Hi All,
Comme vous le savez, il existe deux scénarios d’intégration importants dans la fonction financière, l’un est ‘Order to Cash’ (intégration Finances – Ventes&Distribution) et l’autre est ‘Procure to Pay’ (intégration Finances – Gestion du matériel).
J’ai présenté ‘Order to Cash’ dans mon dernier billet de blog (l’URL se trouve au bas de ce billet de blog). Dans ce billet de blog, je vais parcourir le simple processus ‘Procure to Pay’ dans le système S/4 HANA. Sachez que ce n’est qu’une simple introduction, ‘Procure to Pay’ a beaucoup de fonctions utiles qui ne sont pas couvertes dans ce billet de blog.
Imaginez un scénario, il y a une société de commerce alimentaire et leur client vient de les appeler pour acheter 50 sacs de riz. Mais la société de commerce constate qu’elle n’a pas assez de stock. Ils décident donc d’acheter 100 sacs de riz à leur vendeur et paieront l’argent au vendeur après avoir reçu les marchandises.
Comme un guide étape par étape, je vais maintenir les objets nécessaires pour la société de commerce alimentaire et le vendeur depuis le début et ensuite exécuter le processus ‘Procure to Pay’. S’il vous plaît soyez conscient, toutes les étapes et les données sont basées sur les configurations existantes du système, les différents systèmes peuvent avoir besoin de différents travaux / étapes.
Etape 1 : Définir l’organisation d’achat
Une société peut avoir plus d’une organisation d’achat, différentes organisations d’achat prennent la responsabilité d’acheter différents matériaux ou services.
Code de transaction : OX08
Nous pouvons utiliser le bouton ‘Nouvelles entrées’ pour créer une nouvelle organisation d’achat.
Dans ce billet de blog, nous utiliserons l’organisation d’achat ‘ZJC0’.
Etape 2 : Définir le groupe d’achat
Le ‘groupe d’achat’ sera utilisé dans les données de base des articles.
Code de transaction : OME4
Nous pouvons utiliser le bouton ‘Nouvelles entrées’ pour créer un nouveau groupe d’achat.
Dans ce billet de blog, nous utiliserons l’organisation d’achat ‘ZJC’.
Étape 3 : Définir l’usine
Code de transaction : OX10
Nous pouvons utiliser le bouton ‘Nouvelles entrées’ pour créer une nouvelle plante.
Dans ce billet de blog, nous utiliserons la plante ‘ZJP1’.
Après avoir créé la plante, nous devons lui attribuer les informations relatives à l’emplacement de stockage.
Code de transaction : OX09
Etape 4 : Gérer les données de base FI pour le fournisseur
Avant de pouvoir créer un partenaire commercial avec les rôles de fournisseur, nous devons gérer les données de base FI pour le nouveau fournisseur.
a. Entreprise
Chemin : SPRO-Structure d’entreprise-Comptabilité financière-Définir la société
Société ‘ZJC3’
b. Code de la société
Path : SPRO-Structure d’entreprise-Comptabilité financière-Modifier, copier, supprimer, vérifier le code de la société
Code de la société ‘ZJC3’
c. Compte de rapprochement
Code de transaction : FS00
Nous devons créer un nouveau compte collectif pour le fournisseur sous la société.
Dans ce billet de blog, le compte collectif est ‘100100’. En tant que compte collectif de fournisseur, le champ ‘Recon. Account for Acct Type’ doit sélectionner ‘Vendors’.
Etape 5 : Maintenir les données du fournisseur
Comme mentionné dans mon dernier billet de blog, il n’y a pas de code de transaction séparé (TCODE) pour maintenir les données du client et du fournisseur dans le système S/4 HANA, les choses ont été déplacées vers le partenaire commercial (BP). Nous devons créer un nouveau partenaire commercial avec des rôles de fournisseur (FLVN00, FLVN01) pour ce fournisseur.
Code de transaction : BP
Les étapes simples:
a. Créez une nouvelle organisation
b. Sélectionnez le rôle client FLVN01 dans la liste des rôles.
Sélectionnez le bouton ‘Achats’ dans l’écran supérieur droit.
Maintenez les données ‘Organisation d’achat’ dans l’écran qui apparaît.
Dans mon test, cela ressemble à la capture d’écran ci-dessous.
Les données dans les onglets doivent être maintenues en fonction des exigences. Enregistrez les modifications après avoir géré les données.
c. Sélectionnez le rôle client FI FLVN00 dans la liste des rôles.
Sélectionnez le bouton ‘Code de la société’ dans l’écran supérieur droit.
En utilisant le code de la société et le compte de rapprochement que nous avons créé à l’étape 4 dans l’écran poped.
Etape 6 : Gérer la fiche article
Comme mentionné, la société de commerce alimentaire va acheter 10 sacs de riz au fournisseur. Nous devons créer les données de base de l’article pour le riz.
Code de transaction : MM01
Maintenir les données de base des articles peut être un gros travail. Il y a beaucoup de champs peuvent être utilisés dans MM01 pour répondre aux besoins de l’entreprise. Dans ce billet de blog, je vais utiliser les fonctions les plus basiques pour maintenir les données de base des articles.
a. Sélectionnez le secteur d’activité et le type de matériau
b. Sélectionner les vues
c. Saisir les données de niveau organisation, en utilisant les données que nous avons créées dans les étapes précédentes.
d. Gérer les données de base dans l’onglet ‘Données de base 1’.
Unité de mesure commerciale : SAC
Information sur le poids :
e. Gérer les données d’achat dans l’onglet ‘Achats’
f. Gérer les informations sur les prix dans l’onglet ‘Comptabilité 1’.
Ce n’est qu’un exemple.
Après avoir cliqué sur le bouton ‘Enregistrer’, le système peut nous demander de gérer les valeurs d’autres champs, ceci est basé sur les configurations existantes du système.
Etape 7 : Lier les objets
Après la création des objets, nous devons maintenir la relation entre eux. Veuillez vérifier soigneusement les affectations et vous assurer que tous les objets qui viennent d’être créés ont été liés correctement avant de lancer le processus ‘Procure-to-Pay’. Différents messages d’erreur apparaîtront dans le processus ‘Order to Cash’ si les liens ne sont pas maintenus correctement.
Les affectations peuvent être faites dans le chemin : SPRO-Structure d’entreprise-Affectation
a. Attribuer la société à l’entreprise
b. Attribuer la division à la société
c. Attribuer l’organisation d’achat à la société
d. Affecter l’organisation d’achat à la division
Etape 8 : Créer une demande d’achat
Nous pouvons créer un ordre d’achat basé sur une demande d’achat, ou nous pouvons créer un ordre d’achat directement. Cela dépend de différents besoins.
Code de transaction : ME51N
Entrez les champs nécessaires (article, matériel, quantité, groupe d’achat, division, etc.)et enregistrez la modification. Après cela, une nouvelle demande d’achat sera créée.
La stratégie de lancement de l’article peut être trouvée à partir de l’onglet ‘Stratégie de lancement’. Sachez que les différents systèmes peuvent avoir des stratégies de lancement différentes.
Un exemple:
Avant de pouvoir utiliser la demande d’achat pour créer une commande, nous devons nous assurer que l’article a été lancé.
Code de transaction : ME55
Étape 9 : créer un bon de commande
Code de transaction : ME21N
Comme mentionné, nous allons créer un bon de commande à partir de la demande d’achat que nous avons créée à l’étape 8.
a. Cliquez sur le bouton ‘Aperçu du document activé’ dans l’écran supérieur gauche (s’il affiche le bouton ‘Aperçu du document désactivé’, ignorez cette étape)
b. Sélectionnez ‘Demandes d’achat’ dans la liste
Saisissez le numéro du document de demande d’achat sur le nouvel écran et cliquez sur le bouton ‘Exécuter’.
Glissez le numéro de demande d’achat sur l’étiquette ‘Panier d’achat’.
c. Données de niveau d’en-tête
Insérez le numéro du fournisseur et d’autres données d’organisation que nous avons créées dans les étapes précédentes.
d. Données de niveau d’article
Le champ ‘Division’ doit également être rempli.
J’utilise la valeur ‘K’ (centre de coûts) dans le champ ‘Cat. d’imputation’ dans ce billet de blog, cette valeur doit être modifiée en fonction des différents besoins.
e. Données détaillées de l’article
Après avoir créé un nouvel article, nous devrions également maintenir les données détaillées de l’article pour l’article.
Onglet ‘Imputation’:
Comme nous utilisons ‘K’ (centre de coûts) comme ‘Cat. d’imputation’ pour l’article, les champs sous l’onglet devraient être remplis. Le contrôle de la configuration connexe est hors de portée de ce billet de blog, je le présenterai dans un autre billet de blog.
Onglet ‘Confirmations’:
Avant de pouvoir créer le document de livraison entrant, l’article doit être confirmé dans le bon de commande. Le contrôle de la conformation est basé sur la personnalisation.
Après avoir terminé les modifications, nous pouvons cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’ et un nouveau bon de commande sera créé.
Étape 10 : Créer une livraison entrante
Code de transaction : VL31N
Comme mentionné à l’étape 9, l’article sous le bon de commande doit être confirmé avant que nous puissions créer la livraison entrante basée sur le bon de commande.
a. Saisissez les informations relatives au ‘Vendeur’ et au ‘Bon de commande’ et vérifiez la valeur ‘Date de livraison’. Cliquez sur le bouton ‘Continuer’ pour passer à l’écran suivant.
b. Remplissez le champ ‘Quantité de livraison’, vérifiez les autres champs et enregistrez la modification.
Etape 11 : Créer une bonne réception
Dans ce test, avant de pouvoir créer une bonne réception pour le bon de commande, nous devons maintenir l’article du bon de commande à la livraison complète.
Code de transaction : ME22N
Cochez la case ‘Deilv Compl.’ et enregistrez la modification.
Code de transaction : MIGO
Sélectionner ‘réception de marchandises’ et ‘commande d’achat’ dans les listes déroulantes. Remplir le champ vide à droite avec le numéro de commande que nous avons créé à l’étape 9.
Vérifier les informations sur le matériel sous l’onglet ‘Matériel’.
Inscrire la valeur de la quantité sous l’onglet ‘Quantité’.
Vérifier la valeur de la division sous l’onglet ‘Où’.
J’utiliserai le type de mouvement ‘101’ dans ce billet de blog.
Après avoir rempli/contrôlé les données, cliquez sur la case ‘Item Ok’ et cliquez sur le bouton ‘Post’.
Etape 12 : Vérifier la facture FI
Les documents FI seront créés lorsque nous créerons une bonne réception pour le bon de commande.
Code de transaction : MIGO
Sélectionner ‘Affichage’ et ‘Document article’ dans les listes déroulantes. Saisir le numéro du document article créé à l’étape 11 dans le champ vide.
Cliquer sur le bouton ‘Documents FI’.
Les informations sur les documents FI peuvent être trouvées à partir de la fenêtre popup.
On peut double-cliquer sur le numéro du document pour le visualiser.
Etape 13 : Créer un reçu de facture
Code de transaction : MIRO
Insérez la ‘date de facturation’ et le numéro de commande que nous avons créé à l’étape 9.
Vérifiez les valeurs et cliquez sur le bouton ‘Comptabiliser’.
Les documents (document MM et facture A/P) seront créés si aucun problème n’apparaît dans la comptabilisation.
Le document peut être affiché par le code de transaction MIR4.
Cliquez sur le bouton ‘Follow-On Documents’, la facture A/P de correspondance sera affichée.
Si la facture A/P n’est pas apurée (paiement automatique non configuré), alors la facture doit être apurée par le code de transaction F-53 (‘Post Outgoing Payment’).
Après la fin réussie de l’écriture, l’onglet ‘Historique de la commande’ apparaîtra dans la commande d’achat liée, nous pouvons le vérifier par le code de transaction ME23N.
Conclusion
Dans le billet de blog, nous parcourons le processus simple ‘Procure to Pay’ à partir de la construction des données de base (‘Organisation d’achat’, ‘Groupe d’achat’, ‘Division’, ‘Société’, ‘Code de la société’, ‘Partenaire commercial’) et les données de transaction (documents) dès le début. Je vous conseille de faire les configurations et les écritures par vous-même, cela vous aidera à avoir une meilleure compréhension du traitement ‘Procure to Pay’.
Mon article de blog pour présenter le processus simple ‘Order to Cash’ peut être trouvé à partir de l’URL ci-dessous:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#
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