De manier waarop we werken is aan het veranderen. Vooral hoe we samenwerken.
Naarmate bedrijven mondialer en complexer worden, wordt het merendeel van het werk steeds meer in teamverband gedaan. Uit een onderzoek, gepubliceerd in Harvard Business Review1 , blijkt dat “de tijd die managers en werknemers aan samenwerkingsactiviteiten besteden, de afgelopen twee decennia met 50 procent of meer is toegenomen”. Uit dezelfde studie bleek dat bij veel bedrijven meer dan driekwart van de dag van een werknemer wordt besteed aan communicatie met collega’s.
Teams zijn ook groter, diverser, meer verspreid, en meer gespecialiseerd dan ooit tevoren. Maar terwijl teams met deze kenmerken super effectief kunnen zijn bij het aanpakken van de uitdagende problemen waarmee veel moderne bedrijven worden geconfronteerd, kunnen ze soms worstelen met één essentieel aspect van hun werk: samenwerking.
Dus hoe kunnen werknemers vandaag succesvol samenwerken terwijl ze ook de gemeenschappelijke werkstructuren en dynamiek navigeren die effectieve samenwerking op de werkplek in de weg staan? Laten we eerst eens definiëren wat samenwerking betekent en hoe het eruitziet als het goed wordt gedaan.
In dit bericht zullen we kijken naar…
- Hoe ziet effectieve samenwerking eruit
- De voordelen van samenwerking
- De 6 principes van effectieve samenwerking
- De 5 essentiële vaardigheden die u nodig hebt voor samenwerking op het werk
- Tools die helpen bij samenwerking op de werkplek
Effectief en efficiënt werken als een team is geen sinecure. Maar met deze handige gids hebt u alles wat u nodig hebt om dit proces zo eenvoudig en ongecompliceerd mogelijk te maken.
🔑 Spoiler alert: een krachtige communicatietool is een sleutel tot betere samenwerking. Download de gratis checklist die u helpt bij het kiezen van de juiste tool voor uw bedrijf.
Hoe effectief samenwerken eruitziet
In wezen is er sprake van samenwerking wanneer twee of meer mensen samenwerken om iets te produceren of te creëren. Dit kan zowel persoonlijk als virtueel gebeuren, dankzij de vele communicatiemiddelen en cloudgebaseerde programma’s die juist voor dit doel zijn gemaakt.
Hoewel er veel verschillende manieren zijn om een collaboratieve werkplek te creëren en te bevorderen, hebben de meest succesvolle werkomgevingen doorgaans enkele belangrijke kenmerken gemeen. Het zijn plaatsen waar werknemers zich gezien, gehoord en veilig voelen om hun gedachten te delen. Ze organiseren efficiënte vergaderingen en werksessies. Ze beschikken over gestandaardiseerde systemen en samenwerkingsprocessen. Hun teams begrijpen het belang van gezonde communicatie. Misschien heeft u al eens bij een van deze bedrijven gewerkt (of bij een paar, als u geluk hebt!)
Het belangrijkste is dat de leidinggevenden van deze bedrijven begrijpen dat een succesvolle samenwerking op de werkplek niet alleen goed is voor hun werknemers – het is ook goed voor hun klanten en voor hun omzet.
De voordelen van samenwerking nader bekeken
Het lijkt misschien vanzelfsprekend om ervoor te zorgen dat uw team effectief samenwerkt op de werkplek. Immers, zoals het gezegde luidt, “teamwork makes the dream work,” toch?
Toch is het geen sinecure om mensen met verschillende achtergronden, en afhankelijk van de grootte en structuur van uw bedrijf, verschillende tijdzones samen te laten werken aan een gemeenschappelijk doel. De voordelen van effectieve communicatie en samenwerking op de werkplek wegen echter ruimschoots op tegen de nadelen.
Meer innovatie
De laatste tijd beginnen steeds meer bedrijven teams samen te stellen die mensen uit de hele organisatie samenbrengen om te brainstormen over vraagstukken om zo tot nieuwe ideeën te komen die het bedrijf ten goede zullen komen.
Adviesbureau Protiviti organiseert bijvoorbeeld een Global Innovation Challenge waarbij elk van zijn lokale kantoren een werksessie houdt om een vraag van het leiderschapsteam te beantwoorden. De gegenereerde ideeën worden vervolgens gelogd op het interne platform voor het delen van ideeën van het bedrijf en beoordeeld door de Innovation Task Force van het bedrijf:
Niet alleen helpen initiatieven als deze bedrijven om de diverse perspectieven van hun talent te benutten, maar studies tonen ook aan dat groepen de neiging hebben om sneller te innoveren, fouten sneller te zien en betere oplossingen voor problemen te vinden dan mensen die op zichzelf werken2.
Sterkere teams
Wat hebben een aantal van de beste werkomgevingen ter wereld met elkaar gemeen? Ze steken moeite in het verbinden van hun werknemers om sterkere teams en sociale netwerken te vormen. Niet alleen geeft het werken aan hetzelfde doel teamleden een sterk gevoel van doelgerichtheid, maar samenwerking stelt teamleden ook in staat om elkaars lacunes in vaardigheden op te vullen en het werk zo te verdelen dat ieders sterke punten worden benut.
Voorbeeld: HR-techbedrijf Workday ontwikkelde een New Connections-programma dat speciaal is ontworpen voor nieuwkomers om hen te helpen een sterke band met hun collega’s op te bouwen. Door middel van het programma krijgen werknemers de helft van de dag te leren over de waarde van verbindingen en de tweede helft te werken aan een gemeenschapsproject om hun banden zowel binnen als buiten de organisatie te verdiepen.
En de resultaten spreken voor zich. Bij de 2019 Fortune 100 Best Companies to Work For zei 86% van de werknemers bij de winnende organisaties dat je erop kunt rekenen dat mensen samenwerken (versus 74% van de werknemers bij niet-winnende bedrijven), en 91% zei dat mensen om elkaar geven (versus 82% van de werknemers bij niet-winnaars).
Meer deskundige en bekwame werknemers
Wanneer teams samenwerken, krijgen ze de kans om nieuwe dingen van elkaar te leren, wat bijdraagt aan hun algehele persoonlijke en professionele ontwikkeling. Samenwerking daagt mensen ook uit om na te denken, te articuleren en meer te leren over hun competenties, wat hen kan helpen zelfbewustzijn op te bouwen en een beter begrip te krijgen van hun sterke en zwakke punten.
Volgens onderzoek gepubliceerd in Harvard Business Review3 bijvoorbeeld, hebben teams vaak baat bij een mix van kosmopolitische en lokale leden. Dit zijn mensen die in meerdere landen hebben gewoond en meerdere talen spreken en mensen met diepe wortels in het gebied waar ze werken.
De kosmopolitische leden brengen technische know-how en expertise mee die van toepassing is op veel verschillende situaties, terwijl de lokale bevolking diepgaande kennis en inzicht in de politiek, cultuur, en smaken van een gebied meebrengt. Het samenbrengen van deze twee soorten leden stelt hen in staat kennis te delen en van elkaar te leren terwijl ze tegelijkertijd de projecten aanpakken.
Een betere klantervaring
We hebben allemaal gehoord van lopende banden – en hoewel ze soms een slechte reputatie krijgen, hebben ze ons laten zien dat veel mensen die samenwerken een project sneller kunnen voltooien dan één persoon die in zijn eentje werkt. Hoewel dit intern veel voordelen heeft, kan het ook een enorme impact hebben op de klantervaring (en u helpen een hoge klantenbinding te behouden).
RingCentral is bijvoorbeeld een samenwerkingsplatform dat teams op kantoor gemakkelijk laat communiceren met contactcentermedewerkers – niet alleen voor het werken aan interne projecten, maar ook voor ad-hocsamenwerking om klantproblemen in realtime op te lossen:
Dit stelt contactcenters in staat om problemen sneller op te lossen dan voorheen mogelijk was, wat zorgt voor tevreden klanten en u lovende klantbeoordelingen oplevert.
6 principes van effectieve samenwerking
Hoewel de bovenstaande vaardigheden u kunnen klaarstomen om goed samen te werken, gaat het bij succesvol samenwerken met anderen niet alleen om wat u doet, maar ook hoe u het doet. De mentaliteit waarmee u samenwerking benadert, kan een wereld van verschil maken. De volgende keer dat je met je team moet samenwerken, houd deze waarden dan in je achterhoofd.
Efficiëntie
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van samenwerking, maar in de loop der jaren hebben ze een slechte naam gekregen. Wie heeft er immers niet een vergadering meegemaakt die te lang duurde of onnodig was? Er zijn een paar dingen die u kunt doen om uw team in een productiviteitsmachine te veranderen. Een daarvan is om alleen persoonlijke vergaderingen te houden als ze absoluut noodzakelijk zijn – als je in plaats daarvan een videogesprek kunt doen en een paar minuten reizen kunt besparen of een vergaderruimte kunt vrijmaken, waarom niet?
Wilt u efficiënter vergaderen? Gebruik deze gratis vergaderagenda sjablonen om iedereen op schema te houden. 👇
Een andere manier is ervoor te zorgen dat elke vergadering of elk gesprek een agenda heeft en duidelijke doelen voor elke deelnemer.
Ten slotte moet u niet vergeten om aan het eind actiepunten vast te stellen voor iedereen die bij het project is betrokken. Als u een project hebt dat wat meer teamwerk vereist van de deelnemers aan een vergadering, waarom maakt u dan geen projectgerichte teamchat voor iedereen? Met de videoconferentie-app van RingCentral kunt u bijvoorbeeld precies dat doen: u kunt niet alleen virtuele vergaderingen houden, maar ook een groepsgesprek maken voor follow-ups na de vergadering in dezelfde app:
Trust
Mensen moeten zich veilig voelen om echt constructieve feedback te geven en te ontvangen, geïnspireerd worden door een gemeenschappelijk doel en de tools en mogelijkheden hebben om met elkaar in contact te komen. Dit kan alleen gebeuren in een vertrouwensvolle omgeving waar werknemers het gevoel hebben dat hun teamgenoten en leiders het beste met hen voor hebben.
Empathie
Elk teamlid heeft een belangrijke rol te spelen. Toch kan de samenwerking stuklopen wanneer een of meer mensen het gevoel hebben dat ze het moeilijker hebben dan de anderen of het gevoel hebben dat andere teamleden hen naar beneden proberen te halen. Hoe beter je je collega’s leert kennen en begrijpt hoe ze werken en met welke uitdagingen ze te maken hebben, des te groter is de kans dat je succesvol met ze kunt samenwerken. (Lees meer over empathie-oefeningen die u met uw team kunt proberen.)
Positiviteit
Het feit dat een groepsproject in het verleden slecht is verlopen, wil nog niet zeggen dat hetzelfde opnieuw zal gebeuren. Probeer je vooroordelen uit het verleden van je af te schudden en benader elke groepswerksituatie als een nieuwe start, met een open en positieve instelling.
Clariteit
Het komt zelden voor dat iedereen in een team van meet af aan op één lijn zit. Het is normaal dat mensen hun eigen prioriteiten of belangen hebben. Daarom is het belangrijk om van tevoren ieders prioriteiten en agenda’s vast te stellen om een gemeenschappelijke noemer te vinden die het project vooruithelpt.
Accountability
De meest succesvolle bedrijven hebben systemen en processen waarin medewerkers kunnen verwijzen naar de planning en taken van een project, zodat ze een duidelijk inzicht hebben in hoe hun bijdragen de groep beïnvloeden. Op die manier als deadlines worden gemist of iemand niet trekken hun gewicht, kan het snel worden aangepakt.
5 essentiële vaardigheden voor samenwerking op het werk
Als u ooit aan een groepsproject hebt gewerkt dat niet zo goed verliep als u had gedacht, dan weet u dat het bevorderen van samenwerking op de werkplek vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan is. Misschien werken uw teamgenoten op afstand en zijn ze moeilijk te bereiken. Of misschien is uw organisatie te verzuild en willen afdelingen geen informatie delen.
Als u wordt geconfronteerd met samenwerkingsuitdagingen op uw werkplek, is een van de beste dingen die u kunt doen, werken aan het ontwikkelen van uw soft skills. Vertrouw ons – het beheersen van deze vijf samenwerkingsvaardigheden zal het werken in een team een stuk eenvoudiger en effectiever maken.
Doelstelling
Wanneer u met een team werkt, moet iedereen het doel en de visie achter het project begrijpen, evenals de manier waarop u succes zult bepalen. Transparantie vanaf het begin schept vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen zich inzet voor succes en een gemeenschappelijk doel voor ogen heeft.
Communicatie
Voordat u aan een taak of opdracht begint, moet u duidelijke bedoelingen hebben. Laat uw teamgenoten weten wat u doet en stel realistische verwachtingen voor wanneer u klaar bent – en zorg ervoor dat u doorzet.
Ook, vergeet niet om te communiceren als je wijzigingen moet aanbrengen in het plan dat je hebt opgesteld. Als er iets onverwachts gebeurt en u niet in staat zult zijn om resultaten te leveren zoals verwacht, communiceer deze veranderingen.
Opnieuw, dit is waar het hebben van een alles-in-een communicatie-instrumenten van pas komt-als uw team elkaar kan videobellen en instant-message vanuit dezelfde app, is er een grotere kans dat ze snel met elkaar zullen communiceren als er iets opkomt:
Actief luisteren
Wanneer u nauw met anderen samenwerkt, moet u goed luisteren naar de ideeën, feedback en adviezen van elk teamlid – en attent en respectvol zijn wanneer u reageert. Dat is het idee achter actief luisteren.
Hoewel u uw ideeën kunt hebben over hoe u wilt dat het project verloopt of wie wat moet doen, moet u toch rekening houden met de mening van uw collega’s. Misschien bent u het niet altijd eens met de uitkomst, maar uiteindelijk moet u de behoeften en verantwoordelijkheden van de groep voorrang geven boven uw eigen wensen.
Problemen oplossen
Soms komen er problemen op en maken mensen fouten. Dat gebeurt. Wanneer zich problemen voordoen, denk er dan aan om het probleem als groep rustig te analyseren zonder iemand de schuld te geven. Richt uw energie in plaats daarvan op het samen zoeken naar oplossingen. Dit helpt vertrouwen tussen teamleden op te bouwen en zorgt ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt om met elkaar te communiceren en transparant te zijn, zelfs als ze iets verkeerd doen.
Time management
Samenwerken met anderen betekent dat je niet alleen verantwoording moet afleggen aan jezelf, maar ook aan je groepsleden die van je afhankelijk zijn. Dit is waar time management vaardigheden van pas komen. In staat zijn om uw taken te prioriteren en dienovereenkomstig te plannen is de sleutel om ervoor te zorgen dat u deadlines kunt halen en het werk kunt voltooien dat uw team op u rekent om te leveren.
Hulpmiddelen die helpen bij samenwerking op de werkplek
Teams kunnen niet samenwerken als ze niet kunnen communiceren. Het goede nieuws is dat er veel digitale hulpmiddelen beschikbaar zijn om u te helpen virtueel samen te werken met collega’s – naast e-mail, want zoals we weten is e-mail niet altijd de beste manier om met iemand in contact te komen:
Hier zijn enkele van de beste samenwerkingstools die u en uw team op uw radar zouden moeten hebben.
RingCentral
RingCentral’s desktop- en mobiele app is een alles-in-één communicatietool die teamwerk via elk kanaal naadloos maakt. De app bevat functies voor videobellen, berichten uitwisselen, bestanden delen en taakbeheer en kan zelfs worden geïntegreerd met apps zoals Google Drive en Google Agenda:
U kunt de app gebruiken om gesprekken te starten met klanten en teamgenoten via meerdere contactpunten en hun vragen sneller te beantwoorden door in realtime samen te werken met verschillende afdelingen via een gesprek, bericht of videoconferentie – en dat allemaal in dezelfde app:
🕹️ Bekijk in de praktijk hoe RingCentral werkt door een productrondleiding te boeken:
Kies een tijdstip
💰 U kunt ook deze calculator gebruiken om te zien hoeveel uw bedrijf ongeveer zou kunnen besparen door RingCentral te gebruiken om de communicatie van uw team met elkaar en met klanten te ondersteunen.
Asana
Asana is een van de populairste projectmanagementtools op de markt. Met Asana kunt u taken aan andere teamleden toewijzen, volgers aan projecten toevoegen en deadlines bewaken. In de basis fungeert Asana als een robuuste to-do lijst of projectkalender, maar de premium versie heeft handige functies zoals Forms om informatie te verzamelen en Timeline om startdata en afhankelijkheden bij te houden.
Trello
Net als Asana is Trello een projectmanagementtool. Het heeft een gebruikersvriendelijke interface die projecten en taken organiseert in kaarten die in verschillende kolommen kunnen worden gesleept en neergezet. Het is snel op te zetten en werkt goed voor het monitoren van projecten, het toewijzen van taken, en snel de status van de projecten van uw team in een oogopslag te zien.
Google Workspace
Google’s suite met samenwerkingstools is moeilijk te verslaan, en je zult ze in de marketingtech-stack van de meeste teams terugvinden. Van Drive tot Sheets tot Agenda, de tools van Google Workspace zijn ontworpen om teams in staat te stellen bestanden tegelijkertijd te bewerken en al hun wijzigingen automatisch op te slaan.
De sleutels tot effectieve samenwerking
Er is veel meer nodig voor effectieve samenwerking dan alleen vergaderagenda’s en werk-achteraf-agenda’s.
Van bedrijfsbrede innovatie-uitdagingen tot inwerkprogramma’s voor nieuw personeel, de beste werkomgevingen gebruiken veel verschillende praktijken en programma’s die samenwerking bevorderen. Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze de kracht begrijpen van samenkomen om grote dingen te bereiken.
Wanneer je de juiste vaardigheden inbrengt, de juiste mentaliteit aanneemt, en de juiste digitale tools in de mix opneemt, kan er magie ontstaan.