Soyez efficace, pas efficient

Avez-vous déjà terminé toute une liste de tâches mais réalisé à la fin de la journée que vous n’avez en fait pas accompli grand-chose ? La raison en est probablement que vous avez été efficace mais pas effectif.

« Être occupé ne signifie pas toujours travailler réellement. L’objet de tout travail est la production ou l’accomplissement et, pour l’une ou l’autre de ces fins, il faut de la prévoyance, un système, de la planification, de l’intelligence et un but honnête, ainsi que de la transpiration. »

– Thomas A. Edison

L’efficience et l’efficacité semblent similaires mais ont en fait des significations très différentes. L’efficience est la capacité d’effectuer des tâches rapidement, qu’elles soient importantes ou non, tandis que l’efficacité est la capacité de choisir et d’effectuer les tâches les plus pertinentes pour votre objectif. L’efficience vous permet d’effectuer une tâche rapidement même si cette tâche n’est pas pertinente pour vos objectifs alors que l’efficacité vous aide à atteindre vos objectifs en vous assurant que votre temps est investi uniquement dans les tâches les plus importantes.

Pour utiliser une analogie avec une voiture, la vitesse de la voiture est comme l’efficacité. La vitesse de la voiture n’a pas d’importance si elle se déplace dans la mauvaise direction. La direction de la voiture est analogue à l’efficacité. Voyager dans la bonne direction et être efficace permet de perdre le moins de temps possible.

L’efficacité est presque toujours meilleure que l’efficience. L’art de l’efficacité consiste à éviter le travail inutile qui ne devrait pas être fait en premier lieu. Lorsque vous évitez le travail inutile, vous pouvez y consacrer zéro temps avec une perte minimale puisqu’il est sans importance. Aucune augmentation de l’efficacité ne peut réduire à zéro le temps consacré à une tâche. C’est pourquoi il vaut mieux être efficace qu’efficient.

Ayez une liste de choses à ne pas faire

Lorsque vous planifiez votre journée, la façon la plus directe de vous assurer que vous travaillez sur des tâches utiles tout en évitant les tâches sans valeur qui semblent utiles est de vous demander quel travail est vraiment essentiel et aura vraiment un impact tout en étiquetant et en écrivant le travail qui n’est pas vraiment productif comme la consultation excessive des emails.

Dans « The Four Hour Workweek », Tim Ferriss recommande de créer une liste de choses à ne pas faire ainsi qu’une liste de choses à faire. Une Not To Do list est utile car elle vous rend plus conscient des tâches inutiles. Avec une liste de choses à ne pas faire, vous êtes en mesure de voir à travers le faux travail qui semble être du travail.

Gardez votre liste de choses à faire aussi courte que possible et ordonnez-la du plus important au moins important afin que vous fassiez les tâches les plus importantes en premier.

Évitez le perfectionnisme et faites-le tout simplement

Il est facile de réaliser les tâches que nous voulons faire. Le défi est de maintenir le même niveau de productivité pour les tâches moins attrayantes. Généralement, nous savons ce que nous devons faire chaque jour, mais nous évitons parfois de le faire au profit de tâches moins importantes et plus faciles. C’est ce que l’on pourrait appeler la procrastination, c’est-à-dire le fait de faire un travail mais de ne pas faire celui qui est vraiment important. Le procrastinateur peut travailler de manière incroyablement efficace et accomplir des tâches rapidement, mais parce qu’il travaille sur ce qui n’est pas important tout en évitant l’important, il n’arrivera finalement pas à faire autant de choses qu’une personne plus efficace.

Le meilleur moyen d’éviter ce problème est d’éviter le perfectionnisme et de simplement le faire. La peur de l’échec et le fait de ne pas savoir quoi faire peuvent nous empêcher de commencer des tâches importantes. Nous savons que les tâches sont importantes et nous ne voulons pas nous tromper.

Tout d’abord, il est important de réaliser que ne pas faire une tâche est souvent aussi mauvais que de la faire mal, et même si vous finissez par faire des erreurs, vous pouvez toujours les réparer.

Le meilleur moyen de vaincre la procrastination ou toute autre forme de procrastination est de se lancer, de commencer la tâche et d’accepter que vous ferez probablement des erreurs qui pourront être réparées plus tard.

Apportez cet état d’esprit à chaque jour et remarquez combien plus vous faites.

La motivation suit l’action

La sagesse conventionnelle dit que la motivation précède l’action. Nous nous disons des choses comme :  » Je commencerai cette tâche quand je me sentirai motivé pour le faire « . La vérité est cependant que la motivation augmente et diminue avec le temps, vous devez donc juste accepter que parfois vous devrez faire des tâches même si vous n’êtes pas motivé.

Une fois que vous commencez la tâche cependant, vous trouverez souvent que votre niveau de motivation augmente au fur et à mesure que vous progressez. En réalité, le démarrage de la tâche est le principal obstacle à franchir – le démarrage de la tâche est comme une haie qui, une fois franchie, est suivie d’un terrain plat. Une fois que vous avez commencé, vous avez généralement passé la plupart des frictions de motivation et finir la tâche ne sera pas aussi difficile que vous le pensiez. La procrastination est souvent due à l’incapacité de commencer une tâche. Le procrastinateur va  » commencer  » quelque chose d’autre que la tâche, comme vérifier ses e-mails, et avoir l’impression de faire des progrès. Ce qui se passe en réalité, c’est que les tâches qui doivent être faites n’ont toujours pas été commencées et que rien de valable n’est vraiment réalisé.

Lorsque vous avez du mal à commencer une tâche, rappelez-vous que commencer est presque toujours la partie la plus difficile. Vous pouvez même vous promettre que vous pourrez arrêter de travailler une fois que vous aurez commencé une tâche. Essayez cela et vous constaterez que vous êtes souvent prêt à continuer à travailler sur la tâche.

Ne vous attendez pas à ce que ce soit facile

De nombreuses tâches (comme la rédaction de cet article) sont difficiles même une fois que vous avez commencé. Parfois, le travail qui est nécessaire pour atteindre vos objectifs est facile, mais généralement, il ne l’est pas.

Le fait que votre travail soit un défi n’est pas nécessairement mauvais. En fait, si le travail est difficile, c’est généralement un bon signe. Pour s’améliorer et progresser, il faut faire de nouvelles choses, sortir de sa zone de confort et échouer occasionnellement.

Le problème n’est pas qu’une activité soit stimulante, c’est quand on voit cela comme un point négatif. La mauvaise approche consiste à commencer en s’attendant à ce que l’activité que vous faites soit facile. Si vous avez cet état d’esprit, vous serez surpris et peut-être découragé par la difficulté de l’activité.

Un bien meilleur état d’esprit consiste non seulement à s’attendre à ce que la tâche soit difficile, mais à savourer le défi. Au lieu de penser :  » Je dois faire cette tâche difficile « , dites-vous :  » J’ai l’occasion de m’améliorer et de faire des progrès « . Recadrer les activités difficiles de cette manière les rend plus attrayantes. Et lorsque vous trouvez une activité attrayante, vous avez tendance à la pratiquer davantage. Vous aurez tendance à passer plus de temps sur l’activité stimulante, ce qui vous permettra de vous améliorer et de progresser. C’est gagnant-gagnant, vous êtes plus heureux maintenant en raison de votre attitude positive envers les défis et vous serez plus heureux plus tard lorsque vous ferez plus de progrès.

Résumé

• La productivité est le résultat de l’efficacité qui implique de filtrer les tâches les plus importantes et de les faire. L’efficacité (faire les tâches rapidement) ne mène pas nécessairement à la productivité car vous pourriez consacrer votre temps aux mauvaises tâches.
• Gardez vos listes de choses à faire aussi courtes que possible et faites les tâches les plus importantes en premier. Ayez une liste de choses à ne pas faire pour éviter le travail qui n’est pas vraiment important.
• Évitez le perfectionnisme. Faites-le simplement et soyez prêt à faire des erreurs. Réalisez que faire un travail facile et faux semble productif mais ne l’est pas vraiment.
• Travaillez maintenant, et souvent la motivation suivra. Commencer est la partie la plus difficile.
• Voyez les défis comme des opportunités d’amélioration et de progrès. Voyez-les de façon positive.