Office of Health Care Assurance

Hawaii Revised Statute (HRS) §§321-15.2, 346-97 en 846-2.7 vereist dat het Department of Health (DOH) en het Department of Human Services (DHS) achtergrondcontroles uitvoeren om het achtenswaardige en verantwoordelijke karakter te garanderen van alle aspirant-aanvragers, exploitanten, medewerkers met directe toegang tot patiënten en volwassen vrijwilligers van een zorginstelling die een vergunning heeft en gecertificeerd is, of die een vergunning heeft of gecertificeerd is door het departement, en, in het geval van een zorginstelling die in een particuliere woning wordt geëxploiteerd, alle volwassenen die in het huis wonen, behalve de cliënten, en pleeggrootouders in het kader van het pleeggrootouderprogramma, begeleiders in het kader van het seniorenbegeleidingsprogramma en het respijtbegeleidingsprogramma, en aanbieders van ontwikkelingsstoornissen (DD)/intellectuele handicaps (ID) en thuis- en gemeenschapsdiensten (HCBS) in het kader van het Medicaid 1915 (c) Waiver-programma, en een persoon of entiteit die een deeltijdse of voltijdse baan of een contract of subcontract met de afdelingen zoekt.

Gezamenlijk hebben DOH en DHS het Hawaii Background Check System (HI BCS) ontwikkeld om instellingen en individuen te helpen bij het voldoen aan de vereisten voor achtergrondcontroles door een centrale internetmethode te bieden voor het aanvragen van een achtergrondcontrole en om de status van huidige of eerdere achtergrondcontroles te controleren.

Met ingang van de zomer van 2019 zal het HI BCS beschikbaar zijn voor gebruik door agentschappen en individuen. Achtergrondcontroles zullen nog steeds worden uitgevoerd door de door DOH en DHS aangewezen gemachtigde, momenteel Fieldprint. De gemachtigde zal vingerafdrukken nemen en de geschiktheid bepalen. Bovendien zal het HI BCS extra functionaliteiten bieden voor erkende en gecertificeerde werkgevers. De extra functionaliteit van HI BCS omvat het volgende:

1. Records of Fitness Determinations: Geschiktheidsbepalingen zouden kunnen worden gedeeld. Als een sollicitant in het afgelopen jaar een volledig antecedentenonderzoek met een groen-licht-bepaling heeft ondergaan, kunnen gekwalificeerde werkgevers in staat worden gesteld die geschiktheidsbepaling te “bekijken” en hoeven zij GEEN nieuw antecedentenonderzoek te laten verrichten om de sollicitant in dienst te nemen. In dit geval kan de sollicitant onmiddellijk worden aangenomen.
2. Incorporate Rap Back: Employment tracking binnen HI BCS zorgt ervoor dat u op de hoogte wordt gebracht als er in de toekomst een Rap Back wordt ontvangen, wat van invloed kan zijn op de vraag of uw werknemer in aanmerking komt om voor u te blijven werken.
3. Automatische zoekacties: Registers zoals het HI Nurse Aide-register en de OIG Exclusions List kunnen worden gecontroleerd via een auto-matchproces in plaats van het handmatig opnieuw invoeren van sollicitanteninformatie voor elke zoekopdracht. Hierdoor worden fouten beperkt, wordt tijd bespaard en wordt een duidelijk overzicht verkregen van de uitgevoerde zoekopdrachten. HI BCS kan ook auto-match naamregister controles uitvoeren in andere staten waar een aanvrager eerder verbleef als die staat een auto-match systeem heeft geïmplementeerd. DOH en DHS werken eraan om andere registers aan dit auto-matchproces toe te voegen.

Fieldprint, Inc. is de door het OHCA aangewezen gemachtigde voor achtergrondcontroles. Een vertegenwoordiger van Fieldprint is beschikbaar voor vragen van maandag tot en met vrijdag, van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s avonds (EST) op (877) 614-4364, met uitzondering van feestdagen.

Toestemming van de aanvrager van het antecedentenonderzoek is vereist

Bij het aanvragen van een antecedentenonderzoek moet de aanvrager toestemming geven aan het ministerie van Volksgezondheid (DOH) of de door dit ministerie aangewezen instantie om de vingerafdrukken van de aanvrager te verkrijgen, het antecedentenonderzoek uit te voeren en deel te nemen aan het rapbackprogramma. Het “rap back”-programma is een geautomatiseerd systeem om het DOH of de door dit ministerie aangewezen instantie of de werkgever van de aanvrager in kennis te stellen van een arrestatie nadat het antecedentenonderzoek is voltooid. Dit programma elimineert of vermindert de noodzaak om het antecedentenonderzoek in de komende jaren te herhalen en kan de aanvrager geld besparen.

De aanvrager van het antecedentenonderzoek moet ook aangeven of de aanvrager ooit veroordeeld is geweest voor een misdrijf.

Als de bovenstaande toestemming niet wordt gegeven of als de aanvrager niet bereid is een eerdere veroordeling aan te geven, kan de aanvraag voor een achtergrondcontrole niet worden aanvaard en kan er geen achtergrondcontrole worden uitgevoerd.

Individuele aanvragen voor achtergrondcontroles

Aanvragers van een achtergrondcontrole moeten online een aanvraag voor een achtergrondcontrole indienen op www.fieldprinthawaii.com. Het antecedentenonderzoek kan een controle van het strafregister en/of een controle van de registers van misbruik door de staat omvatten en kan een controle van vingerafdrukken omvatten. De gemakkelijk te volgen, stapsgewijze aanvraagprocedure wordt uitgelegd op de Fieldprint-website.

Aanvragers moeten zich registreren bij Fieldprint en kunnen worden verplicht een vergoeding te betalen voor het antecedentenonderzoek.

Als onderdeel van de aanvraag plant de aanvrager een datum, tijd en plaats voor het vingerafdrukkenonderzoek en moet hij of zij persoonlijk verschijnen voor de geplande afspraak. Twee (2) vormen van identificatie zullen worden vereist op het moment van de afspraak. Ten minste één identiteitsbewijs moet een geldig door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto zijn, zoals een rijbewijs, paspoort of identiteitskaart van de staat. Als u niet verschijnt, gaan de kosten voor het antecedentenonderzoek verloren. Aanvragers kunnen hun afspraak zonder kosten verzetten als deze ten minste 24 uur voor de afspraak wordt verzet.

Fieldprint stelt aanvragers op de hoogte wanneer het antecedentenonderzoek is voltooid. Zie Resultaten van achtergrondcontroles en recht op beroep, hieronder.

Casemanagement en Adult Day Care Center Provider Accounts

Casemanagementbureaus (CMA) en Adult Day Care Center (ADCC) leveranciers moeten de volgende stappen volgen:

1. Een account aanmaken: Om een account aan te maken, dient u eerst contact op te nemen met Community Ties of America (CTA) om een provider ID te verkrijgen. Na het verkrijgen van de provider ID, moeten providers rechtstreeks een account aanmaken bij Fieldprint op www.fieldprinthawaii.com om toegang te krijgen tot informatie over de geschiktheid van potentiële werknemers of huidige werknemers die een antecedentenonderzoek aanvragen. Als u nog andere vragen hebt over het opzetten van een account, kunt u Fieldprint gratis bellen op (877) 614-4364 van maandag tot en met vrijdag, van 8.00 tot 22.00 uur (EST), met uitzondering van feestdagen.
2. Verwerft u een Fieldprint-code: Fieldprint geeft een code af zodra een provideraccount is ingesteld. Dit is de code die elk van uw werknemers of toekomstige werknemers zal gebruiken om hun achtergrondcontroles aan te vragen. De code stelt de dienstverlener ook in staat statusupdates te verkrijgen over hun aanvragers van achtergrondcontroles in het Fieldprint-systeem. Informatie over achtergrondcontroles van aanvragers van andere werkgevers is niet beschikbaar.
3. Instrueer de aanvrager van de achtergrondcontrole: Instrueer de aanvrager van het antecedentenonderzoek om naar www.fieldprinthawaii.com te gaan om zijn antecedentenonderzoek aan te vragen. Vergeet niet hem uw Fieldprint Code te geven. De aanvrager zal worden gevraagd de Fieldprint-code op zijn aanvraag in te vullen.

ALLEEN pleeggezinshuizen

De exploitanten van CCFFH’s (Community Care Foster Family Home) moeten de volgende stappen volgen:

• Bezoek de website van Fieldprint, Inc. website
• Klik op de rode knop “Maak een afspraak” aan de rechterkant
• Voer een e-mailadres in onder “Nieuwe gebruikers/aanmelden” en klik op de knop “Aanmelden”. Volg de instructies voor het maken van een wachtwoord en een beveiligingsvraag.
• Klik op “Aanmelden en doorgaan”

Betaling per creditcard is vereist bij het plannen van een afspraak voor vingerafdrukken of het aanvragen van centrale registercontroles voor beschermingsdiensten.

Om een afspraak voor vingerafdrukken te plannen, moeten operators de volgende stappen volgen:

• Selecteer “Ik ken mijn veldafdrukcode” en voer de volgende code in: FPHawaiiDOHAFIS
• Als u niet “Ik ken mijn veldafdrukcode” selecteert, moet u de reden “HI – Department of Health” selecteren en de bovenstaande code invoeren. Als u stap 1 uitvoert, hoeft u deze stap niet uit te voeren.
• U bent nu klaar om uw demografische gegevens in te voeren en een afspraak voor vingerafdrukken te maken. Het plannen van een afspraak zal u ook de Protective Services controles voor APS en CAN.
• Print de bevestigingspagina en neem het mee naar uw vingerafdruk afspraak. Neem ook twee vormen van identificatie mee. Ten minste een van de identiteitsbewijzen moet een geldig door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto zijn, zoals een rijbewijs, paspoort of identiteitskaart van de staat.

Om controles van de veiligheidsdiensten (APS & CAN) te verkrijgen:

• Selecteer “Ik ken mijn veldafdrukcode” en voer de volgende code in: FPHawaiiDOHAPS
• Selecteert u niet “I know my Fieldprint Code” dan selecteert u de reden “HI – Department of Health” en voert u de bovenstaande code in. Als u stap 1 uitvoert, hoeft u deze stap niet uit te voeren.
• U bent nu klaar om uw demografische gegevens in te voeren en de op naam gebaseerde APS- en CAN-controles in te dienen.

Resultaten achtergrondonderzoek

Fieldprint zal de aanvraag voor het achtergrondonderzoek verwerken en aanvragers per e-mail op de hoogte stellen wanneer de resultaten klaar zijn om te worden bekeken. De resultaten van het achtergrondonderzoek worden niet per e-mail verzonden.

Aanvragers loggen in op hun Fieldprint-account om de resultaten te bekijken en zien ofwel een Groen Licht- of een Rood Licht-bepaling.

Groen Licht: een groen Licht-bepaling betekent dat de aanvrager het achtergrondonderzoek heeft doorstaan en kan worden aangenomen als of om directe diensten aan cliënten te verlenen. Bewaar deze informatie voor uw administratie en druk het scherm af (klik op het printsymbool), of geef de informatie door aan uw werkgever.

Red Light: een rood licht vaststelling betekent dat de aanvrager een veroordeling of bevestiging van misbruik heeft en niet tewerkgesteld mag worden als of directe dienstverlening mag verlenen aan cliënten tenzij een vrijstelling is verleend. Bewaar deze informatie voor uw administratie en druk het scherm af.

Aanvragers met een rood licht vaststelling worden naar een ander scherm geleid waar de datum en het type van de veroordeling of de datum en het type van de bevestiging van misbruik zal worden getoond. Bewaar deze informatie voor uw administratie en print het scherm.

Rechten in beroep

Als het strafblad van de aanvrager of het centrale register van de beschermingsdiensten een roodlichtbepaling aangeeft, kan de aanvrager een aanvraag voor een vrijstelling indienen. Raadpleeg de instructies voor het indienen van een aanvraag voor een vrijstelling. Lees bovendien de instructies van het DOH-formulier 106E, en vul het formulier 106E in en dien het in volgens de aanwijzingen op het formulier. Volg de checklist en zorg ervoor dat u alle vereiste informatie indient. Het niet indienen van alle vereiste informatie zal vertragen de vrijstelling vaststellingsprocedure en kan leiden tot een afwijzing van de vrijstelling aanvraag.

OHCA Formulieren Links

• Hoe een vrijstelling indienen
• Form 106E
• Form 106E Instructies
• Checklist
• Verklaring van echtheid