N.B.: Er zal worden toegezien op de naleving van de toelatings- en beperkingsvoorwaarden (punt 1.3 van deze oproep).
5.1 Toekenningen in fase I
a. Aantal fase I toekenningen. Het aantal fase I-toekenningen zal in overeenstemming zijn met de begroting van het Directoraat Wetenschap en Technologie (S&T) voor de onderwerpen in deze uitnodiging tot inschrijving in deze uitnodiging. Het aantal verwachte fase II-contracten zal ook in aanmerking worden genomen bij de bepaling van het aantal fase I-contracten dat zal worden toegekend. Er zullen geen fase I-contracten worden gegund voordat alle gekwalificeerde voorstellen (ontvangen overeenkomstig punt 4.2 van deze aanbesteding) over een specifiek onderwerp zijn beoordeeld. De indieners van de voorstellen zullen door een door het DHS aangewezen aanbestedende ambtenaar van de selectie in kennis worden gesteld. Nadat de fase I-toewijzingen hebben plaatsgevonden, worden de indieners ervan in kennis gesteld dat hun voorstel niet is geselecteerd, in de regel binnen vier maanden na de sluiting van de aanbesteding. De gunningen van fase I worden bekendgemaakt op https://sbir2.st.dhs.gov.
b. Aard van de financieringsovereenkomst. Elk voor financiering geselecteerd Fase I-voorstel zal worden gefinancierd via onderhandse aanbestedingen en kan een redelijke vergoeding of winst omvatten die in overeenstemming is met de normale winstmarges die gelden voor winstgevende bedrijven voor O/R&D-werkzaamheden. Voor alle fase I-toekenningen wordt het vaste-prijstype contract gebruikt.
c. Gemiddelde dollarwaarde van de gunningen. Fase I-toekenningen aan kleine ondernemingen als gevolg van deze DHS SBIR-aanvraag hebben in het algemeen een looptijd van maximaal zes maanden en een maximumwaarde van $ 100.000. De fase I-optie zal, indien zij wordt uitgeoefend voor de projecten die uit deze aanbesteding voortvloeien, doorgaans voor een periode van maximaal vier maanden gelden en niet meer dan 50 000 dollar bedragen (onder voorbehoud van onderhandeling). Public Law 102-564, zoals gewijzigd door de publicatie in het Federal Register van 25 maart 2010 in overeenstemming met de Small Business Act 15U.S.C. 638(j)(3), staat agentschappen toe om zonder rechtvaardiging Fase I-toekenningen te doen tot $ 150.000.
d. Tijdschema voor fase I-toekenningen. De verwachte termijn tussen de sluitingsdatum van deze aanbesteding en de gunning van het fase I-contract bedraagt ongeveer vier (4) maanden. Informatie over de gunning van fase I wordt doorgaans vier (4) maanden na de sluitingsdatum van de aanbesteding op de website geplaatst.
5.2 Fase II-gunningen
a. Aantal fase II-toekenningen. Het aantal fase II-toekenningen zal afhangen van de resultaten van de fase I-inspanningen en de beschikbaarheid van financiële middelen. Het DHS verwacht dat ongeveer 30 procent van de fase I-toekenningen zal resulteren in fase II-projecten. Dit is slechts een indicatieve schatting en het DHS behoudt zich het recht en de discretionaire bevoegdheid voor om geen of minder dan dit percentage voor elk thematisch gebied toe te kennen.
b. Aard van de financieringsovereenkomsten. Elk voor gunning geselecteerd Fase II-voorstel wordt gefinancierd door middel van een onderhandeld contract en kan een redelijke vergoeding of winst omvatten die overeenkomt met de normale winstmarge die wordt verstrekt aan ondernemingen met winstoogmerk voor O/R&D-werkzaamheden. Voor de gunning van fase II kan gebruik worden gemaakt van de aankoopmethode met vaste prijs of van de aankoopmethode met kostprijs plus vaste vergoeding.
c. Gemiddelde waarde in dollars en duur van de gunningen. Fase II-toekenningen bestrijken doorgaans een periode van maximaal $750.000 voor S&T SBIR-projecten, waarover kan worden onderhandeld. De duur van de toekenning is in de regel 24 maanden (onder voorbehoud van onderhandeling). De fase II-optie zal, indien uitgeoefend voor S&T-projecten die voortvloeien uit de onderwerpen in deze aanbesteding, in het algemeen niet meer dan $250.000 bedragen. PL 102-564, zoals gewijzigd door de publicatie in het Federal Register van 25 maart 2010 in overeenstemming met de Small Business Act 15U.S.C. 638(j)(3), bepaalt dat de fase II-toekenningen zonder rechtvaardiging elk maximaal $ 1.000.000 mogen bedragen.
d. Timing van fase II-toekenningen. De toekenningen in het kader van fase II zullen zo snel mogelijk plaatsvinden om de dynamiek van de fase I-inspanning in stand te houden. De procedure voor het uitschrijven van fase II-voorstellen is een poging om zo snel mogelijk vast te stellen aan welke fase I-begunstigden een fase II-begunstiging moet worden toegekend. Het DHS behoudt zich het recht voor om individuele fase II-voorstellen na ontvangst te evalueren en fase II-voorstellen geleidelijk uit te nodigen, aan sommige, alle of geen van de fase I-deelnemers. Fase II-contracten worden gewoonlijk binnen 90 tot 120 dagen na de selectie gegund, ervan uitgaande dat de inschrijver over een adequaat boekhoudsysteem beschikt. (Zie paragraaf 5.12(i).)
5.3 Fase I-verslagen
a. Inhoud. Voor elk fase I-project is een Eindrapport vereist. Een tussentijds/ontwerp-eindverslag is vereist indien van een fase I-optie gebruik wordt gemaakt. De vervaldatum(s) wordt (worden) in het contract bepaald. Deze rapporten moeten worden ingediend zoals in het contract is bepaald. Het eindverslag moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van de doelstellingen van het project, de verrichte werkzaamheden, de verkregen resultaten en de beoordeling van de technische verdienste en de haalbaarheid. Het eindrapport moet op de eerste bladzijde een uit één ruimte bestaande samenvatting van het project bevatten, waarin het doel van het onderzoek/de onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden wordt aangegeven. In de definitieve samenvatting van het project moeten de bevindingen en resultaten worden beschreven, met inbegrip van de mate waarin de doelstellingen van fase I zijn verwezenlijkt en de vraag of de resultaten de voortzetting van fase II rechtvaardigen. Ook de mogelijke toepassingen van de projectresultaten in fase III, hetzij voor het DHS, hetzij voor commerciële doeleinden, moeten worden beschreven. De definitieve samenvatting van het project mag geen vertrouwelijke informatie bevatten, en mag worden vrijgegeven voor publicatie door het DHS. Naast het eindverslag zal het DHS maandelijkse verslagen over de stand van zaken en voortgangsverslagen eisen. Het formaat van deze verslagen zal vóór de gunning van het contract in onderling overleg tussen het DHS en de potentiële begunstigde worden vastgesteld. Vergeet niet dat de maandelijkse voortgangsrapporten en/of eindrapporten, alsmede eventuele bezoeken ter plaatse, zullen worden gebruikt als basis voor de vaststelling van de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de technische doelstellingen van fase I, wanneer het DHS overweegt contractanten uit te nodigen om voorstellen voor fase II in te dienen.
b. Voorbereiding.
(1) Indien wenselijk kan de informatie die de onderneming in haar fase II-voorstel heeft verstrekt om de vorderingen van fase I te melden, ook in het eindverslag worden gebruikt.
(2) Voor elk niet-gerubriceerd verslag moet de onderneming die het verslag indient, een van de volgende verklaringen gebruiken:
(a) Goedgekeurd voor openbaarmaking; verspreiding onbeperkt.
(b) Distributie uitsluitend toegestaan aan overheidsinstanties van de V.S.; bevat vertrouwelijke informatie (SBIR Data Rights).
Noot: Voor gegevens die in het kader van een SBIR-contract zijn ontwikkeld, gelden SBIRData Rights, die bescherming bieden op grond van FAR 52.227-20. DHS is, na beoordeling van de door het bedrijf aanbevolen distributieverklaring, eindverantwoordelijk voor de toewijzing van een distributieverklaring.
c. Indiening. Het bedrijf dient voor elk fase I-project een elektronische kopie van de maandelijkse verslagen, het eindverslag en de definitieve briefing chart (indien van toepassing) in overeenkomstig het fase I-contract en het overeengekomen leveringsschema via de DHS-website op https://sbir2.st.dhs.gov en klik op “Awardee Portal”. De maandelijkse verslagen worden normaliter om de 30 dagen na de startdatum van het project ingediend en het eindverslag wordt normaliter binnen 15 dagen na de voltooiing van de technische fase I-inspanning ingediend. De contractanten moeten in elk verslag de bedrijfsnaam, het onderwerpnummer, het voorstelnummer en het contractnummer vermelden. Instructies voor de indiening zullen in het gegunde contract worden opgenomen.
5.4 Commercialiseringsupdates in Fase II
Indien, na voltooiing van Fase I, aan de contractant een Fase II-contract wordt gegund, dient de contractant de volgende commercialiseringsresultaten van het Fase II-project periodiek bij te werken via de website onder https://sbir2.st.dhs.gov. De bijwerkingen omvatten het volgende:
a. Verkoopopbrengsten van nieuwe producten en niet-R&D-diensten die voortvloeien uit de fase II-technologie;
b. Aanvullende investeringen uit andere bronnen dan het federale SBIR-programma in activiteiten ter bevordering van de ontwikkeling en/of het in de handel brengen van de fase II-technologie;
c. Of de fase II-technologie in andere DHS-systemen of -programma’s is gebruikt en, zo ja, in welk systeem of programma;
d. Het aantal octrooien dat voortvloeit uit de deelname van de contractant aan het SBIR-programma;
e. Groei van het aantal werknemers van de onderneming; en
f. Of de onderneming een beursintroductie (IPO) heeft voltooid die ten dele voortvloeit uit het fase II-project.
Deze bijwerkingen van het project moeten één jaar na de start van fase II worden ingediend, bij de voltooiing van fase II en vervolgens wanneer de contractant een nieuw SBIR-voorstel bij het DHS indient. Ondernemingen die geen nieuw voorstel bij het DHS indienen, zal worden gevraagd jaarlijks bijgewerkte gegevens te verstrekken gedurende vijf (5) jaar na de voltooiing van fase II.
Informatie over de commercialisering van het bedrijf zal worden behandeld als bedrijfsgevoelige informatie en moet als zodanig worden gemarkeerd.
5.5 Betalingsschema
Het specifieke betalingsschema (met inbegrip van de betalingsbedragen) voor elk contract zal in het contract worden opgenomen na afronding van de onderhandelingen tussen de overheid en de indiener van het geselecteerde voorstel voor fase I of fase II. Geselecteerde indieners kunnen periodiek worden betaald naarmate de werkzaamheden vorderen in overeenstemming met het overeengekomen prijs- en betalingsschema. Fase I-contracten zijn hoofdzakelijk vaste prijscontracten (R&D), op grond waarvan maandelijkse betalingen kunnen worden gedaan. De definitieve betaling volgt op de voltooiing van de uitvoering van het contract en de aanvaarding van alle krachtens het contract vereiste werkzaamheden.
Fase II-financiering kan worden toegekend in de vorm van kostenvergoedingscontracten. Tussentijdse betalingen zijn toegestaan in overeenstemming met de overeengekomen prijs en betalingsregeling. Bepalingen betreffende de betaling van een honorarium of winst zullen worden toegestaan. De definitieve betaling zal volgen op de voltooiing van de uitvoering van het contract en de aanvaarding van alle krachtens het contract vereiste werkzaamheden. Het DHS kan bij de gunning van contracten in fase II gebruik maken van betalingen op basis van mijlpaalfacturering.
5.6 Vrijgave van informatie over het voorstel
Met het indienen van een voorstel stemt de indiener ermee in dat de overheid de informatie op de voorbladen van het voorstel (Aand B) publiekelijk bekend mag maken. Andere gegevens in het voorstel worden geacht eigendom van de indiener te zijn en het DHS zal deze gegevens beschermen tegen openbaarmaking voor zover de wet, inclusief de Freedom of Information Act, dat toestaat. Overeenkomstig de SBIR-beleidsrichtlijn van de Small Business Administration wordt voor elk voorstel dat geen fase I- of fase II-toekenning ontvangt, de volgende informatie in de database Government Tech-Net ingevoerd: naam, grootte en plaats van de afgewezen indiener; samenvatting van het project; en het federale agentschap waarbij het voorstel is ingediend.
5.7 Markeringen van vertrouwelijke informatie over het voorstel
Het naar aanleiding van deze uitnodiging ingediende voorstel kan technische en andere gegevens bevatten waarvan de indiener niet wil dat deze openbaar worden gemaakt of door de overheid worden gebruikt voor enig ander doel dan de beoordeling van het voorstel. De informatie in niet-geselecteerde voorstellen blijft eigendom van de indiener, met uitzondering van het voorblad van het voorstel. De regering zal echter kopieën van alle voorstellen behouden. Voor de bekendmaking van informatie in een ingediend voorstel gelden de bestaande wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.
Indien door een indiener in een voorstel vertrouwelijke informatie wordt verstrekt die een handelsgeheim, commerciële of financiële informatie of persoonlijke informatie of gegevens met betrekking tot de binnenlandse veiligheid vormt, zal deze vertrouwelijk worden behandeld, voor zover dit bij de wet is toegestaan, op voorwaarde dat “ja” wordt gekozen voor “Voorstel bevat vertrouwelijke informatie” op het schutblad A van het voorstel en de informatie op elke bladzijde door de indiener duidelijk wordt gemarkeerd met de term “PROPRIETARY” (gebruik niet “Bedrijfsvertrouwelijk”), zoals hieronder wordt besproken. Opmerking: op de schutbladen kan niet de vermelding “vertrouwelijk” worden aangebracht, aangezien de technische samenvatting openbaar zal worden gemaakt indien het voorstel leidt tot de gunning van een contract. Door “ja” te kiezen voor “Voorstel bevat vertrouwelijke informatie” op het schutblad van het voorstel, wordt verondersteld dat de volgende tekst van toepassing is: “Deze gegevens, met uitzondering van het voorblad van het voorstel, mogen niet buiten de regering worden bekendgemaakt en mogen niet geheel of gedeeltelijk worden gedupliceerd, gebruikt of openbaar gemaakt voor enig ander doel dan voor de evaluatie van het voorstel. Indien aan de indiener van het voorstel een contract wordt gegund als resultaat van of in verband met de indiening van deze gegevens, heeft de regering het recht deze gegevens te dupliceren, te gebruiken of openbaar te maken in de mate die in het contract is bepaald. Deze beperking beperkt niet het recht van de regering om de in de gegevens vervatte informatie te gebruiken indien deze zonder beperking uit een andere bron wordt verkregen. De gegevens waarop deze beperking van toepassing is, staan op de bladzijden van het voorstel die op de onderstaande regel zijn vermeld.”
Het gebruik van een beperkend opschrift, behalve het hierboven vermelde, is onaanvaardbaar voor de regering en kan reden zijn om het voorstel van verdere overweging te verwijderen. De regering beperkt de verspreiding van naar behoren gemarkeerde informatie tot de officiële kanalen.
Naast de keuze “ja” voor “Voorstel bevat vertrouwelijke informatie” op voorblad A moet op elke bladzijde van het voorstel die vertrouwelijke gegevens bevat die de indiener wenst te beperken, het volgende opschrift worden aangebracht:
“Het gebruik of de openbaarmaking van de gegevens van het voorstel die specifiek met een asterisk (*) zijn aangegeven, is onderworpen aan de beperking op het voorblad van dit voorstel.”
Als alle informatie op een bepaalde bladzijde vertrouwelijk is, moet de indiener dit vermelden door het woord “PROPRIETARY” (niet “Bedrijfsvertrouwelijk”) op te nemen in zowel de kop- als de voettekst op die bladzijde. Niet het hele voorstel van het opschrift “PROPRIETARY” voorzien. De regering aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de bekendmaking of het gebruik van niet-gemarkeerde gegevens en mag deze gegevens voor elk doel gebruiken of bekendmaken.
In het geval dat naar behoren gemarkeerde gegevens in een voorstel naar aanleiding van deze uitnodiging krachtens de Freedom of Information Act, 5 USC §552, worden opgevraagd, wordt de indiener van het voorstel van dat verzoek in kennis gesteld en wordt hem gevraagd om, voordat de informatie wordt vrijgegeven, met spoed bij het DHS een gedetailleerde lijst in te dienen van alle informatie in het voorstel die volgens de indiener van het voorstel krachtens de wet is vrijgesteld van openbaarmaking. Dergelijke actie en medewerking van de kant van de indiener zullen ervoor zorgen dat alle informatie die door het DHS overeenkomstig de Act wordt vrijgegeven, naar behoren wordt vastgesteld.
5.8 Auteursrechten
Met voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst kan de begunstigde (met inachtneming van eventuele overwegingen van binnenlandse veiligheid) materiaal dat met steun van het DHS is ontwikkeld, auteursrechtelijk beschermen en publiceren. Het DHS krijgt een rechtenvrije licentie voor de federale overheid en eist dat elke publicatie een passende verklaring van erkenning en afwijzing van aansprakelijkheid bevat. Dit is gebaseerd op FAR 52.227-20, Rights in Data – SBIR Program (DEC 2007), dat zal worden opgenomen in elk resulterend contract van deze aanbesteding.
5.9 Octrooien en melding van uitvindingen
Kleine ondernemingen mogen normaliter de hoofdoctrooirechten voor de gehele wereld behouden op uitvindingen die met steun van de overheid zijn ontwikkeld. De overheid ontvangt een royalty-vrije licentie voor het gebruik ervan, behoudt zich het recht voor van de octrooihouder te eisen dat hij in bepaalde beperkte omstandigheden licenties verleent aan anderen, en eist dat iedereen die exclusief een licentie heeft om de uitvinding in de Verenigde Staten te verkopen, deze normaal gesproken in eigen land moet produceren.
In overeenstemming met FAR 52.227-11 Patent Rights – Ownership by the Contractor, moeten SBIR awardees alle subject inventions bekendmaken, dat wil zeggen elke uitvinding of ontdekking die octrooieerbaar is of kan zijn en die is bedacht of voor het eerst daadwerkelijk in de praktijk wordt gebracht bij de uitvoering van het contract. Na de bekendmaking heeft de contractant twee (2) jaar de tijd om te beslissen of hij voor octrooiering kiest. Indien de gekozen inschrijver dit niet binnen de termijn van twee jaar doet, heeft de overheid het recht om de titel te verkrijgen. Voorzover toegestaan door 35 USC205 zal de overheid geen informatie openbaar maken waarin de uitvindingen worden onthuld, zodat de begunstigde de toegestane tijd krijgt om een octrooi in te dienen. FAR52.227-11 zal worden gebruikt voor uitvindingen die worden bedacht of voor het eerst in praktijk worden gebracht onder een resulterend contract van deze aanbesteding.
SBIR-begunstigden moeten alle desbetreffende uitvindingen binnen twee (2) maanden na het verslag van de uitvinder aan de begunstigde aan het DHS bekendmaken. Gegadigden kunnen hun uitvindingen aan het DHS melden via het Edison-systeem voor uitvindingsrapportage op www.iedison.gov. Door gebruik te maken van het Edison-systeem wordt voldaan aan alle vereisten voor het melden van uitvindingen die door een toekenning worden opgelegd.
5.10. Rechten op technische gegevens
Rechten op technische gegevens, waaronder software, die zijn ontwikkeld op grond van een contract dat voortvloeit uit voorstellen die zijn ingediend naar aanleiding van deze uitnodiging, blijven in het algemeen bij de contractant, behalve dat de overheid een royalty-vrije licentie verkrijgt om dergelijke technische gegevens alleen voor overheidsdoeleinden te gebruiken gedurende de periode die begint met de gunning van het contract en eindigt vier jaar na voltooiing van het project in het kader waarvan de gegevens zijn gegenereerd.Na afloop van de beperkende licentie van vier jaar heeft de overheid onbeperkte rechten op de SBIR-gegevens. Tijdens de licentieperiode mag de overheid geen SBIR-gegevens vrijgeven of openbaar maken aan iemand anders dan haar contractant voor ondersteunende diensten, behalve: a) voor evaluatiedoeleinden; b) met uitdrukkelijke toestemming van de contractant; of c) een gebruik, vrijgave of openbaarmaking die noodzakelijk is voor een noodreparatie of -revisie van door de overheid geëxploiteerde goederen.Zie FAR-clausule 52.227-20, “Rechten op gegevens — SBIR-programma”, die zal worden opgenomen in elk resulterend contract van deze aanbesteding.
5.11 Contractantverbintenissen
Bij de gunning van een contract zal de contractant bepaalde wettelijke verbintenissen moeten aangaan door aanvaarding van de contractclausules van de overheid in het fase I-contract. Het hierna volgende overzicht is een illustratie van het soort bepalingen dat volgens de Federal Acquisition Regulations in het Fase I-contract zal worden opgenomen. Dit is geen volledige lijst van bepalingen die in fase I-contracten moeten worden opgenomen, noch bevat het de specifieke formulering van deze clausules. Exemplaren van de volledige algemene clausules en bepalingen zullen vóór de gunning van het contract beschikbaar worden gesteld.
a. Normen voor het werk. Het werk dat in het kader van het contract wordt uitgevoerd, moet voldoen aan hoge professionele normen.
b. Inspectie. De krachtens het contract uitgevoerde werkzaamheden zijn onderworpen aan inspectie en evaluatie door de overheid op alle redelijke tijdstippen.
c. Onderzoek van gegevens. De Comptroller General (of een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger) heeft het recht om alle direct relevante bescheiden van de contractant te onderzoeken die betrekking hebben op transacties in verband met dit contract.
d. Wanprestatie. De Regering kan het contract beëindigen indien de aannemer nalaat het contractueel overeengekomen werk uit te voeren of geen vooruitgang boekt tijdens de uitvoering van het contract.
e. Beëindiging voor gemaksdoeleinden. Het contract kan te allen tijde door de regering worden opgezegd indien zij van mening is dat opzegging in haar belang is, in welk geval de aannemer zal worden gecompenseerd voor verrichte werkzaamheden en voor redelijke opzeggingskosten.
f. Geschillen. Over elk geschil betreffende het contract dat niet in onderling overleg kan worden opgelost, kan door de aanbestedende dienst worden beslist, met het recht van beroep.
g. Contractarbeidstijden. De aannemer mag van een werknemer niet verlangen dat hij meer dan acht uur per dag of veertig uur per week werkt, tenzij de werknemer hiervoor een overeenkomstige vergoeding ontvangt (d.w.z. overwerkvergoeding).
h. Gelijke kansen. De opdrachtnemer zal geen enkele werknemer of sollicitant discrimineren op grond van ras, huidskleur, godsdienst, geslacht of nationale herkomst.
i. Positieve Actie voor Veteranen. De contractant zal geen enkele werknemer of sollicitant discrimineren op grond van het feit dat hij of zij een gehandicapte veteraan of veteraan uit de Vietnam-periode is.
j. Positieve Actie voor Gehandicapten. De contractant zal geen enkele werknemer of sollicitant discrimineren omdat hij of zij lichamelijk of geestelijk gehandicapt is.
k. Ambtenaren mogen niet profiteren. Geen enkel lid van, of afgevaardigde naar het Congres, zal voordeel halen uit het contract.
l. Convenant tegen voorwaardelijke honoraria. Geen persoon of instantie is tewerkgesteld om het contract aan te vragen of veilig te stellen op basis van een afspraak voor een vergoeding, met uitzondering van bonafide werknemers of commerciële agentschappen die door de contractant in dienst worden gehouden met het oog op het veiligstellen van zaken.
m. Gratificaties. De overeenkomst kan door de Regering worden opgezegd indien aan een vertegenwoordiger van de Regering giften zijn aangeboden om de overeenkomst veilig te stellen.
n. Inbreuk op octrooien. De contractant dient elke kennisgeving of bewering van octrooi-inbreuk op grond van de uitvoering van het contract te melden.
o. Beveiligingseisen. De contractant dient alle geclassificeerde informatie die verband houdt met de gecontracteerde werkzaamheden te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
p. Uitrusting en producten van Amerikaanse makelij. Bij de aankoop van apparatuur of een product in het kader van de SBIR-financieringsovereenkomst, dienen zoveel mogelijk uitsluitend in de Verenigde Staten vervaardigde producten te worden aangekocht.
q. Goedkeuring van publicaties. Voorafgaand aan elke verspreiding of publicatie, behalve binnen en tussen de contractant en eventuele onderaannemers, van informatie die in het kader van dit contract is ontwikkeld of in de rapporten is vervat die ingevolge dit contract moeten worden verstrekt, is beoordeling en goedkeuring door de overheid vereist.
5.12 Contractor Registration
Aanbieders worden aangemoedigd, maar zijn niet verplicht, een CAGE-code en een DUNS-nummer te hebben op het moment van indiening van het voorstel; bedrijven moeten deze echter verkrijgen voordat een contract aan het bedrijf kan worden gegund. Voordat een contract in het kader van deze aanbesteding aan een geselecteerde indiener kan worden gegund, moet de indiener geregistreerd zijn in de database Central Contractor Registration (CCR) en de Online Representations and Certifications Application (ORCA). Via de CCR kunnen contractanten van de federale overheid of ondernemingen die belangstelling hebben om zaken te doen met het DHS, basisinformatie verstrekken over zakelijke capaciteiten en financiële informatie. Ga voor registratie naar
http://www.ccr.gov of bel 1-888-227-2423. Volg de instructies op de CCR-website voor het verkrijgen van een CAGE-code (Commercial and Government Entry) en een DUNS-nummer (Data Universal Numbering System).ORCA is een webgebaseerd systeem dat de verzameling en opslag van vertegenwoordigingen en certificeringen van contractanten centraliseert, standaardiseert en online verplaatst.Om u in ORCA te registreren, gaat u naar http://orca.bpn.gov/.
5.13 Aanvullende informatie
a. Algemeen. Deze Programma-aanvraag is bedoeld voor informatieve doeleinden en geeft de huidige planning weer. In geval van tegenstrijdigheid tussen de hierin opgenomen informatie en de voorwaarden van een eventueel daaruit voortvloeiend SBIR-contract, zijn de voorwaarden van het contract doorslaggevend.
b. Gegevens van kleine ondernemingen. Voorafgaand aan de gunning van een SBIR-contract kan de regering de indiener verzoeken bepaalde organisatorische, management-, personeels- en financiële informatie te verstrekken om de verantwoordelijkheid van de indiener te bevestigen overeenkomstig FAR Deel 9.
c. Voorbereidingskosten voor het voorstel. De overheid is niet aansprakelijk voor kosten die door de indiener zijn gemaakt vóór de gunning van een contract.
d. Verplichtingen van de overheid. Deze uitnodiging is geen aanbod van de overheid en verplicht de overheid niet tot het doen van een specifiek aantal toekenningen. Ook zijn toekenningen in het kader van dit programma afhankelijk van de beschikbaarheid van fondsen.
e. Verdubbeling van werkzaamheden. Indien een opdracht wordt gegund op grond van een voorstel dat in het kader van deze uitnodiging is ingediend, moet de contractant aantonen dat hij of zij niet eerder door een agentschap van de federale regering voor in wezen gelijkwaardig werk is betaald, noch momenteel wordt betaald.
f. Ongevraagde voorstellen. Het SBIR-programma is een concurrerend programma. Ongevraagde voorstellen worden noch in fase I, noch in fase II van het DHS SBIR-programma aanvaard. Fase III-toekenningen kunnen alleen worden toegekend aan ontvangers van fase I- of fase II-toekenningen.
g. Geclassificeerde voorstellen. Geclassificeerde voorstellen worden in het kader van deze DHS SBIR Solicitatie niet aanvaard.
h. Testen op mensen/dieren. Er kunnen geen fondsen worden vrijgemaakt of aangewend voor enig deel van het project waarbij proeven met mensen of dieren zijn betrokken totdat alle vereiste goedkeuringen zijn verkregen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving (zie punt 2.0 van deze uitnodiging).
i. Adequaat boekhoudsysteem. Om de risico’s voor de kleine bedrijven te beperken en mogelijke vertragingen bij het sluiten van contracten te voorkomen, wordt voorgesteld dat bedrijven die belangstelling hebben voor SBIR-contracten van fase II en andere contracten van vergelijkbare omvang met het DHS, beschikken over een adequaat boekhoudsysteem volgens de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen (GAAP), de algemeen aanvaarde normen voor overheidscontrole (GAGAS), de federale regelgeving inzake overheidsaankopen (FAR) en de normen voor kostprijsadministratie (CAS). Het boekhoudsysteem zal worden gecontroleerd door het Defense Contract Audit Agency (DCAA). De vereisten en normen van DCAA zijn beschikbaar op de DCAA-website www.dcaa.mil; klik op “Publications” en vervolgens op “Information for Contractors”. Gecertificeerde kosten- en prijsgegevens kunnen vereist zijn indien fase II of fase III toekenningen meer dan $700.000 bedragen.
j. Aanvullende FAR-clausules. FAR-clausule 52.209-2, Verbod op contracten met omgekeerde binnenlandse ondernemingen – Vertegenwoordiging, en FAR-clausule 52.222-54, Controle op arbeidsgeschiktheid, zijn in deze aanbesteding opgenomen.