-välilehti:
Koska käytämme ’K’-kohtaa (kustannuspaikka) nimikkeen ’Tilinmäärityskat.’ -kenttänä, välilehden alla olevat kentät on täytettävä. Tähän liittyvän konfiguraation hallinta ei kuulu tämän blogikirjoituksen piiriin, esittelen sen toisessa blogikirjoituksessa.
’Vahvistukset’-välilehti:
Ennen kuin voimme luoda saapuvan toimituksen asiakirjan, nimike on vahvistettava ostotilauksessa. Vahvistuksen ohjaus perustuu mukauttamiseen.
Kun olemme saaneet muutokset valmiiksi, voimme napsauttaa ’Tallenna’-painiketta ja uusi ostotilaus luodaan.
Vaihe 10. Valitse ’Vahvistus’: Luo saapuva toimitus
Transaktiokoodi: VL31N
Kuten vaiheessa 9 mainittiin, ostotilaukseen sisältyvä tuote on vahvistettava ennen kuin voimme luoda saapuvan toimituksen ostotilauksen perusteella.
a. Syötä ’Myyjän’ ja ’Ostotilauksen’ tiedot ja tarkista ’Toimituspäivä’-arvo. Klikkaa ’Jatka’ -painiketta seuraavaan näyttöön.
b. Täytä ’Toimitusmäärä’ -kenttä, tarkista muut kentät ja tallenna muutos.
Vaihe 11: Luo hyvä kuitti
Tässä testissä, ennen kuin voimme luoda hyvän kuitin ostotilaukselle, meidän on ylläpidettävä ostotilauksen nimike toimitukseen valmiiksi.
Transaktiokoodi: ME22N
Valitse valintaruutu ’Deilv Compl.’ ja tallenna muutos.
Transaktiokoodi: MIGO
Valitaan pudotusvalikosta ’Tavaratodistus’ ja ’Ostotilaus’. Täytä oikeanpuoleinen tyhjä kenttä ostotilauksen numerolla, jonka loimme vaiheessa 9.
Tarkista materiaalitiedot välilehdeltä ’Materiaali’.
Syötä määräarvo välilehdeltä ’Määrä’.
Tarkista tehtaan arvo välilehdeltä ’Missä’.
Käytän tässä blogikirjoituksessa liiketyyppiä ’101’.
Kun olemme täyttäneet/tarkistaneet tiedot, napsauta ’Item Ok’-valintaruutua ja napsauta ’Post’ -painiketta.
Vaihe 12: Tarkista FI-lasku
FI-asiakirjat luodaan, kun luomme hyvän kuitin ostotilaukselle.
Transaktiokoodi: MIGO
Valitaan pudotusvalikosta ”Display” ja ”Material Document”. Syötä vaiheessa 11 luodun materiaalidokumentin numero tyhjään kenttään.
Klikkaamalla ’FI-asiakirjat’ -painiketta.
Ponnahdusikkunasta löytyvät FI-asiakirjojen tiedot.
Voidaan kaksoisnapsauttaa asiakirjan numeroa asiakirjan tarkastelemiseksi.
Vaihe 13: Luo laskun kuitti
Transaktiokoodi: MIRO
Syötä ’Laskun päivämäärä’ ja ostotilauksen numero, jonka loimme vaiheessa 9.
Tarkista arvot ja napsauta ’Postitse’ -painiketta.
Asiakirjat (MM-asiakirja ja A/P-lasku) luodaan, jos kirjauksessa ei ilmene ongelmia.
Dokumentti voidaan näyttää tapahtumakoodilla MIR4.
Klikkaa ’Seuranta-asiakirjat’ -painiketta, jolloin kirjeenvaihto A/P-lasku tulee näkyviin.
Jos A/P-lasku ei ole kuitattu (automaattista maksua ei ole konfiguroitu), lasku tulee kuitata tapahtumakoodilla F-53 (’Lähtevän maksun kirjaaminen’).
Kirjauksen onnistuneen loppuunsaattamisen jälkeen ’Ostotilaushistoria’ -välilehti ilmestyy siihen liittyvään ostotilaukseen, voimme tarkistaa sen tapahtumakoodilla ME23N.
Johtopäätös
Blogikirjoituksessa käymme läpi yksinkertaisen ’Hankinnasta maksuun’ -prosessin masterdatan (’Osto-organisaatio’, ’Ostoryhmä’, ’Tehdas’, ’Yritys’, ’Yrityskoodi’, ’Liikekumppani’) ja transaktiotiedon (tositteet) luomisesta alusta alkaen. Suosittelen, että teet määritykset ja kirjaukset itse, tämä auttaa sinua ymmärtämään paremmin ’Procure to Pay’ -prosessointia.
Blogikirjoitukseni yksinkertaisen ’Order to Cash’ -prosessin esittelystä löytyy alla olevasta URL-osoitteesta:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#
.