Het inhuren van contractanten is een grote stap voor elk klein bedrijf, omdat ze een cruciale rol spelen bij het helpen groeien van uw bedrijf. Aannemers kunnen uw bedrijf helpen de productiviteit te verhogen zonder de financiële last van het inhuren van een nieuwe voltijdse werknemer toe te voegen.
Volgens het Bureau of Labor Statistics maakten voordelen in 2018 30% uit van de werknemerscompensatie in de particuliere sector. Dat betekent dat werkgevers die 30% kunnen besparen door een aannemer in te huren, omdat ze aannemers geen loonbelasting, werkloosheidsuitkeringen, ziektekostenverzekering, ziektedagen, betaalde vakantietijd, werknemerscompensatie en arbeidsongeschiktheid en andere voordelen hoeven te betalen.
Als u eenmaal hebt besloten een aannemer in te huren, is de volgende stap om te bepalen hoe u hen veilig kunt betalen via het loonlijstsysteem van het bedrijf. Met een toename van cyberdreigingen voor kleine bedrijven, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat u een betalingssysteem gebruikt dat veilig en snel compensatie kan verzenden naar aannemers zonder het risico van een cyberaanval.
Om de aannemers van uw kleine bedrijf in te stellen in uw payrollsysteem, volgt u deze vijf stappen.
Stap 1: Bepaal of u een aannemer of een werknemer nodig hebt
Hoewel het betaalbaarder kan zijn om een aannemer in te huren in plaats van een voltijdse werknemer, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze werknemers correct classificeren volgens de richtlijnen van de IRS.
De IRS stelt, “een individu is een onafhankelijke aannemer als de betaler het recht heeft om alleen het resultaat van het werk te controleren of te sturen en niet wat er zal worden gedaan en hoe het zal worden gedaan.”
Het correct classificeren van aannemers is belangrijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf de IRS-regels volgt om boetes te voorkomen.
Stap 2: Onboard uw aannemer
Onboarding van een aannemer begint met het verzamelen van alle benodigde formulieren en informatie. Het benodigde papierwerk hangt af van uw bedrijf en branche, maar omvat gewoonlijk:
- Cv: Ook al solliciteert een contractant niet naar een fulltime functie, uw bedrijf moet een formeel cv verzamelen en due diligence uitvoeren om hun kwalificaties te verifiëren.
- Sollicitatie: Als uw bedrijf een formele sollicitatieprocedure heeft voor alle voltijdse werknemers, moet de contractant ook een sollicitatie indienen. Dit zal helpen bij het verzamelen van belangrijke informatie van de contractant, evenals hun vaardigheden te verifiëren.
- Contract: Maak een schriftelijk contract, te ondertekenen door de contractant, waarin de criteria en voorwaarden van de opdracht worden gedetailleerd. Dit moet specifieke taal bevatten waarin compensatie, betalingsschema’s en distributie details worden uiteengezet.
- W-9 Formulier: Alle contractanten moeten een W-9-formulier invullen en ondertekenen nadat ze zijn ingehuurd, maar voordat ze worden betaald. Dit formulier van de IRS vraagt om het identificatienummer van een belastingbetaler en een verklaring. Het bevat informatie die de werkgever nodig heeft voor het afronden van betalingen en het indienen van de informatie bij de IRS.
Stap 3: Stel een betalingsschema en -structuur op
Wanneer u een nieuwe contractant in dienst neemt, is het belangrijk om een duidelijk betalingsschema en -structuur op te stellen. Dit stelt verwachtingen met de persoon en houdt uw bedrijfsdocumenten georganiseerd om ervoor te zorgen betalingen niet worden gemist.
Het opzetten van een betalingsstructuur
Er zijn meestal twee manieren om aannemers te betalen – per uur of per project:
1. Per uur: Kleine bedrijven kunnen overeenkomen om aannemers per uur te betalen, maar er zijn voor- en nadelen aan deze methode. Het kan de kleine onderneming helpen een groter project in fasen te betalen als zij ermee instemt per tijdkaart te betalen, en het stelt uw bedrijf ook in staat de kosten van het werk te volgen door het per uur te controleren.
Het nadeel van betaling per uur is dat het ook duurder kan zijn voor kleine ondernemingen. Als de uren niet zijn afgetopt op een opdracht, kan de aannemer meer uren indienen dan het bedrijf heeft begroot.
Kies voor betaling per uur als:
- De projectomvang flexibel is of kan veranderen
- U een flexibeler budget hebt voor aannemers
- De tijdlijn van een project of reeks taken onzeker is
2. Project: In plaats van per uur te betalen, kan een klein bedrijf ervoor kiezen een aannemer per project te betalen. Dit vereist betaling bij de indiening en aanvaarding van het project. Het voordeel hier is dat je precies weet hoeveel je nodig hebt om budget voor aannemer ondersteuning.
Het nadeel van het betalen per project is de aannemer kan extra kosten toe te voegen aan het vaste tarief om rekening te houden voor zijn of haar tijd en eventuele extra werk dat hij of zij zou kunnen tegenkomen om de opdracht te voltooien.
Kies voor betaling per project als:
- De structuur en tijdlijn van het project zijn goed gedefinieerd
- U hebt slechts een beperkt budget voor aannemers
- U hebt een contingency-plan voor eventuele grote projectwijzigingen
Het instellen van een betalingsschema
Zodra de betalingsstructuur is vastgesteld, moet uw bedrijf een betalingsschema voor aannemers bepalen. Veel bedrijfseigenaren kiezen ervoor om de betalingen aan aannemers te synchroniseren met het schema voor voltijdse werknemers, omdat dit de zaken gestroomlijnd en eenvoudig kan houden.
Aannemers kunnen ook wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks of op het hoogtepunt van een project worden betaald. De frequentie moet worden gedetailleerd in het contract en overeengekomen door het bedrijf en de aannemer.
Als uw bedrijf werkt slechts met één aannemer, heb je meer flexibiliteit over het betalingsschema. De frequentie kan worden vastgesteld op basis van de beschikbaarheid van middelen, de payroll-methoden van het bedrijf, en de voorkeur van de aannemer. Om boekhoudkundige redenen kan het gemakkelijker zijn om te betalen bij de indiening van het werk van de aannemer, timecard of factuur, of om het te synchroniseren met de algehele payroll schema van het bedrijf.
Als uw bedrijf werkt met meerdere aannemers, dan is het belangrijk om een vaste betalingsschema voor iedereen te hebben. Dit houdt alle aannemers op dezelfde betalingsfrequentie en stelt uw bedrijf in staat om bij te houden wie wanneer is betaald.
Stap 4: Selecteer uw betalingsmethode
Nadat de betalingsstructuur en het betalingsschema zijn vastgesteld, is de volgende stap voor uw bedrijf om te bepalen welke methode het zal gebruiken om aannemers te betalen. Er zijn meerdere opties voor bedrijven om uit te kiezen. Uw keuze hangt af van welke methode het beste werkt en het meest veilig is voor zowel uw bedrijf als uw aannemers.
- Emailable eChecks: Een andere optie is om de betaling te sturen via eChecks, zoals aangeboden door Deluxe. Met deze methode kunnen aannemers snel en gemakkelijk betaald worden, terwijl hun financiële gegevens veilig blijven. Bedrijven hebben alleen het e-mailadres van de contractant nodig, waardoor het niet nodig is om zijn of haar financiële of bankgegevens op te slaan.
- Credit Card: Kleine bedrijven kunnen betalen aannemers met een creditcard als ze zijn opgezet met een merchant account. Als de aannemer is, kan dit een snelle en handige methode van betaling – maar het zal een portaal of facturatie systeem van de kant van de aannemer nodig.
- Direct Deposit: Directe storting is een handige methode voor aannemers en het bespaart bedrijven tijd niet te hoeven sturen papieren cheques. Om aannemers via directe storting te betalen, moeten bedrijven de nodige bank- en betaalrekeninginformatie van de aannemer verkrijgen om ervoor te zorgen dat het geld correct kan worden gestort.
- Gedrukte cheques: Met gedrukte cheques kunnen bedrijven aannemers betalen zonder al hun betaalrekeninginformatie nodig te hebben, maar het kan meer tijd en geld kosten. Voor het verzenden van papieren cheques moeten kleine bedrijven enveloppen adresseren, postzegels kopen en de cheques op tijd posten. Het versturen van een papieren cheque kan een veiligheidsrisico vormen als de cheque zoekraakt in de post, of zelfs op kantoor zoekraakt voordat deze wordt verzonden.
Stap 5: Vul een 1099-MISC in
De laatste stap voor het betalen van contractanten is het laten invullen van een 1099-MISC-formulier. Het 1099-MISC-formulier wordt gebruikt om diverse inkomsten bij te houden, of inkomsten die niet van een reguliere werkgever afkomstig zijn. De IRS eist dat bedrijven dit formulier invullen als ze een contractant meer dan 600 dollar per jaar betalen. Het formulier wordt vervolgens aan het einde van het jaar naar aannemers gestuurd om bij hun jaarlijkse inkomstenbelastingaangiften te voegen.
Als uw aannemer zich heeft georganiseerd als een vennootschap, hoeft u mogelijk geen 1099-MISC-formulier te verstrekken, hoewel er enkele uitzonderingen op deze vereiste zijn, waaronder die voor advocaten.
Betaal uw aannemers snel en veilig met Deluxe
Het inhuren van aannemers om werk voor uw bedrijf uit te voeren is een spannende stap in de groei van uw bedrijf – maar om uw aannemers tevreden en goed aan het werk te houden, moet u ze snel en veilig kunnen betalen.
Door te zorgen voor veilige en gemakkelijke betalingen via eChecks van Deluxe bent u er zeker van dat aannemers betaald krijgen zonder dat hun persoonlijke en financiële gegevens gevaar lopen. En omdat u voor eChecks alleen het e-mailadres van uw contractant nodig hebt, kan dit de administratieve tijd die nodig is om een contractant in te stellen voor directe storting of andere vormen van digitale betaling aanzienlijk verminderen.