Bureau de l’assurance des soins de santé

La loi révisée de Hawaii (HRS) §§321-15.2, 346-97 et 846-2.7 exige que le ministère de la Santé (DOH) et le ministère des Services humains (DHS) effectuent des vérifications des antécédents pour s’assurer de la réputation et du caractère responsable de tous les candidats potentiels, des opérateurs, des employés d’accès direct aux patients et des bénévoles adultes d’un établissement de soins de santé qui est autorisé et certifié, ou autorisé ou certifié par le ministère, et, dans le cas de tout établissement de soins de santé exploité dans une résidence privée, tous les adultes vivant dans la maison autres que les clients, et les grands-parents d’accueil dans le cadre du programme de grands-parents d’accueil, les compagnons dans le cadre du programme de compagnon senior et du programme de compagnon de répit, et les fournisseurs de déficiences développementales (DD)/déficiences intellectuelles (DI) et les fournisseurs de services à domicile et communautaires (HCBS) dans le cadre du programme Medicaid 1915(c) Waiver, et une personne ou une entité cherchant à obtenir un emploi à temps partiel ou à temps plein ou un contrat ou un sous-contrat avec les départements.

Conjointement, le DOH et le DHS ont développé le système de vérification des antécédents d’Hawaï (HI BCS) pour aider les établissements et les individus à se conformer aux exigences de vérification des antécédents en fournissant une méthode centrale sur Internet pour demander une vérification des antécédents et pour vérifier le statut des vérifications d’antécédents actuelles ou passées.

À partir de l’été 2019, le HI BCS sera disponible pour être utilisé par les agences et les individus. Les vérifications des antécédents continueront d’être effectuées par la personne désignée par le DOH et le DHS, actuellement Fieldprint. La personne désignée obtiendra les empreintes digitales et déterminera l’aptitude. En outre, le système HI BCS offrira des fonctionnalités supplémentaires aux employeurs agréés et certifiés. La fonctionnalité supplémentaire de HI BCS comprend les éléments suivants :

1. Dossiers des déterminations d’aptitude : Les déterminations d’aptitude pourraient être partageables. Si un candidat à l’emploi dispose d’une vérification des antécédents complétée par une détermination de feu vert au cours de la dernière année, les employeurs qualifiés pourraient être autorisés à « visualiser » cette détermination d’aptitude et ne PAS avoir besoin d’obtenir une nouvelle vérification des antécédents pour embaucher le candidat à l’emploi. Dans ce cas, le candidat pourrait être embauché immédiatement.
2. Rappel à l’ordre : Le suivi de l’emploi au sein de HI BCS fera en sorte que vous soyez informé si un futur Rap Back est reçu, ce qui peut avoir une incidence sur l’admissibilité de votre employé à continuer à travailler pour vous.
3. Recherches automatiques : Les registres tels que le registre des aides-soignants HI et la liste des exclusions de l’OIG peuvent être vérifiés par un processus de correspondance automatique plutôt que de ressaisir manuellement les informations du candidat pour chaque recherche. Cela permet de réduire les erreurs, de gagner du temps et de produire un enregistrement clair des recherches effectuées. HI BCS peut également effectuer des vérifications automatiques du registre des noms dans d’autres États où un demandeur a résidé auparavant si cet État a mis en place un système de correspondance automatique. Le DOH et le DHS travaillent à ajouter d’autres registres sur ce processus de correspondance automatique.

Fieldprint, Inc. est la personne désignée par l’OHCA pour la vérification des antécédents. Un représentant de Fieldprint est disponible pour répondre aux questions du lundi au vendredi, de 8 h à 22 h (HNE) au (877) 614-4364, à l’exclusion des jours fériés.

Le consentement du demandeur de vérification des antécédents est requis

Lorsqu’il demande une vérification des antécédents, le demandeur de vérification des antécédents doit donner son consentement au ministère de la Santé (DOH) ou à son représentant pour obtenir les empreintes digitales du demandeur, effectuer la vérification du casier judiciaire et participer au programme rap back. Le programme rap back est un système automatisé de notification au DOH ou à son représentant ou à l’employeur du demandeur d’une arrestation après la vérification des antécédents. Ce programme élimine ou réduit la nécessité de répéter la vérification des antécédents dans les années à venir et peut faire économiser de l’argent au demandeur.

Le demandeur de la vérification des antécédents doit également indiquer s’il a déjà été condamné pour un crime.

Si le consentement ci-dessus n’est pas fourni ou si le demandeur ne veut pas indiquer une condamnation antérieure, la demande de vérification des antécédents ne peut pas être acceptée et une vérification des antécédents ne peut pas être effectuée.

Demandes individuelles de vérification des antécédents

Les demandeurs de vérification des antécédents doivent faire une demande en ligne à www.fieldprinthawaii.com pour une vérification des antécédents. La vérification des antécédents peut inclure une vérification du casier judiciaire et/ou une vérification des registres d’abus de l’État et peut impliquer une vérification des empreintes digitales. Le processus de demande étape par étape facile à suivre est expliqué sur le site Web de Fieldprint.

Les demandeurs doivent s’inscrire auprès de Fieldprint et peuvent être tenus de payer des frais pour la vérification des antécédents.

Dans le cadre de la demande, le demandeur fixera une date, une heure et un lieu pour la vérification des empreintes digitales et il doit se présenter en personne au rendez-vous fixé. Deux (2) formes d’identification seront exigées au moment du rendez-vous. Au moins une des pièces d’identité doit être une pièce d’identité valide avec photo délivrée par un gouvernement, telle qu’un permis de conduire, un passeport ou une carte d’identité nationale. L’absence de rendez-vous entraînera la perte des frais payés pour la vérification des antécédents. Les demandeurs peuvent reporter leur rendez-vous sans pénalité de paiement s’ils le reportent au moins 24 heures avant l’heure du rendez-vous.

Fieldprint informera les demandeurs lorsque la vérification des antécédents sera terminée. Reportez-vous aux résultats de la vérification des antécédents et aux droits d’appel, ci-dessous.

Comptes des fournisseurs de gestion de cas et de centres de jour pour adultes

Les agences de gestion de cas (AGC) et les fournisseurs de centres de jour pour adultes (CDA) doivent suivre les étapes suivantes :

1. Créer un compte : Pour créer un compte, il faut d’abord contacter Community Ties of America (CTA) pour obtenir un ID de fournisseur. Après avoir obtenu l’ID de fournisseur, les fournisseurs doivent créer un compte directement avec Fieldprint à l’adresse www.fieldprinthawaii.com afin d’avoir accès aux informations de détermination d’aptitude sur les employés potentiels ou les employés actuels qui demandent une vérification des antécédents. Si vous avez d’autres questions concernant la configuration du compte, veuillez appeler Fieldprint au numéro gratuit (877) 614-4364 du lundi au vendredi, de 8 h à 22 h (HNE), à l’exception des jours fériés.
2. Obtenir un code Fieldprint : Fieldprint émettra un code une fois qu’un compte fournisseur sera établi. Il s’agit du code que chacun de vos employés ou employés potentiels utilisera pour faire une demande de vérification de leurs antécédents. Le code permettra également au fournisseur d’obtenir des mises à jour du statut de ses candidats à la vérification des antécédents dans le système Fieldprint. Les informations de vérification d’antécédents sur les candidats d’autres employeurs ne seront pas disponibles.
3. Instruire le demandeur de vérification d’antécédents : Indiquez au demandeur de vérification d’antécédents qu’il doit se rendre sur le site www.fieldprinthawaii.com pour faire sa demande de vérification d’antécédents. Assurez-vous de leur donner votre code d’empreinte de champ. On demandera au demandeur d’entrer le code Fieldprint sur sa demande.

Foyers d’accueil de soins communautaires SEULEMENT

Les exploitants de foyers d’accueil de soins communautaires (FASSC) doivent suivre les étapes suivantes :

• Visiter le site Web de Fieldprint, Inc. website
• Cliquez sur le bouton rouge « Schedule an Appointment » sur la droite
• Entrez une adresse électronique sous « New Users/Sign Up » et cliquez sur le bouton « Sign Up ». Suivez les instructions pour créer un mot de passe et une question de sécurité.
• Cliquez sur « Sign Up and Continue »

Un paiement par carte de crédit est requis au moment de la prise de rendez-vous pour la prise d’empreintes digitales ou de la demande de vérification du registre central des services de protection.

Pour prendre un rendez-vous pour la prise d’empreintes digitales, les opérateurs doivent suivre les étapes suivantes :

• Sélectionnez « I know my Fieldprint Code » et entrez le code suivant : FPHawaiiDOHAFIS
• Si vous ne sélectionnez pas « Je connais mon code d’empreinte de terrain », vous devez sélectionner la raison « HI – Department of Health » et saisir le code ci-dessus. Si vous faites l’étape numéro 1, vous n’aurez pas besoin de faire cette étape.
• Vous êtes maintenant prêt à entrer vos informations démographiques et à programmer un rendez-vous pour les empreintes digitales. La prise de rendez-vous vous fournira également les vérifications des services de protection pour l’APS et le CAN.
• Imprimez la page de confirmation et apportez-la avec vous à votre rendez-vous de prise d’empreintes digitales. Apportez également deux formes d’identification. Au moins une forme d’identification doit être une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement, comme un permis de conduire, un passeport ou une carte d’identité d’État.

Pour obtenir les vérifications des Services de protection (APS & CAN):

• Sélectionnez « Je connais mon code d’empreinte de champ » et entrez le code suivant : FPHawaiiDOHAPS
• Si vous ne sélectionnez pas « I know my Fieldprint Code », vous sélectionnerez la raison « HI – Department of Health » et entrerez le code ci-dessus. Si vous faites l’étape numéro 1, vous n’aurez pas besoin de faire cette étape.
• Vous êtes maintenant prêt à entrer vos informations démographiques et à soumettre les vérifications APS et CAN basées sur le nom.

Résultats de la vérification des antécédents

Fieldprint traitera la demande de vérification des antécédents et informera les demandeurs par courriel lorsque les résultats seront prêts à être consultés. Les résultats de la vérification des antécédents ne seront pas envoyés par courriel.

Les demandeurs se connecteront à leur compte Fieldprint pour consulter les résultats et verront une détermination de feu vert ou de feu rouge.

Troupeau vert : une détermination de feu vert signifie que le demandeur a passé le processus de vérification des antécédents et peut être employé en tant que ou pour fournir un service direct aux clients. Sauvegardez cette information pour vos dossiers et imprimez l’écran (cliquez sur le symbole d’impression), ou fournissez l’information à votre employeur, le cas échéant.

Lumière rouge : une détermination de lumière rouge signifie que le candidat a une condamnation ou une confirmation d’abus et n’est pas autorisé à être employé en tant que ou à fournir un service direct aux clients, sauf si une exemption est accordée. Sauvegardez cette information pour vos dossiers et imprimez l’écran.

Les demandeurs ayant une détermination de feu rouge seront guidés vers un autre écran où la date et le type de condamnation ou la date et le type de confirmation d’abus seront indiqués. Enregistrez ces informations pour vos dossiers et imprimez l’écran.

Droits d’appel

Si le casier judiciaire du demandeur ou le registre central des services de protection indique une détermination de feu rouge, le demandeur peut demander une exemption. Consultez les instructions sur la façon de déposer une demande d’exemption. En outre, lisez les instructions du formulaire 106E du DOH, puis remplissez et soumettez le formulaire 106E comme indiqué sur le formulaire. Suivez la liste de contrôle et assurez-vous de soumettre toutes les informations requises. Le fait de ne pas soumettre tous les renseignements requis retardera le processus de détermination de l’exemption et peut entraîner le refus de la demande d’exemption.

Liens des formulaires de l’OHCA

• Comment déposer une exemption
• Formulaire 106E
• Instructions du formulaire 106E
• Liste de contrôle
• Déclaration d’authenticité

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