En tant que gestionnaire, vous avez beaucoup de choses à gérer, y compris s’occuper de vos employés et de leurs horaires quotidiens.
Parfois, il peut être difficile de savoir comment planifier les employés efficacement. Vous voulez que tout le monde soit heureux et que tous vos quarts de travail soient couverts en même temps.
Comment pouvez-vous vous assurer que vous le faites de la façon dont il doit être fait tout en vous préoccupant de tous les autres facteurs ?
Lisez la suite pour connaître certaines façons de rendre la planification de vos travailleurs transparente et facile afin que vous puissiez vous concentrer sur la tâche à accomplir.
Favorisez un environnement d’ouverture
Parfois, les conflits d’horaires surviennent lorsque les employés sont trop timides pour parler à leur gestionnaire des rendez-vous ou d’autres événements qui pourraient les empêcher de venir travailler. Lorsque les gens n’informent pas leur gestionnaire de leurs plans, cela crée un environnement chaotique.
Pour combattre ce problème, faites savoir à vos employés qu’ils peuvent vous faire part de leurs plans à l’avance.
Vous pourrez ainsi déplacer les quarts de travail au besoin pour vous aider à vous préparer aux changements d’horaire.
Lorsque vos employés se sentent à l’aise de vous dire qu’ils ne seront pas disponibles, il est beaucoup plus facile de modifier les horaires. S’ils ne vous informent pas des périodes de congé dont ils ont besoin et qu’ils ne se présentent pas, vous pourriez vous retrouver sans personne pour couvrir leur quart de travail.
Assurez-vous que tout le monde sait qu’il est normal de demander des congés de temps à autre. Lorsque vous créez une politique de porte ouverte, les gens seront plus ouverts et honnêtes lorsqu’ils devront manquer un quart de travail.
Essayez un horaire de deux semaines
Au lieu d’essayer de planifier vos employés sur une base hebdomadaire, envisagez plutôt un horaire de deux semaines. Cette fenêtre de deux semaines donnera à chacun un bien meilleur délai s’il doit prendre congé.
Une fois que vous aurez élaboré l’horaire de deux semaines, tout le monde devrait pouvoir le voir affiché. Cela permettra aux employés de faire des changements bien à l’avance s’ils doivent manquer une journée.
Un plan d’horaire de deux semaines aide à ouvrir les lignes de communication. Il est également beaucoup plus facile pour vous en tant que gestionnaire, car vous pouvez voir quels sont les plans beaucoup plus longtemps à l’avance.
Utilisez un grand calendrier, un tableau d’affichage ou un tableau noir pour afficher le calendrier dans un endroit où tout le monde peut le voir. Complétez cela en envoyant par courriel à tout le monde le calendrier des deux semaines afin que personne ne puisse dire qu’il n’était pas au courant.
Comment planifier efficacement les employés grâce à un logiciel
Planifier les employés est beaucoup plus facile que dans les jours d’autrefois. Heureusement, de nouvelles applications et logiciels vous permettent d’entrer des informations en ligne et de créer un calendrier universel que tout le monde peut voir.
Vous pouvez essayer ce logiciel pour garder toutes vos informations de planification dans un endroit central. Les mises à jour rapides par le logiciel aident à faire des changements un jeu d’enfant.
Le logiciel de planification vous permet d’ajuster les créneaux horaires, les dates et d’autres informations d’une manière rapide et rationalisée. Donnez à chaque employé l’accès au planning en ligne afin qu’il puisse facilement y jeter un coup d’œil rapide quand il le souhaite.
Grâce à l’utilisation du logiciel, vous n’aurez plus à vous soucier de griffonner des informations sur papier. Il vous suffit de vous connecter, d’effectuer vos modifications et de les enregistrer si nécessaire.
Certains logiciels de planification comprennent même une pointeuse intégrée. Cela vous permet de suivre les heures travaillées à des fins de paie et peut rassembler toutes les facettes de votre entreprise dans un seul programme singulier pour une utilisation facile.
Vérifiez votre dotation
Si vous vous demandez comment planifier efficacement les employés, tout pourrait se résumer à vos niveaux de personnel actuels. Par exemple, si vous constatez qu’il devient plus difficile de couvrir chaque quart de travail, il est peut-être temps d’embaucher de nouvelles personnes.
Regardez attentivement les horaires que vous avez établis dans le passé. Si vous remarquez un modèle de lacunes ou de difficultés à obtenir des personnes pour les remplacer, vous pouvez envisager une nouvelle embauche ou deux.
Si votre personnel actuel est surchargé, cela peut se retourner contre vous de façon importante. Assurez-vous que chacun obtient les heures qu’il veut et dont il a besoin sans le pousser trop fort.
Les conflits d’horaires peuvent rendre la gestion d’une entreprise plus stressante, alors assurez-vous d’avoir le niveau de personnel dont vous avez besoin pour couvrir chaque minute. Envisagez d’organiser une réunion avec vos employés actuels pour voir où ils en sont.
Créer une politique et s’y tenir
L’une des meilleures façons, et la plus efficace, de gérer les problèmes d’horaires est de créer une politique d’entreprise et de s’y tenir pour tous les employés. Si vous devez être informé à l’avance d’un changement d’horaire, faites savoir à tous que tous les changements doivent être effectués à une certaine heure et un certain jour de la semaine.
Lorsqu’il s’agit de congés, demandez aux employés de remplir une demande et donnez-leur un nombre minimum de jours d’avance. Faites-leur savoir que s’ils ne mettent pas leur demande de congé selon la politique, elle pourrait être refusée.
Bien sûr, il y aura toujours des exceptions pour certains changements d’horaire. Cependant, une politique rigoureuse créera un cadre et des lignes directrices qui garderont tout le monde sur la même page lorsqu’il s’agit de mises à jour d’horaires.
Facilitez la planification
Maintenant que vous en savez plus sur la façon de planifier efficacement les employés, cela devrait rendre la gestion d’un processus beaucoup plus rationalisé. Créez des politiques, vérifiez vos niveaux de personnel et utilisez un logiciel de planification pour que tout le monde soit sur la même page.
Avec quelques mises à jour de votre processus de planification, garder la trace de tout le monde devrait devenir plus facile avec le temps.
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