Deze gids voor het ontwikkelen van een rampenplan is opgesteld om de afdelingen van de Universiteit van Missouri te helpen, evenals de personen die records en informatiesystemen beheren en degenen die verantwoordelijk zijn voor de bescherming van de informatiebronnen van hun afdeling.
Rampen zijn er in vele smaken. Helaas krijgen we niet om onze favoriete smaken te kiezen, noch krijgen we om de tijd te kiezen wanneer we klaar zullen zijn om hun variëteiten te proeven. Door hun aard zijn rampen plotseling, onverwacht en ongewenst. Sommige rampen, zoals die welke het gevolg zijn van defecte bedrading of lekkende leidingen, kunnen worden vermeden; andere, zoals overstromingen, tornado’s en winterstormen, kunnen dat niet. Een van de doelen van deze gids is om mensen te helpen voorkomen dat rampen catastrofes worden – gebeurtenissen die resulteren in grote vernietiging of onvervangbaar verlies.
Het belangrijkste uitgangspunt van deze gids is dat geen rampenplan intact kan worden overgeplant van de ene campus, programma, of zelfs afdeling, naar de andere.
Records Management heeft geen modelplan opgesteld dat gemakkelijk kan worden aangepast voor gebruik op afdelingen, omdat een dergelijke aanpak in strijd is met de basisprincipes van goed archief- en informatiebeheer. Wij zijn ons er terdege van bewust dat er niet één enkel classificatiesysteem voor dossiers, één enkel bewaarschema of één enkel programma voor vitale dossiers bestaat dat geschikt is voor alle afdelingen, zelfs binnen één enkele bedrijfstak. Een benadering op basis van een modelplan zou voorbijgaan aan de belangrijke rol die lokale middelen en omstandigheden, zoals beschikbare vriesruimte, brandbeveiliging en weerpatronen, spelen bij het plannen van informatierampen.
Deze gids presenteert een aantal belangrijke vooronderstellingen, concepten, elementen, praktische overwegingen, voordelen en stappen die horen bij rampenplanning. De toepassing van de gids en een verstandig gebruik van de inhoud ervan kan een afdeling het benodigde kader bieden voor de uitvoering van een alomvattend rampenpreventie- en herstelplan.
Het belang van een schriftelijk rampenplan voor herstel en vitale bestanden wordt ook benadrukt. Het proces zelf van het schrijven van het plan is een oefening in goed informatiebeheer.
- Inleiding
- Deel A: Basisconcepten en voorwaarden
- Deel B: Rampenpreventie: Een planmatige aanpak
- Deel C: Rampenherstel: Een geplande aanpak
- Deel D: Voordelen en Conclusie