La façon dont nous travaillons change. En particulier la façon dont nous travaillons ensemble.
A mesure que les entreprises se mondialisent et se complexifient, la majorité du travail s’effectue de plus en plus en équipe. Une étude publiée dans Harvard Business Review1 a révélé que »le temps passé par les managers et les employés dans des activités collaboratives a explosé de 50 % ou plus » au cours des deux dernières décennies. La même étude a révélé que dans de nombreuses entreprises, plus des trois quarts de la journée d’un employé sont consacrés à la communication avec ses collègues.
Les équipes sont également plus grandes, plus diverses, plus dispersées et plus spécialisées que jamais. Cependant, si les équipes présentant ces caractéristiques peuvent être super efficaces pour s’attaquer aux problèmes difficiles auxquels de nombreuses entreprises modernes sont confrontées, elles peuvent parfois avoir des difficultés avec un aspect essentiel de leur travail : la collaboration.
Alors, comment les employés d’aujourd’hui peuvent-ils collaborer avec succès tout en naviguant dans les structures et dynamiques de travail courantes qui font obstacle à une collaboration efficace sur le lieu de travail ? Eh bien d’abord, définissons ce que signifie la collaboration et à quoi elle ressemble quand elle est bien faite.
Dans ce post, nous allons examiner…
- Ce à quoi ressemble une collaboration efficace
- Les avantages de la collaboration
- Les 6 principes d’une collaboration efficace
- Les 5 compétences essentielles dont vous avez besoin pour collaborer au travail
- Les outils qui aident à la collaboration sur le lieu de travail
Travailler efficacement et effectivement en équipe n’est pas une promenade de santé. Mais avec ce guide pratique, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour vous aider à rendre ce processus aussi simple et direct que possible.
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À quoi ressemble une collaboration efficace
Essentiellement, la collaboration se produit lorsque deux personnes ou plus travaillent ensemble pour produire ou créer quelque chose. Cela peut se produire en personne ou virtuellement, grâce aux nombreux outils de communication et programmes basés sur le cloud qui sont créés dans ce but précis.
Bien qu’il existe de nombreuses façons différentes de créer et de favoriser un lieu de travail collaboratif, les environnements de travail les plus réussis ont généralement quelques caractéristiques importantes en commun. Ce sont des endroits où les employés se sentent vus, entendus et en sécurité pour partager leurs pensées. Ils organisent des réunions et des séances de travail efficaces. Ils ont mis en place des systèmes et des processus de collaboration standardisés. Leurs équipes comprennent l’importance d’une communication saine. Vous avez peut-être déjà travaillé dans l’une d’entre elles (ou quelques-unes, si vous avez de la chance !).
Plus important encore, les dirigeants de ces entreprises comprennent qu’une collaboration réussie sur le lieu de travail n’est pas seulement bonne pour leurs employés – elle l’est aussi pour leurs clients et leurs résultats financiers.
Un regard plus attentif sur les avantages de la collaboration
Il peut sembler évident de s’assurer que votre équipe travaille efficacement ensemble sur le lieu de travail. Après tout, comme le dit le dicton, » le travail d’équipe fait fonctionner le rêve « , n’est-ce pas ?
Pour autant, ce n’est pas une mince affaire que de réunir des personnes d’horizons différents, et selon la taille et la structure de votre entreprise, de fuseaux horaires différents, pour travailler à un objectif commun. Cependant, les avantages d’une communication et d’une collaboration efficaces sur le lieu de travail l’emportent largement sur les inconvénients.
Plus d’innovation
Récemment, de plus en plus d’entreprises commencent à constituer des équipes qui rassemblent des personnes de toute l’organisation pour faire du brainstorming sur des questions afin de trouver de nouvelles idées qui profiteront à l’entreprise.
Par exemple, la société de conseil Protiviti organise un défi mondial d’innovation où chacun de ses bureaux locaux mène une session de travail pour répondre à une question de l’équipe de direction. Les idées générées sont ensuite enregistrées sur la plateforme interne de partage d’idées de l’entreprise et examinées par la Task Force Innovation de l’entreprise :
Non seulement des initiatives comme celle-ci aident les entreprises à tirer parti des diverses perspectives de leurs talents, mais des études montrent également que les groupes ont tendance à innover plus rapidement, à voir les erreurs plus vite et à trouver de meilleures solutions aux problèmes que les personnes travaillant seules2.
Des équipes plus fortes
Qu’ont en commun certains des meilleurs lieux de travail au monde ? Ils s’efforcent de connecter leurs employés pour former des équipes et des réseaux sociaux plus solides. Non seulement le fait de travailler vers un même objectif insuffle aux membres de l’équipe un fort sentiment d’utilité, mais la collaboration permet également aux membres de l’équipe de combler les lacunes de chacun en matière de compétences et de diviser le travail pour jouer sur les forces de chacun.
Cas concret : la société de technologie RH Workday a développé un programme de nouvelles connexions conçu spécifiquement pour les nouvelles recrues afin de les aider à établir des liens solides avec leurs collègues. Grâce à ce programme, les employés ont la possibilité de passer la moitié de la journée à se renseigner sur la valeur des connexions et la seconde moitié à travailler sur un projet communautaire pour approfondir leurs liens à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
Et les résultats parlent d’eux-mêmes. À l’édition 2019 du classement Fortune 100 Best Companies to Work For, 86 % des employés des organisations lauréates ont déclaré que l’on peut compter sur les gens pour coopérer (contre 74 % des employés des entreprises non lauréates), et 91 % ont déclaré que les gens se soucient les uns des autres (contre 82 % des employés des entreprises non lauréates).
Des employés plus compétents et mieux informés
Lorsque les équipes collaborent, elles ont la possibilité d’apprendre de nouvelles choses les unes des autres, ce qui contribue à leur développement personnel et professionnel global. La collaboration met également les gens au défi de réfléchir, d’articuler et d’en apprendre davantage sur leurs compétences, ce qui peut les aider à prendre conscience d’eux-mêmes et à mieux comprendre leurs forces et leurs faiblesses.
Par exemple, selon une recherche publiée dans Harvard Business Review3, les équipes bénéficient souvent d’un mélange de membres cosmopolites et locaux. Il s’agit de personnes ayant vécu dans plusieurs pays et parlant plusieurs langues et de personnes ayant des racines profondes dans la région où elles travaillent.
Les membres cosmopolites apportent un savoir-faire et une expertise techniques qui s’appliquent à de nombreuses situations différentes, tandis que les locaux apportent des connaissances approfondies et un aperçu de la politique, de la culture et des goûts d’une région. Le fait de réunir ces deux types de membres leur permet de partager leurs connaissances et d’apprendre les uns des autres tout en s’attaquant simultanément aux projets en cours.
Une meilleure expérience client
Nous avons tous entendu parler des chaînes de montage – et bien qu’elles aient parfois mauvaise réputation, elles nous ont montré que de nombreuses personnes travaillant ensemble peuvent terminer un projet plus rapidement qu’une personne travaillant seule. Si cela présente de nombreux avantages en interne, cela peut également avoir un impact énorme sur l’expérience client (et vous aider à maintenir un taux de fidélisation élevé).
Par exemple, RingCentral est une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de bureau de communiquer facilement avec les agents des centres de contact – pas seulement pour travailler sur des projets internes, mais aussi pour une collaboration ad hoc afin de résoudre les problèmes des clients au fur et à mesure qu’ils surviennent en temps réel :
Cela donne aux centres de contact les moyens de résoudre les problèmes plus rapidement qu’auparavant, ce qui rend les clients heureux et vous vaut des avis élogieux.
6 principes de collaboration efficace
Bien que les compétences ci-dessus puissent vous préparer à bien collaborer, travailler avec succès avec les autres n’est pas seulement une question de ce que vous faites, mais aussi de la façon dont vous le faites. L’état d’esprit que vous adoptez pour aborder la collaboration peut faire toute la différence. La prochaine fois que vous devrez collaborer avec votre équipe, gardez ces valeurs à l’esprit.
Efficacité
Les réunions sont un élément essentiel de la collaboration, mais au fil des ans, elles ont eu mauvaise réputation. Après tout, qui n’a pas participé à une réunion qui semblait trop longue ou inutile ? Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour transformer votre équipe en une machine à produire. L’une d’entre elles consiste à organiser des réunions en personne uniquement lorsqu’elles sont absolument nécessaires – si vous pouvez faire un appel vidéo à la place et économiser quelques minutes de déplacement ou libérer une salle de réunion, pourquoi pas ?
Vous voulez organiser des réunions plus efficaces ? Utilisez ces modèles gratuits d’ordre du jour de réunion pour garder tout le monde sur la bonne voie. 👇
Un autre moyen est de s’assurer que toute réunion ou appel a un ordre du jour et des objectifs clairs définis pour chaque participant.
Enfin, n’oubliez pas de définir des actions pour toutes les personnes impliquées dans le projet à la fin. Si vous avez un projet qui nécessite un peu plus de travail d’équipe de la part des participants à une réunion, pourquoi ne pas créer un chat d’équipe axé sur le projet pour tout le monde ? Par exemple, l’appli de vidéoconférence RingCentral vous permet de faire exactement cela : non seulement vous pouvez organiser des réunions virtuelles, mais vous pouvez également créer une conversation de groupe pour les suivis après la réunion – dans la même appli :
Confiance
Les gens doivent se sentir en sécurité pour donner et recevoir des commentaires véritablement constructifs, être inspirés par un objectif commun et disposer des outils et des opportunités pour se connecter. Cela ne peut se produire que dans un environnement de confiance où les employés ont l’impression que leurs coéquipiers et leurs dirigeants ont leurs meilleurs intérêts à cœur.
Empathie
Chaque membre de l’équipe a un rôle important à jouer. Néanmoins, la collaboration peut s’effondrer lorsqu’une ou plusieurs personnes ont l’impression d’avoir la vie plus dure que les autres ou que les autres membres de l’équipe essaient de les rabaisser. Plus vous apprendrez à connaître vos collègues et à comprendre comment ils travaillent et quels sont les défis auxquels ils sont confrontés, plus vous aurez de chances de collaborer avec eux avec succès. (Découvrez les exercices d’empathie que vous pouvez essayer avec votre équipe.)
Positivité
Ce n’est pas parce qu’un projet de groupe s’est mal déroulé dans le passé que la même chose se reproduira. Essayez de vous débarrasser de vos blocages passés et abordez chaque situation de travail en groupe comme un nouveau départ, avec un état d’esprit ouvert et positif.
Clarité
Il est rare que tous les membres d’une équipe soient sur la même longueur d’onde dès le début. Il est naturel que les gens aient leurs propres priorités ou intérêts. C’est pourquoi il est important d’identifier les priorités et les agendas de chacun dès le départ afin de trouver un dénominateur commun qui fera avancer le projet.
Responsabilité
Les entreprises les plus performantes ont des systèmes et des processus où les employés peuvent se référer au calendrier et aux tâches d’un projet afin de bien comprendre comment leurs contributions affectent le groupe. De cette façon, si les délais ne sont pas respectés ou si quelqu’un ne fait pas sa part, cela peut être abordé rapidement.
5 compétences essentielles pour collaborer au travail
Si vous avez déjà travaillé sur un projet de groupe qui ne s’est pas déroulé aussi bien que vous le pensiez, alors vous savez que promouvoir la collaboration sur le lieu de travail est souvent plus facile à dire qu’à faire. Vos coéquipiers travaillent peut-être à distance et sont difficiles à joindre. Ou peut-être que votre organisation est trop cloisonnée et que les départements ne veulent pas partager l’information.
Si vous êtes confronté à des défis de collaboration sur votre lieu de travail, l’une des meilleures choses que vous pouvez faire est de travailler à développer vos compétences non techniques. Faites-nous confiance – maîtriser ces cinq compétences de collaboration rendra le travail en équipe beaucoup plus facile et plus efficace.
Définition des objectifs
Lorsque vous travaillez avec une équipe, tout le monde doit comprendre le but et la vision derrière le projet, ainsi que la façon dont vous déterminerez le succès. Établir la transparence dès le départ permet de bâtir la confiance et de s’assurer que tout le monde est engagé dans la réussite et aligné sur un objectif commun.
Communication
Avant de commencer à vous attaquer à une tâche ou à une affectation, assurez-vous de définir des intentions claires. Faites savoir à vos coéquipiers ce que vous faites et fixez des attentes réalistes quant au moment où vous aurez terminé – et assurez-vous d’y donner suite.
En outre, n’oubliez pas de communiquer si vous devez apporter des modifications au plan que vous avez établi. Si un imprévu survient et que vous ne serez pas en mesure de fournir les résultats escomptés, communiquez ces changements.
Encore, c’est là que le fait d’avoir des outils de communication tout-en-un s’avère utile – si votre équipe peut se faire des appels vidéo et des messages instantanés à partir de la même application, il y a plus de chances qu’ils communiquent rapidement entre eux lorsque quelque chose se produit :
Écoute active
Lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec d’autres personnes, vous devez écouter attentivement les idées, les commentaires et les conseils de chaque membre de l’équipe – et faire preuve de considération et de respect lorsque vous répondez. C’est l’idée derrière l’écoute active.
Bien que vous ayez vos idées sur la façon dont vous aimeriez que le projet se déroule ou sur qui devrait faire quoi, vous devez quand même tenir compte des opinions de vos collègues. Vous ne serez peut-être pas toujours d’accord avec le résultat, mais en fin de compte, vous devez donner la priorité aux besoins et aux responsabilités du groupe sur vos propres désirs.
Résolution de problèmes
Parfois, des problèmes surgissent et les gens font des erreurs. Cela arrive. Lorsque des problèmes surviennent, n’oubliez pas d’analyser calmement la question en tant que groupe sans blâmer une seule personne. Au lieu de cela, concentrez votre énergie à travailler ensemble pour trouver des solutions. Cela permet de renforcer la confiance entre les membres de l’équipe et de s’assurer que chacun se sent à l’aise pour communiquer et être transparent avec les autres, même s’ils font quelque chose de mal.
Gestion du temps
Collaborer avec d’autres personnes signifie que vous devez rendre des comptes non seulement à vous-même, mais aussi aux membres de votre groupe qui dépendent de vous. C’est là que les compétences en gestion du temps entrent en jeu. Être capable de prioriser vos tâches et de les planifier en conséquence est essentiel pour vous assurer que vous pouvez respecter les délais et terminer le travail que votre équipe compte sur vous.
Outils qui aident à la collaboration sur le lieu de travail
Les équipes ne peuvent pas collaborer si elles ne peuvent pas communiquer. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux outils numériques pour vous aider à collaborer virtuellement avec vos collègues – au-delà du simple courrier électronique, car comme nous le savons, le courrier électronique n’est pas toujours le meilleur moyen d’entrer en contact avec quelqu’un :
Voici quelques-uns des meilleurs outils de collaboration que vous et votre équipe devriez avoir sur votre radar.
RingCentral
L’application de bureau et mobile de RingCentral est un outil de communication tout-en-un qui rend le travail d’équipe à travers chaque canal transparent. Elle comprend des fonctions d’appel vidéo, de messagerie, de partage de fichiers et de gestion des tâches et peut même s’intégrer à des apps comme Google Drive et Google Calendar:
Vous pouvez l’utiliser pour entamer des conversations avec des clients et des coéquipiers à travers de multiples points de contact et répondre plus rapidement à leurs questions en collaborant en temps réel entre les départements par le biais d’un appel, d’un message ou d’une vidéoconférence, le tout dans la même app :
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💰 Vous pouvez également utiliser ce calculateur pour voir approximativement combien votre entreprise pourrait économiser en utilisant RingCentral pour soutenir la communication de votre équipe entre eux – et avec les clients.
Asana
L’un des outils de gestion de projet les plus populaires du marché, Asana vous permet d’assigner des tâches à d’autres coéquipiers, d’ajouter des suiveurs aux projets et de surveiller les échéances. Dans sa version la plus basique, Asana fonctionne comme une liste de tâches ou un calendrier de projet robuste, mais sa version premium dispose de fonctionnalités utiles telles que Forms pour recueillir des informations et Timeline pour suivre les dates de début et les dépendances.
Trello
Comme Asana, Trello est un outil de gestion de projet. Il possède une interface conviviale qui organise les projets et les tâches en cartes qui peuvent être glissées et déposées dans différentes colonnes. Il est rapide à mettre en place et fonctionne bien pour suivre les projets, attribuer des tâches et voir rapidement l’état des projets de votre équipe en un coup d’œil.
Google Workspace
La suite d’outils de collaboration de Google est difficile à battre, et vous la trouverez dans la pile technologique marketing de la plupart des équipes. De Drive à Sheets en passant par le calendrier, les outils de Google Workspace sont conçus pour permettre aux équipes de modifier des fichiers en même temps et d’enregistrer toutes leurs modifications automatiquement.
Les clés d’une collaboration efficace
La collaboration efficace ne se résume pas aux ordres du jour des réunions et aux calendriers de reprise du travail.
Des défis d’innovation à l’échelle de l’entreprise aux programmes d’accueil des nouvelles recrues, les meilleurs lieux de travail utilisent de nombreuses pratiques et programmes différents qui favorisent la collaboration. Ce qu’ils ont tous en commun, c’est qu’ils comprennent le pouvoir de se rassembler pour réaliser de grandes choses.
Lorsque vous apportez les bonnes compétences à la table, adoptez le bon état d’esprit et incorporez les bons outils numériques au mélange, la magie peut se produire.