Le télétravail peut ne pas convenir à tous les employés et/ou postes. Votre superviseur vous informera si vous êtes admissible au télétravail temporaire et confirmera avec vous les conditions spécifiques au poste d’un tel arrangement.
Qui est concerné par cette politique ?
Tous les employés réguliers ; ne s’applique pas aux employés temporaires ou aux employés qui travaillent à distance en dehors des États-Unis.
Exclusions
Les employés non exemptés (sauf en tant qu’accommodement raisonnable approuvé des handicaps, ou autrement jugé approprié dans le cadre de cette politique temporaire à la discrétion de Middlebury).
Définitions
Télétravail – Travailler à domicile, ou dans un autre endroit éloigné, tout en utilisant la technologie pour se connecter au bureau auquel l’employé est affecté.
Politique
Le télétravail est un arrangement commercial qui permet aux employés de travailler à partir d’un endroit éloigné en se connectant électroniquement à Middlebury, que ce soit à partir de la maison, de la route ou d’un autre endroit aux États-Unis. Cette politique régit les arrangements potentiels de télétravail temporaire qui sont requis pratiquement par l’éclosion COVID-19.
En raison de l’incertitude de la durée et de la gravité de l’épidémie de COVID-19, tous les arrangements de télétravail temporaire seront évalués sur une base continue et sont susceptibles d’être modifiés ou interrompus immédiatement sur avis écrit. Les employés qui sont approuvés pour le télétravail temporaire ne doivent pas s’attendre à un télétravail continu. Pour les employés qui ont été précédemment approuvés pour un arrangement de télétravail continu, les politiques et les accords applicables à cet arrangement resteront en vigueur, à moins que les circonstances relatives au foyer COVID-19 ne justifient une exception.
Dans la mesure du possible, les tâches et les responsabilités professionnelles d’un employé ne changeront pas en raison du télétravail temporaire. Le professionnalisme dans l’exécution des tâches professionnelles, le rendement et la productivité du travail, et le service au département de l’employé, aux clients, aux étudiants, et/ou à d’autres circonscriptions, le cas échéant, et les communications connexes, doivent être maintenus aux normes établies par Middlebury et le superviseur de l’employé. Les employés en télétravail temporaire doivent être disponibles pendant les heures de bureau par courriel et par téléphone pour communiquer avec les parties prenantes concernées, si nécessaire. Dans la mesure du possible, la quantité de temps qu’un employé est censé travailler et/ou les attentes en matière de productivité ne changeront pas en raison du télétravail, bien que les horaires de télétravail temporaire puissent inclure des heures de travail flexibles en dehors des heures de travail normales, ou des heures de travail réduites, afin de tenir compte des défis auxquels les employés peuvent être confrontés à leur domicile et dans leur communauté en raison de l’épidémie de COVID-19, tel que déterminé à la discrétion de Middlebury.
Une communication ouverte et continue entre l’employé en télétravail et son superviseur est la clé d’un arrangement de télétravail temporaire réussi. On s’attend à ce que l’employé et le superviseur travaillent ensemble pour se tenir mutuellement au courant des événements ou des informations obtenues pendant la journée de travail. Les employés doivent communiquer avec leur superviseur afin d’identifier à l’avance, et de façon continue, toute tâche ou responsabilité professionnelle qui ne peut être exécutée efficacement pendant le télétravail temporaire. De même, les employés doivent informer rapidement leur superviseur si des circonstances personnelles, telles que la maladie ou la garde de personnes à charge, empêchent l’employé de s’acquitter pleinement des tâches convenues. Des modifications seront envisagées si nécessaire, et mises en œuvre lorsque cela est possible dans la mesure jugée appropriée par Middlebury.
Demande d’autorisation de télétravail
Les employés qui souhaitent explorer l’option du télétravail temporaire tel que requis par l’éclosion COVID-19 doivent en parler à leur superviseur et aux ressources humaines. Middlebury examinera les demandes de télétravail au cas par cas, en tenant compte de facteurs tels que la pertinence du poste pour le télétravail, la durée de l’emploi de l’employé à Middlebury, l’ancienneté, la performance de l’employé, les mesures disciplinaires antérieures, la flexibilité, la ou les raisons du télétravail et la capacité à travailler de manière indépendante. Les employés qui sont autorisés à télétravailler doivent signer un accord sur le lieu de travail alternatif temporaire et, si le télétravail est approuvé, ils devront communiquer avec Middlebury à un niveau compatible avec les employés travaillant au bureau ou d’une manière et à une fréquence qui semblent appropriées pour le travail et les personnes concernées.
Équipement et fournitures de télétravail
Au cas par cas, et sous réserve de modifications à tout moment, Middlebury déterminera quel équipement, le cas échéant, fournir à l’employé pour faciliter l’accord de télétravail. Middlebury n’accepte aucune responsabilité pour le vol, la perte, les dommages ou les réparations de l’équipement appartenant à l’employé. Tout équipement que Middlebury fournit à un employé dans le cadre d’un arrangement de télétravail restera la propriété de Middlebury, et Middlebury entretiendra cet équipement. Cet équipement doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles. Selon les circonstances, l’employé peut être responsable de tout vol, dommage ou perte de biens appartenant à Middlebury. Middlebury fournira à l’employé les fournitures de bureau appropriées (stylos, papier, etc.) pour qu’il puisse s’acquitter de ses responsabilités professionnelles. Middlebury remboursera également l’employé pour certaines dépenses professionnelles telles que les appels téléphoniques, les frais d’expédition, etc. qui sont raisonnablement encourues conformément aux responsabilités professionnelles. Sauf accord préalable écrit, Middlebury ne sera pas responsable des autres coûts que l’employé peut encourir pendant le télétravail.
Lieux de travail en télétravail
Le télétravailleur doit désigner un espace de travail, dans la zone de travail hors site, pour l’installation de tout équipement à utiliser pendant le télétravail. Cet espace de travail doit être maintenu dans un état sûr, exempt de tout danger pour les personnes et le matériel. L’employé signalera immédiatement toute blessure subie pendant le télétravail à son superviseur et aux Ressources humaines.
Sécurité
Les employés approuvés pour le télétravail temporaire sont responsables de la sécurité des informations, des documents et des dossiers en leur possession ou utilisés pendant le télétravail. Le matériel à accès restreint ne doit pas être consulté ou retiré du lieu de travail sans le consentement écrit du superviseur de l’employé. Les employés approuvés pour le télétravail temporaire doivent appliquer les mesures de protection appropriées pour protéger les informations confidentielles de Middlebury contre toute divulgation ou tout dommage non autorisé, et doivent se conformer à tous les protocoles et exigences de confidentialité et de sécurité mis en œuvre par Middlebury.
Toutes les autres politiques s’appliquent
Les employés en télétravail de Middlebury doivent continuer à respecter toutes les autres politiques et procédures, y compris celles concernant l’utilisation des ordinateurs, les médias sociaux et la confidentialité. Comme condition au télétravail, tous les employés qui reçoivent la permission de télétravailler en vertu de la présente politique doivent d’abord signer une entente sur le lieu de travail alternatif temporaire.
Présence au travail
Dans le cas où un employé approuvé pour le télétravail temporaire a déjà prévu d’être physiquement présent sur un lieu de travail, une fonction, une réunion ou un autre événement, ou croit que sa présence physique est nécessaire à un événement prévu après le début de l’entente de télétravail temporaire, l’employé doit d’abord communiquer avec son superviseur. Ce dernier, en collaboration avec les Ressources humaines si nécessaire et approprié, évaluera si l’employé doit quand même assister à l’événement à la lumière de tous les faits et circonstances pertinents connus à ce moment-là. La santé et la sécurité de l’employé, ainsi que la santé et la sécurité des autres employés de Middlebury et de la communauté locale, seront soigneusement prises en compte dans cette prise de décision.
Demandes de congé
À moins qu’un horaire flexible ne soit convenu, les employés ne doivent pas permettre que des événements et des activités non liés au travail perturbent ou interfèrent avec le temps de travail prévu. Les demandes d’utilisation de congés de maladie, de vacances ou d’autres congés doivent être approuvées de la même manière que pour l’employé qui ne télétravaille pas. Si un employé non exonéré tombe malade alors qu’il travaille sur un autre lieu de travail, il doit déclarer les heures réellement travaillées et utiliser les congés de maladie pour les heures non travaillées.
Employés non exonérés
Les employés non exonérés en télétravail sont couverts par les exigences en matière d’heures supplémentaires du Fair Labor Standards Act ou des IWC Wage Orders (employés californiens), et doivent donc se conformer à toutes les exigences en matière de tenue de dossiers. Les employés non exemptés qui pratiquent le télétravail doivent enregistrer avec précision et déclarer en temps voulu toutes les heures de travail pour pouvoir continuer à participer au programme de télétravail. Un superviseur doit approuver, à l’avance, toute heure travaillée en sus de celles spécifiées par jour et par semaine, conformément aux exigences locales, étatiques et fédérales. Middlebury peut révoquer les privilèges temporaires de télétravail de tout employé qui ne se conforme pas à cette exigence.
Implications fiscales
Les employés qui télétravaillent à partir d’un autre état ou qui travaillent dans plusieurs états sont responsables de déterminer correctement leurs impôts. Les employés sont encouragés à consulter un professionnel de l’impôt pour déterminer la méthode correcte de retenue des impôts sur le revenu.
Durée de l’arrangement temporaire de télétravail
Tous les arrangements temporaires de télétravail requis pratiquement par l’éclosion COVID-19 et accordés en vertu de cette politique sont accordés sur une base révocable. Par conséquent, à sa seule discrétion, Middlebury peut interrompre tout arrangement de télétravail à tout moment, bien qu’un préavis raisonnable soit fourni dans la mesure du possible. À moins que d’autres dispositions n’aient été prises, à la fin de l’accord de télétravail ou de l’emploi, selon la première éventualité, l’employé doit rendre à Middlebury tous les biens appartenant à Middlebury en bon état de fonctionnement, moins l’usure normale.
Cette politique ne vise pas à modifier la relation d’emploi à volonté de quelque façon que ce soit. Par conséquent, à moins qu’un employé ne dispose d’un contrat de travail écrit et signé valide stipulant le contraire, l’emploi est à volonté et peut être résilié par l’employé ou par Middlebury à tout moment.
L’emploi à Middlebury est à volonté et peut être résilié par vous ou par Middlebury à tout moment sans motif et sans préavis.