Qu’est-ce que l’expédition EDI et comment fonctionne-t-elle ?
L’industrie de l’expédition est boostée en termes de leur travail récemment, post COVID-19, chaque pays est dépendant de l’expédition pour le transport intérieur, l’importation, l’exportation, etc. et dans cela, la tâche la plus difficile est de maintenir les données ou les détails de la transaction. La tâche la plus difficile est de conserver les données ou les détails de la transaction. Avec l’augmentation des exigences des clients, la documentation sur papier est également un aspect dont les entreprises se lassent. Et si toutes ces transactions de données pouvaient être effectuées en ligne sans papier, c’est alors que nous pouvons utiliser le système d’expédition EDI. Il aide la transaction EDI B2B à se produire de manière transparente avec très peu d’erreurs
Qu’est-ce que l’EDI dans les industries d’expédition
Le monde de l’expédition change dans tous les aspects que ce soit les voies aériennes, les voies navigables, les voies terrestres ou les chemins de fer. Comme tout le processus de la chaîne est interdépendant les uns des autres, les activités d’importation et d’exportation se déroulent vigoureusement. Ainsi, pour survivre dans l’environnement commercial, une entreprise doit améliorer ses performances, y compris son processus d’expédition.
Normalement, l’entreprise d’expédition doit gérer les détails de la documentation de l’
- Entrepôt
- Détails de distribution
- Détails d’expédition
- Matières financières
Pour éviter toute sorte de détails désorganisés et pour obtenir des sorties plus efficaces, les entreprises se tournent vers l’EDI.
L’EDI dans les industries d’expédition génère les documents requis et les arrange d’une manière organisée. L’EDI d’expédition a prouvé qu’il est plus efficace dans son travail et a grandement bénéficié à l’industrie de l’expédition.
Comment fonctionne l’EDI dans les industries d’expédition?
Il doit y avoir des données maintenues sur le but du traitement des marchandises, des expéditions ou de toute sorte d’activité financière pour la logistique EDI. Au lieu de saisir chaque donnée, le système d’échange de données informatisées (EDI) automatise toute la procédure en collectant toutes les données disponibles dans le système.
Par ex.
Supposons qu’il y ait une expédition de 10 000 mobiles de l’entrepôt à la salle d’exposition. En scannant un seul code QR disponible sur la boîte, le système d’expédition EDI accède en une seule fois aux données d’expédition, à l’adresse de la salle d’exposition, aux finances en cours, aux factures et aux facturations. Il envoie ce rapport aux personnes, départements ou systèmes concernés. Toutes ces activités seront effectuées par une automatisation complète et ne nécessiteront aucune intervention humaine. Avec cet exemple, nous comprenons clairement comment l’EDI fonctionne dans la logistique.
Qu’est-ce que l’EDI dans l’industrie du transport ?
Un autre aspect est le transport EDI devient populaire dans l’industrie du transport. L’échange de données sans faille entre deux entreprises dans le monde du transport peut être automatisé avec l’aide du transport EDI. Cela permet d’économiser de l’argent et du temps dans une large mesure, sans erreur de frappe. Un autre avantage clé de l’EDI dans l’industrie du transport est qu’il offre une communication transparente à travers le système de la chaîne d’approvisionnement.
Codes de transaction communs pour l’EDI dans le transport
- 204 – Appel d’offres de chargement du transporteur routier : Le transporteur l’envoie au transporteur obtenir une info détaillée de la facture de débarquement d’une expédition
- 990 – Réponse à la soumission de charge : Elle est utilisée par les transporteurs routiers. Il s’agit d’indiquer s’ils vont prendre en charge une expédition particulière qui a été offerte auparavant par un expéditeur. Ce code est la réponse pour la transaction 204
- 211 – Connaissement : Le transporteur envoie cet ensemble de transactions au transporteur pour fournir une information détaillée du connaissement pertinente à un envoi.
- 212 – Manifeste de la remorque de livraison : Le transporteur peut envoyer un ensemble de transactions aux parties intéressées qui contient la liste des remorques ayant de nombreuses expéditions qui ont les soumissions pour la livraison
- 214 – Message de statut de l’expédition : Ce code est envoyé par le transporteur à l’expéditeur ou au destinataire pour fournir une mise à jour pour vos expéditions avec la date, l’heure, le lieu, les numéros de contact et l’itinéraire
- 210 – Détails du fret et facture : Ce code est utilisé par le transporteur pour la réquisition du paiement pour les services pris ou les services commandés
- 820 – Ordre de paiement/avis de remise : Cet ensemble de codes est utilisé par le payeur pour envoyer les informations relatives aux paiements
- 997 – Accusé de réception fonctionnel : Il est utilisé en réponse pour chaque transaction afin de déclarer l’approbation par le bénéficiaire, l’expéditeur.
Histoire de l’EDI dans l’expédition et la logistique
C’est en 1965 qu’une ligne de bateau à vapeur entre l’Amérique et les Pays-Bas a commencé à utiliser l’EDI en envoyant un message. Bien qu’il ne s’agissait pas du véritable EDI, les aspects et les protocoles étaient les mêmes. En 3 ans, c’est-à-dire en 1968, de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser le système appelé messagerie électronique. Mais il y avait une confusion pour les formats et des normes différentes entre 2 entreprises. Un comité a donc été formé sous le nom de Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert le présida et travailla aux côtés de Joseph Carley, Earl Bass et Ralph Notto.
Ils développèrent les normes de clarification entre deux partenaires qui donnèrent la voie à l’ANSI X12 et au suivi EDI moderne.
Avantages de l’EDI dans le transport
- Comme il n’y a pas d’interférence humaine, la génération, l’envoi ou l’enregistrement de toute transaction se fait beaucoup plus rapidement.
- L’information est fournie en temps réel de sorte que la possibilité des retards peut être évitée dans le processus d’envoi ou de réception.
- L’intégration de toutes les opérations peu importe la mer, la terre, l’air sont faites dans un seul flux de communication par le système pour l’opérateur logistique.
- Il fournit des procédures d’administration sécurisées dans le cas de la douane ou PIF etc.
- Il aide à la planification de la chaîne d’approvisionnement pour les intermédiaires comme les distributeurs, les détaillants afin qu’il n’y ait pas de fourniture de logistique défectueuse ou périmée.
Codes d’expédition EDI
Une liste d’éléments qui sont mentionnés dans un document EDI et ce que cela signifie pour l’expéditeur et le récepteur est connue comme une liste de codes. Et dans cette liste, les noms de chaque code d’expédition EDI ont une signification et délivrent le bon type d’information/message.
Vous trouverez ci-dessous quelques types de codes EDI:-
– 01 Basic
– 02 End of Month
– 03 Fixed Date
– 05 Discount not applicable
Une liste de codes pour chaque élément mentionné dans le document est offerte par chaque norme EDI à travers laquelle les caractéristiques suivantes sont appliquées telles que :-
– Faire usage d’un nombre quelconque de codes selon nos besoins
– Créer des tables de codes uniques qui stockent des informations de codes dans n’importe quel champ et pour énoncer une chose spécifique.
– Importer et exporter des listes de codes entre les formulaires et les copier-coller.
Traduire un code EDI dans un langage de profane est fait par un traducteur EDI qui peut aider à décoder le message.
Plus on connaît la signification et le but de chaque code, plus on comprend les codes d’expédition EDI.
Documents d’expédition EDI
Un document EDI est désigné par son numéro et son nom.
Un document d’expédition EDI a pour fonction d’échanger des informations entre partenaires commerciaux et contient la même quantité d’informations que son équivalent papier.
Un document EDI se compose de trois pièces principales : les enveloppes, les segments et les éléments de données, formatés pour suivre une norme EDI spécifique.
Par exemple, l’ordre X12 940- Expédier de l’entrepôt est un document EDI utilisé pour donner des instructions à l’entrepôt lors de l’expédition de marchandises à un partenaire commercial.
Donner du sens à un document d’expédition EDI peut être complexe et prendre du temps. Certaines entreprises ont trouvé un moyen de gérer en comprenant les normes sur lesquelles le document est basé sur la mise en œuvre de lignes directrices et la gestion de l’information.
Frais d’EDI dans l’expédition
Lorsqu’un transitaire organise l’échange de données électroniques aux ports/douanes et autres entités gouvernementales qui ont besoin de l’information est comment les frais d’EDI dans l’expédition sont appliqués. Parfois, les frais sont appliqués à la demande du client ou d’un vendeur qui peut facturer des frais pour un service particulier et peut même regrouper les frais dans un prix total du paquet.
EDI 940 Warehouse Shipping Order
Cet ordre d’expédition est envoyé par le fournisseur lorsqu’il veut impliquer un entrepôt tiers ou une entreprise logistique tierce (3PL) pour faire une expédition à un détaillant, un épicier, un distributeur ou à un emplacement secondaire du fournisseur.
L’ordre d’expédition d’entrepôt EDI 940 peut transmettre les instructions pour expédier le même produit à plusieurs endroits ou des cartons spécifiques à un endroit précis.
L’ordre d’expédition d’entrepôt EDI 940 comprend des avantages pour l’expéditeur et le destinataire. En voici quelques-uns :-
- Réduit le temps dans lequel le fournisseur doit soumettre les ordres d’expédition.
- Elimine l’utilisation du courrier électronique, du fax ou du CSV pour envoyer ou recevoir les ordres d’entrepôt.
- Augmente l’efficacité opérationnelle en réduisant le temps et en supprimant l’utilisation du papier
- Il fournit des données plus précises et se débarrasse des erreurs.
Éléments de données clés de l’EDI 940 Ordre d’expédition d’entrepôt
- Numéro de commande de vente de l’acheteur.
- Numéro de commande du fournisseur
- Endroit d’expédition de l’acheteur
- Date d’expédition demandée
- Identifiants d’articles
- Quantités.
Transaction d’expédition EDI
Lorsqu’une entreprise veut envoyer un ordre de vente à une autre entreprise, c’est là qu’a lieu une transaction EDI. Une transaction d’expédition EDI est un document commercial normalisé. Les entreprises et les partenaires commerciaux échangent ces documents en utilisant les normes EDI. De cette façon, vous pouvez automatiser et rationaliser les commandes de vente, les factures, les accusés de réception, les paiements, le suivi et d’autres rapports.
Une transaction d’expédition EDI ne sert à rien si elle ne contient pas une certaine petite quantité de données vitales. Les transactions EDI ont été conçues pour être indépendantes de la communication utilisée par les entreprises ou de la technologie logicielle qui génère les données EDI.
EDI 945 Avis d’expédition d’entrepôt
Un avis d’expédition d’entrepôt EDI 945 est effectué lorsqu’un tiers logistique (3PL) ou un entrepôt veut informer le fournisseur que l’expédition a été effectuée. Il fournit les informations nécessaires au fournisseur pour vérifier la qualité expédiée par rapport à la quantité commandée, créer une facture et générer une transaction 856 Advance Ship Notice (ASN).
Avantages
Les avantages pour l’expéditeur et la réception dépendent du degré d’automatisation et d’intégration de la transaction pour les deux parties. Les avantages de l’expédition d’entrepôt EDI 945 comprennent :
– Réduit le temps passé par un entrepôt à envoyer manuellement des avis d’expédition et des documents d’expédition sur papier.
– Augmente l’efficacité opérationnelle en réduisant le volume de la paperasse.
– Se débarrasse de l’utilisation de l’email, du fax ou du CSV pour envoyer ou recevoir des avis d’expédition d’entrepôt.
– Deux raisons principales pour lesquelles l’EDI 945 est utilisé
– Pour signaler une raison de changement de date d’expédition, pourquoi des produits ont été coupés d’une expédition et des informations sur la substitution de produits.
– Pour communiquer le détail de l’expédition au client de détail dans l’avis d’expédition EDI.
Avis d’expédition EDI 856
EDI ASN ou avis d’expédition anticipé, également appelé code EDI 856 est utilisé pour établir une communication électronique du contenu de l’expédition à un autre partenaire. Fondamentalement, c’est un préavis pour le partenaire sur l’arrivée de l’expédition. Il est couramment utilisé par les industries manufacturières, les industries automobiles, les détaillants, soit pour informer, soit pour répondre aux codes EDI 850, EDI 830, EDI 862. Il comprend la description, l’information et les types de produits. Il se compose donc de
- Informations sur l’expédition et numéros de suivi
- Numéros de commande et informations
- Informations sur les articles et la quantité
- Informations sur l’emballage
EDI 862 Shipping Schedule
Dans le domaine de l’expédition, les instructions changent très fréquemment et cela dépend de nombreux facteurs. Le code EDI 862 est utilisé pour décrire si,
- La quantité de la commande est diminuée
- La quantité de la commande est augmentée
- Il y a un changement dans la date d’expédition.
Avec cela, il s’assure également que le fournisseur a suffisamment de stock ou non, diverses instructions sur les expéditions et la plupart des aspects des codes EDI 862 correspondent aux codes de planification EDI 830. Ainsi, l’EDI 862 traite essentiellement des calendriers, des commandes, des mises à jour opportunes de l’expédition.
Emballage
Comme d’autres industries, l’EDI offre de nombreux avantages pour l’industrie de l’expédition également. De nombreux fournisseurs de services EDI proposent des solutions EDI robustes et puissantes pour vous aider. Parmi eux, la solution ‘Map My EDI’ de WebBee Global est la meilleure.
Ce ‘MapMyEDI’ offre plusieurs avantages tels que la recherche de suivi EDI &, l’EDI B2B, les accords EDI, le mappage EDI, la gestion des erreurs EDI et les codes de transaction EDI.
Par conséquent, utilisez cette solution EDI pour vos échanges de données commerciales et améliorez les performances globales au plus tôt.
La solution EDI de WebBee Global vous permet d’échanger des données avec vos clients.