Tietotyö ei välttämättä sovellu kaikille työntekijöille ja/tai tehtäviin. Esimiehesi ilmoittaa sinulle, jos olet oikeutettu tilapäiseen etätyöhön, ja vahvistaa kanssasi tällaisen järjestelyn mahdolliset tehtäväkohtaiset ehdot.
Ketä tämä käytäntö koskee?
Kaikki vakituiset työntekijät; ei koske tilapäisiä työntekijöitä tai työntekijöitä, jotka työskentelevät etätyönä Yhdysvaltojen ulkopuolella.
Poissulkemiset
Ei vapautettuja työntekijöitä (paitsi hyväksyttyinä kohtuullisina mukautuksina vammaisuuteen tai muuten Middleburyn harkinnan mukaan tarkoituksenmukaisiksi katsottuina tämän tilapäistä työtä koskevan politiikan mukaisesti).
Määritelmät
Tietotyö – Työskentely kotoa tai jostain muusta etätyöpisteestä käyttäen teknologiaa, jonka avulla voidaan muodostaa yhteys toimistoon, johon työntekijä on määrätty.
Policy
Teleworking on liiketoimintajärjestely, jonka avulla työntekijät voivat työskennellä etätyöpaikasta muodostamalla sähköisen yhteyden Middleburyyn joko kotoa, tien päältä tai muualta Yhdysvalloista. Tämä politiikka sääntelee mahdollisia tilapäisiä etätyöjärjestelyjä, joita COVID-19-epäily edellyttää käytännössä.
Koska COVID-19-epidemian kestosta ja vakavuudesta ei ole varmuutta, kaikkia tilapäisiä etätyöjärjestelyjä arvioidaan jatkuvasti, ja niitä voidaan muuttaa tai ne voidaan lopettaa välittömästi kirjallisesta ilmoituksesta. Työntekijöiden, joille on myönnetty lupa tilapäiseen etätyöhön, ei pitäisi odottaa jatkuvaa etätyötä. Niiden työntekijöiden osalta, jotka on aiemmin hyväksytty jatkuvaan etätyöjärjestelyyn, kyseiseen järjestelyyn sovellettavat toimintaperiaatteet ja sopimukset pysyvät voimassa, elleivät COVID-19-epidemiaan liittyvät olosuhteet anna aihetta poikkeuksiin.
Mahdollisuuksien mukaan työntekijän työtehtävät ja -vastuut eivät muutu tilapäisen etätyön vuoksi. Ammattitaito työtehtävien suorittamisessa, työn tuloksellisuudessa ja tuottavuudessa sekä palvelemisessa työntekijän osastolle, asiakkaille, opiskelijoille ja/tai tarvittaessa muille sidosryhmille ja siihen liittyvässä viestinnässä on säilytettävä Middleburyn ja työntekijän esimiehen asettamat standardit. Tilapäisesti etätyötä tekevien työntekijöiden on oltava työaikana tavoitettavissa sähköpostitse ja puhelimitse, jotta he voivat tarvittaessa olla yhteydessä asiaankuuluviin tahoihin. Työntekijän odotettu työaika ja/tai tuottavuusodotukset eivät mahdollisuuksien mukaan muutu etätyön vuoksi, vaikka tilapäiset etätyöaikataulut voivat sisältää joustavia työaikoja tavanomaisen työajan ulkopuolella tai lyhennettyjä työaikoja, jotta voidaan ottaa huomioon haasteet, joita työntekijät voivat kohdata kodeissaan ja yhteisöissään COVID-19-epidemian puhkeamisen seurauksena Middleburyn harkinnan mukaan.
Tilapäisen etätyöjärjestelyn onnistumiselle on keskeistä etätyötä tekevän työntekijän ja hänen esimiehensä välillä oleva avoinna oleva ja jatkuva viestintä. Työntekijän ja esimiehen odotetaan työskentelevän yhdessä pitääkseen toisensa ajan tasalla tapahtumista tai työpäivän aikana saaduista tiedoista. Työntekijöiden on oltava yhteydessä esimieheensä, jotta he voivat tunnistaa etukäteen ja jatkuvasti kaikki työtehtävät tai vastuualueet, joita ei voida suorittaa tehokkaasti tilapäisen etätyön aikana. Samoin työntekijöiden on ilmoitettava viipymättä esimiehelleen, jos henkilökohtaiset olosuhteet, kuten sairaus tai huollettavien hoitovelvollisuudet, haittaavat työntekijän kykyä suoriutua sovituista työtehtävistä täysimääräisesti. Muutoksia harkitaan tarvittaessa ja toteutetaan mahdollisuuksien mukaan Middleburyn sopivaksi katsomassa laajuudessa.
Luvan pyytäminen etätyöhön
Työntekijöiden, jotka haluaisivat tutkia mahdollisuutta tilapäiseen etätyöhön COVID-19-epäselvityksen edellyttämällä tavalla, tulisi keskustella esimiehensä ja henkilöstöhallinnon kanssa. Middlebury harkitsee etätyöpyynnöt tapauskohtaisesti ottaen huomioon muun muassa seuraavat tekijät: työn soveltuvuus etätyöhön, työntekijän työsuhteen pituus Middleburyssa, palvelusvuosien pituus, työntekijän työsuoritus, aiemmat kurinpitotoimet, joustavuus, etätyön syy(t) ja kyky itsenäiseen työskentelyyn. Työntekijöiden, jotka saavat tehdä etätyötä, on allekirjoitettava väliaikaista vaihtoehtoista työskentelypaikkaa koskeva sopimus, ja jos heidät hyväksytään etätyöhön, heidän odotetaan olevan yhteydessä Middleburyyn tasolla, joka vastaa toimistolla työskentelevien työntekijöiden tasoa, tai tavalla ja tiheydellä, joka vaikuttaa asianmukaiselta työtehtävään ja asianosaisiin henkilöihin nähden.
Tietotyölaitteita ja -tarvikkeita
Tapauksittain Middlebury määrittelee, millaisia laitteita ja tarvikkeita, jos sellaisia on olemassa, työntekijälle annetaan etätyöjärjestelyn helpottamiseksi. Middlebury ei ota vastuuta työntekijän omistamien laitteiden varkaudesta, katoamisesta, vahingoittumisesta tai korjaamisesta. Kaikki laitteet, jotka Middlebury antaa työntekijän käyttöön osana etätyöjärjestelyä, pysyvät Middleburyn omaisuutena, ja Middlebury huolehtii niiden kunnossapidosta. Laitteita saa käyttää ainoastaan työtehtäviin. Olosuhteista riippuen työntekijä voi olla vastuussa Middleburylle kuuluvan omaisuuden varkaudesta, vahingoittumisesta tai katoamisesta. Middlebury toimittaa työntekijälle asianmukaiset toimistotarvikkeet (kynät, paperit jne.) työtehtävien menestyksekästä hoitamista varten. Middlebury korvaa työntekijälle myös tietyt työtehtäviin liittyvät kulut, kuten puhelinkulut, lähetyskulut jne. jotka aiheutuvat kohtuullisesti työtehtävistä. Ellei toisin ole etukäteen kirjallisesti sovittu, Middlebury ei vastaa muista kustannuksista, joita työntekijälle saattaa aiheutua etätyön aikana.
Tietyöpaikat
Tietotyöntekijän on nimettävä työpiste muualla kuin toimipisteessä sijaitsevalle työskentelypaikalle, jonne asennetaan etätyön aikana käytettävät laitteet. Tämä työtila on pidettävä turvallisessa kunnossa, jossa ei ole vaaroja ihmisille ja laitteille. Työntekijä ilmoittaa välittömästi kaikista etätyön aikana sattuneista loukkaantumisista välittömästi esimiehelleen ja henkilöstöhallinnolle.
Turvallisuus
Tilapäiseen etätyöhön hyväksytyt työntekijät ovat vastuussa hallussaan olevien tai etätyön aikana käyttämiensä tietojen, asiakirjojen ja tallenteiden turvallisuudesta. Rajoitetun käyttöoikeuden alaiseen aineistoon ei saa päästä käsiksi eikä sitä saa poistaa työmaalta ilman työntekijän esimiehen kirjallista lupaa. Tilapäiseen etätyöhön hyväksyttyjen työntekijöiden on sovellettava asianmukaisia turvatoimia Middleburyn luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi luvattomalta paljastumiselta tai vahingoittumiselta, ja heidän on noudatettava kaikkia Middleburyn käyttöön ottamia yksityisyyden suojaa ja tietoturvaa koskevia protokollia ja vaatimuksia.
Kaikki muut käytännöt ovat voimassa
Middleburyn etätyötä tekevien työntekijöiden on edelleen noudatettava kaikkia muita käytänteitä ja menettelytapoja, mukaan luettuina tietokoneiden käyttöä, sosiaalista mediaa ja luottamuksellisuutta koskevat käytännöt. Etätyön edellytyksenä on, että kaikki työntekijät, jotka saavat luvan tehdä etätyötä tämän politiikan mukaisesti, allekirjoittavat ensin sopimuksen tilapäisestä vaihtoehtoisesta työskentelypaikasta.
Läsnäolo työpaikalla
Tapauksessa, jossa tilapäiseen etätyöhön hyväksytty työntekijä on aiemmin suunnitellut olevansa fyysisesti läsnä työmaalla, tilaisuudessa, kokouksessa tai muussa tilaisuudessa, tai jos hän uskoo, että hänen fyysinen läsnäolonsa on välttämätön tilaisuudessa, jota suunnitellaan tilapäisen etätyöjärjestelyn alettua, työntekijän on ensin otettava yhteyttä esimieheensä. Esimies arvioi tarvittaessa yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa, pitäisikö työntekijän edelleen osallistua tapahtumaan kaikkien sillä hetkellä tiedossa olevien asiaankuuluvien tosiseikkojen ja olosuhteiden valossa. Työntekijän terveys ja turvallisuus sekä muiden Middleburyn työntekijöiden ja paikallisen yhteisön terveys ja turvallisuus otetaan huolellisesti huomioon tällaista päätöstä tehtäessä.
Lomapyynnöt
Jollei joustavasta aikataulusta ole sovittu, työntekijät eivät saa sallia, että työhön liittymättömät tapahtumat ja aktiviteetit häiritsevät suunniteltua työaikaa tai vaikuttavat siihen. Sairausloman, loman tai muun loman käyttämistä koskevat pyynnöt on hyväksyttävä samalla tavalla kuin työntekijällä, joka ei tee etätyötä. Jos työntekijä, joka ei ole vapautettu työstä, sairastuu työskennellessään vaihtoehtoisessa työskentelypaikassa, hänen on ilmoitettava tosiasiallisesti tehdyt työtunnit ja käytettävä sairauslomaa niiden tuntien osalta, joita ei ole työskennelty.
Työstä vapauttamattomat työntekijät
Työstä vapauttamattomat etätyötä tekevät työntekijät kuuluvat Fair Labor Standards Actin ylityövaatimusten tai IWC:n palkka-asetusten (Kaliforniassa työskentelevät työntekijät) piiriin, ja heidän on näin ollen täytettävä kaikki kirjanpitovaatimukset. Etätyötä tekevien työntekijöiden, joita ei ole vapautettu palkasta, on kirjattava kaikki työaika täsmällisesti ja raportoitava ajoissa, jotta he voivat jatkaa osallistumistaan etätyöohjelmaan. Esimiehen on hyväksyttävä etukäteen kaikki työtunnit, jotka ylittävät päiväkohtaiset ja viikoittaiset työtunnit paikallisten, osavaltioiden ja liittovaltion vaatimusten mukaisesti. Middlebury voi peruuttaa tilapäisen etätyöoikeuden sellaiselta työntekijältä, joka ei noudata tätä vaatimusta.
Verovaikutukset
Työntekijät, jotka tekevät etätyötä toisesta osavaltiosta tai työskentelevät useissa osavaltioissa, ovat vastuussa verojensa määrittämisestä oikein. Työntekijöitä kehotetaan kääntymään veroalan ammattilaisen puoleen tuloverojen oikean ennakonpidätystavan määrittämiseksi.
Tilapäisen etätyöjärjestelyn kesto
Kaikki tilapäiset etätyöjärjestelyt, joita COVID-19-ulkopuolella käytännössä edellytetään ja jotka on myönnetty tämän toimintaohjeen mukaisesti, myönnetään peruutettavaksi. Näin ollen Middlebury voi oman harkintansa mukaan lopettaa minkä tahansa etätyöjärjestelyn milloin tahansa, vaikka siitä ilmoitetaan kohtuullisesti etukäteen, jos se on käytännössä mahdollista. Ellei muita järjestelyjä ole tehty, työntekijän on etätyöjärjestelyn tai työsuhteen päättyessä, riippuen siitä, kumpi tapahtuu ensin, palautettava kaikki Middleburyn omistama omaisuus Middleburylle hyvässä käyttökunnossa vähennettynä tavanomaisella kulumisella.
Tämän toimintaperiaatteen tarkoituksena ei ole muuttaa millään tavalla työsuhdetta, joka on tehty vapaaehtoisesti. Näin ollen, ellei työntekijällä ole voimassa olevaa kirjallista ja allekirjoitettua työsopimusta, jossa määrätään toisin, työsuhde on vapaasta tahdosta, ja työntekijä tai Middlebury voi irtisanoa sen milloin tahansa.
Middleburyn työsuhde on vapaasta tahdosta, ja työntekijä tai Middlebury voi irtisanoa sen milloin tahansa ilman syytä ja ilman ennakkoilmoitusta.