Telewerken kan niet geschikt zijn voor alle medewerkers en/of functies. Uw leidinggevende zal u laten weten of u in aanmerking komt voor tijdelijk telewerken, en zal eventuele positie-specifieke voorwaarden van een dergelijke regeling met u bevestigen.
Wie wordt beïnvloed door dit beleid?
Alle reguliere medewerkers; geldt niet voor tijdelijke medewerkers of medewerkers die op afstand buiten de VS werken.
Exclusions
Non-Exempt werknemers (behalve als een goedgekeurde redelijke accommodatie van handicaps, of zoals anderszins passend geacht onder dit tijdelijke beleid naar Middlebury’s discretie).
Definities
Telework – Om thuis te werken, of een andere externe locatie, terwijl het gebruik van technologie om verbinding te maken met het kantoor waaraan de werknemer is toegewezen.
Beleid
Teleworking is een zakelijke regeling die werknemers in staat stelt om te werken vanuit een afgelegen locatie door elektronisch verbinding te maken met Middlebury, hetzij vanuit huis, de weg, of elders binnen de VS. Dit beleid regelt potentiële tijdelijke teleworking regelingen die praktisch vereist zijn door de COVID-19 uitbraak.
Door de onzekerheid van de duur en de ernst van de COVID-19-uitbraak, zullen alle tijdelijke telewerkregelingen voortdurend worden geëvalueerd en zijn onderhevig aan onmiddellijke wijziging of stopzetting na schriftelijke kennisgeving. Werknemers die toestemming hebben gekregen voor tijdelijk telewerk mogen niet verwachten dat zij door kunnen gaan met telewerken. Voor werknemers die eerder zijn goedgekeurd voor een doorlopende telewerkregeling, blijven het beleid en de afspraken die op die regeling van toepassing zijn van kracht, tenzij omstandigheden in verband met de COVID-19-uitbraak een uitzondering rechtvaardigen.
Voor zover mogelijk zullen de functietaken en verantwoordelijkheden van een werknemer niet veranderen als gevolg van tijdelijk telewerken. Professionaliteit in de uitvoering van de functie taken, werk output en productiviteit, en service aan de afdeling van de werknemer, klanten, studenten, en / of andere constituenties, zoals van toepassing, en de bijbehorende communicatie, moeten worden gehandhaafd op de normen die door Middlebury en de leidinggevende van de werknemer. Tijdelijk telewerkende medewerkers dienen tijdens kantooruren beschikbaar te zijn via e-mail en telefoon voor communicatie met relevante doelgroepen indien nodig. Voor zover mogelijk zal de hoeveelheid tijd die een werknemer wordt verwacht te werken en / of de productiviteitsverwachtingen niet veranderen als gevolg van telewerken, hoewel tijdelijke telewerkschema’s flexibele werktijden buiten de reguliere kantooruren of gereduceerde werktijden kunnen bevatten, om tegemoet te komen aan de uitdagingen waarmee werknemers thuis en in hun gemeenschap kunnen worden geconfronteerd als gevolg van de COVID-19-uitbraak, zoals bepaald door Middlebury’s discretie.
Open en voortdurende communicatie tussen de telewerkende werknemer en zijn leidinggevende is de sleutel tot een succesvolle tijdelijke telewerkregeling. Er wordt verwacht dat de werknemer en supervisor samenwerken om elkaar op de hoogte te houden van gebeurtenissen of informatie verkregen tijdens de werkdag. Werknemers dienen met hun supervisor te overleggen om van tevoren, en op permanente basis, vast te stellen welke taken of verantwoordelijkheden niet effectief kunnen worden uitgevoerd tijdens tijdelijk telewerk. Ook moeten werknemers hun leidinggevende onmiddellijk op de hoogte stellen wanneer persoonlijke omstandigheden, zoals ziekte of zorgverantwoordelijkheden, de werknemer beletten de overeengekomen taken volledig uit te voeren. Aanpassingen zullen worden overwogen indien nodig, en geïmplementeerd indien mogelijk, voor zover passend geacht door Middlebury.
Vraag toestemming om te telewerken
Werknemers die de optie van tijdelijk telewerken willen verkennen, zoals vereist door de COVID-19 uitbraak, dienen met hun supervisor en met Human Resources te praten. Middlebury zal aanvragen voor telewerken per geval bekijken, rekening houdend met factoren zoals geschiktheid van de functie voor telewerken, de duur van het dienstverband van de werknemer bij Middlebury, anciënniteit, prestaties van de werknemer, eerdere disciplinaire maatregelen, flexibiliteit, de reden(en) voor telewerken en het vermogen om zelfstandig te werken. Medewerkers die toestemming krijgen om te telewerken, moeten een Overeenkomst Tijdelijke Uitwijklocatie ondertekenen en, indien goedgekeurd om te telewerken, wordt van hen verwacht dat ze met Middlebury communiceren op een niveau dat consistent is met medewerkers die op kantoor werken of op een manier en frequentie die geschikt lijkt voor de baan en de betrokken personen.
Teleworking Equipment and Supplies
Op een case-by-case basis, en onderhevig aan verandering op elk moment, zal Middlebury bepalen welke apparatuur, indien aanwezig, aan de werknemer te verstrekken om de telewerkregeling te vergemakkelijken. Middlebury aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor diefstal, verlies, schade of reparaties aan apparatuur die eigendom is van de medewerker. Alle apparatuur die Middlebury verstrekt aan een werknemer als onderdeel van een telewerkregeling blijft eigendom van Middlebury, en Middlebury zal die apparatuur onderhouden. Deze apparatuur mag alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Afhankelijk van de omstandigheden, kan de werknemer verantwoordelijk zijn voor diefstal, schade, of verlies van eigendommen die eigendom zijn van Middlebury. Middlebury zal de medewerker voorzien van de juiste kantoorbenodigdheden (pennen, papier, etc.) voor een succesvolle uitvoering van de functie verantwoordelijkheden. Middlebury zal ook vergoeden de werknemer voor bepaalde business-gerelateerde kosten, zoals telefoongesprekken, verzendkosten, etc. die redelijkerwijs worden gemaakt in overeenstemming met de functie verantwoordelijkheden. Tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen, is Middlebury niet verantwoordelijk voor andere kosten die de werknemer tijdens het telewerken kan maken.
Teleworking Work Sites
De telewerker dient een werkruimte aan te wijzen, op de off-site werkplek, voor de installatie van eventuele apparatuur die tijdens het telewerken zal worden gebruikt. Deze werkruimte moet in een veilige staat worden gehouden, vrij van gevaren voor mensen en apparatuur. De werknemer zal elke verwonding opgelopen tijdens het telewerken onmiddellijk melden aan de supervisor van de werknemer en aan Human Resources.
Veiligheid
Werknemers die zijn goedgekeurd voor tijdelijk telewerken zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van informatie, documenten en dossiers die in hun bezit zijn of die tijdens het telewerken worden gebruikt. Beperkt toegankelijk materiaal mag niet worden ingezien of van de werkplek worden verwijderd zonder schriftelijke toestemming van de leidinggevende van de werknemer. Medewerkers die zijn goedgekeurd voor tijdelijk telewerken, moeten passende waarborgen toepassen om vertrouwelijke informatie van Middlebury te beschermen tegen ongeoorloofde openbaarmaking of beschadiging, en moeten voldoen aan alle privacy- en beveiligingsprotocollen en -vereisten die door Middlebury worden geïmplementeerd.
Alle andere beleidsregels zijn van toepassing
Middlebury’s telewerkende medewerkers moeten zich blijven houden aan alle andere beleidsregels en procedures, waaronder die met betrekking tot computergebruik, sociale media en vertrouwelijkheid. Als voorwaarde voor telewerken, moeten alle werknemers die toestemming krijgen om te telewerken onder dit beleid eerst een Tijdelijke Alternatieve Werklocatie Overeenkomst ondertekenen.
Aanwezigheid op het werk
In het geval dat een werknemer die is goedgekeurd voor tijdelijk telewerken eerder gepland heeft om fysiek aanwezig te zijn op een werkplek, functie, vergadering of ander evenement, of van mening is dat hun fysieke aanwezigheid nodig is bij een evenement dat is gepland nadat de tijdelijke telewerkregeling is begonnen, moet de werknemer eerst contact opnemen met zijn leidinggevende. De leidinggevende zal, waar nodig en passend, samen met Personeelszaken, beoordelen of de werknemer het evenement nog moet bijwonen in het licht van alle relevante feiten en omstandigheden die op dat moment bekend zijn. De gezondheid en veiligheid van de werknemer, evenals de gezondheid en veiligheid van andere Middlebury-medewerkers en de lokale gemeenschap, zal zorgvuldig worden overwogen in een dergelijke besluitvorming.
Verzoeken om verlof
Ofschoon een flexibel schema is overeengekomen, mogen werknemers niet toestaan dat niet-werkgerelateerde evenementen en activiteiten de geplande werktijd verstoren of verstoren. Verzoeken om gebruik te maken van ziekteverlof, vakantie of ander verlof moeten op dezelfde wijze worden goedgekeurd als de werknemer die niet telewerkt. Als een niet-vrijgestelde werknemer ziek wordt terwijl hij op een andere werkplek werkt, moet de werknemer de werkelijk gewerkte uren melden en ziekteverlof gebruiken voor de niet-gewerkte uren.
Niet-vrijgestelde werknemers
Niet-vrijgestelde telewerkende werknemers vallen onder de overwerkvereisten van de Fair Labor Standards Act of IWC Wage Orders (Californische werknemers), en moeten daarom voldoen aan alle vereisten voor het bijhouden van registers. Niet-vrijgestelde telewerkende werknemers moeten alle werktijd nauwkeurig registreren en tijdig rapporteren als voorwaarde voor blijvende deelname aan het telewerkprogramma. Een leidinggevende moet vooraf toestemming geven voor alle gewerkte uren boven de aangegeven uren per dag en per week, in overeenstemming met lokale, staats- en federale voorschriften. Middlebury kan de tijdelijke telewerkprivileges intrekken van elke werknemer die niet aan deze eis voldoet.
Tax Implications
Werknemers die vanuit een andere staat telewerken of in meerdere staten werken, zijn verantwoordelijk voor het correct vaststellen van hun belastingen. Werknemers worden aangemoedigd om een belastingdeskundige te raadplegen om de juiste methode voor het inhouden van inkomstenbelastingen te bepalen.
Duur van de tijdelijke telewerkregeling
Alle tijdelijke telewerkregelingen die praktisch vereist zijn door de COVID-19-uitbraak en die krachtens dit beleid worden toegekend, worden op herroepbare basis toegekend. Dientengevolge, naar eigen goeddunken, kan Middlebury elke telewerkregeling op elk gewenst moment beëindigen, hoewel redelijke voorafgaande kennisgeving zal worden verstrekt waar uitvoerbaar. Tenzij andere afspraken zijn gemaakt, moet de werknemer bij beëindiging van de telewerkregeling of het dienstverband, wat het eerst is, alle eigendom van Middlebury in goede werkende staat teruggeven aan Middlebury, verminderd met eventuele normale slijtage.
Dit beleid is niet bedoeld om de tewerkstelling at-will relatie op enigerlei wijze te wijzigen. Dienovereenkomstig, tenzij een werknemer een geldig schriftelijk en ondertekend arbeidscontract heeft waarin anders wordt bepaald, is de tewerkstelling at-will en kan deze te allen tijde worden beëindigd door de werknemer of door Middlebury.
Middlebury tewerkstelling is at-will en kan te allen tijde door u of door Middlebury worden beëindigd zonder reden en zonder opzegtermijn.