Een balans geeft een overzicht van de totale activa, schulden en het eigen vermogen van een bedrijf, en geeft daarmee een kijkje in de financiële positie van het bedrijf op een bepaald moment. De balans wordt vaak beschreven als een momentopname van de prestaties en kan over het hoofd worden gezien door bedrijfseigenaren die in tijdnood verkeren – maar dat zou niet het geval moeten zijn. De balans is uiterst belangrijk om te beoordelen waar uw bedrijf is geweest en waar het naartoe gaat, en het kan u helpen bepalen of u geld moet lenen of dat u in een positie bent om groei na te streven.
Wat is een balans?
De balans is een van de drie belangrijkste soorten financiële overzichten die van vitaal belang zijn voor het succes van bedrijfseigenaren. De andere twee zijn de winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht.
Om een balans een effectief prognose-instrument te laten zijn, moet deze de belangrijkste componenten bevatten, zoals de activa (wat het bedrijf bezit) en de passiva (wat het bedrijf verschuldigd is). De balans vermeldt ook het aandeelhoudersvermogen (of eigen vermogen), of hoeveel aandeelhouders in het bedrijf hebben geïnvesteerd.
“Zoveel kleine bedrijven, vooral mom-and-pops, kijken alleen naar hoeveel contant geld ze op de betaalrekening hebben en of ze genoeg geld hebben om hun rekeningen te betalen, “vertelde Mitchell Freedman, een gecertificeerde openbare accountant en persoonlijke financiële specialist bij MFAC Financial Advisors, business.com. “Dat kan prima zijn voor sommige bedrijven, maar als iemand zijn bedrijf wil begrijpen, biedt de balans veel informatie.”
Noot van de redacteur: Op zoek naar de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf?
Wat staat er op een balans?
Hoewel het per branche kan verschillen, bestaat de balans doorgaans uit drie hoofdonderdelen: activa, passiva en eigen vermogen.
Vlottende activa
In het onderdeel activa staan zowel liquide activa, of activa waar u gemakkelijk contant geld uit kunt halen, als vaste activa, ook wel bekend als niet-liquide activa.
Vaste activa zijn dingen van waarde die u niet snel in geld kunt omzetten, zoals onroerend goed, een kantoorgebouw of apparatuur die bij de bedrijfsvoering wordt gebruikt.
Er zijn ook immateriële activa die niet fysiek zijn, maar waarde aan het bedrijf toevoegen. Deze omvatten onder meer de goodwill, merknaam, intellectuele eigendom en octrooien van het bedrijf.
Voeg al deze bezittingen samen en u hebt uw lijst met totale activa voor de balans.
Liabilities
Liabilities zijn alle schulden van uw bedrijf, inclusief hypotheken, bankleningen, uitgaven en alle andere verplichtingen. Ze worden meestal onderverdeeld in kortlopende en langlopende schulden.
Huidige schulden zijn schulden die in de loop van het jaar verschuldigd zijn. Kantoorbenodigdheden, huur, marketinguitgaven, lonen, belastingen, afbetalingen van leningen en ziektekosten zijn enkele voorbeelden van kortlopende schulden.
Langlopende schulden zijn alle schulden die niet binnen een jaar verschuldigd zijn. Ze kunnen schuldverplichtingen, uitgestelde belastingverplichtingen en obligatiebetalingen omvatten.
Neem bijvoorbeeld een banklening. Als u die in minder dan een jaar moet terugbetalen, valt die in de categorie kortlopende schulden. Als het over meer dan een jaar moet worden terugbetaald, wordt het beschouwd als een langlopende verplichting.
Aandeelhoudersvermogen
Aandeelhoudersvermogen, ook bekend als eigen vermogen, is het geldbedrag dat de bedrijfseigenaar zou krijgen als de bedrijfsactiva zouden worden geliquideerd en alle schulden zouden worden afbetaald. Het omvat niet de ingehouden winst, of het geld dat het bedrijf overhoudt om schulden af te lossen of opnieuw in activiteiten te investeren.
Inzicht in het eigen vermogen op de balans kan investeerders helpen te peilen hoe het bedrijf vanuit een financieel perspectief presteert. Het eigen vermogen van aandeelhouders stijgt naarmate de omzet stijgt. Hoe meer contanten een klein bedrijf heeft, hoe groter de financiële buffer is.
Waarom is de balans van belang?
Eigenaren van kleine bedrijven denken misschien niet dat ze balansen nodig hebben, maar er zijn verschillende redenen waarom deze financiële overzichten er veel toe doen.
Om te beginnen kunnen balansen u vertellen wat uw debiteuren zijn als u een dienst of koopwaar op krediet verkoopt, en ze geven alle passiva weer, waardoor een momentopname wordt gegeven van hoe uw bedrijf het doet.
Daarnaast biedt een balans u de nodige gegevens als u uw bedrijfsmetriek wilt vergelijken met die van soortgelijke ondernemingen. Volgens Freedman zijn er op internet bronnen in overvloed voor bedrijven om zichzelf met concurrenten te vergelijken.
“Als je in het bovenste kwartiel zit, zit je goed, maar als je in het onderste kwartiel zit, kun je potentiële problemen onder ogen zien,” zei Freedman. “Neem wat er in de afgelopen maanden is gebeurd met de pandemie die bedrijven sluit. Degenen die begrepen wat ze hadden en voldoende kapitaal vergaarden, waren in staat om de spanningen en spanningen te weerstaan.”
Balansbladen komen ook van pas bij het bepalen of u meer schulden moet aangaan om activiteiten te laten groeien of de rente op uw bestaande schuld moet verlagen.
Balansvoorbeelden
Of u nu Microsoft Excel, Google Sheets of boekhoudsoftware gebruikt om uw balans op te stellen, zorg ervoor dat u de naam van uw bedrijf en het huidige jaar bovenaan zet.
In de eerste kolom moet u uw huidige activa vermelden, met details over wat ze zijn en hoeveel elk waard is. Onderaan die kolom noteert u het totale bedrag van de vlottende activa. Vervolgens een lijst van de totale vaste activa. Vermeld in deze kolom de vaste activa en het totale bedrag. Uw overige activa, of immateriële activa (zoals goodwill), worden onder de vlottende en vaste activa geplaatst. Combineer alle drie de kolommen om uw totale activa te bepalen.
Doe hetzelfde met passiva. Zet al uw kortlopende schulden en langlopende schulden in afzonderlijke kolommen om tot uw totale schulden te komen. De laatste kolom op de balans omvat het eigen vermogen en de nettowinst.
Hier zijn enkele voorbeelden van balansen verstrekt door SCORE, de non-profit kleine bedrijven mentoring service, en SBA Complete, een kleine zakelijke kredietverstrekker.
Wat zijn de beste werkwijzen voor het werken met een balans?
Er zijn verschillende manieren om een balans op te stellen, maar als bepaalde elementen ontbreken, is deze het papier niet waard waar hij op is gedrukt. Daarom is het belangrijk om de tijd te besteden om ervoor te zorgen dat al uw activa op de balans worden weergegeven, inclusief immateriële activa en alle schuldverplichtingen.
“Ik ben een grote fan van kleine bedrijfseigenaren die een balans hebben die hun kasrekeningen, hun debiteuren, hun inventaris en hun investeringen laat zien,” zei Dennis Sherrin, een gecertificeerde openbare accountant en voormalig voorzitter van de Alabama Society of CPAs. “Het zou ook kapitaal, activa en alles wat nodig is om het bedrijf te runnen moeten tonen, evenals wat ze verschuldigd zijn. Het zou hen een afspiegeling moeten geven van hoe ze er op elk moment voor staan.”
Afhankelijk van uw comfortniveau en beschikbare tijd, kunt u de balans zelf maken en bijwerken, een accountant inhuren of boekhoudsoftware gebruiken. Sherrin is een grote fan van het laatste, omdat de meeste boekhoudsoftware tegenwoordig cloudgebaseerd is, waardoor het op elk moment toegankelijk is voor u, en mogelijk uw accountant. Dat betekent dat u onderweg een idee kunt krijgen van uw financiële gezondheid. Deze software moet ook verbinding maken met uw bankrekeningen, zodat de balans in bijna realtime kan worden bijgewerkt.
“De oude manieren zijn nu erg oud,” zei Sherrin. “Ik ben een voorstander van het hebben van uw boekhouding in een cloud-systeem.”