L’une des utilisations les plus courantes et les plus importantes de la rédaction technique est celle des instructions – ces explications étape par étape de la façon de faire les choses : assembler quelque chose, faire fonctionner quelque chose, réparer quelque chose, ou expliquer un processus personnel (s’inscrire à l’université, par exemple) afin que les lecteurs puissent mieux le comprendre et éventuellement l’utiliser eux-mêmes.
Les textes sur les processus sont extrêmement courants à l’école et dans les professions. A l’école, les enseignants donnent fréquemment des devoirs de processus. Par exemple, les professeurs de sciences humaines peuvent demander une description de l’évolution d’une période artistique ou littéraire ; les professeurs d’histoire, les contributions des leaders d’une culture au fil du temps ; les professeurs de sciences sociales, la chronologie des inventions ; les professeurs d’ingénierie, des explications sur la façon dont le son est transformé en signaux électriques ; les professeurs de commerce, le fonctionnement de la Réserve fédérale ou la façon de vendre un produit.
Au quotidien, nous lisons des processus descriptifs, notamment des recettes, des manuels d’utilisation de nouveaux logiciels ou des chroniques de conseils sur la façon de perdre du poids ou de réussir à l’école ou dans une profession. Ces textes s’attachent à répondre à l’une des questions suivantes :
- « Comment cela se fait-il ? »
- « Comment puis-je faire cela ? »
Si les sujets d’un rapport de processus ou d’un ensemble d’instructions peuvent varier, beaucoup partagent des similitudes : la plupart sont écrits pour expliquer comment quelque chose fonctionne, la plupart sont structurés en ordre chronologique à l’aide d’étapes numérotées, et la plupart s’appuient largement sur des visuels. Lors de la rédaction d’instructions pour l’apprentissage d’un nouveau logiciel, par exemple, les rédacteurs peuvent utiliser des captures d’écran et/ou des vidéos d’écran pour guider les utilisateurs à travers le tutoriel.
Généralement, il est bon d’avoir à la fois du texte et des visuels dans vos instructions puisque votre public est probablement composé de personnes ayant des styles d’apprentissage différents. Cependant, l’utilisation des visuels peut varier en fonction de votre public et de l’utilisation prévue des instructions. Les éléments visuels aident à clarifier un concept difficile à expliquer avec des mots. Les graphiques peuvent être utilisés pour montrer l’aspect d’une chose, l’aspect qu’elle devrait avoir une fois l’étape terminée, la façon dont une chose est faite ou construite, pour montrer des tendances ou des relations, pour ajouter de la vivacité au projet ou simplement pour aider à organiser l’information. Les graphiques sont utiles car presque tout le monde (y compris les enfants et les personnes d’une autre langue) peut comprendre des instructions visuelles et voir exactement ce qu’ils doivent accomplir.
Types d’instructions
Il existe trois principaux types de textes de processus :
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- Processus descriptifs : ils répondent à la question » Comment cela se fait-il ? « . Ces textes décrivent comment un processus se déroule afin que les lecteurs puissent mieux le comprendre. Par exemple, écrire un processus descriptif sur la façon dont vous vous êtes inscrit à un cours en ligne plutôt qu’en personne pourrait être utile à quelqu’un qui n’a jamais fait d’inscription en ligne.
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- Processus prescriptifs : ils sont de nature explicative ; ils prescrivent comment quelque chose est fait (ou devrait être fait) afin que les lecteurs puissent le faire eux-mêmes. Il s’agit du type le plus courant de documents pédagogiques. Par exemple, vous pourriez rédiger un guide de processus prescriptif à l’intention des utilisateurs pour leur expliquer comment effectuer l’entretien de base de leur voiture, comme changer l’huile, vérifier les bougies d’allumage ou remplacer les plaquettes de frein. *Les échantillons énumérés ci-dessous sont des exemples de processus prescriptifs.
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- Les processus descriptifs et prescriptifs mixtes font de l’axe principal du document un processus descriptif tout en ayant quelques sections résumant la façon dont les lecteurs peuvent exécuter le processus. En d’autres termes, les rédacteurs peuvent répondre à la fois à la question « Comment puis-je faire ceci ? » et à la question « Comment cela se fait-il ? » dans différentes parties d’un même texte. Ils peuvent aussi élaborer différentes versions du même document pour deux publics – un public d’utilisateurs et un public de parties intéressées.
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Démarrer
Au début d’un projet ou d’un devoir de rédaction d’instructions, il est important de considérer votre public et de déterminer les caractéristiques (le nombre de tâches et d’étapes) de la procédure particulière sur laquelle vous avez l’intention d’écrire.
Public et situation : Au début du processus, définissez le public et la situation de vos instructions. Rappelez-vous que définir un public signifie définir son niveau de connaissance et de familiarité avec le sujet. Il est parfois utile de vous décrire d’abord votre public, puis de vous en servir pour évaluer votre message à la fin afin d’être certain qu’il est approprié pour votre public.
Nombre de tâches : Une considération importante est le nombre de tâches de la procédure pour laquelle vous rédigez des instructions. Le terme procédure peut être utilisé pour désigner l’ensemble des activités dont vos instructions traitent, tandis que la tâche peut être utilisée pour définir un groupe semi-indépendant d’actions au sein de la procédure. Par exemple, la configuration de votre modem est une tâche dans la procédure globale de connexion d’un ordinateur à Internet.
Autre exemple, une procédure simple comme le changement d’huile d’une voiture ne contient qu’une seule tâche ; il n’y a pas de groupements semi-indépendants d’autres activités. Une procédure plus complexe, comme l’utilisation d’un four à micro-ondes, contient beaucoup de tâches semi-indépendantes, comme le réglage de l’horloge, le réglage du niveau de puissance, l’utilisation de la minuterie, le nettoyage et l’entretien du four à micro-ondes, et plus encore.
Certaines instructions n’ont qu’une seule tâche mais comportent de nombreuses étapes au sein de cette seule tâche. Par exemple, imaginez un ensemble d’instructions pour assembler une balançoire pour enfants. Une approche efficace consisterait à regrouper les étapes similaires et connexes en phases, puis à renuméroter les étapes à chaque nouvelle phase. Une phase est un groupe d’étapes similaires dans une procédure à tâche unique. Dans l’exemple de la balançoire, la mise en place du cadre serait une phase ; l’ancrage de l’objet dans le sol en serait une autre ; et l’assemblage de la balançoire en boîte en serait encore une autre.
Centrer les instructions
Une autre considération, que vous ne pouvez peut-être pas déterminer dès le début, est de savoir comment concentrer vos instructions. Pour la plupart des instructions, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à accomplir, ou vous pouvez vous concentrer sur les outils nécessaires.
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- Dans une approche par tâche des instructions sur l’utilisation d’un répondeur téléphonique, vous auriez des sections sur l’enregistrement de votre message d’accueil, l’écoute de vos messages, la sauvegarde de vos messages, le transfert de vos messages et la suppression de vos messages. Ce sont des tâches – les choses typiques que les utilisateurs voudraient faire avec la machine.
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- D’autre part, dans une approche outils des instructions sur l’utilisation d’une photocopieuse, il y aurait des sections sur le bouton de copie, le bouton d’annulation, le bouton d’agrandissement/réduction, le bouton d’assemblage/agrafage, le bac à papier, le bouton de format de copie, et ainsi de suite. Si vous conceviez un ensemble d’instructions sur ce plan, vous écririez probablement des étapes pour utiliser chaque bouton ou fonction du photocopieur.
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Contenu des instructions
Veuillez lire la section sur la « conception du document » avant de créer vos instructions. Incluez les éléments suivants :
Introduction : En planifiant soigneusement l’introduction de vos instructions, veillez à :
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- Indiquer les tâches ou la procédure spécifiques à expliquer.
- Indiquer ce dont le public a besoin en termes de connaissances et de contexte pour comprendre les instructions.
- Donner une idée générale de la procédure et de ce qu’elle accomplit.
- Indiquer les conditions dans lesquelles ces instructions devraient (ou ne devraient pas) être utilisées.
- Donner un aperçu du contenu des instructions.
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Avertissement général, mise en garde, avis de danger : Les instructions doivent également avertir les lecteurs de la possibilité de ruiner leur matériel, de foirer la procédure et/ou de se blesser. De même, les instructions doivent mettre l’accent sur des points clés ou des exceptions. Pour ces situations, vous devez utiliser des notices spéciales, telles que Note, Avertissement, Attention, et/ou Danger.
Contexte technique ou théorie : Au début de certaines instructions (généralement après l’introduction), vous pouvez avoir besoin d’une discussion sur le contexte lié à la procédure. Pour certaines instructions, ce contexte est essentiel – sinon, les étapes de la procédure n’ont aucun sens. Dans certains cas, les rédacteurs d’instructions peuvent avoir besoin de passer beaucoup de temps à expliquer les choses aux lecteurs avant de passer aux étapes réelles de la procédure.
Équipement et fournitures : La plupart des instructions comprennent une liste des éléments que vous devez rassembler avant de commencer la procédure. Cela comprend l’équipement, les outils que vous utilisez dans la procédure (comme les bols à mélanger, les cuillères, les moules à pain, les marteaux, les perceuses et les scies) et les fournitures, les choses qui sont consommées dans la procédure (comme le bois, la peinture, l’huile, la farine et les clous). Dans les instructions, ces éléments sont généralement énumérés soit dans une simple liste verticale, soit dans une liste à deux colonnes au début des instructions. Utilisez la liste à deux colonnes si vous devez ajouter des spécifications à certains ou à tous les éléments – par exemple, les noms de marque, les tailles, les quantités, les types, les numéros de modèle, et ainsi de suite.
Discussion des étapes : Lorsque vous en arrivez à la rédaction proprement dite des étapes, assurez-vous d’examiner attentivement la structure et le format de ces étapes, toute information supplémentaire qui pourrait être nécessaire, ainsi que le point de vue et le style d’écriture général des instructions. Un point de vue utilisé dans la rédaction technique est la deuxième personne, qui consiste à s’adresser au public en tant que vous.
*Généralement, les rédacteurs d’instructions devraient s’efforcer de faire ce qui suit :
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- Utiliser une écriture claire et simple chaque fois que possible.
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- Avoir une compréhension approfondie du processus dans tous ses détails techniques.
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- Travaillez à vous mettre à la place du lecteur qui utilisera vos instructions.
Échantillons d’instructions pour étudiants
- Échantillon d’instructions de soudage (échantillon d’étudiant)
- Échantillon d’instructions de mécatronique – Test des diodes. & Transistors (échantillon d’étudiant)
- Instructions Auto/Diesel – Comment remplacer une barre stabilisatrice arrière sur une Toyota Corolla (échantillon d’étudiant)
- Lit. Instructions de transfert (échantillon d’étudiant)
- Comment changer les cordes d’une guitare (échantillon d’étudiant)
Échantillons d’instructions professionnelles
- Instructions de soudage. Instructions échantillon 1 (échantillon professionnel)
- Barbie Dreamhouse (échantillon professionnel)
- Assemblage de trampoline (échantillon professionnel)
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