Best Practices for Implementing an Inbound Freight Programfully

Er is een belangrijk verschil tussen de kenmerken van inkomende en uitgaande vracht. Beschouw inbound als de levensader die het vermogen van een organisatie voedt om producten van hoge kwaliteit in de gevraagde hoeveelheden voor haar klanten te produceren, en outbound als de levering van haar verkoopbare eindproducten die naar haar klanten gaan.

Terwijl bedrijven de horizon afspeuren naar verbetering van kosten en service, zijn veel bedrijven zich gaan realiseren dat het beheer van inbound vracht beide vakjes controleert, samen met tal van andere voordelen.

Als het goed wordt uitgevoerd, doet inbound vrachtbeheer meer dan alleen bedrijven helpen inzicht te krijgen in waar hun zendingen zich op een bepaald moment bevinden. Het bevordert ook betere relaties tussen leverancier, vervoerder en klant, vermindert de behoefte aan overtollige voorraden, verbetert de betrouwbaarheid van de hele toeleveringsketen en creëert een sfeer van verantwoordelijkheid voor alle partners in de toeleveringsketen.

Zowel inkomende als uitgaande vracht zijn uiterst belangrijk in hun eigen opzichten, maar zijn in de loop der tijd heel anders beheerd. Outbound is intern beheerd door het logistieke team, terwijl inbound is beheerd door de leveranciers van een bedrijf.

Omdat de inbound vrachtkosten meestal worden beheerd door de leveranciers van een bedrijf, zijn de vrachtkosten ongrijpbaar omdat ze verborgen zijn in beladen kosten en silo’s in inkoopafdelingen. Om verladers te helpen hun armen rond de totale kosten van inkomende vrachtuitgaven te krijgen, voerde de Aberdeen Group een studie uit en ontdekte dat inkomende vracht 40% van de jaarlijkse vrachtuitgaven van een gemiddelde organisatie kan opslokken of 3,6% tot 5,2% van de totale jaarlijkse omzet van een bedrijf.

Wat lijkt op 100’s artikelen over inkomend vrachtbeheer en de voordelen ervan, wordt vervolgens gevolgd door zeer weinig over hoe een inkomend programma te implementeren. De reden voor het gebrek aan artikelen is dat het een moeilijke taak is die veel organisaties vaak gefrustreerd achterlaat en uiteindelijk besluit zich op andere prioriteiten te richten.

Wanhoop niet, we zijn hier niet alleen om te delen waarom een inkomend vrachtprogramma een prioriteit zou moeten zijn, maar ook hoe het met succes te implementeren.

Laten we eens doornemen waarom de implementatie van een inkomend vrachtbeheerprogramma moeilijk kan zijn, zodat we ze meteen kunnen raken wanneer we bij de bespreking komen van hoe een inkomend initiatief met succes kan worden geïmplementeerd.

Problemen bij de implementatie van een inkomend vrachtbeheerprogramma

• Verkopers zijn terughoudend

• Bedenk dat uw uitgaande goederen de inkomende goederen van een ander bedrijf zijn, dus stel u eens voor hoe u zou reageren als een van uw klanten zou vragen om hun inkomende goederen te beheren.

• Inbound is ondergebracht in andere delen van de organisatie

• Inkoop kan zich verzetten omdat de relaties met leveranciers voor hen van onschatbare waarde zijn en zij het gevoel hebben dat deze door een dergelijke stap worden beschadigd.

• Inkomende vracht verborgen in landprijs van goederen

• Zicht op de kosten en het proces om de leverancierskosten los te koppelen van de vrachtkosten kan een moeilijk proces zijn.
• Bedenk dat de leveranciers winst hebben in hun vrachtkosten, dus die willen ze niet opgeven.

• Bedrijf mist de technologie om de sprong te maken Meer dan alleen kostenbesparingsprogramma

• Inbound freight management is meer dan een kostenpost, en velen zien de andere voordelen niet.

Organisatorische voordelen van inkomend vrachtbeheer

Hoewel u in andere artikelen waarschijnlijk al een soortgelijke lijst met voordelen van inkomend vrachtbeheer hebt gezien, is het zinvol om de voordelen hier toe te voegen als geheugensteuntje, omdat een deel van de verkoop aan de inkoopafdeling moet bestaan uit het voorlichten van deze afdeling over het initiatief.

• Verlaging van de vrachtkosten

• Betere KPI’s voor de toeleveringsketen

• Beter middelenbeheer

• Korting van de order-tot-cash cyclus

• Korting van de order-tot-cash cyclus

• Liquiditeitscirkel

• Capitaalbehoud

• Beter Dock Management

• Vendor Relationship & Management

• Visibility voor alle belanghebbenden in de toeleveringsketen, wanneer opgenomen in TMS van topklasse

• betere betrouwbaarheid in de gehele toeleveringsketen

• creëert een sfeer van verantwoording

• Positieve &proactieve communicatie voor interne &externe Supply Chain Stakeholders

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Zoals velen van u die deze blog lezen hebben ontdekt dat, hoewel inbound zinvol is om zelf te beheren, bent u ook tot de ontdekking gekomen dat u misschien wat hulp nodig hebt, omdat het niet eenvoudig is de hindernissen te overwinnen die er zijn om het proces onder controle te krijgen.

Elk goed idee is slechts een droom totdat een concreet plan kan worden samengesteld om het idee in werkelijkheid om te zetten.

• Geef de goedkeuring van het inkoopteam

Het inkoopteam zal het meest te maken krijgen met de verandering van een prepay- en add-leverancierrelatie in een programma voor het beheer van inkomende vrachten, waardoor zij de hoogste prioriteit moeten krijgen. Het is absoluut noodzakelijk dat zij alle aspecten begrijpen van waarom het belangrijk is voor het bedrijf om een succesvol programma voor inkomende vracht te hebben.

• Zorg ervoor dat alle belanghebbenden begrijpen dat het beheer van inkomende goederen meer is dan kostenverbetering

U hebt de lijst met voordelen eerder in dit artikel gezien. Onthoud deze lijst en laat de belanghebbenden altijd weten waarom het beheer van inkomende vracht zo belangrijk is voor een organisatie. Als iedereen alleen maar denkt dat dit een mogelijkheid is om kosten te besparen, zullen ze het grotere punt missen dat uit dit project moet worden gehaald, namelijk dat dit een van de vele stappen is die een bedrijf kan nemen om zijn supply chain-inspanningen te veranderen van een kostenpost in een concurrentievoordeel.

• Betrek de leveranciers bij het proces

Vaak zal een bedrijf in staat zijn om de kosten en service van inkomende vracht te verbeteren met zijn eigen programma, maar soms is dat niet het geval, dus leg uw hoofd niet bij de pakken neer en ga gewoon door. Luister naar uw inkoopteam en leveranciers voor mogelijkheden en laat ze de harde feiten op tafel leggen.

• Als wordt besloten dat een bepaalde leverancier zijn vracht gaat beheren, laat ze dan de kosten uitsplitsen op de PO, zodat u de kosten kunt blijven controleren ten opzichte van het tarief dat u hebt verkregen. Het is uw recht om de kosten te kennen. U koopt vandaag de dag niets zonder de kosten te kennen, dus waarom zou u daar nu mee beginnen?

• Ken de kosten van elke rijstrook

Een bedrijf dat aan een inkomend programma begint, moet de werkelijke marktkosten voor zijn inkomende rijstroken kennen. Zeggen dat we geld gaan besparen en de service gaan verbeteren, kan een ramp zijn. De feiten moeten boven tafel komen om als partner serieus te worden genomen door uw leveranciers.

• Implementeer een standaardgids voor de naleving van inbound routing

Er moet een set richtlijnen zijn rond elk programma, zodat de spelers de regels van het spel begrijpen. Een programma voor inkomende vracht is niet anders. Hoewel de meerderheid van de leveranciers zal begrijpen dat dit programma ook een door de leverancier beheerd programma is en het zal volgen, zult u enkele uitschieters hebben die dat niet zullen doen, en om die reden is een uitgebreide gids voor inkomende routering de sleutel.

De gids voor inbound compliance moet een gids voor inbound routing en een gids voor compliance bevatten.

De routing guide geeft specifieke aanwijzingen over de te gebruiken vervoerders, terwijl de compliance guide specifieke aanwijzingen geeft over hoe uw vracht moet worden verpakt en gelabeld en spreekt over communicatiekanalen, ASN’s, sancties als de gids niet wordt gevolgd, enz.

Routinggids

• De routinggids vertelt leveranciers hoe zij de vracht van uw bedrijf moeten routeren voor de verschillende tariefpauzes, serviceniveaus, herkomst- en bestemmingsparen en afstand.
• De details van de gids zal de vervoerders en rekeningnummers worden gebruikt bij het routeren van de vracht op de specifieke carriers.
• Een must om elke routing gids is een dynamisch tarief toeslag programma voor vrachtkosten chargeback voor die leveranciers die besluiten om niet te spelen binnen de regels.
• Als onderdeel van het dynamische tarief vergoeding programma, moet u een aftrek van factuur mogelijkheid te implementeren binnen de inkomende TMS (transport management software) programma dat de ERP / OMS systeem voedt.
• Het is de sleutel tot een dynamische tarief vergoeding aan te passen voor de kenmerken van de vracht die wordt geleverd buiten de inkomende vracht programma, anders zullen de boetes niet eerlijk en accuraat worden aangepakt.
• Als u bijvoorbeeld een terugbetaling van $250 hebt voor het niet gebruiken van uw leveranciersbeheerprogramma, zult u de grotere hoeveelheid op de grotere afstand vaak niet aan de regels laten voldoen omdat de boete lager is dan de winst die ze in hun vrachtprogramma hebben. Verkopers die zich in de buurt bevinden of die minder groot zijn, zullen zich wel aan de regels houden omdat de boete veel hoger is dan hun interne kosten.

Vendor Compliance Guide

• De Vendor Compliance Guide behandelt de punten van betrokkenheid met uw bedrijf. Enkele van de specifieke punten zijn:
• Labeling
• Carton Size
• BOL Requirements
• Packing Slip Requirements
• ASN (Advanced Shipping Notice) Requirements
• Pallet Vereisten
• Kartonconfiguraties en palletconfiguraties
• Dit is om ervoor te zorgen dat het product in uw rekken en op de picklocaties binnen uw distributiecentrum past.
• Verpakkingsvereisten
• Als er een systeem moet worden gebruikt om de inkomende zending te registreren, geef dan een handleiding voor het gebruik van het systeem met een stap-voor-stap-document met foto’s.
• Stel sancties op om naleving door leveranciers af te dwingen en gedrag te verbeteren
• Zorg er als onderdeel van het vaststellen van sancties voor dat dit duidelijk wordt verwoord en dat iedereen die betrokken is bij de normen een volledig begrip heeft van hoe de sancties zullen worden gehandhaafd en wat de boetekosten zullen zijn voor elke overtreding.
• Houd in gedachten, deze sancties zijn niet om te straffen, maar om uw bedrijf te vergoeden voor de extra arbeidskosten of vrachtkosten die uw groep zal maken omdat de leverancier niet aan uw normen voldeed.
• Het is bekend dat de meerderheid van de leveranciers nooit de sancties sectie van de routing gids zal raken, maar het is niet voor hen bedoeld. De sancties zijn ingesteld om ervoor te zorgen dat iedereen wordt aangemoedigd zich aan de regels te houden.
• Verzamel gegevens voor rapportage & Analytics
• De sleutel tot het vastleggen van de gegevens is te leren waar de winsten en verliezen zich voordoen binnen het inkomende proces om verbeteringen aan te brengen en om in het inkoopproces een andere meting van de kwaliteit van de leverancier op te nemen.

VOORBEELD VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Implementeer een TMS Inbound Freight Management Portal

Integreer een portal voor communicatie van en naar alle interne en externe belanghebbenden voor volledige transparantie van het inbound proces dat betrekking heeft op het wie, wat, waar, wanneer en hoeveelheid.

Het TMS-leveranciersportaal biedt belanghebbenden zicht op hun inkomende orders, zodat alle activiteiten in real-time zichtbaar zijn. Houd in gedachten dat het TMS meer zal zijn dan een vrachtsysteem, dus het portaal kan ook worden gebruikt om eventuele schendingen bij te houden en de juiste partijen te waarschuwen wanneer zich een verandering voordoet.

Het systeem zal ook analyses vastleggen om besparingen te meten en aanvullende gebieden voor verbetering te vinden. Het TMS zal elk relevant stukje gegevens vastleggen dat vervolgens rapporten, dashboards en scorecards zal opleveren waarmee het inkomende vrachtprogramma kan worden geanalyseerd en kansen voor meer efficiëntie kunnen worden geïdentificeerd.

Tot slot kan een goed programma voor inkomend vrachtbeheer, aangedreven door technologie, verladers helpen kosten- en productiviteitsdoelstellingen te bereiken die heel vaak over het hoofd worden gezien in de logistieke ruimte.

Met dat alles gezegd, de kwaliteit van dit portaal en ervoor zorgen dat het real-time is, is een spelwisselaar voor het proces van inkomend vrachtbeheer. Velen zullen merken dat ze geen idee hadden van wat ze niet wisten en de impact ervan op de prestaties van hun bedrijf.

Niet alleen zal het TMS het communicatiemiddel tussen belanghebbenden zijn, maar het zal de vrachtuitvoerings- en rapportagemodule zijn om alle vracht te optimaliseren die in een organisatie wordt verplaatst.

• Probeer niet te fancy te worden aan de voorkant van het project. Nadat 30 tot 45 dagen gegevens zijn verzameld, kunt u beginnen met het optimaliseren van de vracht rond bundeling en consolidatie, modale conversie, enz. om het meeste uit de vrachtuitgaven van uw bedrijf te halen en de vervoerders te verminderen die elke dag het ontvangstdok passeren.
• De vermindering van het aantal vrachtwagens dat dagelijks op het ontvangstdok staat, zal de snelheid en nauwkeurigheid van het ontvangstproces verbeteren en zoals de meesten van ons weten, is 80% van de problemen in een dc terug te voeren op een slechte ontvangst.

• Bouw sterke allianties met vervoerders

• Begrijp dat uw uitgaande vervoerders misschien niet uw inkomende vervoerders zijn, maar weet dat als ze dat wel zijn, er extra besparingen mogelijk zijn door de inkomende trailers in het dok om te zetten in uitgaande. Tijd en afstand zijn geld voor vervoerders, dus door het aantal kilometers te beperken en een pick-up te garanderen in het dok waar ze hebben geleverd, kan enorm op de kosten worden bespaard.

• Overweeg de uitbesteding van het implementatie &-proces aan een LSP

We weten dat velen huiverig zijn voor het uitbesteden van activiteiten, maar wij zijn hier om te zeggen dat dit een goed proces is om te overwegen uit te besteden en hier zijn de redenen waarom:

• LSP’s (logistieke dienstverleners) beschikken over de technologie, de ervaring en de marktgegevens om de kans op succes te vergroten.
• Omdat de LSP dit werk voor de kost doet, zullen zij in staat zijn om de procedures, processen en systemen sneller te implementeren, wat een veel snellere verbetering van de kosten, service, communicatie en ROI (return-on-investment) zal brengen.
• Het uitbestede model is vaak veel goedkoper vanwege het kapitaal dat nodig is voor technologie en de middelen die nodig zijn om een nieuw systeem op te zetten en te onderhouden.
• Een uitbestede logistieke partner kan snel toegang krijgen tot marktgegevens en de dynamische tarieftoeslag chargebacks voor niet-naleving creëren die naleving door leveranciers zal afdwingen en aanmoedigen, wat een belangrijk element van het succes was.
• Het TMS dat de logistieke providers hebben, zal het uniforme platform voor communicatie en vrachtoptimalisatie zijn dat nodig is om het concurrentievoordeel op te bouwen dat de directiekamer van het inbound-initiatief zal zoeken.
• De LSP zal ook best practices inbrengen aan de voorkant van het programma tot het einde toe om ervoor te zorgen dat het inbound-programma van de grond komt en een voorwaarts momentum heeft tegenover inertie die vaak wordt gevonden bij het implementeren van een dergelijke verandering in een organisatie.
• De eenvoud van het beheren van de routing guide is exponentieel gemakkelijker en beter met een LSP. De reden hiervoor is dat zij de call center-leveranciers zullen bellen om de routing-specificaties te krijgen. Hierdoor kan de routeringsgids met de dag dynamischer worden en kunnen bedrijven zo goed mogelijk te weten komen hoe ze hun angst zo efficiënt mogelijk kunnen routeren, aangezien ze aan de voorkant van de beslissing staan met hun TMS.
• Ook kan de LSP, als callcenter voor alle leveranciers, de invoer van de gegevens aan de voorkant van het proces afdwingen om de kritieke communicatie op gang te brengen die nodig is om het programma te optimaliseren en alle belanghebbenden verantwoordelijk te houden.

Eindgedachten over de implementatie van een programma voor het beheer van inkomende goederen

Door een stap terug te doen en een beter inzicht te krijgen in uw huidige inkomende productstroom, vervolgens samen te werken met leveranciers en het inkoopteam met een plan dat kan worden beheerd via uw TMS-technologie en vervoerderspartners, kunt u alle capaciteit van de markt benutten, de beste tarieven krijgen en beter zicht krijgen op uw end-to-end supply chain.

Dus, of uw bedrijf het inbound freight management programma nu zo noemt, of een freight term optimization (FTO) of vendor management programma, de verwachting is allemaal hetzelfde. Verbeter de kosten, verbeter de inkomende stroom van het bedrijf en help het concurrentievoordeel van uw bedrijf op te bouwen met een superieure supply chain oplossing.

Het is niet gemakkelijk om het voor elkaar te krijgen, maar de resultaten zullen lonend zijn. We hopen dat de informatie die we hebben gedeeld nuttig is en als u merkt dat u op zoek bent naar een partner in uw inbound-programma, zouden we graag deel uitmaken van het gesprek, dus zoek ons op.

Voor meer over freight management service-oplossingen raden wij de volgende uitgebreide artikelen aan:

• The Complete Guide to Managed Transportation Service Solutions
• The Complete Guide to Freight Management Service Solutions

Om meer te weten te komen over InTek Freight & Logistics, kunnen we worden gevonden op www.intekfreight-logistics.com of u kunt zich abonneren op onze blogs om wekelijks ideeën op te doen over hoe u uw logistiek en supply chain-tactieken en -strategieën kunt verbeteren.