Les comptes débiteurs (CD) désignent les factures impayées d’une entreprise, ou l’argent que lui doivent ses clients. Dans votre vie personnelle, un exemple de comptes débiteurs serait d’acheter un billet pour un concert ou un événement sportif pour un ami en sachant qu’il vous remboursera plus tard. Il s’agit essentiellement d’une « reconnaissance de dette ». Dans les affaires, les comptes débiteurs représentent une ligne de crédit accordée par une entreprise, due dans un délai relativement court, qui peut aller de quelques jours à un an.
Qu’est-ce qu’un compte débiteur ?
Si une entreprise a des comptes débiteurs, c’est qu’elle a réalisé une vente, mais n’a pas encore perçu l’argent de l’acheteur. La plupart des entreprises fonctionnent en autorisant une partie de leurs ventes à crédit, offrant à leurs clients la possibilité de payer après avoir reçu le service.
Par exemple, les sociétés de services publics facturent généralement leurs clients après qu’ils aient reçu de l’électricité. Pendant que la société de services publics ou d’énergie attend que ses clients paient leurs factures, les factures impayées sont considérées comme des comptes débiteurs.
La plupart des entreprises fonctionnent en permettant à leurs clients d’acheter des biens à crédit. Le coût des ventes à crédit est ce que l’on appelle les comptes débiteurs. En général, les comptes débiteurs (CD), sont les sommes d’argent dues à l’entreprise par les acheteurs pour les biens et services rendus. Les comptes clients ne doivent pas être confondus avec les comptes fournisseurs (CP).
Alors que les CP sont la dette d’une entreprise envers ses fournisseurs ou vendeurs, les comptes clients sont la dette des acheteurs envers l’entreprise. Les comptes débiteurs sont des actifs importants pour une entreprise, tandis que les comptes créditeurs sont des passifs qui doivent être payés dans le futur par l’entreprise. Fondamentalement, les entreprises choisissent d’offrir des créances pour encourager les clients à choisir leurs produits plutôt que ceux de la concurrence.
Il est conseillé à une entreprise de mettre en place un processus AR pour déterminer les clients qui ont déjà payé et identifier les paiements qui sont en retard. Ce processus est une simple tournure d’événements qui rend les créances traçables et gérables.
Quatre étapes principales pour un processus AR typique :
- Établir des pratiques de crédit
- Facturer les clients
- Tracer les paiements reçus et les paiements dus
Comptabiliser les comptes clients
Toutefois, en utilisant les économies d’échelle, le processus peut différer pour les grandes et les petites entreprises. Les grandes entreprises ont des entrées de trésorerie plus importantes, elles investissent donc généralement dans des équipes de gestion du crédit hautement qualifiées et dans des systèmes informatiques pour aider à améliorer et à gérer efficacement le processus.
Étape 1 : Établir des pratiques de crédit
La première étape consiste pour l’entreprise à développer un processus de demande de crédit.
L’entreprise décidera ensuite, en fonction de la solvabilité du demandeur, si elle offrira des biens à crédit. L’entreprise pourrait choisir d’offrir le crédit à des clients individuels ou à d’autres entreprises.
De plus, l’entreprise établira des conditions générales pour les ventes à crédit. Ce document décrit les obligations et les exigences du client. L’entreprise doit s’assurer qu’elle respecte les lois fédérales sur le crédit, comme la divulgation complète des pratiques de crédit. Par exemple, l’entreprise doit communiquer clairement les taux d’intérêt du crédit.
Les termes et conditions diffèrent pour les grandes et les petites entreprises.
Les grandes entreprises peuvent choisir d’accorder à un client des périodes plus longues.
En revanche, les petites entreprises ne peuvent pas se permettre d’offrir des biens à crédit pour des périodes plus longues en raison de leur moindre trésorerie et de leur faible capital. La rapidité avec laquelle l’argent est collecté sur cette dette du client sera un facteur contribuant à déterminer le capital de l’entreprise nécessaire pour faire fonctionner l’entreprise et le flux de trésorerie.
Étape 2 : Facturation des clients
Une facture est un document fourni à l’acheteur détaillant les produits et services qui ont été rendus, les coûts de ces produits et services, ainsi que la date à laquelle le paiement est attendu.
Chaque facture doit avoir un numéro de facture unique pour une récupération facile. Le client a ensuite la possibilité de choisir s’il veut recevoir des factures électroniques ou physiques. Les grandes entreprises préfèrent envoyer à la fois les factures électroniques et les factures papier.
Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont moins coûteuses et pratiques. Ainsi, les petites entreprises choisissent le plus souvent d’utiliser les courriers pour livrer les factures.
Plus une entreprise met de temps à envoyer une facture, plus le client met de temps à effectuer les paiements. La facture doit être envoyée rapidement.
Étape 3 : Suivi des comptes clients
Cette étape est effectuée par un agent des comptes clients (CC). L’agent saisit un paiement déposé sur le compte bancaire du fournisseur, l’introduit dans le système des comptes clients, puis l’attribue à une facture.
L’agent rapproche également le grand livre des comptes clients pour s’assurer que tous les paiements sont comptabilisés et correctement enregistrés, puis émet des relevés mensuels aux clients. Le relevé fournit des détails aux clients sur les montants dus selon les factures envoyées précédemment.
Le processus de suivi diffère dans les grandes et les petites entreprises. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir un système avancé en place pour suivre les paiements, et peuvent utiliser un suivi manuel des AR en utilisant des outils, tels qu’Excel. Dans un processus manuel, les entreprises utilisent des feuilles de calcul pour enregistrer le moment où elles envoient les factures et celui où elles reçoivent les paiements. Les petites entreprises peuvent également ne pas avoir suffisamment de personnel pour nommer un agent des comptes clients, auquel cas l’entreprise peut embaucher un comptable professionnel pour remplir cette fonction.
Les grandes entreprises investissent généralement dans une équipe d’agents des comptes clients pour mener le processus de suivi, et elles utilisent une forme de système logiciel de suivi des comptes pour aider à assurer l’exactitude. Le système aide l’agent des comptes clients à être plus efficace, car il l’avertit automatiquement de la dette impayée.
Étape 4 : Comptabilisation des comptes clients
L’agent de recouvrement établit la date d’échéance des paiements. Après l’identification des créances impayées, le service comptable passe des écritures de journal pour enregistrer les ventes. Le processus implique à la fois la comptabilisation des créances irrécouvrables, ou des créances impayées, ainsi que l’identification des escomptes de paiement anticipé.
Une « journée dans la vie » d’un professionnel des comptes clients
Les agents des comptes clients sont le personnel le plus important impliqué dans le développement et la mise en œuvre du processus des comptes clients. Leurs activités quotidiennes comprennent généralement la supervision de l’argent dû à l’entreprise par ses clients.
Une journée typique pour un agent de comptes clients comprendrait des activités telles que la vérification des données de crédit, la classification des dettes et la réalisation d’entrées de journal pour les transactions. Le responsable du RA supervise également une équipe de commis, d’analystes et de comptables en plus des agents de recouvrement des créances.
Chaque jour, le responsable s’assure que l’équipe travaille en collaboration pour garantir le succès du processus de RA établi.
Par exemple, un client peut demander à acheter des biens à crédit. Le responsable des comptes clients demanderait aux analystes de crédit d’identifier la solvabilité du client.
Le responsable s’assurerait qu’une fois le client identifié comme solvable, les factures seraient préparées par les commis aux comptes clients et émises à temps.
Puis, les comptables détermineraient le total des ventes à crédit pour la journée. L’information est ensuite transmise aux agents de recouvrement, y compris la date d’échéance pour le recouvrement de l’argent.
L’effet de l’automatisation sur le processus des comptes clients
Achat :
Le service des achats passe la commande et transmet une copie du bon de commande (BC) au service des comptes clients. L’organisation reçoit les biens ou les services – soit par le biais du service de réception, soit par l’employé qui les a commandés – et le fournisseur envoie la facture au service AP. Vous pouvez en savoir plus sur l’ensemble du processus d’approvisionnement jusqu’au paiement ici.
Traitement des factures :
Un employé du service AP saisit manuellement les données de la facture dans un système comptable avant de stocker physiquement le document papier dans un classeur. Les nouvelles informations sur les fournisseurs sont saisies en utilisant les conventions de dénomination de l’organisation pour éviter les doublons. L’exactitude des informations sur les fournisseurs, nouveaux et existants, est vérifiée par rapport à des sources internes, telles que le fichier principal des fournisseurs, et des sources externes, telles que le service de comparaison des NIF de l’IRS et la liste des organisations interdites de commerce aux États-Unis de l’Office of Foreign Control (OFAC) du département du Trésor américain. Vous pouvez en savoir plus sur la facturation électronique ici.
Approbation de la facture:
Un commis AP effectue une correspondance à trois voies. Une correspondance à trois voies compare le PO, le reçu et la facture pour identifier les inexactitudes ou les données non concordantes. Un gestionnaire de la comptabilité fournisseurs prépare et approuve les documents relatifs à toute exception pour livraison tardive, articles endommagés, mauvais articles expédiés ou autres problèmes.
Paiement:
L’équipe de la comptabilité fournisseurs prépare le paiement, soit en rédigeant un chèque, soit en établissant une transaction par chambre de compensation automatisée (ACH) ou par transfert électronique de fonds (TEF). Un responsable de la comptabilité fournisseurs, un contrôleur ou un directeur financier (selon le processus d’approbation de l’entreprise) approuve le paiement, autorisant le service à prendre un escompte pour paiement anticipé pour un fournisseur si le paiement est effectué dans la plage de dates spécifiée dans les conditions. Le paiement est envoyé par courrier américain, virement bancaire, ACH/EFT, société de transport ou coursier.
Gestion des fournisseurs :
Le fournisseur appelle le service AP pour demander où en est le paiement. Un commis au service de la comptabilité fournisseurs fait des recherches sur la question et détermine si la facture est toujours dans le processus d’approbation ou si le paiement est dans le courrier.
Mises à niveau du système :
Le service des technologies de l’information (TI) surveille le système de planification des ressources de l’entreprise (PRE) de l’entreprise et tout matériel et logiciel que le service de la comptabilité fournisseurs utilise. L’équipe informatique approuve et installe les nouvelles versions des logiciels selon les besoins. L’équipe du CTO étudie toute proposition du service AP pour une nouvelle technologie et détermine comment l’intégrer aux systèmes existants de l’entreprise.
Rapports et analyses :
Le service AP prépare et étudie les feuilles de calcul qu’il a construites dans Excel, ou un outil similaire, en analysant toutes les transactions, en surveillant les performances et les mesures du service, y compris les jours d’impayés (DPO). Le directeur financier supervise les flux de trésorerie de l’organisation par le biais de conversations avec le directeur des comptes fournisseurs. Le PDG reçoit des rapports écrits et verbaux du directeur financier sur les performances de l’organisation.
L’évolution continue des processus de comptes clients
Tout comme dans les comptes fournisseurs, les processus manuels dans les départements de comptes clients créent des inefficacités majeures et des frais généraux excessifs, faisant des ravages sur la trésorerie d’une entreprise.
Les processus obsolètes et basés sur le papier augmentent les radiations de créances irrécouvrables et empêchent les entreprises d’accéder aux liquidités dont elles ont besoin pour soutenir leurs objectifs de croissance. En moyenne, une entreprise radie 4 % de ses comptes clients en tant que créances irrécouvrables. Pour une entreprise de 10 millions de dollars, cela représente 400 000 $ par an qu’elle perd.
En mettant en œuvre une solution d’automatisation, les entreprises peuvent voir une réduction de 10 à 20 % des créances irrécouvrables, remettant les économies dans leur entreprise.