Veel kleine bedrijven denken niet na over absenteïsme, totdat het een probleem wordt. Op een dag zal een manager merken dat een bepaalde werknemer lijkt te hebben ziek gemeld “veel”, maar zal niet zeker van zijn omdat ziektedagen niet zijn bijgehouden. De manager kan teruggrijpen op sms’jes of e-mails en uitzoeken hoe vaak de werknemer afwezig is geweest, en nog steeds niet zeker weten wat te veel is als het gaat om absenteïsme.
“Excessief” absenteïsme is een term die ik gebruik om de presentielijst van een bepaalde werknemer te beschrijven als hij of zij veel meer afwezig is geweest dan de gemiddelde werknemer en geen geldige redenen heeft voor de afwezigheden. Buitensporig absenteïsme impliceert buiten de normen vallen, d.w.z. buiten wat normaal is voor uw bedrijf en wat normaal is voor de bevolking in het algemeen. Buitensporig” kan dus niet worden herkend in een bepaalde dag, week of zelfs maand. Ik geef er de voorkeur aan een volledig jaar te gebruiken voor de beoordeling van het absenteïsme, omdat ik dan niet hoef te corrigeren voor de uitbraakseizoenen van verkoudheid en griep.
Een voorbeeld van buitensporig absenteïsme dat ik (verrassend) vaak zie, is de situatie waarin een bepaalde werknemer meer ziek is geweest dan de rest van de werknemers samen!!! Een extreem voorbeeld dat duidelijk als excessief kan worden aangemerkt, en voor kleine werkgevers ernstige gevolgen zou hebben voor de te leveren prestaties.
Maar excessief absenteïsme kan zich in veel minder extreme situaties voordoen, waardoor het noodzakelijk is een proces te hebben om vast te stellen wat “excessief” is. Hier is hoe:
- Start met het bijhouden van de aanwezigheid voor iedereen. Het kan gemakkelijk worden gedaan in een Excel-spreadsheet waar elke datum van het werk wordt vermeld over de top en elke werknemer heeft een rij aan de linkerkant. Elke keer dat iemand afwezig is, noteer je de reden in de juiste cel. Categorieën die ik gebruik voor het classificeren van afwezigheden zijn:
- Vakantie (V),
- Verlof (L) dat kan rouw, medisch, wcb, moederschap, enz. omvatten,
- Pre-Approved Absence (P) voor situaties waarin de werknemer vooraf toestemming vraagt en krijgt om een afspraak bij te wonen of voor een persoonlijke of familiale situatie te zorgen, en
- Unplanned Absence (U) wanneer de werknemer niet op het werk is en u niet de kans heeft gegeven om vooraf toestemming te geven.
- Als u ten minste 6 maanden van aanwezigheid hebt bijgehouden, bekijk en tel dan hoeveel van elk “U”-type afwezigheid elke persoon heeft. Sorteer werknemers van hoog naar laag.
- Stel vast wie in de top 10% valt (dat wil zeggen, degenen met de meeste afwezigheden, en meestal ver boven het bedrijfsgemiddelde).
Als de top 10% meer ongeplande afwezigheden heeft dan het nationale gemiddelde (dat vorig jaar ongeveer 9 afwezigheden per jaar was), dan hebt u mogelijk een buitensporige situatie en is het tijd om te onderzoeken wat er aan de hand is met de genoemde werknemer. Als zelfs uw top 10% lager is dan het nationale gemiddelde, wilt u het misschien nog steeds aanpakken, maar ik zou de term buitensporig niet gebruiken, ook al kan het buitensporig zijn voor uw bedrijf.