Priority Quadrants worden vaak over het hoofd gezien, omdat er veel andere populaire manieren zijn om taken te beheren. Een paar daarvan zijn:
- Taken beheren op kalender. Alle taken hebben tijd en datum. Alles is gepland.
- Beheer door lijsten. Alles wordt lineair opgeschreven.
- Beheer door “post-it’s”. De belangrijkste taken zitten op een prominente plaats die zichtbaar is te allen tijde, dwingt u om het gedaan te krijgen.
Het gebruik van een prioriteit kwadrant
Vandaag wil ik het hebben over een andere taakbeheer strategie: de 4-kwadranten methode. In deze blogpost zal ik u vertellen waarom het een betere manier is om taken te beheren dan alle 3 de methoden hierboven.
Wat betekent het om te beheren volgens 4-kwadranten? Ten eerste, je bent in wezen het categoriseren van alle taken in een van de 4 kwadranten. Bijvoorbeeld, één benadering, bekend als de Eisenhower Matrix, is het categoriseren van taken in kritieke en onmiddellijke kwadranten. Dit heeft betrekking op 2 basisdimensies: tijd en prioriteit.
Taken die hoge prioriteit hebben en snel moeten worden uitgevoerd, komen in het bovenste linkerdeel van de tijdmanagementmatrix, kwadrant 1. De andere 4 kwadranten spreken ook voor zich.
Klaar om prioriteiten te stellen met behulp van een prioriteitenkwadrant? Daar hebben we een app voor. Meld u hier aan:
Nog niet overtuigd? Lees dan verder!
Waarom is deze aanpak beter dan de kalender/post-its/lineaire lijst van taakbeheer?
- U krijgt alle voordelen van het bijhouden wanneer taken moeten worden uitgevoerd, maar u krijgt ook zicht op de prioriteit. In een traditionele kalenderweergave, zie je wanneer je dingen moet doen, maar je begrijpt nooit waarom en of het kan worden geschrapt. Een kalendergestuurde organisatie mist de mogelijkheid om ideeën en strategische items te beheren.
- Een lineaire lijst leidt tot rommel en verwarring omdat het een mentaliteit van “FIFO” of “LIFO” creëert. In plaats daarvan, met behulp van de vier kwadranten, weet je dat je alleen hoeft te werken aan taken in het eerste kwadrant, waardoor het een stuk makkelijker is om je inspanning te richten. Lineaire lijsten zijn goed voor het vastleggen van ideeën die geen datum en tijd hebben, maar het ontbreekt aan een goede categorisering.
- In een post-it’s systeem werk je aan belangrijke of dringende dingen. Je verliest echter het concept van tijd. Daarom ben je niet in staat om te begrijpen welke post-it het belangrijkst is. Bovendien begint u na verloop van tijd het overzicht over de post-its te verliezen, wat leidt tot informatieverlies.
Voordelen van een prioriteitenmatrix
Door taken in 4-kwadranten te categoriseren met behulp van prioriteitenmatrix, bent u in staat om de voordelen van alle 3 methoden van timemanagement te vangen. Met Priority Matrix, bent u in staat om:
- Hoog niveau ideeën bij te houden zoals lineaire to do lijsten
- Tijd en inspanning bij te houden zoals kalenders
- Bij te houden wat u nu moet doen zoals post-it notities
Gezien dit, willen wij u aanmoedigen om voor uzelf te zien waarom onze Priority Matrix app de beste Priority Quadrant taakbeheer app is.
Bent u klaar om de manier waarop u werkt te revolutioneren?
>>Download onze tijdmanagementsjabloon met 4 kwadranten<<
Of, als u zich wilt aansluiten bij de +10.000 prioriteitenstellers die met Priority Matrix effectiever zijn geworden, meld u dan GRATIS aan in het onderstaande vak:
Lees meer over Priority Matrix voor Windows, iPhone, iPad en Mac.