Stop me als je deze al eerder hebt gehoord: “Ik had een klacht over mijn baas, dus ik vertelde het HR in vertrouwen. Zij vertelden het mijn baas, en nu is ze boos op me. Is HR niet verplicht om alles vertrouwelijk te houden?”
Werknemers gaan er vaak van uit dat alle gesprekken die ze met Personeelszaken voeren vertrouwelijk zijn en niet mogen worden gedeeld. Maar omdat we geen artsen of priesters zijn, weten we dat dit zelden het geval is.
Als HR-professionals zijn we verantwoordelijk voor het vinden van een balans tussen wat kan lijken op tegenstrijdige verantwoordelijkheden: de behoefte om een betrouwbare bron voor werknemers en een effectieve partner voor het bedrijf te zijn. Dus, hoe bescherm je tegelijkertijd de behoeften van werknemers en het bedrijf? Het is aan ons om het beleid en de wetten te begrijpen, discretie te betrachten en een slim beoordelingsvermogen te gebruiken.
Wanneer HR actie moet ondernemen
Het is gemakkelijk te begrijpen dat een werknemer denkt dat bepaalde onderwerpen verboden terrein zijn als het op vertrouwelijkheid aankomt. Klachten over seksuele intimidatie of discriminatie zijn immers ernstige zaken, die vaak privé gehouden moeten worden. Maar het zijn ook juridische zaken, wat betekent dat HR informatie over werknemers niet 100% vertrouwelijk kan houden, omdat ze ernaar moeten handelen in overeenstemming met de wet.
Als wat aan HR wordt gemeld een regel, beleid of wettelijke overtreding is – het zal moeten worden aangepakt, punt uit! Zelfs als de werknemer u vertelt dat hij niet wil dat er iets aan wordt gedaan, alleen dat u op de hoogte bent van wat er is gebeurd… u bent nog steeds verplicht om te voldoen aan de bedrijfsnormen, wettelijke aansprakelijkheid te voorkomen en, het allerbelangrijkste, uw werknemers te beschermen.
Een goed HR-team schakelt alleen de mensen in die nodig (of betrokken) zijn om een grondig onderzoek te voltooien, wat betekent dat uiteindelijk sommige mensen zullen moeten weten wat u werd verteld. Volledige vertrouwelijkheid is hier onmogelijk te garanderen, zelfs als dit van tevoren is beloofd.
Wanneer HR actie kan ondernemen
Op basis van de aard van klachten die in strijd zijn met beleid of wetgeving, is het meestal eenvoudig om te beoordelen wanneer de vertrouwelijkheid moet worden doorbroken en ingegrepen. Lastiger wordt het in situaties waarin HR naar eigen inzicht handelt, zoals bij algemene klachten over managers of collega’s. Hoe weet je wat je wel en niet moet vertellen om tot een oplossing te komen?
Het is belangrijk om te begrijpen waarom iemand in eerste instantie naar HR komt en wat hij of zij ermee wil bereiken. Als iemand bijvoorbeeld klaagt dat een manager een overduidelijke vorm van vriendjespolitiek toepast, moet hij begrijpen wat hij wil dat er gebeurt. Willen ze dat HR met de manager gaat praten? Willen ze weten of er andere klachten zijn ingediend? Of willen ze alleen hun frustraties kwijt?
Van coach tot bemiddelaar, er is een breed spectrum aan rollen die HR kan spelen als je eenmaal begrijpt wat de reden van de werknemer is om zijn mening te geven. Wat werknemers zich echter soms niet realiseren, is dat HR-professionals vaak niet de beslissers zijn, maar eerder de facilitators. HR-voorlichting op de werkplek is de sleutel om werknemers te helpen begrijpen wanneer en waarom ze naar je toe moeten komen, en ook om ze te helpen vertrouwen dat je het juiste zult doen met hun (gevoelige) informatie.
Wat is dan eigenlijk vertrouwelijk?
Over het geheel genomen moeten werknemers geen ongebreidelde vertrouwelijkheid verwachten – dat is een beetje naïef. Tegelijkertijd moet HR het (vaak heersende) idee uit de wereld helpen dat het op de een of andere manier de werknemers tegen het bedrijf zijn. Werknemers zijn het belangrijkste en duurste bezit van elke onderneming. Zij zijn degenen in de loopgraven die het werk doen, en zij hebben een belangrijk perspectief. Het is dus van cruciaal belang om een goede verstandhouding met hen te ontwikkelen, zodat zij u vertrouwen met informatie over hun ervaringen op de werkplek.
U kunt veel spanning meteen wegnemen door werknemers een verklaring van afwijzing te geven over wat vertrouwelijk is wanneer zij vragen om vertrouwelijk over iets te mogen praten. Meestal is het antwoord niets, omdat HR eigenlijk niet verplicht is om veel dingen vertrouwelijk te houden. Dat gezegd hebbende, wordt van u verwacht dat u over een deskundige discretie en beoordelingsvermogen beschikt. Goede HR-professionals doen hun best om het delen van gevoelige informatie door werknemers te beperken tot een need-to-know basis.
Doe je dat goed, dan bouw je duurzame relaties op met zowel werknemers als een betrouwbare adviseur, en met de leiding van het bedrijf als een betrouwbare merkvertegenwoordiger.