Accounts Receivable (AR) verwijst naar de uitstaande facturen die een bedrijf heeft, of het geld dat het van zijn klanten tegoed heeft. In uw persoonlijke leven zou een voorbeeld van debiteuren een kaartje voor een concert of sportevenement voor een vriend kopen, met dien verstande dat hij u later zal terugbetalen. Het is in wezen een “schuldbekentenis”. In het bedrijfsleven vertegenwoordigt AR een lijn van krediet verstrekt door een bedrijf, verschuldigd binnen een relatief korte termijn, die kan variëren van een paar dagen tot een jaar.
Wat is een debiteuren?
Als een bedrijf heeft vorderingen, dan hebben ze een verkoop gedaan, maar hebben nog niet het geld geïncasseerd van de koper. De meeste bedrijven werken door het toestaan van een deel van hun verkopen op krediet, het aanbieden van hun klanten de mogelijkheid om te betalen na ontvangst van de dienst.
Bijvoorbeeld, nutsbedrijven meestal factureren hun klanten nadat ze hebben ontvangen elektriciteit. Terwijl het nuts- of energiebedrijf wacht tot zijn klanten hun rekeningen betalen, worden de onbetaalde facturen beschouwd als debiteuren.
De meeste bedrijven werken door hun klanten in staat te stellen goederen op krediet te kopen. De kosten van de verkoop op krediet is wat wordt aangeduid als Debiteuren. In het algemeen zijn debiteuren het bedrag dat kopers aan het bedrijf verschuldigd zijn voor geleverde goederen en diensten. De Vorderingen mogen niet worden verward met de Crediteuren (AP).
Waar AP de schuld is die een onderneming heeft bij haar leveranciers of verkopers, is de Debiteuren de schuld van de kopers aan de onderneming. Debiteuren zijn belangrijke activa voor een bedrijf, terwijl crediteuren passiva zijn die in de toekomst door het bedrijf moeten worden betaald. In principe kiezen bedrijven ervoor om vorderingen aan te bieden om klanten aan te moedigen hun producten te kiezen boven die van de concurrent.
Het is raadzaam voor een bedrijf om een AR-proces op te zetten om te bepalen welke klanten al betaald hebben en om te bepalen welke betalingen achterstallig zijn. Het proces is een eenvoudige wending die de vorderingen traceerbaar en beheersbaar maakt.
Vier hoofdstappen voor een Typisch AR Proces:
- Establishing Credit Practices
- Invoicing Customers
- Tracking Payments Received and Payments Due
- Accounting for Accounts Receivables
Hoewel, gebruikmakend van schaalvoordelen, kan het proces verschillen voor grote en kleine bedrijven. Grote bedrijven hebben een grotere kasinstroom, dus investeren ze meestal in hoogopgeleide creditmanagementteams en IT-systemen om het proces te helpen verbeteren en efficiënt te beheren.
Stap 1: Kredietpraktijken vaststellen
De eerste stap is dat de onderneming een kredietaanvraagprocedure ontwikkelt.
De onderneming zal dan, op basis van de kredietwaardigheid van de aanvrager, beslissen of ze goederen op krediet zal aanbieden. De onderneming kan ervoor kiezen het krediet aan te bieden aan individuele klanten of aan andere bedrijven.
Ook zal de onderneming voorwaarden opstellen voor de verkoop op krediet. In dit document worden de verplichtingen en eisen van de klant uiteengezet. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de federale wetten op krediet, zoals volledige openbaarmaking van de kredietpraktijken. Het bedrijf moet bijvoorbeeld duidelijk de rentepercentages voor het krediet communiceren.
De voorwaarden verschillen voor grote en kleine bedrijven.
Grote bedrijven kunnen ervoor kiezen een klant langere perioden te geven.
Aan de andere kant kunnen kleine bedrijven het zich niet veroorloven om goederen voor langere perioden op krediet aan te bieden vanwege hun geringere cashflow en geringe kapitaal. Hoe snel het geld op deze schuld van de klant wordt geïnd, zal mede bepalend zijn voor het kapitaal dat het bedrijf nodig heeft om het bedrijf te runnen en voor de cashflow.
Stap 2: Klanten factureren
Een factuur is een document dat aan de koper wordt verstrekt en waarin de producten en diensten die zijn geleverd, de kosten van die producten en diensten, evenals de datum waarop betaling wordt verwacht, worden gedetailleerd.
Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben zodat deze gemakkelijk kan worden teruggevonden. De klant kan vervolgens kiezen of hij elektronische of fysieke facturen wil ontvangen. Grote bedrijven geven er de voorkeur aan zowel de elektronische als de papieren factuur te verzenden.
In tegenstelling tot papieren facturen zijn elektronische facturen goedkoper en handiger. Daarom kiezen kleine bedrijven meestal voor de post om de facturen te bezorgen.
Hoe langer een bedrijf erover doet om een factuur te verzenden, hoe langer het duurt voordat de klant betaalt. De factuur moet prompt worden verzonden.
Stap 3: Het bijhouden van debiteuren
Deze stap wordt uitgevoerd door een Accounts Receivables (AR) Officer. De medewerker voert een betaling uit die op de bankrekening van de leverancier is gestort, voert deze in het AR-systeem in en wijst deze aan een factuur toe.
De medewerker sluit ook het AR-grootboek aan om er zeker van te zijn dat alle betalingen zijn verantwoord en correct zijn geboekt, en geeft vervolgens maandelijkse overzichten aan klanten uit. De verklaring geeft details voor de klanten over de verschuldigde bedragen volgens eerder verzonden facturen.
Het trackingproces verschilt in grote en kleine bedrijven. Kleinere bedrijven hebben misschien geen geavanceerd systeem om betalingen bij te houden, en maken gebruik van handmatige AR-tracking met behulp van hulpmiddelen, zoals Excel. In een handmatig proces gebruiken bedrijven spreadsheets om te registreren wanneer ze de facturen verzenden en wanneer ze betalingen ontvangen. Kleine bedrijven kunnen ook niet genoeg personeel hebben om een AR Officer aan te stellen, waarbij het bedrijf een professionele accountant kan inhuren om deze functie te vervullen.
Grotere bedrijven investeren meestal in een team van AR Officers om het trackingproces uit te voeren, en ze gebruiken een of andere vorm van een accounts tracking software systeem om de nauwkeurigheid te helpen waarborgen. Het systeem helpt de AR Officer om effectiever te zijn, omdat het de AR Officer automatisch waarschuwt welke schuld openstaat.
Stap 4: Boekhouding voor debiteuren
De Collections Officer stelt de vervaldatum voor betalingen vast. Na identificatie van onbetaalde schulden, maakt de boekhoudafdeling journaalposten om de verkopen te boeken. Het proces omvat zowel het boeken van oninbare vorderingen, of de onbetaalde schulden, als het identificeren van vroegbetalingskortingen.
Een “dag uit het leven” van een AR Professional
AR Officers zijn het belangrijkste personeel dat betrokken is bij het ontwikkelen en implementeren van het Accounts Receivable proces. Hun dagelijkse activiteiten omvatten meestal het toezicht op geld dat door klanten aan het bedrijf is verschuldigd.
Een typische dag voor een AR Officer omvat activiteiten zoals het verifiëren van kredietgegevens, het classificeren van de schulden, en het maken van journaalposten voor de transacties. De AR Officer houdt ook toezicht op een team van klerken, analisten en accountants in aanvulling op incassanten.
elke dag de Officer zorgt ervoor dat het team werkt samen om het succes van de gevestigde AR proces te waarborgen.
Bijvoorbeeld, kan een klant vragen om goederen te kopen op krediet. De AR Manager zou de kredietanalisten vragen om de kredietwaardigheid van de klant vast te stellen.
De manager zou ervoor zorgen dat zodra de klant als kredietwaardig is geïdentificeerd, de facturen door de AR-medewerkers worden opgesteld en op tijd worden uitgegeven.
Vervolgens zouden de accountants de totale kredietverkoop voor de dag bepalen. De informatie wordt vervolgens doorgegeven aan de incassomedewerkers, inclusief de vervaldatum voor het innen van geld.
Het effect van automatisering op het debiteurenproces
Inkoop:
De afdeling Inkoop plaatst de bestelling en stuurt een kopie van de inkooporder (PO) door naar de AP-afdeling. De organisatie ontvangt de goederen of diensten – hetzij via de afdeling Ontvangst, hetzij via de werknemer die de bestelling heeft geplaatst – en de leverancier stuurt de factuur naar AP. U kunt hier meer te weten komen over het gehele procure to pay-proces.
Factuurverwerking:
Een AP-medewerker voert de factuurgegevens handmatig in een boekhoudsysteem in voordat het papieren document fysiek in een archiefkast wordt opgeslagen. Nieuwe leveranciersinformatie wordt ingevoerd met gebruikmaking van de naamgevingsconventies van de organisatie om overlapping te voorkomen. Zowel nieuwe als bestaande leveranciersinformatie wordt op juistheid gecontroleerd aan de hand van interne bronnen, zoals het hoofdleveranciersbestand, en externe bronnen, zoals de TIN-matchingsdienst van de IRS en de OFAC-lijst (Office of Foreign Control) van het Amerikaanse ministerie van Financiën met organisaties die geen zaken mogen doen in de Verenigde Staten. U kunt hier meer te weten komen over elektronisch factureren.
Goedkeuring van facturen:
Een AP-medewerker voert een drieweg-match uit. Bij een drievoudige match worden de PO, het ontvangstbewijs en de factuur vergeleken om eventuele onnauwkeurigheden of verkeerd gematchte gegevens op te sporen. Een AP-manager bereidt het papierwerk voor en keurt uitzonderingen goed voor te late levering, beschadigde artikelen, verkeerd verzonden artikelen of andere problemen.
Betaling:
Het AP-team bereidt de betaling voor, hetzij door het uitschrijven van een cheque, hetzij door het opzetten van een transactie via Automated Clearing House (ACH) of elektronische overboeking (EFT). Een AP Manager, Controller, of CFO (afhankelijk van het goedkeuringsproces van de onderneming) keurt de betaling goed, en machtigt de afdeling om een vroegbetalingskorting te nemen voor een leverancier als de betaling wordt gedaan binnen de in de voorwaarden gespecificeerde termijn. De betaling wordt verzonden via de Amerikaanse post, overschrijving, ACH/EFT, verzendingsbedrijf of koerier.
Vendor Management:
De leverancier belt de AP-afdeling om te vragen hoe het met de betaling staat. Een AP-medewerker onderzoekt de vraag, en bepaalt of de factuur zich nog in het goedkeuringsproces bevindt, of dat de betaling op de post is.
Systeemupgrades:
De afdeling informatietechnologie (IT) bewaakt het enterprise resource planning (ERP)-systeem van het bedrijf en alle hardware en software die de AP-afdeling gebruikt. Het IT-team keurt nieuwe versies van software goed en installeert deze indien nodig. Het team van de CTO bekijkt alle voorstellen van AP voor nieuwe technologie en bepaalt hoe deze moeten worden geïntegreerd met de legacysystemen van het bedrijf.
Rapportage en analyse:
De AP-afdeling bereidt spreadsheets voor en bestudeert deze die ze hebben gebouwd in Excel, of een vergelijkbaar hulpmiddel, waarbij alle transacties worden geanalyseerd, de prestaties van de afdeling worden bewaakt en de metriek wordt bijgehouden, met inbegrip van de dagen dat crediteuren uitstaan (DPO). De CFO houdt toezicht op de cashflow van de organisatie via gesprekken met de AP-directeur. De CEO ontvangt schriftelijke en mondelinge rapporten van de CFO over de prestaties van de organisatie.
De voortdurende evolutie van debiteurenprocessen
Net als in de crediteurenadministratie zorgen handmatige processen in de debiteurenafdelingen voor grote inefficiënties en buitensporige overhead, wat een ravage aanricht in de cashflow van een bedrijf.
Verouderde, op papier gebaseerde processen verhogen de afschrijvingen op dubieuze debiteuren en weerhouden bedrijven ervan toegang te krijgen tot de contanten die ze nodig hebben om groeidoelstellingen te ondersteunen. De gemiddelde onderneming zal 4% van de debiteuren afschrijven als dubieuze debiteuren. Voor een bedrijf van $ 10 miljoen is dat $ 400.000 per jaar dat ze verliezen.
Door het implementeren van een automatiseringsoplossing kunnen bedrijven een 10-20% reductie in dubieuze debiteuren zien, waardoor besparingen weer in hun bedrijf terugvloeien.