De nombreuses petites entreprises ne pensent pas à l’absentéisme jusqu’à ce qu’il devienne un problème. Un jour, un gestionnaire remarquera qu’un employé en particulier semble s’être fait porter malade » souvent « , mais il n’en sera pas sûr parce que les jours de maladie n’ont pas été suivis. Le gestionnaire peut se référer aux textes ou aux courriels et déterminer combien de fois l’employé a été absent, et même encore ne pas être sûr de ce qui est trop quand il s’agit d’absentéisme.
L’absentéisme « excessif » est un terme que j’utilise pour décrire le dossier de présence d’un employé particulier s’il a été absent beaucoup plus que l’employé typique et n’a pas de raisons valables pour ces absences. L’absentéisme excessif implique un comportement hors normes, c’est-à-dire au-delà de ce qui est normal pour votre entreprise et de ce qui est normal pour la population en général. Ainsi, le terme « excessif » ne peut être reconnu dans un jour, une semaine ou même un mois donné. Je préfère plutôt utiliser une année complète pour évaluer l’absentéisme, car je n’ai alors pas à ajuster en fonction des saisons d’épidémie de rhume et de grippe.
Un exemple d’absentéisme excessif que je vois assez souvent (étonnamment) est la situation où un employé particulier a été malade plus que le reste des employés réunis ! !! Un exemple extrême qui qualifie clairement d’excessif et qui, pour les petits employeurs, affecterait sérieusement les livrables.
Mais l’absentéisme excessif peut se produire dans des situations bien moins extrêmes, d’où la nécessité d’avoir un processus pour établir ce qui est « excessif ». Voici comment :
- Commencez à suivre les présences de chacun. Cela peut être facilement fait dans une feuille de calcul excel où chaque date de travail est listée en haut et chaque employé a une ligne en bas à gauche. Chaque fois que quelqu’un est absent, vous notez la raison dans la cellule appropriée. Les catégories que j’utilise pour classer les absences sont :
- Vacances (V),
- Congés (L) qui peuvent inclure le deuil, le médical, le wcb, la maternité, etc,
- Absence préapprouvée (P) pour les situations où l’employé demande et est approuvé à l’avance pour se rendre à un rendez-vous ou s’occuper d’une situation personnelle ou familiale, et
- Absence non planifiée (U) lorsque l’employé n’est pas au travail et ne vous a pas donné la possibilité de l’approuver au préalable.
- Une fois que vous avez au moins 6 mois de suivi des présences, passez en revue et comptez le nombre de chaque type d’absence « U » de chaque personne. Triez les employés du plus élevé au plus bas.
- Identifiez ceux qui font partie des 10% les plus élevés (c’est-à-dire ceux qui ont le plus d’absences, et généralement bien au-delà de la moyenne de l’entreprise) .
Si les 10% les plus élevés ont plus d’absences non planifiées que la moyenne nationale (qui, l’année dernière, était d’environ 9 absences par an), alors vous pouvez avoir une situation excessive et il est temps d’explorer ce qui se passe avec ledit employé. Si même vos 10 % supérieurs sont inférieurs à la moyenne nationale, vous voudrez peut-être quand même vous pencher sur la question, mais je n’utiliserais pas le terme excessif, même s’il peut l’être pour votre entreprise.