Hoe organiseer je een geweldige hackathon

Als een reeks hackathons goed wordt uitgevoerd, kan dit een stroom waardevolle ideeën op gang brengen. Het kan ook een belangrijk cultureel effect hebben binnen uw team, en mogelijk een mentaliteit van experimenteren en innovatie aanwakkeren

In dit artikel worden verschillende soorten hackathons toegelicht. Het bespreekt doelstellingen, succescriteria en andere belangrijke overwegingen.

Volgens Wikipedia wordt een hackathon gedefinieerd als ” … een design sprint-achtig evenement waarbij computerprogrammeurs en anderen die betrokken zijn bij softwareontwikkeling, waaronder grafisch ontwerpers, interfaceontwerpers, projectmanagers en anderen, vaak met inbegrip van subject-matter-experts, intensief samenwerken aan softwareprojecten”

In de praktijk wordt het vaak gebruikt om een initiatief voor het genereren van ideeën te beschrijven, met of zonder functioneel softwareleveringsproduct.

Mijn eigen definitie zou zijn:

Een intensieve, softwaregerichte uitdaging op het gebied van ideevorming, prototypering en presentatie van bekende of onbekende problemen of kansen.

Intensief in bovenstaande definitie impliceert een tijdgebonden proces waarbij van de deelnemers het ‘onmogelijke’ wordt gevraagd – om met nieuwe oplossingen voor bepaalde problemen te komen of met innovatieve ideeën en prototypen voor nieuwe zakelijke kansen.

Hackathons zijn technologiegedreven en gaan in de eerste plaats over software – vandaar het softwaregerichte element in de definitie. Een Hackathon is zeer veeleisend voor deelnemers – het vereist niet alleen grote technische en codeervaardigheden, maar ook ideeënvorming en presentatievaardigheden.

Deelnemers wordt gevraagd met goede ideeën te komen, een prototype te formuleren en verstandige prioriteiten te stellen; vervolgens zelf te organiseren en uit te voeren – snel onderzoek te doen, hulpmiddelen voor te bereiden, code te schrijven, bestaande componenten en systemen te hergebruiken en ten slotte een presentatie voor te bereiden – en dat alles in een scenario met een afgebakende tijd. De Hackathon kan gericht zijn op bekende problemen of zakelijke kansen of technologieën (van tevoren aangegeven), maar kan ook openstaan voor alle ideeën zonder specifieke beperkingen.

Kijk ook: Hoe word ik een geweldige productmanager

Het hebben van een duidelijke definitie van uw hackathon-evenement (stijl, processen, doelstellingen, prijzen) is essentieel voor het succes ervan. De belangrijkste kenmerken van een hackathon zijn:

1. Datum, duur, doorlooptijd en locaties. Vooral de aanlooptijd is belangrijk om deelnemers de gelegenheid te geven zich voor te bereiden door ideeën, teams en samenwerkingsscenario’s te bespreken. Afhankelijk van het geval en de grootte van het bedrijf/het betrokken team, zou er een aanlooptijd van enkele weken moeten zijn.
2. Regels voor deelname: de logica die bepaalt wie in aanmerking komt om deel te nemen (bijvoorbeeld voltijdse werknemers van bepaalde teams, locaties, enz.
3. Minimum deliverable: het type deliverable dat vereist is voor een succesvolle inzending – bijvoorbeeld, is het een functioneel prototype + broncode? een voorspellend model? een pitch video? dit is belangrijke informatie die van grote invloed kan zijn op de deelnamepercentages
4. Context: de focus van het evenement in termen van technologieën, specifieke bedrijfsproblemen die moeten worden opgelost. Het kan bijvoorbeeld een Data hackathon zijn of Robotica of AR/VR; of welke technologie dan ook, terwijl de focus ligt op een bepaalde klasse van problemen.
5. Scope: is het een intern, bedrijfsbreed of publiek evenement? Een particuliere hackathon kan gericht zijn op bepaalde teams of het hele bedrijf. Een openbare hackathon accepteert deelnemers buiten het bedrijf.
6. Beoordelingscriteria en -proces: de regels, prioriteiten en processen om de inzendingen te evalueren (is er een stemproces, een panel van deskundigen?
7. Prijs: aantal winnaars en soort prijs

De doelstellingen bepalen, ‘succes’ definiëren

Typisch wordt van een Hackathon-evenement verwacht dat het ten minste een aantal interessante, nieuwe ideeën oplevert. In het ideale geval zijn er een paar uitmuntende concepten, eventueel met een prototype en een snel bewijs van het concept/de technologie in kwestie.

Naast het voor de hand liggende doel – het genereren van bruikbare bedrijfsideeën en productconcepten van hoge waarde – is er nog een aspect dat te maken heeft met de teamdynamiek en de innovatiementaliteit: een goede hackathon moet de innovatiecultuur stimuleren en het delen van ideeën, effectieve samenwerking en creativiteit, gedreven door het enthousiasme voor een gezamenlijk doel, verder tot stand brengen.

Werknemers hebben een geweldige kans om technologieën en teams te ontdekken en hun vaardigheden en talenten te tonen buiten hun typische taakomschrijving; Bedrijven hebben de kans om talent te identificeren, te ervaren hoe krachtige teams worden opgezet, en waardevolle feedback vast te leggen.

Hoe wordt succes gedefinieerd?

Succescriteria hangen af van de specifieke context – bedrijf, industrie, grootte van het bedrijf, timing, enz. In alle gevallen kunnen KPI’s echter worden gedefinieerd op een aantal of alle van de volgende punten:

1. Deelnamepercentage: dit is een voor de hand liggende indicator van één aspect van het succes van het evenement – hoe de werknemers hebben gereageerd op de “oproep tot innovatie”. Het percentage over het totale aantal werknemers hangt natuurlijk af van de aard van de hackathon, de timing, de focus, enz. Het doel moet worden vastgesteld na analyse van soortgelijke evenementen binnen hetzelfde bedrijf.
2. Volume van ideeën: het volume van de gegenereerde ideeën is ook significant, vooral wanneer geanalyseerd op basis van aanvullende metadata (check ook: principes van een geweldig ideatieplatform)
3. Percentage actiegerichte ideeën: het percentage actiegerichte ideeën (degenen die veelbelovend zijn of vanuit zakelijk oogpunt verdere investeringen waard zijn) is een goede indicator van succes.
4. Percentage Business opportunities: die veelbelovende ideeën die – na post-processing – waardevolle business opportunities bleken te zijn die verdere investeringen waard zijn.
5. Percentage IP-genererende projecten: die projecten die in aanmerking komen en waardevol zijn voor octrooibescherming.
6. Conversiepercentages: de hele batch van gegenereerde ideeën/concepten/projecten moet als een ‘cohort’ worden gemonitord tegen de tijd. Op die manier worden ideeën die voortkomen uit een bepaald hackathon-evenement maar pas na verloop van tijd waarde opleveren, ook gemeten als een succesvol resultaat.
7. Mogelijkheden voor publiciteit: metingen van ‘media-aandacht’ als gevolg van het hackathon-evenement
8. Teamimpact: zoals vastgelegd in formele feedbackprocessen – een grote bron van inzichten zijn de meningen van de deelnemers en belanghebbenden. Dit kan een kwantitatieve en kwalitatieve analyse vanuit verschillende invalshoeken mogelijk maken, waaronder het effect op de teamdynamiek en het moreel.

Hackathon

Hackathons hebben doorgaans een aanlooptijd – een voorbereidingsfase, van de aankondiging van het evenement tot de eigenlijke ‘hack-time’, zoals hieronder wordt uitgelegd:

De ‘ontwerptijd’

Hierbij gaat het erom het evenement onder de aandacht van de werknemers te brengen, de aandacht te trekken, en formele registratie van belangstelling mogelijk te maken.

Zodra de Hackathon wordt aangekondigd, moeten de werknemers voldoende aanlooptijd hebben – doorgaans een paar weken – om ideeën, technologieën, teams en middelen te verkennen. Dit is een informele voorbereidingsfase die moet worden ondersteund door de juiste hulpmiddelen (systemen om werknemers in staat te stellen hun ideeën, projecten, teams te structureren; hun inspanning te communiceren, om advies of hulp te vragen). In alle gevallen moet u:

1. De hackathon aankondigen met duidelijke boodschappen en sterke sponsoring van het leiderschap
2. Vaak en consistent updates communiceren over de tijdlijn van het evenement, het aantal deelnemers, de beschikbaarheid van de middelen
3. Zelfbedieningshulpmiddelen bieden voor werknemers om zich te registreren, projecten te creëren, projecten te verkennen, teams te vormen, technologieën te verkennen, enz.
4. Stel een klein team samen om het proces te ondersteunen

De ‘run time’

Dit is waar de magie gebeurt – teams die intensief werken om hun ideeën op elkaar af te stemmen, het ‘product’ te definiëren, uit te voeren, te beoordelen, te itereren; het meest opwindende en creatieve deel van de hackathon waar medewerkers hun formele rollen en titels vergeten en zich zelforganiserend focussen op hun missie: iets nieuws en impactvols creëren. Afhankelijk van de definitie van elk evenement, kan er een video pitch vereist zijn, live pitching van het idee of een live demo van het product/prototype. In alle gevallen is het van cruciaal belang dat het verrichte werk effectief wordt gepresenteerd. U moet ook:

1. Zorg ervoor dat de deelnemers voldoende tijd hebben om aan hun projecten te werken
2. Zorg ervoor dat geschikte fysieke ruimte en apparatuur beschikbaar is voor alle teams

De ‘beoordelingstijd’

De door de teams ingediende producten worden beoordeeld op basis van het protocol van het specifieke evenement. Dit kan een stemproces binnen het bedrijf inhouden, een panel van deskundigen dat bepaalde aspecten van elk project analyseert, of een combinatie van beide. In bepaalde gevallen kunnen ook echte klanten worden betrokken en feedback geven over projecten. Houd rekening met het volgende:

1. Het selecteren van winnaars op basis van populariteit binnen het bedrijf is typisch bevooroordeeld en waarschijnlijk misleidend
2. Het deskundigenpanel zou vooraf bepaalde dimensies moeten gebruiken, zoals bijvoorbeeld haalbaarheid, innovatieniveau, verwachte bedrijfsimpact, de kans op intellectueel eigendom, en differentiatiepotentieel.

Winnaars & Awards

Afhankelijk van de structuur van het specifieke evenement, kan er één winnend team zijn of kunnen er meerdere winnaars in verschillende categorieën worden benoemd. De keuze van de prijs is ook een belangrijk aspect van de Hackathon. Meestal gaat het om een geldprijs (bijvoorbeeld een bonus), een symbolische prijs (een plaquette, een kubus, een titel) of een technologie/apparaat

Het belangrijkste vanuit het oogpunt van een ontwikkelaar zijn echter de middelen en sponsoring om het product/idee naar het volgende stadium te brengen. Dit zou de meest inspirerende prijs van allemaal kunnen zijn – de mogelijkheid voor het winnende team om gespecialiseerde middelen te gebruiken (ontwikkelaars, apparatuur, software, diensten) – volgens een geschikt plan – en zich voor te bereiden op een formele presentatie van het resultaat aan de hoogste belanghebbenden, leiders en besluitvormers. Dit soort prijzen kan leiden tot indrukwekkende succesverhalen van ‘hackathonprojecten die in productie worden genomen’ en een extra doel aan het evenement verbinden.

Analyseren van de resultaten: De zakelijke waarde

Hackathons moeten bruikbare ideeën opleveren (bijvoorbeeld features voor een bestaand product), strategische productconcepten (een nieuw product om te overwegen en verder mee te experimenteren), en procesverbeteringen (nieuwe, efficiëntere manieren om dingen te doen).

Op teamniveau zijn Hackathons een geweldige manier om teams te inspireren en creativiteit, samenwerking en innovatief denken te bevorderen. Op de juiste manier geprogrammeerd, kunnen hackathons een belangrijke culturele verschuiving binnen het team teweegbrengen: de experiment & innovatiementaliteit.

Een gamification-laag bovenop hackathons kan werknemers verder motiveren en belonen voor innovatief zijn, terwijl ze op één lijn blijven met de strategie van het bedrijf.