Een PTO-audit is een essentieel onderdeel van voortdurende HR-compliance. Het duidelijk communiceren van updates van het vakantiedagenbeleid is een belangrijk onderdeel van dat proces. Gebruik de volgende sjabloon om updates van het vakantiebeleid aan uw werknemers door te geven.
Hoe communiceer ik een wijziging in het PTO-beleid aan werknemers
Het PTO-beleid moet regelmatig worden herzien als bedrijven concurrerend, compliant en financieel solvabel willen blijven. Hoe u een update van een bestaand verlofbeleid communiceert, is vooral belangrijk om het moreel en de betrokkenheid van werknemers te behouden. Transparantie kan een lange weg gaan in deze berichtgeving.
Neem de volgende informatie op in uw communicatie:
- Leg de reden voor de controle uit: Werknemers kunnen gefrustreerd zijn over de verandering (d.w.z. het “verliezen” van hun opgebouwde PTO), maar ze zullen de transparantie waarderen wanneer er updates worden gemaakt.
- Beschrijf de updates: Tussen het aftoppen van rollover-bedragen en het volledig overschakelen op een onbeperkt model, moet HR precies aangeven wat er is veranderd en waarom.
- Hoe het beleid van invloed is op werknemers met een uurloon of een salaris: Afhankelijk van het beleid, kunnen veranderingen van invloed zijn op de ene groep werknemers en niet op de andere. Elke mededeling van HR moet specifiek zijn om verwarring te beperken.
- Geef het beleid weer: PTO is er voor werknemers om te gebruiken, dus ze moeten het beleid op elk moment kunnen inzien. Dit zorgt voor nog meer transparantie tussen HR en werknemers.
- Begindatum: Of het nu onmiddellijk of down-the-road is, werknemers moeten weten wanneer ze veranderingen kunnen verwachten.
- Anticipated FAQ’s: HR moet de curve voorblijven met vooraf gegenereerde antwoorden op verwachte vragen die werknemers kunnen stellen wanneer het beleid wordt aangekondigd.
Template: Medewerker PTO Policy Update Communication
Gebruik het volgende sjabloon bij het communiceren van een update van het PTO-beleid van uw bedrijf:
Team,
I’m reaching out today regarding an update to ’s PTO policy. HR heeft de verlofregeling van het team doorgelicht en het plan geactualiseerd met een nieuw beleid dat onze organisatie financieel gezond houdt, nu en in de toekomst.
Met dit in gedachten, zullen we vanaf nu de volgende veranderingen in ons PTO-beleid doorvoeren:
- PTO zal beschikbaar zijn voor vrijgestelde en niet-vrijgestelde werknemers
- Werknemers ontvangen hun toegewezen PTO aan het begin van het kalenderjaar
- Alle PTO-verzoeken en goedkeuringen zullen worden bijgehouden met behulp van
- PTO-toewijzingen zijn als volgt:
- 0-5 jaar dienst – PTO-dagen per jaar voor vrijgestelde werknemers; PTO-dagen per jaar voor niet-vrijgestelde werknemers
- 6-10 jaar dienst – PTO-dagen per jaar voor vrijgestelde werknemers; PTO-dagen per jaar voor niet-vrijgestelde werknemers
- 10+ dienstjaren – PTO-dagen per jaar voor vrijgestelde werknemers; PTO-dagen per jaar voor niet-vrijgestelde werknemers
- PTO-aanvragen worden mogelijk niet goedgekeurd tijdens , wat onze drukste tijd van het jaar is; We moedigen werknemers aan om met hun managers te werken om geschikte periodes voor vrije tijd te identificeren
- Werknemers kunnen maximaal vijf dagen ongebruikte PTO van het ene jaar naar het andere rollen; ongebruikte PTO van meer dan vijf dagen wordt verbeurd bij het begin van het nieuwe kalenderjaar
verwacht dat sommige werknemers vragen kunnen hebben over het nieuwe beleid. HR heeft een reeks verwachte FAQ’s opgesteld – die hier beschikbaar zijn – die eventuele zorgen moeten wegnemen.
Als u nog vragen heeft over het PTO-beleid, kunt u contact opnemen met .
Dank u zoals altijd voor uw inzet voor ons team.