Be Effective, Not Efficient

Heb je ooit een hele lijst met taken afgewerkt maar je dan aan het einde van de dag gerealiseerd dat je eigenlijk niet veel bereikt hebt? De reden daarvoor is waarschijnlijk dat u wel efficiënt maar niet effectief was.

“Bezig zijn betekent niet altijd echt werken. Het doel van al het werk is productie of verwezenlijking en om een van deze doelen te bereiken moet er vooruitdenken, systeem, planning, intelligentie en eerlijk doel zijn, evenals transpiratie.”

– Thomas A. Edison

Efficiëntie en effectiviteit klinken vergelijkbaar, maar hebben eigenlijk heel verschillende betekenissen. Efficiëntie is het vermogen om taken snel uit te voeren, ongeacht of ze belangrijk zijn of niet, terwijl effectiviteit het vermogen is om de meest relevante taken voor je doel te kiezen en uit te voeren. Efficiëntie stelt je in staat om een taak snel uit te voeren, zelfs als die taak irrelevant is voor je doelen, terwijl effectiviteit je helpt om je doelen te bereiken door ervoor te zorgen dat je tijd alleen wordt geïnvesteerd in de belangrijkste taken.

Om een auto-analogie te gebruiken, de snelheid van de auto is als efficiëntie. Het maakt niet uit hoe snel de auto rijdt als hij in de verkeerde richting rijdt. De richting van de auto is analoog aan effectiviteit. Reizen in de juiste richting en effectief zijn zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk tijd wordt verspild.

Effectiviteit is bijna altijd beter dan efficiëntie. De kunst van effectiviteit is het vermijden van nutteloos werk dat in de eerste plaats niet zou moeten worden gedaan. Als je nutteloos werk vermijdt, besteed je er geen tijd aan met een minimaal verlies omdat het onbelangrijk is. Geen enkele verhoging van de efficiëntie kan de tijd die nodig is voor een taak tot nul herleiden. Daarom is het beter om effectief te zijn dan efficiënt.

Heb een Niet Te Doen Lijst

Bij het plannen van uw dag is de meest eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat u aan nuttige taken werkt terwijl u waardeloze taken vermijdt die nuttig lijken, door uzelf af te vragen welk werk echt essentieel is en echt een impact zal hebben, terwijl u werk dat niet echt productief is, zoals buitensporig e-mail-checken, labelt en opschrijft.

In de ‘The Four Hour Workweek’, Tim Ferriss beveelt het creëren van een Not To Do List evenals een To Do List. Een Niet Te Doen lijst is nuttig omdat het je meer bewust maakt van nutteloze taken. Met een Not To Do list ben je in staat om nepwerk dat werk lijkt te doorzien.

Houd je To Do List zo kort mogelijk en rangschik hem van meest belangrijk naar minst belangrijk, zodat je de belangrijkste taken eerst doet.

Vermijd perfectionisme en doe het gewoon

Het is gemakkelijk om taken uit te voeren die we graag willen doen. De uitdaging is om hetzelfde niveau van productiviteit te behouden voor minder aantrekkelijke taken. Meestal weten we wat we elke dag moeten doen, maar soms vermijden we het te doen ten gunste van minder belangrijke, gemakkelijkere taken. Je zou dit uitstelgedrag kunnen noemen – werk doen maar niet het werk doen dat echt belangrijk is. De werkrastinator kan ongelooflijk efficiënt werken en taken snel gedaan krijgen, maar omdat hij aan het onbelangrijke werkt terwijl hij het belangrijke vermijdt, krijgt hij uiteindelijk lang niet zoveel gedaan als een effectiever persoon.

De beste manier om dit probleem te vermijden is perfectionisme te vermijden en het gewoon te doen. Faalangst en niet weten wat te doen kunnen ons ervan weerhouden aan belangrijke taken te beginnen. We weten dat de taken belangrijk zijn en willen het niet verknoeien.

Op de eerste plaats is het belangrijk om te beseffen dat het niet doen van een taak vaak net zo erg is als het slecht doen, en zelfs als je uiteindelijk toch fouten maakt, kun je ze altijd herstellen.

De beste manier om uitstelgedrag of elke andere vorm van uitstelgedrag te verslaan, is om er gewoon in te springen, aan de taak te beginnen en te accepteren dat je waarschijnlijk fouten zult maken die later kunnen worden hersteld.

Breng deze mentaliteit naar elke dag en merk hoeveel meer je gedaan krijgt.

Motivatie volgt actie

De conventionele wijsheid zegt dat motivatie voorafgaat aan actie. We zeggen dingen tegen onszelf als: “Ik zal aan deze taak beginnen wanneer ik me gemotiveerd voel om het te doen”. De waarheid is echter dat motivatie in de loop van de tijd stijgt en daalt, dus je moet gewoon accepteren dat je soms taken zult moeten doen, zelfs als je niet gemotiveerd bent.

Als je eenmaal aan de taak begint, zul je echter vaak merken dat je motivatieniveau toeneemt naarmate je vooruitgang boekt. De realiteit is dat het beginnen met de taak de belangrijkste hindernis is om voorbij te komen – het beginnen met de taak is als een horde die, eenmaal genomen, wordt gevolgd door vlak land. Als je eenmaal begint, ben je meestal de meeste motivatiewrijving al voorbij en zal het afmaken van de taak lang niet zo moeilijk zijn als je dacht. Procrastinatie wordt vaak veroorzaakt door het onvermogen om aan taken te beginnen. De uitsteller ‘begint’ aan iets anders dan de taak, zoals het controleren van e-mail, en heeft het gevoel dat hij vooruitgang boekt. Wat er in feite gebeurt is dat de taken die gedaan moeten worden nog steeds niet zijn begonnen en dat er eigenlijk niets van waarde wordt bereikt.

Wanneer je moeite hebt om aan een taak te beginnen, bedenk dan dat beginnen bijna altijd het moeilijkste deel is. U kunt uzelf zelfs beloven dat u kunt stoppen met werken zodra u aan een taak begint. Probeer dit en u zult merken dat u vaak bereid bent om aan de taak te blijven werken.

Don’t Expect It To Be Easy

Vele taken (zoals het schrijven van dit artikel) zijn een uitdaging, zelfs als u eenmaal bent begonnen. Soms is het werk dat nodig is om uw doelen te bereiken gemakkelijk, maar meestal is het dat niet.

Het feit dat uw werk uitdagend is, is niet noodzakelijk slecht. In feite, als het werk uitdagend is, is dat meestal een goed teken. Om te verbeteren en vooruitgang te boeken, moet je nieuwe dingen doen, buiten je comfortzone treden en af en toe falen.

Het probleem is niet dat een activiteit uitdagend is, het is wanneer we dat als een negatief zien. De verkeerde benadering is om te beginnen met de verwachting dat de activiteit die je doet gemakkelijk zal zijn. Als je deze mindset hebt, zul je verrast en mogelijk ontmoedigd zijn door hoe uitdagend het is.

Een veel betere mindset is om niet alleen te verwachten dat de taak uitdagend zal zijn, maar om de uitdaging te genieten. In plaats van te denken, “Ik moet deze moeilijke taak doen”, zeg tegen jezelf, “Ik heb een kans om te verbeteren en vooruitgang te boeken”. Door uitdagende activiteiten op deze manier te herkaderen, worden ze aantrekkelijker. En als je een activiteit aantrekkelijk vindt, ben je geneigd om het meer te doen. Je zult geneigd zijn meer tijd te besteden aan de uitdagende activiteit met als resultaat meer verbetering en vooruitgang. Het is een win-win, je bent nu gelukkiger door je positieve houding ten opzichte van uitdagingen en zult later gelukkiger zijn als je meer vooruitgang boekt.

Samenvatting

• Productiviteit is het resultaat van effectiviteit, wat inhoudt dat je de belangrijkste taken eruit filtert en ze uitvoert. Efficiëntie (taken snel uitvoeren) leidt niet noodzakelijkerwijs tot productiviteit omdat u uw tijd aan de verkeerde taken zou kunnen besteden.
• Houd uw To Do-lijstjes zo kort mogelijk en doe de belangrijkste taken eerst. Heb een Not To Do List om werk te vermijden dat niet echt belangrijk is.
• Vermijd perfectionisme. Doe het gewoon en wees bereid om fouten te maken. Besef dat het doen van gemakkelijk, nepwerk productief lijkt, maar dat in werkelijkheid niet is.
• Werk nu, en vaak zal de motivatie volgen. Beginnen is het moeilijkste deel.
• Zie uitdagingen als kansen om te verbeteren en vooruitgang te boeken. Bekijk ze positief.