Wat is beroepsfraude?
Beroepsfraude is fraude gepleegd door een werknemer op een werkgever tijdens de uitoefening van hun dienstverband. Het komt vaker voor en veroorzaakt meer financieel verlies voor bedrijven dan fraude door derden. Aangezien werknemers bij het bedrijf blijven werken, zullen zij over het algemeen proberen deze fraudes permanent te verbergen, wat betekent dat beroepsfraude over een langere periode kan worden gepleegd.
Wat is fraude bij verkooppunten?
Punt van verkoopfraude is wanneer een werknemer geld steelt van zijn werkgever op het punt in het bedrijf waar een verkoop wordt gedaan. Werknemers kunnen geld stelen wanneer het naar of van een klant gaat (door een verkoop of een teruggave van goederen door de klant). Fraude op de plaats van verkoop komt meestal voor in detailhandelszaken waar veel transacties van geringe waarde plaatsvinden en veel verkopers zijn, zodat de fraude gemakkelijker te verbergen is.
Er zijn twee belangrijke soorten fraude op de plaats van verkoop. Beide resulteren in diefstal van geld uit het bedrijf.
- De eerste is gericht op verkooptransacties waarbij klanten geld betalen aan het bedrijf
- De tweede is gericht op retouren van goederen, waarbij geld van het bedrijf naar de klant gaat.
Grootste rubrieken
Beschrijving van fraude bij verkooppunten
1. Ongeldige verkopen
2. Valse retourzendingen
3. VerkoopverwerkingPreventie en opsporing
Beschrijving van fraude bij verkooppunten
Er is een verschil tussen diefstal uit een verkooppunt en fraude bij verkooppunten, hoewel beide termen over het algemeen door elkaar worden gebruikt. Diefstal van een verkooppunt is de diefstal van geld zonder poging om het te verbergen. Het verlies moet op korte termijn worden ontdekt – wanneer de dagelijkse kassabonnen worden vergeleken met de verkoopgegevens. De dief vertrouwt erop dat de bedrijfseigenaar niet kan aantonen welke verkoop het doelwit was en wie die verkoop deed. Een Point of Sale-fraude is over het algemeen niet bedoeld om ontdekt te worden (althans niet op korte termijn) en de fraudeur zal actie ondernemen om de diefstal te verbergen.
Veel bedrijven verwachten enig verlies door diefstal en bouwen die kosten in hun prijsstructuur in. Sommige bedrijfseigenaren worden zelfgenoegzaam over deze verliezen, in de overtuiging dat zij binnen de geraamde marge zullen blijven en dat er niets is dat zij kunnen of moeten doen om deze verliezen te beperken. Deze aanpak kan op korte termijn commercieel te rechtvaardigen zijn, maar ontmoedigt oneerlijke werknemers niet om fraude te plegen.
Hoe wordt deze fraude gepleegd?
Er zijn twee hoofdmethoden voor het plegen van fraude bij verkooppunten, die verschillen in het feit of een echte klant bij een transactie betrokken is – er wordt een verkoop beoogd – of dat een fictieve klant wordt gebruikt – er wordt een valse teruggave gedaan. Er zijn ook veel variaties op deze twee basisvormen.
Void Sales
Void sales frauds zijn over het algemeen gericht op contante verkopen. Het doel van de fraude is te voorkomen dat de verkoop wordt geregistreerd en de opbrengst te stelen. Als de verkoop niet wordt geregistreerd, zal het geld niet worden gemist uit de bank van verkoopbonnen.
Een echte verkoop van goederen met een echte klant is vereist, aangezien iemand het geld moet overhandigen dat wordt gestolen. De werknemer verkoopt een artikel aan een klant, overhandigt het artikel aan de klant en neemt het geld van de klant in ontvangst, maar boekt geen verkoop of boekt een nietige verkoop.
Dat betekent dat aan de klant geen normale kwitantie voor het ontvangen geld kan worden gegeven, omdat volgens het bedrijf de verkoop niet heeft plaatsgevonden. De eis dat bij elke verkoop een kwitantie wordt afgegeven, kan dus de mogelijkheid tot dergelijke fraudes beperken, met name wanneer de kwitantie nodig is voor garantiedoeleinden enz.
De klant loopt weg met de goederen, maar volgens de boekhouding van het bedrijf heeft de verkoop nooit plaatsgevonden en is het geld nooit ontvangen. Het kan enige tijd duren voordat het verlies van het voorraadartikel wordt opgemerkt (als het al ooit wordt opgemerkt) en dan kan het onmogelijk zijn het terug te voeren op een bepaalde werknemer en een bepaalde verkoop. Dit is de reden waarom detailhandelszaken met een hoge omloopsnelheid van gewone voorraadartikelen de meest voorkomende slachtoffers zijn.
Als de diefstal (de vermindering van de voorraad) verborgen moet worden gehouden, zal de fraudeur de voorraadadministratie moeten aanpassen om een vermindering van het voorraadartikel te registreren. Dit wordt nader toegelicht in het document “Stock Fraud – Inventory Record Frauds”.
Een alternatief waarbij de voorraadvermindering niet hoeft te worden verborgen, is de verwerking van een echte verkoop in de administratie, maar tegen een gereduceerde prijs. De echte prijs wordt van de klant geïnd, de verminderde prijs wordt geregistreerd en het saldo wordt gestolen. Dit zal duidelijk zijn als de klant een ontvangstbewijs krijgt, maar het is niet nodig om de vermindering van de voorraad te verbergen.
Valse retourzendingen
Het doel van een valse retourzendingsfraude is om een valse retourzending van goederen te verwerken en het geld te stelen dat zogenaamd aan de (valse) klant is terugbetaald. In de meeste detailhandelszaken zullen sommige werknemers de bevoegdheid hebben om in bepaalde omstandigheden retourzendingen van goederen te verwerken.
Bij een echte retourzending van goederen zal de klant het geld of een tegoed willen na het retourneren van de goederen, dus het gebruik van echte retourzendingen voor deze fraude kan moeilijk zijn. Er moet een valse retourzending worden gecreëerd, verwerkt en het geld moet worden opgenomen.
De registratie van de retourzending werkt de bankgegevens bij voor de betaling aan de nepklant, zodat de geldvermindering niet hoeft te worden verborgen. Het probleem is dat er geen fysiek goed van de klant is ontvangen. Dit kan al dan niet een probleem zijn, afhankelijk van de bestaande procedures voor de behandeling van door klanten geretourneerde artikelen. De meeste bedrijven zullen een standaardprocedure willen om de terugzending van goederen te controleren, al was het maar om de reden te achterhalen en eventuele problemen met het artikel op te lossen. De werknemer kan een ander inventarisartikel gebruiken als het geretourneerde artikel, zelfs het artikel beschadigen om een reden op te geven waarom het werd geretourneerd.
Een variant van de fraude bestaat erin een echte retourzending van goederen aan een echte klant te gebruiken, en in de administratie een buitensporige terugbetaling van geld te verwerken, het juiste (kleinere) bedrag aan de klant te overhandigen en het saldo te stelen. Het idee is om de betaling van het grotere bedrag legitiem te doen lijken in de administratie. Dit levert ook de fysiek geretourneerde goederen op, waarmee het bovenstaande potentiële probleem wordt ondervangen.
Een ander alternatief is het verwerken van een creditering op een credit card. Dit laat wel een proces achter, maar elimineert het risico van gezien te worden die fysiek geld uit het register neemt. De werknemer zal het krediet meestal van zijn eigen creditcard, of die van een medeplichtige, afschrijven. Maar dit heeft ook het probleem dat de fysieke artikelen niet worden geretourneerd.
Verkoopverwerking
Veel detailhandelsbedrijven hebben nu kassa’s die streepjescodes lezen. Deze systemen werken ook de voorraadlijst bij voor het verkochte artikel en bij het verkoopbedrag en het kostenbedrag in de bedrijfsadministratie. Wat het niet doet, is ervoor zorgen dat de streepjescode overeenkomt met het artikel dat over de toonbank gaat. Dat moet de verkoper doen.
Welk systeem ook wordt gebruikt, een oneerlijke werknemer kan een verkoop aan een medeplichtige verwerken, maar de verkoopprijs registreren voor een goedkoper artikel dan de medeplichtige in werkelijkheid heeft genomen. In het algemeen selecteert de medeplichtige het gewenste dure artikel en een verkooplabel (inclusief de streepjescode als dat systeem wordt gebruikt) en neemt het dure artikel en het goedkopere tabblad mee om te worden verwerkt. De oneerlijke werknemer verwerkt de verkoop.
Natuurlijk kan deze fraude worden gepleegd zonder dat de verkoper er bewust bij betrokken is. Zij kunnen gewoon niet opmerken dat het prijskaartje niet met het artikel overeenkomt – en dit zal hun verdediging zijn, zelfs als zij erbij betrokken zijn.
Preventie en opsporing
Enige dingen om op te letten
(i) Een toename van geregistreerde retourzendingen of ongeldige transacties, met name bij één werknemer of op één afdeling.(ii) Terugbetalingen voor grote, herhaalde of gelijke bedragen.
(iii) Papierwerk voor terugbetalingen wordt verwerkt zonder dat de geretourneerde goederen zijn bijgevoegd of geïdentificeerd,
(iv) Onvolledige kassatapes (elektronische kassa’s maken fysieke tapes overbodig.)
(v) Onverklaarbare verminderingen van de voorraad kunnen erop wijzen dat het artikel aan klanten wordt doorgegeven, zonder dat de verkoop wordt verwerkt en op de bankrekening wordt bijgeschreven.
Een retourzending die wordt verwerkt zonder het vereiste papierwerk.
Enkele basiscontroles
(i) Technologie verhoogt de controles, aangezien slimme kasregisters aan andere bedrijfssystemen (met name voorraad) worden gekoppeld. Het gebruik van technologie kan controles installeren met weinig verstoring van de klantenservice.(ii) Goedkeuring van het management of twee handtekeningen vereisen om retouren te verwerken.
(iii) Alle retouren die worden verwerkt zonder dat de fysieke goederen zijn bijgevoegd of geïdentificeerd, moeten worden onderzocht.
(iv) Klanten aanmoedigen om ervoor te zorgen dat zij bij elke verkoop een ontvangstbewijs ontvangen, of het verkoopproces laten afhangen van het scannen of identificeren van het artikel – waardoor de verkoop tegen de juiste prijs wordt geregistreerd.
(v) Elke werknemer laten tekenen op kassa’s om transacties te verwerken, waardoor transacties kunnen worden getraceerd tot een bepaalde werknemer.
(vi) Rapportage over creditcardnummers die restitutiecredits ontvangen om kaarten te markeren waarop talrijke restituties zijn gecrediteerd.