Tapahtuman turvallisuuteen kuuluu paljon muutakin kuin pelkkä turvallisuushenkilöstön sijoittaminen tapahtumapaikalle. Prosessi on varsin monimutkainen ja vaatii laajaa koordinointia ja viestintää.
Oikein toteutetuilla turvallisuuskäytännöillä varmistat vieraiden ja henkilökunnan turvallisuuden – ja lisäksi estät vahinkojen syntymisen tapahtumapaikalle ja siihen liittyvälle omaisuudelle.
Tapahtumapäivän turvallisuus
Emme voi painottaa liikaa tapahtumien turvallisuuden tärkeyttä. Turvallisuus pitää sinut turvassa :
- Vieraan loukkaantuminen
- Osallisuuden vahingoittuminen
- Väenpaljouden hallitseminen
- Häiritsevät vieraat
- Ei-toivottomat tilanteet
Sentähän varten sinun on suunniteltava turvallisuusstrategiasi suunnitteluprosessin aikana. Tarvitsemasi turvallisuustyypit riippuvat suunnittelemasi tapahtuman koosta, laajuudesta, sijainnista ja tyypistä.
Tuntekaa tapahtumapaikka sisältä ja ulkoa
Tietäkää myös, kuinka huokoinen tapahtumapaikka on. ”Huokoisella” tarkoitetaan kaikkia tapoja, joilla joku voisi päästä sisälle käyttämättä varsinaisia sisäänkäyntejä. Tämä voi olla henkilökunnan takaovi tai ikkuna, joka voidaan avata ulkopuolelta.
Tunnista kaikki tapahtumapaikan sisäänkäynnit ja varmista, että koko henkilökunta on niistä tietoinen. Jaettavan kaavion luominen on helppo ja tehokas tapa antaa ryhmälle visuaalinen käsitys.
Jos tapahtumapaikka on ulkona, määritä rajat, joista tapahtuman alue alkaa ja päättyy. Tilapäiset aidat ja barrikadit voivat auttaa.
Mittaroi osallistujien riski
Onko osallistujia tai vieraita, jotka voivat aiheuttaa riskin? Kaikkien lipunostajien taustoja ei tietenkään voi tarkistaa. Sinun pitäisi kuitenkin tunnistaa mahdolliset riskit.
Jos esimerkiksi vieraileva puhuja edustaa yritystä, jolla on kiistanalainen historia, se voi lisätä riskiä mielenosoituksista tai osallistujista, jotka haluavat aiheuttaa kohtauksen.
Ole epäluuloinen sellaisten vieraiden suhteen, jotka ostavat tapahtumalippuja irtotavarana. Kyseessä voi olla tapahtuman mielenosoittaja, joka ostaa lippuja muille häiriköijöilleen.
Kontrolloi väkijoukkoa
Mitä suurempi väkijoukko, sitä todennäköisemmin jokin voi mennä pieleen. Henkilökunnan on osattava hallita suuria ryhmiä ja käyttää tarvittaessa auktoriteettia.
Turvaryhmän on ehkä suoritettava seuraavia tehtäviä väkijoukon hallinnan osalta:
- Pyydä vieraita siirtymään kauemmas, jos he tukkivat uloskäynnin.
- Valvo ilmoittautumisjonoa, jotta se pysyy järjestyksessä ja estetään ihmisiä leikkaamasta. (Kartioiden, keltaisen teipin tai tukipylväiden käyttäminen on tässä suureksi avuksi.)
- Varmista, etteivät vieraat eksy vain henkilökunnalle varatuille alueille tai VIP:lle varatuille alueille.
On myös tärkeää, että varmistat, ettei väkijoukko paikan päällä koskaan kasva yli kapasiteettirajan. Muista laskea koko henkilökunta ja turvahenkilöstö, kun pidät kirjaa kokonaismääristä. Kapasiteetin ylittäminen voi johtaa sakkoihin tapahtumapaikan ylläpitäjältä.
Arvioi laajamittaisten hyökkäysten mahdollisuus
On valitettavaa, että meidän on ylipäätään mainittava tämä, mutta tämä on todellisuutta. Suuret väkijoukot ovat helppo ja pehmeä kohde, joten suurempiin tapahtumiin suositellaan aseistettua turvallisuushenkilöstöä.
Kaikkien vieraiden laukut tulisi myös tarkastaa. Ammattitaitoinen turvaryhmä on koulutettu etsimään aseita tai esineitä, joita voidaan improvisoida aseiksi.
Julkista ennen tapahtumaasi, että kaikki henkilökohtaiset laukut tarkastetaan vieraiden turvallisuuden varmistamiseksi. Sinun tulisi myös liittää mukaan luettelo salakuljetettavista esineistä, joita ei sallita tapahtumapaikalla. Tähän kuuluvat kaikki aseet ja tietyt kemialliset aineet.
Pussitarkastusten ja henkilöskannereiden lisäksi henkilökunnan tulisi myös tarkkailla epäilyttävää käytöstä. Esimerkkejä epänormaalista käyttäytymisestä, josta henkilökunnan tulisi varoittaa, ovat:
- Henkilökunnan jatkuva tuijottaminen
- Kiinnostuksen puute tai teeskennelty kiinnostus tapahtuman toimintaa kohtaan
- Tarkkailu tapahtumapaikan pohjapiirroksesta
Epäilyttävän toiminnan tarkkailun tulisi tapahtua myös tapahtumapaikan välittömässä läheisyydessä ulkotiloissa. Koska laukkuja ei tarkasteta ennen sisäänpääsyä, rikoksentekijät voivat löytää tilaisuuksia aivan tapahtumapaikan ulkopuolella, jonne osallistujat kerääntyvät rekisteröitymään.
Pitäkää viestintä tiiviinä
Henkilökunnan on pidettävä jatkuvasti yhteyttä. Varmista, että jokaisella henkilökunnan jäsenellä on radiopuhelin.
Jos palkkaat ammattimaisen turvallisuuspalvelun, varmista, että he kommunikoivat edestakaisin oman henkilökuntasi kanssa. Yrityksen henkilökunnalla ja ulkopuolisilla turvamiehillä on taipumus olla kommunikoimatta keskenään. Edellisten tulisi raportoida kaikesta epäilyttävästä toiminnasta turvaryhmälle ja pidättäytyä suorista yhteenotoista.
Pro-vinkki: Tapahtuman kaavioiminen etukäteen voi olla hyvä tapa jakaa visuaalinen kartta turvallisuusjärjestelyistä henkilökunnalle.
Tapahtuman turvallisuudella on todella väliä
Tapahtumat tuottavat paljon ROI:ta suunnittelijoille, yrityksille ja tapahtumapaikoille. Kaikissa elävissä yleisötapahtumissa on kuitenkin aina riski, että jokin menee pahasti pieleen.