Arrêtez-moi si vous avez déjà entendu cette phrase : « J’avais une plainte à propos de mon patron, alors je l’ai dit aux RH en toute confidentialité. Ils l’ont dit à ma patronne, et maintenant elle est en colère contre moi. Les RH ne sont-elles pas tenues de garder tout confidentiel ? »
Les employés supposent souvent que toutes les conversations qu’ils ont avec les Ressources humaines sont confidentielles et ne peuvent pas être partagées. Mais comme nous ne sommes pas des médecins ou des prêtres, nous savons que c’est rarement le cas.
En tant que professionnels des RH, nous sommes chargés de naviguer dans la tâche souvent délicate d’équilibrer ce qui peut sembler être des responsabilités contradictoires : la nécessité d’être une ressource de confiance pour les employés et un partenaire efficace pour l’entreprise. Alors, comment protéger les besoins des employés et de l’entreprise en même temps ? C’est à nous de comprendre les politiques et les lois, de faire preuve de discrétion et d’utiliser un jugement intelligent.
Quand les RH doivent agir
Il est facile de voir comment un employé pourrait penser que certains sujets sont hors limites lorsqu’il s’agit de confidentialité. Après tout, les plaintes concernant le harcèlement sexuel ou la discrimination sont des questions sérieuses et on souhaite souvent qu’elles restent privées. Mais ce sont aussi des questions juridiques, ce qui signifie que les RH ne peuvent pas garder les informations des employés 100% confidentielles parce qu’elles doivent agir conformément à la loi.
Si ce qui est rapporté aux RH est une règle, une politique ou une violation de la loi – il va falloir s’en occuper, point final ! Même si l’employé vous dit qu’il ne veut rien faire, juste que vous soyez au courant de ce qui s’est passé… vous êtes toujours tenu de respecter les normes de l’entreprise, d’éviter toute responsabilité légale et, surtout, de protéger vos employés.
Une bonne équipe RH ne fait appel qu’aux personnes nécessaires (ou impliquées) pour mener à bien des enquêtes approfondies, ce qui signifie qu’au final, certaines personnes devront être au courant de ce qui vous a été dit. Une confidentialité totale est impossible à garantir ici, même si elle est promise à l’avance.
Quand les RH pourraient agir
Selon la nature des plaintes qui violent les politiques ou les lois, il est généralement simple d’évaluer quand rompre la confidentialité et intervenir. Mais là où cela devient plus délicat, c’est dans les situations qui reposent sur le pouvoir discrétionnaire des RH, comme les plaintes générales concernant les managers ou les collègues de travail. Alors, comment savoir ce qu’il faut partager (et ce qu’il ne faut pas partager) pour arriver à une résolution ?
Il est essentiel de comprendre pourquoi quelqu’un vient aux RH en premier lieu, et ce qu’il veut en retirer. Par exemple, si quelqu’un se plaint du favoritisme flagrant d’un manager, comprenez ce qu’il veut qu’il se passe. Veut-elle que les RH parlent au manager ? Cherche-t-elle à savoir si d’autres plaintes ont été déposées ? Ou sont-ils là simplement pour évacuer leurs frustrations ?
Du coach au médiateur, il existe un large éventail de rôles que les RH peuvent jouer une fois que vous comprenez la raison du partage de l’employé. Cependant, ce que les travailleurs ne réalisent pas toujours, c’est que les professionnels des RH ne sont pas souvent des décideurs, mais plutôt des facilitateurs. L’éducation RH sur le lieu de travail est la clé pour aider les employés à comprendre quand et pourquoi venir vous voir, et aussi à avoir confiance que vous ferez ce qu’il faut avec leurs informations (sensibles).
Alors, qu’est-ce qui est réellement confidentiel ?
Dans l’ensemble, les employés ne doivent pas s’attendre à une confidentialité sans entrave – c’est un peu naïf. Dans le même temps, les RH doivent dissiper cette idée (souvent répandue) que, d’une certaine manière, ce sont les employés contre l’entreprise. Les employés sont l’actif le plus important et le plus coûteux de toute entreprise. Ce sont eux qui sont dans les tranchées et qui font le travail, et ils ont une perspective importante. Il est donc crucial de développer une relation avec eux pour qu’ils vous fassent confiance en vous donnant des informations sur leurs expériences au travail.
Vous pouvez désamorcer beaucoup de tensions dès le départ en donnant aux employés un avertissement sur ce qui est confidentiel lorsqu’ils demandent à parler de quelque chose en toute confidentialité. Le plus souvent, la réponse est rien, car les RH ne sont pas réellement mandatées pour garder trop de choses confidentielles. Cela dit, on attend de vous que vous fassiez preuve de discrétion et de jugement. Les bons professionnels des RH font de leur mieux pour limiter l’exposition d’informations délicates partagées par les employés au besoin d’en connaître.
Faites-le bien, et vous construirez des relations durables à la fois avec les employés en tant que conseiller de confiance, et avec la direction de l’entreprise en tant que représentant fiable de la marque.