In-House vs. Outsourced Medical Billing

Wat is Outsourced Medical Billing?

Als een onafhankelijke arts met een in-house factureringsteam, hebt u waarschijnlijk te maken gehad met verschillende complicaties tijdens het factureringsproces. Lage en vertraagde betaling, administratieve en organisatorische complexiteit, en moeite met het vinden van ervaren locals om in te huren, zijn veel voorkomende klachten die veel beoefenaars melden. Het factureringsproces als directe link met uw financiën maakt het omgaan met deze problemen des te prangender.

Het uitbesteden van uw medische facturering is één manier om met deze complexiteiten om te gaan. Bij uitbesteding laat u uw procedures coderen en factureren door een speciale derde partij. U stuurt informatie, hun team zoekt de beste manier om uw declaraties te coderen en te factureren, zij sturen het naar de betaler, en u krijgt betaald.

Geen interne medewerkers nodig. Tenminste, dat is het idee.

Pros Of Outsourcing Your Medical Billing

PRO #1

Hogere inkomsten, sneller ontvangen

Outsourcing resulteert in meer betaalde claims, snellere betaling, en lagere overheadkosten.

Voor de meeste praktijken komt outsourcing neer op inkomsten. In het algemeen zal het uitbesteden van uw facturering resulteren in hogere inkomsten.

In doorsnee zal een toegewijd factureringsbedrijf claims grondiger, betrouwbaarder en sneller verzenden dan een intern factureringsteam. Dit betekent dat een hoger percentage tegen een hoger bedrag zal worden betaald.

Hoewel veel in-house factureringsteams functioneel zijn, zorgt de aard van medische facturering ervoor dat de meeste teams geleidelijk hun nauwkeurigheid en snelheid zullen verliezen naarmate de regelgeving verandert, wat uw bedrijf allemaal zal kosten, hetzij in uren betaald voor herscholing of verloren inkomsten.

PRO #2

Makkelijker bijhouden van gegevens voor drukke medische professionals

Factureringsafdelingen zijn zeer complex en moeilijk te organiseren; uitbesteding legt die last bij een toegewijde derde partij.

Een ander belangrijk en concreet voordeel van uitbesteding is het gemak van het bijhouden van gegevens en archivering. Veel praktijken ondervinden problemen bij het organiseren van al hun dossiers, of het nu gaat om financiële gegevens of aanvraagformulieren. Voeg daar nog complexere zaken als digitalisering van dossiers aan toe, en je kunt serieuzere problemen krijgen.

Dit wordt veroorzaakt doordat de factureringsteams niet duidelijk zijn opgeleid in de juiste systemen voor gegevensorganisatie en doordat het organiseren van dossiers ondergewaardeerd is.

Audits zijn aanzienlijk eenvoudiger, of ze nu extern of intern zijn. Medische factureringsbedrijven werken volgens veel strengere organisatorische principes en richtlijnen dan de meeste kantoren. In de meeste gevallen kunt u er zeker van zijn dat zij toegang hebben tot alle informatie die nodig is voor een audit.

U krijgt ook gemakkelijk toegang tot alle andere informatie die u nodig hebt voor het opstellen van rapporten, of gewoon gegevens die u ter beoordeling wilt hebben.

De follow-up tijd wordt ook verkort en de kans dat claims ten onrechte worden ingediend, wordt kleiner. Een andere manier waarop dit direct van invloed is op uw praktijk is dat clinici en medisch personeel betrouwbaarder toegang hebben tot patiëntinformatie wanneer dat nodig is. Bovendien kan patiëntinformatie die relevant is voor de facturering, regelmatiger worden geraadpleegd in de praktijk als geheel.

PRO #3

Verlaagde kosten voor kantoorbeheer

Facturatieafdelingen vereisen veel kantoormiddelen en bemoeilijken het algemene functioneren van het kantoor. Outsourcing rekent af met deze complicaties.

Het laatste algemene voordeel dat u kunt verwachten wanneer u uitbesteedt, is dat uw kantoorbeheer veel eenvoudiger wordt. Met medische facturering uitbesteed, plukt u de volgende voordelen:

• Minder mensen moeten worden verantwoord
• Minder salarisgegevens moeten worden verwerkt
• Minder ruimte en technologie moet worden verzorgd
• Minder individuele persoonlijkheden moeten worden verantwoord tijdens interdepartementale procedures

Dit zal de neiging hebben om uw praktijk op alle niveaus te beïnvloeden, van kantoorbeheer tot custodial vergoedingen tot personele middelen. Minder mensen onder uw hoede betekent minder dingen die mis kunnen gaan.

Zeker wanneer factureringsafdelingen vrij groot worden, wordt de hoeveelheid complexiteit en toezicht moeilijk te beheren. Outsourcing rekent heel direct af met deze complexiteit en kan nieuw gemak en eenvoud brengen in het dagelijks leven van uw praktijk.

Het kan de relaties verbeteren en de praktijk op elk niveau stroomlijnen. Hoewel dit effect marginaal lijkt, mag het niet over het hoofd worden gezien en kan het vaak een verhogend effect hebben op de productiviteit van uw praktijk.

Cons of Outsourcing Your Medical Billing

De belangrijkste nadelen van uitbesteding zijn verzonken kosten en gebrek aan controle. Hoewel er ook een paar andere, minder belangrijke aspecten zijn om rekening mee te houden.

CON #1

De verzonken kosten voor de opleiding van personeel maken uitbesteding onlogisch

De kosten voor de opleiding van uw factureringsteam zijn effectief “verzonken” als u ervoor kiest om uit te besteden.

De verzonken kosten verwijzen naar het feit dat u al tijd hebt besteed aan het opleiden en betalen van factureringspersoneel om hun werk te doen. Deze kosten zijn in feite “verzonken” wanneer u ervoor kiest om uit te besteden, ze worden nietig en irrelevant voor de toekomst van uw praktijk.

Dit kan zeer frustrerend en moeilijk zijn bij het nemen van uw beslissing, maar u kunt het op een eenvoudige manier analyseren door naar de kosten te kijken. Het is nuttig na te gaan hoeveel u hebt uitgegeven aan opleiding en het op peil brengen van uw personeel.

Vraag uzelf af – “Wanneer zal omscholing noodzakelijk worden?”

Het kan zijn dat u in uw vakgebied binnenkort geen nieuwe technologieën of veranderingen in de facturering verwacht. De opleiding van uw personeel heeft aanzienlijke kosten met zich meegebracht, maar heeft zich uitbetaald in bovengemiddelde collecties. Als dat het geval is, loont het voor u op dit moment misschien niet om uit te besteden. Er zijn echter maar weinig praktijken die zich in zo’n gelukkige positie bevinden.

CON #2

Minder overzicht over dagelijkse operaties betekent dat u minder dagelijkse controle hebt

In-house teams maken het mogelijk gemakkelijk toezicht te houden op elk aspect van het factureringsproces; uitbesteding vereist dat u wat overzicht en controle opgeeft.

Overzicht kan voor sommige praktijken een last zijn vanwege de middelen die het vereist. Maar voor sommigen kan het een voordeel zijn om duidelijk toezicht te kunnen houden op hun factureringsafdelingen.

Streng toezicht kan u in staat stellen om snel feedback te krijgen op vragen met betrekking tot het factureringsproces en precies te begrijpen waar u in elke fase van het proces staat. Voor sommigen kan dit verhoogde toezicht direct verband houden met hogere inkomsten. Voor anderen kan het gewoon een voorkeur zijn om de dagelijkse leiding in handen te hebben.

Als uw kantoor zeer efficiënt wordt beheerd en u weinig tot geen wrijving ondervindt bij de dagelijkse gang van zaken op uw factureringsafdeling, kan het voor u uiteindelijk gemakkelijker zijn om uw eigen team te behouden. En als u gewoon een managementstijl hebt die de voorkeur geeft aan een grondiger toezicht, biedt uitbesteding misschien niet de gemoedsrust die het anderen biedt.

Op het einde zal uw beslissing op meer dan alleen cijfers moeten berusten om te bepalen wat voor u de juiste is.

CON #3

Tijdelijk vertraagde inkomstengroei weergegeven op netto-incasso’s

Wanneer u uitbesteedt, begint u onmiddellijk te betalen, maar uw inkomsten gaan in de loop van de tijd omhoog, wat betekent dat uw netto-incasso’s een tijdlang lager kunnen zijn.

Wanneer u ervoor kiest om uit te besteden, betaalt u vanaf de eerste dag voor de uitbestede factureringsdiensten. Dit betekent dat uw inkomsten waarschijnlijk zullen dalen, zelfs met uw lagere overheadkosten.

Uw bruto-inkomsten zullen in de overgrote meerderheid van de gevallen binnen een jaar na de uitbesteding hoger zijn. Maar het is mogelijk dat u te maken hebt met tijdgevoelige problemen die gedurende een bepaalde tijd een stabiele omzet vereisen. In die omstandigheden zou het uitbesteden van uw facturering binnen dat tijdsbestek problemen veroorzaken, en moet u wachten tot u klaar bent om die verbintenis aan te gaan.

CON #4

Kan potentiële problemen veroorzaken met HIPAA-voorschriften

Informatie die vaker in andere handen overgaat, betekent meer kansen op HIPAA-inbreuken.

In theorie, als uw medische informatie naar meer plaatsen gaat, is er een grotere kans op inbreuken op de HIPAA-regelgeving.

In de praktijk treft dit een buitengewoon klein aantal praktijken, omdat alle medische factureringspraktijken goed zouden moeten zijn uitgerust om medische informatie te behandelen op een manier die de HIPAA-regelgeving volgt. Toch kan deze overweging voor sommige praktijken relevant zijn om te overwegen.

Welke praktijken moeten wegblijven van uitbesteding?

Outsourcing zal op zijn minst enkele voordelen hebben voor alle praktijken. Het is dus logisch dat elke praktijk op een bepaald moment outsourcing overweegt. Er zijn echter praktijken die absoluut moeten wachten met uitbesteden. Centraal onder deze zijn:

Praktijken met tijdbeperkingen bij het vergelijken van opties

Het afwegen van uw opties kost tijd, en niet alle factureringsdiensten zijn gelijk geschapen. Als u geen tijd hebt, kunt u het beste wachten.

Het kiezen van een outsourcing-dienst vereist dat u verschillende opties uitzoekt, contact met hen opneemt en hun diensten volledig begrijpt, prijzen vergelijkt, enzovoort. Als u niet de middelen of tijd hebt om dit nu te doen, moet u zich niet haasten met het uitbesteden van uw medische facturering zonder onderzoek te doen.

Het is belangrijk om uw facturering uit te besteden aan een bedrijf dat de unieke kenmerken van uw praktijk volledig begrijpt. Uitbesteden aan een praktijk die ondermaats is of die gewoon niet aan uw behoeften voldoet, kan u op de lange termijn duur komen te staan, dus zorg ervoor dat u weet waar u aan begint. En als je geen tijd hebt om dit te doen, is het beter om te wachten.

Praktijken die al een uitstekend, goed opgeleid factureringsteam hebben

Als uw inkomsten al bevredigend en tegen een hoog percentage zijn, kan uitbesteding een afnemend rendement bieden.

Outsourcing kan voor u irrelevant zijn als uw factureringsteam goed is opgeleid, up-to-date is in hun vakgebied, en een bewezen staat van dienst heeft van hoge rendementen met 70% of meer van de betaalde claims.

Dit geldt vooral als uw rendementen aanzienlijk boven de 70% liggen. Hoewel zelfs in dit geval, zou het goed zijn om te overwegen uitbesteding ergens in de toekomst. Praktijken in deze situatie kunnen zich op het punt van afnemende opbrengsten bevinden.

Praktijken die direct toezicht op hun factureringsprocessen nodig hebben

Of het nu door persoonlijke voorkeur komt of door een specifieke situatie waarin u zich bevindt, als u direct toezicht nodig hebt, zal uitbesteding een probleem zijn.

Of u nu betrokken bent bij kantoorbeheer of een medische behandelaar bent, sommige mensen geven de voorkeur aan direct toezicht op zoveel mogelijk processen. Hoewel de meeste mensen meer geven om hun inkomsten dan om kleine ongemakken zoals deze, wie zijn wij om u te vertellen dat u uw praktijk niet kunt runnen op de manier die u wilt?

Hoewel uitbesteding de neiging heeft om de inkomsten te verhogen, betekent dat niet dat het voor iedereen goed is.

Welke praktijken moeten zeker uitbesteden?

Praktijken die tijd hebben om hun opties te overwegen

Als u weet dat u baat zult hebben bij uitbesteding, is tijd het grootste obstakel. Als u tijd hebt om uw opties af te wegen, begin dan vandaag nog met zoeken.

Het vinden van iemand om mee uit te besteden kan een veelzijdig, complex proces zijn, en er zijn veel dingen om te overwegen. Als u andere beroepsbeoefenaars kent die uitbesteden, bespreek dan met hen hun ervaringen tot nu toe. Verzamel inzichten over met wie ze werken, wat werkt en wat niet werkt. Het is belangrijk om een goed begrip te hebben van wat u zoekt wanneer u uitbesteedt, zodat u tijdens het proces niet voor verrassingen komt te staan.

In het algemeen kan het nuttig zijn om gesprekken met medische factureringsbedrijven op dezelfde manier te benaderen als u sollicitatiegesprekken benadert: zoek uit wat ze voor u kunnen doen, weeg hun voor- en nadelen tegen elkaar af, en zoek uit wie er als beste uit de bus komt. Dit alles kost tijd, maar als u die tijd hebt, kunt u aanzienlijke verbeteringen verwachten.

U hebt een inkomstenboost voor uw praktijk nodig

Outsourcing is bijna gegarandeerd om de inkomsten te stimuleren. Als u problemen hebt met uw inkomsten, kan uitbesteding uw beste keuze zijn.

Het is helaas niet ongewoon dat beoefenaars een zeer lage opbrengst voor hun werk ervaren als gevolg van moeilijkheden in het factureringsproces.

In het algemeen is het goed voor u om te proberen te diagnosticeren waarom u inkomsten verliest. Overweeg welke procedures en betalers niet lucratief zijn, en wat u kunt doen om dat te veranderen.

Wat de redenen ook zijn, de meeste oorzaken van lage inkomsten kunnen worden gecorrigeerd door uitbesteding. Als u merkt dat uw inkomsten laag zijn als gevolg van verkeerd ingediende claims, schrijffouten, te late indiening of fouten als gevolg van CPT- en ICD-10-updates, kunt u verwachten dat outsourcing uw inkomsten zal verhogen.

Making a Decision Between In-House and Outsourced Medical Billing

Outsourcing van uw medische facturering is op maat gemaakt voor u als u uw inkomsten wilt verhogen, de rommel in uw kantoor wilt verminderen en uw archivering wilt stroomlijnen. Integendeel, als u vindt dat u het goed doet in een omgeving waar u veel controle en kennis hebt over het factureringsproces, of als u gewoon geen tijd hebt om uw opties op dit moment te bekijken, moet u ofwel uw beslissing om uit te besteden uitstellen of doorgaan met uw praktijk zoals die nu is.

De keuze om uit te besteden is complex en u moet al uw opties overwegen. De voordelen van uitbesteding zijn duidelijk en wenselijk, maar u moet het proces zeker niet overhaasten zonder verschillende praktijken te onderzoeken en precies te begrijpen wat u uit het uitbestedingsproces wilt halen.