Projectmanagers moeten hun planningen wekelijks evalueren om ervoor te zorgen dat hun project op schema blijft. Als het project begint af te glijden, zijn er een aantal technieken die kunnen worden gebruikt om het project weer op schema te krijgen. De meeste van deze zijn niet dramatisch.
Meld u vandaag nog automatisch aan!
Maar laten we eens aannemen dat uw project dramatisch begint te glijden. Het is misschien niet mogelijk om weer op het goede spoor te komen door middel van de typische schema management technieken. Laten we verder aannemen dat de projectdeadline vastligt en niet kan veranderen. In dat geval moet je misschien meer dramatische middelen gebruiken. Twee technieken die je kunt overwegen zijn fast tracking en crashen.
Fast tracking
Fast tracking betekent dat je kijkt naar activiteiten die normaal gesproken niet op volgorde worden gedaan en ze in plaats daarvan gedeeltelijk parallel toewijst. Normaal gesproken zou je bijvoorbeeld pas beginnen met het bouwen van een oplossing als het ontwerp klaar was. Als je echter aan fast-tracking zou doen, zou je beginnen met het bouwen van de oplossing in gebieden waar je het gevoel had dat het ontwerp behoorlijk solide was, zonder te wachten tot het hele ontwerp klaar was. Fast-tracking houdt altijd risico’s in die later kunnen leiden tot hogere kosten en wat herwerk. Bijvoorbeeld, in het voorbeeld van het ontwerpen en bouwen van een applicatie, is het mogelijk dat het ontwerp verandert voordat het klaar is, en die laatste veranderingen kunnen tot gevolg hebben dat een deel van het constructiewerk dat al gaande is, moet worden overgedaan.
Een goede vuistregel is dat sequentiële activiteiten soms tot 33% kunnen worden versneld. Met andere woorden, als u refast-tracking toepast, kunt u met de tweede van twee opeenvolgende activiteiten beginnen als de eerste activiteit voor 66% is voltooid. Er is een risico aan verbonden. Dit lijkt echter een niveau van fast-tracking risico te zijn dat normaal aanvaardbaar is.
Crashing
“Crashing” van de planning betekent dat extra middelen naar het kritieke pad worden gegooid zonder noodzakelijkerwijs het hoogste niveau van efficiëntie te krijgen. Stel bijvoorbeeld dat één persoon aan een activiteit van tien dagen op het kritieke pad werkt. Als u echt wanhopig was om dit tijdsbestek te verkorten, zou u een tweede hulpbron aan deze activiteit kunnen toevoegen. Het kan zelfs zijn dat deze persoon niet over alle juiste vaardigheden beschikt en vijf dagen werkt om de totale tijd met twee dagen te verkorten.
Op het eerste gezicht is de voorafgaande afweging misschien niet logisch, want waarom zou je iemand vijf dagen laten werken om een activiteit met twee dagen te verminderen? Dat is niet efficiënt. Maar kunt u zich een project voorstellen dat zo belangrijk was dat u bereid was dit soort afwegingen te maken? Denk aan de YR2K-projecten. Toen het einde van 1999 naderde, gooiden veel bedrijven middelen in projecten; wanhopig om ze op tijd af te krijgen. Ze waren aan het fast-tracken.
Aanvullende middelen kunnen van binnen het projectteam komen, of ze kunnen tijdelijk van buiten het team worden geleend. Een van de doelen van het verkorten van de planning is het minimaliseren van de incrementele kosten. Echter, in ruil voor het eerder afronden van werk dan gepland, leidt ‘crashen’ meestal altijd tot wat extra incrementele kosten voor het project. Als u bereid en in staat bent om meer uit te geven om de planning te versnellen, kan fast-tracking een haalbare optie voor u zijn.