Accounts Receivable (AR) tarkoittaa yrityksen maksamattomia laskuja tai rahaa, jonka se on velkaa asiakkailtaan. Henkilökohtaisessa elämässä esimerkki saatavista olisi lippujen ostaminen konserttiin tai urheilutapahtumaan ystävälle sillä varauksella, että hän maksaa sinulle takaisin myöhemmin. Kyseessä on periaatteessa ”velkakirja”. Liiketoiminnassa AR edustaa yrityksen myöntämää luottolimiittiä, joka erääntyy suhteellisen lyhyessä ajassa, joka voi vaihdella muutamasta päivästä vuoteen.
Mikä on saaminen?
Jos yrityksellä on saamisia, se on tehnyt myynnin, mutta ei ole vielä perinyt rahaa ostajalta. Useimmat yritykset toimivat siten, että osa niiden myynnistä tapahtuu luotolla, jolloin ne tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden maksaa palvelun saamisen jälkeen.
Esimerkiksi yleishyödylliset yritykset laskuttavat yleensä asiakkaitaan sen jälkeen, kun nämä ovat saaneet sähköä. Kun yleishyödyllinen laitos tai energiayhtiö odottaa, että asiakkaat maksavat laskunsa, maksamattomat laskut katsotaan saamisiksi.
Useimmat yritykset toimivat siten, että ne antavat asiakkailleen mahdollisuuden ostaa tavaroita luotolla. Luottomyynnistä aiheutuvia kustannuksia kutsutaan myyntisaamisiksi. Yleisesti ottaen myyntisaamiset (Accounts Receivable, AR) ovat rahamäärä, jonka ostajat ovat velkaa yritykselle toimitetuista tavaroista ja palveluista. Saamisia ei pidä sekoittaa ostovelkoihin (Accounts Payable, AP).
Vaikka AP on velka, jonka yritys on velkaa tavarantoimittajilleen tai myyjilleen, ostovelat ovat ostajien velkaa yritykselle. Saamiset ovat yritykselle tärkeitä varoja, kun taas velat ovat velkoja, jotka yrityksen on maksettava tulevaisuudessa. Periaatteessa yritykset päättävät tarjota saatavia rohkaistakseen asiakkaita valitsemaan heidän tuotteensa kilpailijan tuotteiden sijaan.
Yrityksen on suositeltavaa ottaa käyttöön myyntisaatavaprosessi määrittääkseen asiakkaat, jotka ovat jo maksaneet, ja yksilöidäkseen erääntyneet maksut. Prosessi on yksinkertainen käänne, joka tekee saatavista jäljitettäviä ja hallittavia.
Tyypillisen AR-prosessin neljä päävaihetta:
- Luottokäytäntöjen vakiinnuttaminen
- Asiakkaiden laskuttaminen
- Saatujen ja erääntyneiden maksujen seuranta
- Reskontrisaatavien kirjanpito
Mittakaavaetuja hyödyntäen prosessi voi kuitenkin poiketa toisistaan suurissa ja pienissä yrityksissä. Suurilla yrityksillä on suuremmat käteisvarat, joten ne yleensä investoivat korkeasti koulutettuihin luotonhallintaryhmiin ja tietotekniikkajärjestelmiin, jotka auttavat parantamaan ja hallitsemaan prosessia tehokkaasti.
Vaihe 1: Luottokäytäntöjen vakiinnuttaminen
Ensimmäisenä yrityksen on kehitettävä luotonhakuprosessi.
Yritys päättää sitten hakijan luottokelpoisuuden perusteella, tarjoaako se tavaroita luotolla. Yritys voi päättää tarjota luottoa yksittäisille asiakkaille tai muille yrityksille.
Yritys laatii myös luottomyynnin ehdot. Asiakirjassa hahmotellaan asiakkaan velvoitteet ja vaatimukset. Yrityksen on varmistettava, että se noudattaa luottoa koskevia liittovaltion lakeja, kuten luottokäytäntöjen täydellistä ilmoittamista. Yrityksen on esimerkiksi ilmoitettava selkeästi luoton korot.
Ehdot eroavat toisistaan suurissa ja pienissä yrityksissä.
Suuret yritykset voivat halutessaan antaa asiakkaalle pidemmän ajan.
Kääntöpuolena on, että pienillä yrityksillä ei ole varaa tarjota tavaroita pidemmäksi aikaa luotolla, koska niiden kassavirta on vähäisempi ja pääomaa on vähän. Se, kuinka nopeasti rahat saadaan perittyä tästä velasta asiakkaalta, vaikuttaa osaltaan yrityksen liiketoiminnan pyörittämiseen tarvittavan pääoman ja kassavirran määrittelyyn.
Vaihe 2: Asiakkaiden laskuttaminen
Lasku on ostajalle toimitettu asiakirja, jossa ilmoitetaan yksityiskohtaisesti tarjotut tuotteet ja palvelut, näiden tuotteiden ja palvelujen kustannukset sekä päivämäärä, jolloin maksua odotetaan suoritettavaksi.
Kullakin laskulla on oltava yksilöllinen laskunumero, jotta lasku on helppo hakea. Tämän jälkeen asiakkaalle annetaan mahdollisuus valita, haluaako hän vastaanottaa sähköisen vai fyysisen laskun. Suuret yritykset suosivat sekä sähköisten että paperilaskujen lähettämistä.
Paperilaskuista poiketen sähköiset laskut ovat edullisempia ja kätevämpiä. Näin ollen pienet yritykset valitsevat useimmiten postin käyttämisen laskujen toimittamiseen.
Mitä kauemmin yrityksellä kestää lähettää lasku, sitä kauemmin asiakkaalta kestää suorittaa maksut. Lasku on lähetettävä viipymättä.
Vaihe 3: Saatavien seuranta
Tämän vaiheen suorittaa kirjanpitovelvollinen (AR). Hän näppäilee toimittajan pankkitilille talletetun maksun, syöttää sen AR-järjestelmään ja kohdistaa sen sitten laskulle.
Virkailija myös täsmäyttää AR-kirjanpidon varmistaakseen, että kaikki maksut on kirjattu ja kirjattu oikein, ja antaa sitten kuukausittaiset tiliotteet asiakkaille. Tilinpäätöksessä annetaan asiakkaille yksityiskohtaiset tiedot aiemmin lähetettyjen laskujen mukaisista saatavista.
Seurantaprosessi on erilainen suurissa ja pienissä yrityksissä. Pienemmillä yrityksillä ei välttämättä ole käytössä kehittynyttä järjestelmää maksujen seurantaan, ja ne saattavat käyttää manuaalista AR-seurantaa käyttämällä työkaluja, kuten Exceliä. Manuaalisessa prosessissa yritykset käyttävät taulukkolaskentaa kirjaamaan, milloin ne lähettävät laskut ja milloin ne vastaanottavat maksut. Pienillä yrityksillä ei myöskään välttämättä ole riittävästi henkilöstöä AR-vastaavan nimittämiseen, jolloin yritys voi palkata ammattitaitoisen kirjanpitäjän hoitamaan tätä tehtävää.
Kookkaammat yritykset investoivat tyypillisesti AR-vastaavien tiimiin suorittamaan seurantaprosessia, ja ne käyttävät jonkinlaista tiliseurantaohjelmistojärjestelmää tarkkuuden varmistamiseksi. Järjestelmä auttaa AR-vastaavaa toimimaan tehokkaammin, koska se ilmoittaa automaattisesti AR-vastaavalle, mitkä velat ovat maksamatta.
Vaihe 4: Saatavien kirjanpito
Keräysvastaava vahvistaa maksujen eräpäivän. Kun maksamattomat velat on tunnistettu, kirjanpito-osasto tekee päiväkirjamerkinnät myynnin kirjaamiseksi. Prosessiin kuuluu sekä luottotappioiden eli maksamattomien velkojen kirjaaminen että ennenaikaisen maksun alennusten tunnistaminen.
A ”Päivä AR-ammattilaisen elämässä”
Kannattavuusvastaavat ovat tärkeimpiä henkilöitä, jotka ovat mukana kehittämässä ja panemassa täytäntöön myyntisaatavaprosessia. Heidän päivittäisiin tehtäviinsä kuuluu tyypillisesti valvoa asiakkaiden yritykselle velkaa olevia rahasummia.
Tyypilliseen AR Officer -työntekijän päivään kuuluu esimerkiksi luottotietojen tarkistamista, velkojen luokittelua ja päiväkirjamerkintöjen tekemistä tapahtumia varten. AR Officer valvoo myös toimihenkilöiden, analyytikoiden ja kirjanpitäjien tiimiä velkojen perijöiden lisäksi.
Joka päivä Officer varmistaa, että tiimi työskentelee yhteistyössä varmistaakseen vakiintuneen AR-prosessin onnistumisen.
Esimerkiksi asiakas voi pyytää ostamaan tavaroita luotolla. AR-päällikkö vaatisi luottoanalyytikkoja tunnistamaan asiakkaan luottokelpoisuuden.
Päällikkö varmistaisi, että kun asiakas on tunnistettu luottokelpoiseksi, AR-kirjanpitäjät laativat laskut ja lähettävät ne ajoissa.
Seuraavaksi kirjanpitäjät määrittelevät päivän luottomyynnin kokonaismäärän. Tämän jälkeen tiedot välitetään perintätoimistoille, mukaan lukien rahan perinnän eräpäivä.
Automaation vaikutus myyntisaatavaprosessiin
Hankinnat:
Osto-osasto tekee tilauksen ja välittää kopion ostotilauksesta (PO) AP-osastolle. Organisaatio vastaanottaa tavarat tai palvelut – joko vastaanotto-osaston tai tilauksen tehneen työntekijän kautta – ja myyjä lähettää laskun AP:lle. Lisätietoa koko hankinnasta maksuun -prosessista saat täältä.
Laskujen käsittely:
AP-virkailija syöttää laskun tiedot manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään, ennen kuin hän fyysisesti säilyttää paperiasiakirjan arkistokaapissa. Uusien toimittajien tiedot syötetään käyttäen organisaation nimeämiskäytäntöjä päällekkäisyyksien välttämiseksi. Sekä uusien että olemassa olevien toimittajien tietojen oikeellisuus tarkistetaan sisäisistä lähteistä, kuten päämyyjätiedostosta, ja ulkoisista lähteistä, kuten IRS:n TIN-verkkotunnusten täsmäytyspalvelusta ja Yhdysvaltain valtiovarainministeriön ulkomaanvalvontatoimiston (Office of Foreign Control, OFAC) luettelosta, joka sisältää organisaatiot, joilla on liiketoimintakielto Yhdysvalloissa. Lisätietoa sähköisestä laskutuksesta saat täältä.
Laskun hyväksyntä:
AP Clerk suorittaa kolminkertaisen täsmäytyksen. Kolmensuuntaisessa täsmäytyksessä verrataan tilausta, kuittia ja laskua mahdollisten epätarkkuuksien tai yhteensopimattomien tietojen tunnistamiseksi. AP-päällikkö valmistelee ja hyväksyy paperityöt mahdollisista poikkeuksista, jotka liittyvät lyhyeen toimitukseen, vahingoittuneisiin tuotteisiin, vääriin toimitettuihin tuotteisiin tai muihin ongelmiin.
Maksaminen:
AP-tiimi valmistelee maksun joko kirjoittamalla shekin tai määrittämällä tapahtuman automaattisen selvitysjärjestelmän (Automated Clearing House, ACH) tai sähköisen varainsiirron (Electronic Funds Transfer, EFT) kautta. AP-päällikkö, controlleri tai talousjohtaja (yrityksen hyväksymisprosessista riippuen) hyväksyy maksun ja valtuuttaa osaston ottamaan toimittajalle varhennetun maksun alennuksen, jos maksu suoritetaan ehdoissa määritellyn päivämäärän sisällä. Maksu lähetetään Yhdysvaltain postin, tilisiirron, ACH/EFT:n, laivayhtiön tai kuriirin välityksellä.
Toimittajan hallinta:
Toimittaja soittaa AP-osastolle kysyäkseen, missä vaiheessa maksu on. AP-virkailija tutkii kysymyksen ja selvittää, onko lasku vielä hyväksymisprosessissa vai onko maksu postissa.
Järjestelmäpäivitykset:
Tietotekniikkaosasto (IT-osasto) valvoo yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää (ERP-järjestelmä) ja kaikkia AP-osaston käyttämiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Tietotekniikkaryhmä hyväksyy ja asentaa uusia ohjelmistoversioita tarpeen mukaan. Tietohallintoryhmä harkitsee kaikki AP:n tekemät ehdotukset uudesta teknologiasta ja määrittää, miten se integroidaan yrityksen vanhoihin järjestelmiin.
Raportointi ja analysointi:
Asiakaspalveluosasto valmistelee ja tutkii Excelissä tai vastaavassa työkalussa rakentamiaan taulukkolaskentataulukoita, joissa se analysoi kaikki tapahtumat, valvoo osaston suorituskykyä ja tunnuslukuja, mukaan lukien maksamattomia maksupäiviä (Days Payable Outstanding, DPO). Talousjohtaja valvoo organisaation kassavirtaa keskustelemalla AP-johtajan kanssa. Toimitusjohtaja saa talousjohtajalta kirjallisia ja suullisia raportteja organisaation suorituskyvystä.
Reskontranhoitoprosessien jatkuva kehitys
Kuten myös maksuliikenteessä, manuaaliset prosessit reskontraosastoilla aiheuttavat huomattavaa tehottomuutta ja kohtuuttomia yleiskustannuksia, jotka tuhoavat yrityksen kassavirran.
Paperipohjaiset prosessit lisäävät saatavien luottotappioiden määrää ja estävät yritystä saamasta käteisvaroja, joita se tarvitsee tukeakseen kasvua. Keskimääräinen yritys kirjaa 4 % saamisista pois luottotappioina. Kymmenen miljoonan dollarin yritykselle tämä on 400 000 dollaria joka vuosi, jonka se menettää.
Automaatioratkaisun käyttöönotolla yritykset voivat vähentää luottotappioita 10-20 prosenttia ja saada säästöt takaisin liiketoimintaan.