17 Méthodes pour évaluer systématiquement vos programmes de formation

Voilà le problème avec la formation des employés : c’est difficile.

Vous et moi le savons, il y a des tas de trucs à prendre en compte. Comme comment s’assurer que le processus d’apprentissage est efficace et peut facilement se traduire par la croissance de l’entreprise. Ou comment garder les employés engagés et motivés au-delà d’une simple nuit de sommeil. Ou, de manière cruciale, comment prendre soin de ce budget afin qu’il ne monte pas en flèche au-delà de la reconnaissance et vous envoie directement dans le neuvième cercle de l’enfer.

Si vous pensez à ces choses, bienvenue au club !

Alors que votre directeur général est dehors et qu’il vous dit chaque jour comment vous devriez penser stratégie plutôt que tactique, de manière proactive plutôt que réactive, nous avons pensé que nous allions passer aux choses sérieuses et partager quelques réflexions avec vous.

Elles sont importantes, oui, mais leur évaluation l’est encore plus. Ni vous, en tant que client, ni vous, en tant que formateur, ne serez particulièrement heureux d’investir davantage de ressources humaines, d’argent et de temps dans quelque chose qui n’a pas fonctionné comme il était censé le faire la première fois. Faisant partie intégrante de la formation, l’évaluation doit être un processus systématique. Pourquoi ? Parce que vous devez pouvoir mesurer l’impact de la formation, vous avez besoin de critères reproductibles pour cela et vous devez la faire faire régulièrement afin de pouvoir détecter des modèles d’évolution au fil du temps.

Tout cela vous donne-t-il l’impression d’avoir déjà besoin d’une pause ?

Ne vous inquiétez pas. Nous aimons aussi les choses simples.

Voici donc les 17 méthodes qui vous permettront d’obtenir une évaluation de la formation au poil.

Nous avons compilé tout ce à quoi vous devez penser dans cette seule liste de contrôle qui comprend des graphiques, les meilleures pratiques de cas dans tous les domaines et les méthodes les plus recommandées pour certains types d’entreprises.

1. Au lieu d’opter pour les tristement célèbres feuilles de bonheur, essayez de demander des commentaires ciblés sur chaque session au fur et à mesure que la journée avance. Profitez de ces souvenirs frais dans l’esprit des gens et obtenez un feedback approprié, au lieu du grand « Félicitations ! »

C’est le 1er niveau d’évaluation du célèbre modèle à 4 niveaux de Donald Kirkpatrick. Kirkpatrick, professeur émérite à l’Université du Wisconsin et ancien président de l’American Society for Training and Development (ASTD), a publié pour la première fois son modèle d’évaluation de la formation à 4 niveaux en 1959, dans le US Training and Development Journal.

1. Après 3 jours maximum, envoyez un quiz de suivi testant les connaissances, le niveau de compétence et l’attitude. Voyez ce qu’ils ont appris, le 2e niveau Kirkpatrick, et vérifiez facilement tout cela par rapport aux objectifs initiaux de la formation.

Le bureau américain de gestion du personnel utilise le modèle Kirkpatrick. Pour aider les agences du gouvernement américain à le mettre en œuvre, ils ont publié le guide de terrain 2011 de l’OPM sur l’évaluation de la formation, dont vous pouvez trouver une version abrégée ici. Voyez comment ils conseillent de mettre en œuvre chaque niveau et comment vous pouvez adapter cela pour votre organisation !

Regardez ce graphique présenté dans le magazine Learning Solutions pour voir combien vos employés auront oublié avec chaque jour qui passe !

1. Environ 2 semaines après la formation, envoyez un questionnaire demandant des réponses détaillées et des exemples concrets de la façon dont les infos qu’ils ont reçues ont été utiles et applicables dans leur travail quotidien.

Résistez à faire cela juste après la formation. Même notre gars, Nostradamus, ne pouvait pas lire dans l’avenir aussi bien.

Voyez ce modèle de mémoire à court terme par rapport à la mémoire à long terme présenté dans le magazine Learning Solutions ! Déterminez quels types d’apprentissage vous pouvez évaluer à quels moments après la formation.

1. Envoyez un briefing de pré-évaluation à tous les participants pour leur faire savoir pourquoi ils participent et ce que l’on attend d’eux, en fonction de leurs rôles actuels. Commencez l’évaluation avant même la formation en donnant aux participants un contexte, ainsi qu’en vérifiant la finalité et le rôle stratégique de la formation dans le cadre des objectifs de l’entreprise.

Voici un modèle qui vous donnera une idée approximative de ce que doit contenir le briefing. Nous l’avons résumé pour vous ci-dessous :

Déclarez le contexte organisationnel de la formation et son importance.
Déclarez le calendrier des cours et explorez les obstacles possibles.
Déclarez les objectifs du programme de formation.
Discutez de la façon dont les apprentissages pourraient être appliqués et des obstacles possibles à l’application.

1. Après avoir passé en revue toutes les méthodes de suivi ci-dessus, il est temps de voir grand. Évaluez votre formation non seulement sur ce qu’elle a délivré, mais sur l’impact qu’elle a obtenu. Faites le suivi.

Demandez aux stagiaires, au plus tard 1 mois après la formation, des exemples de cas où ils ont appliqué les leçons apprises et comment celles-ci ont modifié leur modèle de comportement habituel. Vérifiez les changements de comportement, le 3e niveau d’évaluation de Kirkpatrick.

Si vous n’êtes pas clair sur la différence entre les niveaux 2 et 3, voici un test rapide, tiré du propre site officiel de Kirkpatrick : Voici un exemple de question qui pourrait être utilisée pour mesurer le niveau 3 après la formation : Je peux appliquer les principes que j’ai appris lors de la formation.

1. Encouragez les employés à partager des histoires réussies sur la façon dont ils ont atteint leurs objectifs à mi-parcours ou trimestriels plus efficacement. Transformez-les en articles vedettes et partagez-les avec des publics plus larges. Couvrez le 4e et dernier niveau de Kirkpatrick et voyez quels ont été les résultats de la formation, en termes d’impact structurel, à l’échelle de l’entreprise.

Regardez cette étude pour voir comment la Pakistan International Airlines a appliqué le modèle Kirkpatrick à son évaluation de la formation.

1. Puis, examinez les plaintes du personnel. Commencez à les mesurer avec au moins 3 mois avant votre formation, puis comparez les résultats post-formation avec ceux qui la précèdent.

2. Envoyez une question ouverte demandant aux stagiaires de nommer un processus qui pourrait être amélioré au sein de leur département dans le mois à venir. Évaluez leur niveau de compréhension au niveau opérationnel et faites un suivi sur la manière exacte dont leur performance professionnelle peut augmenter.

1. Mesurez l’engagement des employés avec les systèmes de gestion de l’apprentissage que votre entreprise utilise. Si, avant la formation, disons 10% d’entre eux avaient l’habitude de cliquer et de lire le contenu, une utilisation quotidienne ou hebdomadaire de l’outil par la suite laissera probablement présager de grands résultats !

Un sondage Gallup de 2014 a montré qu’à peine plus de 30% des employés américains étaient engagés ou inspirés au travail.

1. Mesurez les choses floues, comme la cohésion d’équipe et le moral, en administrant des questionnaires bimensuels qui testent les attitudes des employés envers le travail d’équipe et leurs collègues, en général. Vérifiez ces indicateurs à long terme de l’impact de la formation.

Gallup estime également que les employés activement désengagés coûtent aux États-Unis 450 à 550 milliards de dollars de perte de productivité par an, en raison, entre autres, de problèmes de moral bas.

1. Demandez aux participants à la formation comment leur rôle contribue au succès de l’entreprise et quelles devraient être les prochaines étapes spécifiques à leur rôle. Voyez dans quelle mesure vos employés comprennent et s’approprient leur rôle, suite à la formation.

1. Envoyez un quiz, juste après la formation, qui se concentre sur la façon dont les participants pensent qu’elle pourrait être améliorée ou quels types de formations ils pensent qu’ils devraient avoir pour les 6-12 prochains mois. Intégrez-les dans le processus stratégique des RH et répondez à leur estime de soi – ce niveau dans la théorie de la hiérarchie des besoins de Maslow que ceux d’entre vous qui sont grands sur la motivation des employés connaissent bien.

1. Suivez en demandant aux participants à la formation de donner une interview où ils devraient souligner 1 élément clé à retenir de la formation. Faites-en l’histoire du mois et partagez-la avec tous les participants. Économisez des mois de travail acharné dans les stratégies d’engagement des employés en prenant en charge le niveau de réalisation de soi dans la fameuse théorie de Maslow.

   

1. Faites le transfert de la formation et cultivez le leadership chez vos employés. Transformez les participants d’hier en formateurs de demain, pour leurs départements et équipes respectifs. Touchez beaucoup plus de personnes avec beaucoup moins de ressources et permettez à ces étoiles ambitieuses de briller !

Lisez la suite pour savoir quels facteurs spécifiques les gens ont examinés, en faisant du transfert de formation à la Vancouver Island Health Authority.

1. Travaillez avec les participants, tout au long de la formation, pour établir un plan d’action avec des objectifs à moyen terme pertinents pour leurs rôles actuels. Faites régulièrement le point avec eux pour vous assurer qu’ils s’y tiennent. Assurez une orientation stratégique pour votre formation mais aussi pour l’objectif à long terme de l’entreprise que vous vous êtes fixé en premier lieu.

1. On estime que les dépenses en programmes de formation ont augmenté à 1 004 USD/employé aux États-Unis en 2015. Veillez à assurer un bon suivi et à répartir ces coûts de manière plus fine. Garantissez un meilleur rapport qualité-prix, non pas en négociant les installations, l’hébergement ou les repas, mais en optimisant le contenu et le délai de livraison. Si votre formation est une rencontre typique d’une nuit, il y a de fortes chances qu’elle vous lâche dès le lendemain matin.

Une étude du CAP a révélé que le taux de rotation varie selon le salaire et le rôle de l’employé comme ceci : 16% du salaire annuel pour les emplois peu rémunérés, 20% pour les postes intermédiaires, 213% pour les postes de direction hautement qualifiés.

1. Les études prédisent que chaque fois qu’une entreprise remplace un salarié, cela lui coûte en moyenne 6 à 9 mois de salaire, en frais de recrutement et d’intégration. Redirigez ce budget de fidélisation des employés vers une formation efficace, faites votre suivi et vos devoirs de suivi et réduisez certaines de ces autres dépenses dans ce budget particulier.

Selon le Bureau of Labor Statistics, le roulement est le plus élevé dans des industries telles que le commerce et les services publics, la construction, le commerce de détail, le service à la clientèle, l’hôtellerie et les services.

Josh Bersin, fondateur de Bersin by Deloitte, estime les coûts de formation à 10-20% du salaire d’un employé, sur 2-3 ans.

C’est à peu près tout de notre côté.

Nous espérons que vous trouverez des choses utiles et exploitables dans ce qui précède.

Laissez-nous savoir comment vous avez résolu les problèmes d’évaluation de la formation dans votre organisation sur notre page Twitter !