Hoi allemaal,
Zoals u weet, zijn er twee belangrijke integratiescenario’s in de financiële functie. Een daarvan is ‘Order to Cash’ (integratie tussen Financieel en Verkoop&Distributie) en de andere is ‘Procure to Pay’ (integratie tussen Financieel en Materiaalbeheer).
Ik heb ‘Order to Cash’ in mijn laatste blogpost geïntroduceerd (de URL is onderaan deze blogpost te vinden). In deze blogpost zal ik het eenvoudige ‘Procure to Pay’-proces in het S/4 HANA-systeem doorlopen. Let wel, dit is slechts een eenvoudige inleiding, ‘Procure to Pay’ heeft veel nuttige functies die niet in deze blog post worden behandeld.
Stelt u zich eens een scenario voor, er is een voedsel handelsbedrijf en hun klant heeft hen net gebeld om 50 zakken rijst te kopen. Maar de handelsonderneming vindt dat ze niet genoeg voorraad heeft. Dus besluiten zij om 100 zakken rijst van hun verkoper te kopen en het geld aan de verkoper te betalen nadat zij de goederen hebben ontvangen.
Als een stap-voor-stap gids, zal ik de noodzakelijke objecten voor de voedselhandelsonderneming en de verkoper vanaf het begin onderhouden en dan het “Procure to Pay” proces uitvoeren. Let op, alle stappen en gegevens zijn gebaseerd op de bestaande configuraties van het systeem, de verschillende systemen kunnen verschillende werken/stappen nodig hebben.
Stap 1: Inkooporganisatie definiëren
Een bedrijf kan meer dan een inkooporganisatie hebben, verschillende inkooporganisaties nemen de verantwoordelijkheid voor de inkoop van verschillende materialen of diensten.
Transactiecode: OX08
We kunnen de knop ‘Nieuwe invoer’ gebruiken om een nieuwe inkooporganisatie aan te maken.
In deze blogpost gebruiken we de inkooporganisatie ‘ZJC0’.
Stap 2: Inkoopgroep definiëren
‘Inkoopgroep’ zal worden gebruikt in de materiaalstamgegevens.
Transactiecode: OME4
We kunnen de knop ‘New Entries’ gebruiken om een nieuwe inkoopgroep aan te maken.
In deze blogpost zullen we de inkooporganisatie ‘ZJC’ gebruiken.
Stap 3: Definieer Plant
Transactiecode: OX10
We kunnen de knop ‘New Entries’ gebruiken om een nieuwe plant aan te maken.
In deze blogpost zullen we de plant ‘ZJP1’ gebruiken.
Nadat we de plant hebben aangemaakt, moeten we de opslaglocatiegegevens aan de plant toewijzen.
Transactiecode: OX09
Stap 4: FI-stamgegevens voor de leverancier bijhouden
Voordat we een Business Partner met de leveranciersrollen kunnen aanmaken, moeten we de FI-stamgegevens voor de nieuwe leverancier bijhouden.
a. Bedrijf
Pad: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ‘ZJC3’
b. Bedrijfscode
Pad: SPRO-Ondernemingsstructuur-Financiële Boekhouding-Bewerk, Kopieer, Verwijder, Controleer Bedrijfscode
Bedrijfscode ‘ZJC3’
c. Afstemmingsrekening
Transactie Code: FS00
We moeten een nieuwe afstemmingsrekening voor de verkoper onder de bedrijfscode creëren.
In deze blogpost is de afstemmingsrekening ‘100100’. Als een vendor reconciliation account, de ‘Recon. Account for Acct Type’-veld ‘Vendors’ moeten worden geselecteerd.
Stap 5: Vendor Data onderhouden
Zoals in mijn vorige blogpost is vermeld, is er geen aparte transactiecode (TCODE) voor het onderhouden van klant- en leveranciersgegevens in het S/4 HANA-systeem, deze zaken zijn verplaatst naar Business Partner (BP). We moeten een nieuwe Business Partner aanmaken met Vendor rollen (FLVN00, FLVN01) voor deze leverancier.
Transaction Code: BP
De eenvoudige stappen:
a. Maak een nieuwe Organisatie
b. Selecteer Klantrol FLVN01 in de rollenlijst.
Selecteer de knop ‘Inkoop’ in het scherm rechtsboven.
Bewaar de gegevens van de ‘Inkooporganisatie’ in het pop-up scherm.
In mijn test ziet het eruit als in de schermafbeelding hieronder.
Gegevens in de tabbladen moeten worden onderhouden op basis van de vereisten. Sla de wijzigingen op nadat u de gegevens hebt bijgewerkt.
c. Selecteer FI-klantrol FLVN00 in de rollenlijst.
Selecteer de knop ‘Bedrijfscode’ in het scherm rechtsboven.
Gebruik de bedrijfscode en de afstemmingsrekening die we in stap 4 in het pop-upscherm hebben gemaakt.
Stap 6: Materiaalsoort bijhouden
Zoals gezegd, zal de levensmiddelenhandel 10 zakken rijst van de leverancier kopen. We moeten de materiaalstamgegevens voor rijst aanmaken.
Transactiecode: MM01
Het onderhouden van materiaal stamgegevens kan een groot werk zijn. Er zijn een heleboel velden kunnen worden gebruikt in MM01 om de zakelijke behoeften te voldoen. In deze blog post, zal ik gebruik maken van de meest elementaire functies om het materiaal stamgegevens te onderhouden.
a. Selecteer Industriesector en Materiaalsoort
b. Selecteer de weergaven
c. Voer de gegevens op organisatieniveau in, met behulp van de gegevens die we in de vorige stappen hebben gemaakt.
d. Ondersteun de basisgegevens op het tabblad ‘Basisgegevens 1’.
Maateenheid: BAG
Gewichtsinformatie:
e. Inkoopgegevens bijhouden op het tabblad ‘Inkoop’
f. Prijsgegevens onderhouden op het tabblad ‘Boekhouding 1’.
Dit is slechts een voorbeeld.
Nadat we op de knop ‘Opslaan’ hebben geklikt, kan het systeem ons vragen om de waarden van andere velden te behouden, dit is gebaseerd op de bestaande systeemconfiguraties.
Stap 7: De objecten koppelen
Nadat de objecten zijn aangemaakt, moeten we de relatie tussen de objecten onderhouden. Controleer zorgvuldig de toewijzingen en zorg ervoor dat alle objecten die zojuist zijn aangemaakt correct zijn gekoppeld voordat we het ‘Procure-to-Pay’ proces starten. Verschillende foutmeldingen zullen verschijnen in het ‘Order to Cash’ proces indien de koppelingen niet correct worden onderhouden.
De toewijzingen kunnen worden gedaan in het pad: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Wijs bedrijfscode toe aan bedrijf
b. Bedrijf toewijzen aan bedrijfscode
c. Inkooporganisatie toewijzen aan bedrijfscode
d. Inkooporganisatie toewijzen aan fabriek
Stap 8: Inkoopaanvraag aanmaken
We kunnen een inkooporder aanmaken op basis van een inkoopaanvraag, of we kunnen direct een inkooporder aanmaken. Dit is afhankelijk van verschillende vereisten.
Transactiecode: ME51N
Voeg de nodige velden in (artikel, materiaal, hoeveelheid, aankoopgroep, fabriek, enz.) en sla de wijziging op. Daarna wordt een nieuwe inkooporder aangemaakt.
De releasestrategie van het artikel vindt u op het tabblad ‘Releasestrategie’. Let op, de verschillende systemen kunnen verschillende releasestrategieën hebben.
Een voorbeeld:
Voordat we de inkoopaanvraag kunnen gebruiken om een inkooporder aan te maken, moeten we er zeker van zijn dat het artikel is vrijgegeven.
Transactiecode: ME55
Stap 9: Inkooporder aanmaken
Transactiecode: ME21N
Zoals gezegd, gaan we een inkooporder aanmaken vanuit de inkoopaanvraag die we in stap 8 hebben aangemaakt.
a. Klik op de knop ‘Documentoverzicht aan’ linksboven in het scherm (als de knop ‘Documentoverzicht uit’ staat, negeer dan deze stap)
b. Selecteer ‘Inkoopaanvragen’ in de lijst
Voer in het nieuwe scherm het documentnummer van de inkoopaanvraag in en klik op de knop ‘Uitvoeren’.
Sleep het nummer van de inkoopaanvraag naar het etiket ‘Winkelwagen’.
c. Gegevens op kopniveau
Voeg het leveranciersnummer en andere organisatiegegevens in die we in de vorige stappen hebben gemaakt.
d. Gegevens op artikelniveau
Het veld ‘Plant’ moet ook worden gevuld.
Ik gebruik de waarde ‘K’ (Cost Center) in het veld ‘Account Assignment Cat.’ in deze blogpost, deze waarde moet worden gewijzigd op basis van verschillende vereisten.
e. Item detailgegevens
Nadat we een nieuw line item hebben aangemaakt, moeten we ook de line item detailgegevens voor het line item bijhouden.
Tabblad ‘Account Assignment’:
Aangezien we ‘K’ (Cost center) gebruiken als ‘Account Assignment Cat.’ voor het line item, moeten de velden onder het tabblad worden gevuld. De controle van de configuratie valt buiten het bestek van deze blogpost; ik zal deze in een andere blogpost introduceren.
Tabblad ‘Bevestigingen’:
Voordat we het document voor inkomende leveringen kunnen maken, moet het artikel in de inkooporder worden bevestigd. De controle op de bevestiging is gebaseerd op maatwerk.
Als we klaar zijn met de wijzigingen, kunnen we op de knop ‘Opslaan’ klikken en wordt er een nieuwe inkooporder aangemaakt.
Stap 10: Inkomende levering aanmaken
Transactiecode: VL31N
Zoals in stap 9 is vermeld, moet het artikel onder de inkooporder worden bevestigd voordat we de inkomende levering op basis van de inkooporder kunnen aanmaken.
a. Voer de gegevens van de “Verkoper” en “Inkooporder” in en controleer de waarde “Leveringsdatum”. Klik op de knop ‘Doorgaan’ om naar het volgende scherm te gaan.
b. Vul het veld ‘Leveringshoeveelheid’ in, controleer de andere velden en sla de wijziging op.
Stap 11: Goed ontvangstbewijs aanmaken
In deze test moeten we, voordat we een goed ontvangstbewijs voor de inkooporder kunnen aanmaken, het artikel van de inkooporder op levering compleet houden.
Transactiecode: ME22N
Selecteer het vakje ‘Deilv Compl.’ en sla de wijziging op.
Transactiecode: MIGO
Selecteer ‘Goederenontvangst’ en ‘Inkooporder’ in de vervolgkeuzelijsten. Vul het lege veld aan de rechterkant met het inkoopordernummer dat we in stap 9 hebben aangemaakt.
Vink de materiaalinformatie aan onder het tabblad ‘Materiaal’.
Voer de waarde van de hoeveelheid in onder het tabblad ‘Hoeveelheid’.
Vink de waarde van de fabriek aan onder het tabblad ‘Waar’.
Ik zal in dit blogbericht bewegingstype ‘101’ gebruiken.
Nadat we de gegevens hebben ingevuld/gecontroleerd, klikken we op het selectievakje ‘Item Ok’ en klikken we op de knop ‘Post’.
Stap 12: FI-factuur controleren
De FI-documenten worden aangemaakt wanneer we een goede ontvangst voor de inkooporder aanmaken.
Transactiecode: MIGO
Selecteer ‘Display’ en ‘Material Document’ in de vervolgkeuzelijsten. Het in stap 11 aangemaakte materiaaldocumentnummer invoeren in het lege invulvak.
Klikken op de knop ‘FI Documenten’.
De informatie over de FI documenten vindt u in het popup venster.
We kunnen dubbelklikken op het documentnummer om het document te bekijken.
Stap 13: Factuurontvangst aanmaken
Transactiecode: MIRO
Voeg de ‘Factuurdatum’ in en het inkoopordernummer dat we in stap 9 hebben aangemaakt.
Vink de waarden aan en klik op de knop ‘Posten’.
De documenten (MM-document en A/P-factuur) worden aangemaakt als er bij het posten geen problemen zijn opgetreden.
Het document kan worden weergegeven met transactiecode MIR4.
Klik op de knop ‘Follow-On Documents’, de correspondentie A/P factuur zal worden weergegeven.
Als de A/P factuur niet is gewist (automatische betaling niet geconfigureerd) dan moet de factuur worden gewist met transactiecode F-53 (‘Post Outgoing Payment’).
Nadat de boeking succesvol is afgerond, verschijnt het tabblad ‘Inkooporderhistorie’ in de betreffende inkooporder; we kunnen dit controleren met transactiecode ME23N.
Conclusie
In deze blogpost hebben we het eenvoudige ‘Procure to Pay’-proces doorlopen, vanaf het bouwen van de stamgegevens (‘Inkooporganisatie’, ‘Inkoopgroep’, ‘Fabriek’, ‘Bedrijf’, ‘Bedrijfscode’, ‘Zakenpartner’) en de transactiegegevens (documenten) vanaf het begin. Ik raad u aan om de configuraties en postings zelf uit te voeren, dit zal u helpen om een beter begrip te krijgen van de ‘Procure to Pay’ verwerking.
Mijn blog post voor de introductie van het ‘Order to Cash’ eenvoudige proces kan worden gevonden op de URL hieronder:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#