Veiligheid van een evenement houdt veel meer in dan alleen de locatie vol zetten met beveiligingspersoneel. Het is een vrij complex proces dat uitgebreide coördinatie en communicatie vereist.
Met de juiste beveiligingsmethoden waarborgt u de veiligheid van uw gasten en personeel – en voorkomt u schade aan de locatie en aanverwante eigendommen.
Dag van beveiliging
We kunnen het belang van beveiliging bij evenementen niet genoeg benadrukken. Met beveiliging bent u gedekt in geval van :
- letsel bij een gast
- schade aan eigendommen
- beheersing van de menigte
- ongemakkelijke gasten
- onverwachte situaties
Daarom moet u uw beveiligingsstrategie al tijdens het planningsproces plannen. Welke soorten beveiliging u nodig hebt, hangt af van de omvang, de reikwijdte, de locatie en het type evenement dat u plant.
Kent u de locatie van binnen en van buiten
U moet ook weten hoe poreus de locatie is. “Poreus’ verwijst naar elke manier waarop iemand binnen kan komen zonder de eigenlijke ingang te gebruiken. Dit kan een achterdeur voor het personeel zijn, of een raam dat van buitenaf kan worden geopend.
Identificeer alle toegangspunten van de locatie en zorg ervoor dat al het personeel hiervan op de hoogte is. Het maken van een schema dat u kunt delen is een eenvoudige en effectieve manier om het team een visueel begrip te geven.
Als de locatie buiten is, stelt u grenzen vast waar de perimeter van het evenement begint en eindigt. Tijdelijke omheiningen en barricades kunnen hierbij helpen.
Peil het risico van de aanwezigen
Zijn er aanwezigen of gasten die een risico kunnen vormen? Je kunt natuurlijk niet de achtergrond van elke kaartjeskoper controleren. Maar u moet potentiële risico’s identificeren.
Als een gastspreker bijvoorbeeld een bedrijf vertegenwoordigt met een controversiële geschiedenis, kan dat het risico op protesten of bezoekers die een scène willen veroorzaken, verhogen.
Wees achterdochtig over gasten die evenementkaartjes in bulk kopen. Dit kan een demonstrant zijn die kaartjes koopt voor zijn medestoorders.
Houd de menigte onder controle
Hoe groter de menigte, hoe groter de kans dat er iets mis kan gaan. Het personeel moet zich op hun gemak voelen bij het beheren van grote groepen en gezag kunnen uitoefenen wanneer dat nodig is.
Het veiligheidsteam kan het volgende moeten doen met betrekking tot crowd management:
- Vraag gasten weg te gaan als ze de uitgang blokkeren.
- Bewaak de registratielijn om deze overzichtelijk te houden en te voorkomen dat mensen zich ophouden. (Het gebruik van kegels, gele tape, of staanders is een grote hulp hier.)
- Zorg ervoor dat gasten niet afdwalen naar gebieden voor alleen personeel of gebieden die zijn gereserveerd voor VIP.
Het is ook belangrijk dat u ervoor zorgt dat de menigte in de zaal nooit groter wordt dan de capaciteitslimiet. Vergeet niet om al het personeel en het veiligheidspersoneel mee te tellen bij het bijhouden van de totale aantallen. Overschrijding van de capaciteit kan leiden tot boetes van de zaalbeheerder.
Beoordeel het potentieel voor grootschalige aanvallen
Het is jammer dat we dit überhaupt moeten vermelden, maar dit is de realiteit. Grote mensenmassa’s zijn een gemakkelijk en zacht doelwit, dus gewapend beveiligingspersoneel wordt aanbevolen voor grotere evenementen.
Alle gasten moeten ook hun tassen laten controleren. Een professioneel beveiligingsteam is getraind om te zoeken naar wapens of voorwerpen die als wapen kunnen worden geïmproviseerd.
Publiceer voorafgaand aan uw evenement dat alle persoonlijke tassen zullen worden geïnspecteerd om de veiligheid van gasten te waarborgen. U moet ook een lijst opstellen van smokkelwaar dat niet zal worden toegelaten in de zaal. Dit omvat alle wapens en bepaalde chemische materialen.
Naast tassencontroles en bodyscanners, moet het personeel ook op verdacht gedrag letten. Voorbeelden van abnormaal gedrag dat het personeel zou moeten alarmeren zijn:
- Continent staren naar personeel
- Geen betrokkenheid of geveinsde interesse in de activiteiten van het evenement
- Dwars door de lay-out van de locatie
Het controleren op verdachte activiteiten moet ook plaatsvinden in de directe omgeving van de buitenkant van de locatie. Aangezien de tassen pas bij binnenkomst worden gecontroleerd, kunnen daders hun kans schoon zien op de plaats waar de aanwezigen zich verzamelen om zich te registreren.
Geheime communicatie
Uw personeel moet voortdurend met elkaar in verbinding staan. Zorg ervoor dat elk personeelslid een walkie-talkie heeft.
Als u een professionele beveiliging inhuurt, zorg er dan voor dat ze heen en weer communiceren met uw eigen personeel. Personeel van het bedrijf en beveiligingsmedewerkers van derden hebben de neiging om niet te communiceren. De eerstgenoemden moeten alle verdachte activiteiten aan het beveiligingsteam melden en zich onthouden van directe confrontaties.
Pro-tip: het vooraf in kaart brengen van het evenement kan een geweldige manier zijn om een visuele kaart van de beveiligingsopstelling met uw personeel te delen.
Beveiliging van evenementen is echt belangrijk
Evenementen genereren veel ROI voor planners, bedrijven en podia. Maar bij elke live openbare bijeenkomst bestaat altijd het risico dat er iets ernstig misgaat.