Taloudellisessa kirjanpidossa ”varalla” on aina kredit-saldo, ja se voi tarkoittaa oman pääoman osaa, velkaa arvioiduista saamisista tai vastaerää perimättömien saamisten varalta.
Varaus voi esiintyä missä tahansa oman pääoman osassa lukuun ottamatta apportti- tai peruspääomaa. Voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen kirjanpidossa ”toimintavaraus” on organisaation ylläpitämiseen käytettävissä oleva vapaa kassavaraus, ja voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen hallitukset määrittelevät yleensä tavoitteeksi usean kuukauden kassavarojen säilyttämisen tai prosenttiosuuden vuotuisista tuloista, jota kutsutaan toimintavarausasteeksi.
Taloudellisessa kirjanpidossa käytetään erityyppisiä rahastoja, kuten pääomarahastoja, tulorahastoja, lakisääteisiä rahastoja, realisoituja rahastoja ja realisoitumattomia rahastoja.
Pääomarahastot muodostuvat useista mahdollisista lähteistä:
- Osakkeenomistajien maksuista muodostuvat rahastot, joista yleisimmät esimerkit ovat:
- lakisääteinen vararahasto – sitä vaaditaan monissa lainsäädännöissä ja se on maksettava prosentteina osakepääomasta
- ylikurssirahasto – määrä, jonka osakkeenomistajat ovat maksaneet osakkeista niiden nimellisarvon ylittävältä osalta
Ylikurssirahastolla tapahtuvan pääomankorotuksen yhteydessä suurempi osa pääomankorotuksesta sijoitetaan pääomarahastoon samalla, kun merkittyä pääomaa korotetaan vähimmäismäärällä. Tämä johtuu siitä, että alkutappiot katetaan pääomarahastosta. Jos pääomankorotus toteutettaisiin kokonaan tai huomattavassa määrin merkityn pääoman korotuksella, oma pääoma voisi tappioiden vuoksi helposti laskea alle merkityn pääoman.
- Voitosta, erityisesti voittovaroista eli kertyneistä kirjanpidollisista voittovaroista tai voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen tapauksessa toimintaylijäämistä, muodostetut varaukset. Voittoja voidaan kuitenkin jakaa myös muunlaisiin rahastoihin, esimerkiksi:
- lakisääteinen vararahasto voitosta – monet lainsäädännöt edellyttävät rahaston perustamista prosentteina voitosta
- palkitsemisrahasto – käytetään myöhemmin bonusten maksamiseen työntekijöille tai johdolle.
- muuntoerotusrahasto – syntyy konsolidoitaessa yksiköitä, joilla on eri raportointivaluutat
Reservi on yrityksen saavuttama voitto, josta tietty määrä laitetaan takaisin yritykseen, mikä voi auttaa yritystä niiden sateisina päivinä. Edellinen lause saattaa antaa varomattomalle lukijalle sen käsityksen, että tämä erä on omaisuuserä, velkasaldo. Tämä on väärin. Varaus on aina kredit-saldo. Kertyneet voittovarat ovat tyypillisesti kredit-saldoa. Jos yritys haluaa merkitä osan Kertyneistä voittovaroista Uudelleensijoitusvaraukseksi, tämä merkintä ei haittaa, mutta se ei myöskään tee mitään sen suhteen, että varat, likvidit tai muut, olisivat käytettävissä milloin tahansa, sateisena tai muuna päivänä.
Joskus varausta käytetään merkityksessä varaus. Tämä on ristiriidassa International Accounting Standards Boardin ehdottaman terminologian kanssa. Lisätietoja varauksista on kohdassa varaus (kirjanpito). Edellinen on tosiaan IASB:n oikeaa käyttöä, mutta huomaa, että Yhdysvalloissa U.S. Generally Accepted Accounting Principles -standardien mukaan ”varaus” viittaa debet-saldoon, ei kredit-saldoon. ”Provision” on vaarallinen sana, kun yritetään saada aikaan selkeää viestintää Yhdysvaltain ja IASB:n keskusteluissa. ”Provision for Income Taxes” tarkoittaa U.S. GAAP:ssa kulua ja IASB:n kielenkäytössä velkaa.