Combien de temps faut-il conserver
Vous avez probablement entendu dire que sept ans est la période idéale pour conserver les dossiers fiscaux, y compris les déclarations. La durée réelle de conservation des dossiers n’est pas si simple, selon Steven Packer, CPA, du groupe de comptabilité fiscale de Duane Morris.
« Dans la plupart des cas, les dossiers fiscaux n’ont pas à être conservés pendant sept ans car il existe un délai de prescription de trois ans », explique Packer. « Donc, en supposant qu’il n’y a pas de fraude ou rien d’autre de répréhensible, l’IRS ne peut pas regarder vos déclarations de revenus au-delà de ce délai de trois ans. »
Le délai de prescription comporte quelques exceptions importantes, et si votre déclaration de revenus en comporte une, vous devrez conserver vos déclarations et vos dossiers plus longtemps que trois ans. Par exemple, le délai de prescription est de six ans si vous avez largement sous-estimé vos revenus. Le seuil de sous-estimation substantielle est de 25 % de votre revenu brut. Si vous affirmez que votre revenu brut était de 50 000 $ et qu’il était en réalité de 100 000 $, vous avez substantiellement sous-estimé votre revenu.
La règle des six ans s’applique également si vous avez substantiellement surestimé le coût d’un bien pour minimiser votre gain imposable. Disons que si vous avez vendu un bien pour 150 000 $ et que vous avez déclaré avoir payé 125 000 $ au lieu des 50 000 $ réels, l’IRS a six ans pour prendre des mesures contre vous. Et si vous avez omis plus de 5 000 $ de revenus d’un compte à l’étranger, le délai de prescription est également de six ans.
Conservez les dossiers pendant sept ans si vous déposez une demande de perte de titres sans valeur ou de déduction pour mauvaise créance. Si vous n’avez pas déposé de déclaration, ou si vous avez déposé une déclaration frauduleuse, il n’y a pas de prescription pour que l’IRS puisse porter des accusations contre vous.
Les registres de propriété peuvent être éternels
Lorsque vous vendez une propriété à profit, vous devrez payer l’impôt sur les gains en capital sur ce profit. Le calcul de votre gain en capital exige souvent que vous conserviez vos registres aussi longtemps que vous êtes propriétaire de votre investissement. Vous aurez besoin de ces registres pour calculer le coût de base du bien, qui est le coût réel, ajusté à la hausse ou à la baisse par d’autres facteurs, tels que les améliorations majeures apportées à la structure.
Le calcul du coût de base d’un bien que vous habitez est relativement simple car la plupart des gens peuvent éviter de payer l’impôt sur les gains en capital sur leur résidence principale. Si vous vendez votre résidence principale, les personnes qui remplissent une déclaration individuelle peuvent exclure de l’impôt jusqu’à 250 000 $ de gains, et les couples qui remplissent une déclaration conjointe peuvent exclure jusqu’à 500 000 $. Vous devez avoir vécu dans votre résidence pendant au moins deux des cinq dernières années pour avoir droit à l’exclusion. Même ainsi, vous devrez conserver vos dossiers de la transaction pendant au moins trois ans après la vente de la propriété.
Si votre vente ne répond pas aux critères ci-dessus, vous devrez conserver les dossiers des améliorations importantes pendant au moins trois ans après la vente. La publication 523 de l’IRS, « Selling Your Home », explique quelles améliorations vous pouvez ajouter à votre coût de base – et réduire votre facture de gains en capital. Il en va de même pour les biens locatifs.
La plupart des maisons de courtage calculeront votre coût de base pour les actions, les obligations et les fonds communs de placement, bien qu’elles ne doivent calculer votre coût de base que pour les transactions d’actions depuis 2011 et les fonds communs de placement depuis 2012. Il est toutefois judicieux de conserver tous vos relevés de transactions, au cas où vous changeriez de courtier. En outre, gardez les dossiers de tout bien hérité et sa valeur au moment du décès du propriétaire, qui deviendra votre base d’imposition.
Il n’y a rien de mal à conserver vos dossiers plus longtemps que les limites légales si cela vous donne la tranquillité d’esprit et que vous pouvez supporter le désordre. Vous pourriez envisager de stocker certains dossiers dans le nuage – un espace de stockage informatique à distance que vous louez.
Bien que de nombreuses personnes conservent des dossiers papier, il est également intelligent de faire convertir les documents en fichiers électroniques et de les stocker dans le nuage. C’est une bonne idée d’avoir deux ensembles, au cas où l’un serait détruit.