Un audit de PTO est une partie essentielle de la conformité continue des RH. Communiquer clairement les mises à jour des politiques de congés est une partie importante de ce processus. Utilisez le modèle suivant pour transmettre les mises à jour des politiques de vacances à vos employés.
Comment communiquer un changement de politique de PTO aux employés
Les politiques de PTO nécessitent un examen régulier pour que les entreprises restent compétitives, conformes et financièrement solvables. La façon dont vous communiquez une mise à jour d’une politique de congés existante est particulièrement importante pour maintenir le moral et l’engagement des employés. La transparence peut aller très loin dans ce message.
Incluez les informations suivantes dans votre communication :
- Expliquez la raison de la vérification : Les employés peuvent être frustrés par le changement (c’est-à-dire » perdre » leurs PTO accumulés), mais ils apprécieront la transparence lorsque des mises à jour sont effectuées.
- Détaillez les mises à jour : Entre le plafonnement des montants de reconduction et le passage complet à un modèle illimité, les RH doivent inclure exactement ce qui a changé et pourquoi.
- Comment la politique affecte les travailleurs horaires par rapport aux travailleurs salariés : Selon la politique, les changements peuvent affecter un groupe de travailleurs et pas l’autre. Toute communication des RH doit être spécifique pour limiter la confusion.
- Afficher la politique : Les PTO sont là pour que les employés les utilisent, ils devraient donc pouvoir accéder à la politique à tout moment. Cela offre encore plus de transparence entre les RH et les employés.
- Date de début : Qu’ils soient immédiats ou à terme, les employés doivent savoir quand s’attendre à ce que les changements aient lieu.
- FAQ anticipée : Les RH doivent garder une longueur d’avance avec des réponses pré-générées aux questions attendues que les employés peuvent poser lorsque la politique est annoncée.
Template : Communication de mise à jour de la politique de PTO des employés
Utiliser le modèle suivant lors de la communication d’une mise à jour de la politique de PTO de votre entreprise :
Équipe,
Je vous joins aujourd’hui concernant une mise à jour de la politique de PTO de ‘s. Les RH ont vérifié les avantages de l’équipe en matière de congés et ont mis à jour le plan avec une nouvelle politique qui aidera à garder notre organisation financièrement saine – maintenant et à l’avenir.
Dans cet esprit, à partir de , nous mettrons en œuvre les changements suivants à notre politique de PTO :
- Les PTO seront disponibles pour les employés exempts et non exempts
- Les employés reçoivent leurs PTO alloués au début de l’année civile
- Toutes les demandes et approbations de PTO seront suivies en utilisant
- Les allocations de PTO sont les suivantes :
- 0-5 ans de service – jours de PTO chaque année pour les employés exemptés ; jours de PTO chaque année pour les employés non exemptés
- 6-10 ans de service – jours de PTO chaque année pour les employés exemptés ; jours de PTO chaque année pour les employés non exempts
- 10+ années de service – jours de PTO chaque année pour les employés exempts ; jours de PTO chaque année pour les employés non exempts
- Les demandes de PTO peuvent ne pas être approuvées pendant , qui est notre période la plus chargée de l’année ; nous encourageons les employés à travailler avec leurs gestionnaires pour identifier les périodes appropriées pour les congés pendant cette période
- Les employés peuvent reporter jusqu’à cinq jours de PTO non utilisés d’une année à l’autre ; tout PTO non utilisé dépassant cinq jours est perdu au début de la nouvelle année civile
s’attend à ce que certains employés aient des questions sur la nouvelle politique. Les RH ont produit un ensemble de FAQ anticipées – disponibles ici – qui devraient répondre à toutes les préoccupations que vous pourriez avoir.
Si vous avez des questions supplémentaires sur la politique de PTO, veuillez contacter .
Merci comme toujours pour votre engagement envers notre équipe.