Hoe lang moet je het bewaren
Je hebt waarschijnlijk gehoord dat zeven jaar de perfecte periode is om belastingaangiften te bewaren, inclusief aangiften. De werkelijke tijd om gegevens te bewaren is niet zo eenvoudig, volgens Steven Packer, CPA, in de Tax Accounting Group bij Duane Morris.
“In de meeste gevallen hoeven belastinggegevens niet zeven jaar te worden bewaard, omdat er een verjaringstermijn van drie jaar is,” legt Packer uit. “Dus ervan uitgaande dat er geen fraude of niets anders mis is, kan de IRS uw belastingaangiften niet langer bekijken dan die driejarige verjaringstermijn.”
De verjaringstermijn heeft enkele belangrijke uitzonderingen, en als uw belastingaangifte een van deze heeft, moet u uw aangiften en uw administratie langer dan drie jaar bewaren. De verjaringstermijn is bijvoorbeeld zes jaar als u uw inkomen aanzienlijk hebt onderschat. De drempel voor substantiële onderwaardering is 25 procent van uw bruto inkomen. Als u beweert dat uw bruto inkomen $ 50.000 was en het was in werkelijkheid $ 100.000, hebt u uw inkomen aanzienlijk ondergewaardeerd.
De zes-jaarsregel is ook van toepassing als u de kosten van onroerend goed aanzienlijk hebt overschat om uw belastbare winst te minimaliseren. Stel dat u een stuk onroerend goed hebt verkocht voor $ 150.000 en beweert dat u $ 125.000 hebt betaald in plaats van de werkelijke $ 50.000, dan heeft de IRS zes jaar de tijd om actie tegen u te ondernemen. En als u meer dan $ 5.000 aan inkomsten uit een offshore-rekening hebt weggelaten, is de verjaringstermijn ook zes jaar.
Bewaar de administratie zeven jaar als u een claim indient voor een verlies uit waardeloze effecten of een aftrek voor dubieuze schulden. Als u geen aangifte hebt gedaan, of als u een frauduleuze aangifte hebt gedaan, is er geen verjaringstermijn voor de IRS om u aan te klagen.
Vastgoedadministratie kan voor altijd zijn
Wanneer u een onroerend goed met winst verkoopt, bent u vermogenswinstbelasting over die winst verschuldigd. Om uw vermogenswinst te berekenen, moet u vaak uw administratie bijhouden zolang u uw investering bezit. U hebt deze gegevens nodig om de kostenbasis voor het onroerend goed te berekenen, dat wil zeggen de werkelijke kosten, naar boven of beneden bijgesteld door andere factoren, zoals belangrijke verbeteringen aan de structuur.
Het berekenen van de kostenbasis voor onroerend goed waarin u woont, is relatief eenvoudig omdat de meeste mensen kunnen voorkomen dat ze vermogenswinstbelasting betalen op hun hoofdverblijfplaats. Als u uw hoofdverblijfplaats verkoopt, kunnen degenen die individuele aangiften indienen tot $ 250.000 aan winsten van belastingen uitsluiten, en paren die gezamenlijk aangifte doen, kunnen tot $ 500.000 uitsluiten. U moet ten minste twee van de afgelopen vijf jaar in uw huis hebben gewoond om in aanmerking te komen voor de uitsluiting. Zelfs dan moet u de transactiedocumenten ten minste drie jaar na de verkoop van het onroerend goed bewaren.
Als uw verkoop niet aan de bovenstaande criteria voldoet, moet u de gegevens over belangrijke verbeteringen ten minste drie jaar na de verkoop bewaren. In IRS-publicatie 523, “Uw huis verkopen”, wordt uitgelegd welke verbeteringen u kunt toevoegen aan uw kostenbasis – en uw vermogenswinstrekening kunt verlagen. Hetzelfde geldt voor huurwoningen.
De meeste makelaars zullen uw kostenbasis berekenen voor aandelen, obligaties en beleggingsfondsen, hoewel ze alleen uw kostenbasis moeten berekenen voor aandelentransacties sinds 2011 en beleggingsfondsen sinds 2012. Het is echter een goed idee om al uw transactiedocumenten te bewaren, voor het geval u van makelaar verandert. Bewaar bovendien de gegevens van geërfde bezittingen en de waarde ervan op het moment van overlijden van de eigenaar, die uw fiscale basis zal worden.
Er is niets mis mee om uw administratie langer te bewaren dan de wettelijke limieten als het u gemoedsrust geeft en u tegen de rommel kunt. U kunt overwegen om sommige records op te slaan in de cloud – externe computeropslagruimte die u huurt.
Hoewel veel mensen papieren records bewaren, is het ook slim om de documenten te laten converteren naar elektronische bestanden en op te slaan in de cloud. Het is een goed idee om twee sets te hebben, voor het geval er een wordt vernietigd.