Zmienia się sposób, w jaki pracujemy. Zwłaszcza to, jak pracujemy razem.
W miarę jak firmy stają się coraz bardziej globalne i złożone, większość pracy staje się coraz bardziej zespołowa. Jedno z badań opublikowanych w Harvard Business Review1 wykazało, że „czas spędzany przez menedżerów i pracowników na wspólnych działaniach wzrósł o 50 procent lub więcej” w ciągu ostatnich dwóch dekad. To samo badanie wykazało, że w wielu firmach ponad trzy czwarte dnia pracownika spędza się na komunikowaniu się ze współpracownikami.
Zespoły są również większe, bardziej zróżnicowane, bardziej rozproszone i bardziej wyspecjalizowane niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak podczas gdy zespoły o takich cechach mogą być niezwykle skuteczne w rozwiązywaniu trudnych problemów, z którymi boryka się wiele współczesnych firm, mogą one czasami zmagać się z jednym istotnym aspektem swojej pracy: współpracą.
Więc, w jaki sposób pracownicy mogą dzisiaj skutecznie współpracować, jednocześnie poruszając się po typowych strukturach pracy i dynamice, które stają na drodze efektywnej współpracy w miejscu pracy? Po pierwsze, zdefiniujmy, co oznacza współpraca i jak wygląda, kiedy jest dobrze wykonywana.
W tym wpisie przyjrzymy się…
- Jak wygląda efektywna współpraca
- Korzyści ze współpracy
- 6 zasad efektywnej współpracy
- 5 niezbędnych umiejętności, których potrzebujesz, aby współpracować w pracy
- Narzędzia, które pomagają we współpracy w miejscu pracy
Współpraca w zespole to nie spacer po parku. Ale dzięki temu podręcznemu przewodnikowi będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby uczynić ten proces tak prostym i łatwym, jak to tylko możliwe.
🔑 Spoiler alert: potężne narzędzie komunikacji jest jednym z kluczy do lepszej współpracy. Pobierz bezpłatną listę kontrolną, która pomoże Ci wybrać właściwe narzędzie dla Twojej firmy.
Jak wygląda efektywna współpraca
Podstawowo, współpraca ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób pracuje razem, aby coś wyprodukować lub stworzyć. Może się to odbywać zarówno osobiście, jak i wirtualnie, dzięki wielu narzędziom komunikacyjnym i programom w chmurze, które zostały stworzone właśnie w tym celu.
Mimo że istnieje wiele różnych sposobów na stworzenie i wspieranie miejsca pracy opartego na współpracy, najbardziej udane środowiska pracy mają zazwyczaj kilka ważnych cech wspólnych. Są to miejsca, w których pracownicy czują się zauważeni, wysłuchani i mogą bezpiecznie dzielić się swoimi przemyśleniami. Prowadzą efektywne spotkania i sesje robocze. Posiadają ustandaryzowane systemy i procesy współpracy. Ich zespoły rozumieją, jak ważna jest zdrowa komunikacja. Być może pracowałeś już w jednej z nich (lub w kilku, jeśli masz szczęście!).
Co najważniejsze, kierownictwo tych firm rozumie, że udana współpraca w miejscu pracy jest dobra nie tylko dla ich pracowników – jest także dobra dla ich klientów i wyników finansowych.
Bliższe spojrzenie na korzyści płynące ze współpracy
Może się wydawać, że zapewnienie efektywnej współpracy Twojego zespołu w miejscu pracy to nic trudnego. W końcu, jak mówi powiedzenie, „praca zespołowa sprawia, że marzenia się spełniają”, prawda?
Jednakże, nie jest łatwym wyczynem zebrać ludzi z różnych środowisk, a w zależności od wielkości i struktury firmy, z różnych stref czasowych, aby pracować nad wspólnym celem. Jednak zalety skutecznej komunikacji i współpracy w miejscu pracy znacznie przewyższają wady.
Większa innowacyjność
Ostatnio, coraz więcej firm zaczyna tworzyć zespoły, które łączą ludzi z całej organizacji w celu przeprowadzenia burzy mózgów na temat problemów, aby wymyślić nowe pomysły, które przyniosą korzyści firmie.
Na przykład firma konsultingowa Protiviti organizuje Global Innovation Challenge, w ramach którego każde z jej lokalnych biur przeprowadza sesję roboczą, aby odpowiedzieć na pytanie zadane przez zespół kierowniczy. Wygenerowane pomysły są następnie rejestrowane na wewnętrznej platformie firmy służącej do dzielenia się pomysłami i analizowane przez firmową grupę zadaniową ds. innowacji:
Nie tylko inicjatywy takie jak ta pomagają firmom wykorzystać różnorodne perspektywy ich talentów, ale badania pokazują również, że grupy mają tendencję do szybszego wprowadzania innowacji, szybszego dostrzegania błędów i znajdowania lepszych rozwiązań problemów niż osoby pracujące w pojedynkę2.
Silniejsze zespoły
Co łączy niektóre z najlepszych miejsc pracy na świecie? Dokładają starań, aby połączyć swoich pracowników w silniejsze zespoły i sieci społeczne. Praca na rzecz tego samego celu nie tylko zaszczepia członkom zespołu silne poczucie celu, ale współpraca pozwala im również uzupełniać braki w umiejętnościach innych i dzielić pracę tak, aby wykorzystać mocne strony każdego z nich.
Przykład: firma Workday, specjalizująca się w technologiach HR, opracowała program New Connections przeznaczony specjalnie dla nowo zatrudnionych, aby pomóc im nawiązać silne więzi z kolegami. W ramach programu pracownicy spędzają połowę dnia, ucząc się o wartości powiązań, a drugą połowę pracując nad projektem społecznym, aby pogłębić swoje kontakty zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.
A wyniki mówią same za siebie. Na liście 2019 Fortune 100 Best Companies to Work For, 86% pracowników zwycięskich organizacji stwierdziło, że można liczyć na współpracę ludzi (w porównaniu z 74% pracowników firm, które nie wygrały), a 91% stwierdziło, że ludzie troszczą się o siebie nawzajem (w porównaniu z 82% pracowników firm, które nie wygrały).
Większa wiedza i umiejętności pracowników
Kiedy zespoły współpracują ze sobą, mają okazję uczyć się od siebie nawzajem nowych rzeczy, co przyczynia się do ich ogólnego rozwoju osobistego i zawodowego. Współpraca wymaga również od ludzi myślenia, wyrażania i poznawania swoich kompetencji, co może pomóc im w budowaniu samoświadomości i lepszym zrozumieniu swoich mocnych i słabych stron.
Na przykład, według badań opublikowanych w Harvard Business Review3 , zespoły często odnoszą korzyści z posiadania mieszanki członków kosmopolitycznych i lokalnych. Są to osoby, które mieszkały w wielu krajach i mówią wieloma językami oraz osoby głęboko zakorzenione w regionie, w którym pracują.
Kosmopolityczni członkowie wnoszą techniczne know-how i doświadczenie, które ma zastosowanie w wielu różnych sytuacjach, podczas gdy miejscowi wnoszą dogłębną wiedzę i wgląd w politykę, kulturę i gusta danego obszaru. Sprowadzenie tych dwóch typów członków pozwala im dzielić się wiedzą i uczyć się od siebie nawzajem, jednocześnie zajmując się projektami pod ręką.
Lepsze doświadczenie klienta
Wszyscy słyszeliśmy o liniach montażowych – i choć czasami dostają zły rap, pokazały nam, że wielu ludzi pracujących razem może zakończyć projekt szybciej niż jedna osoba pracująca na własną rękę. Chociaż ma to wiele korzyści wewnętrznych, może mieć również ogromny wpływ na doświadczenie klienta (i pomóc w utrzymaniu wysokiego wskaźnika utrzymania klienta).
Na przykład RingCentral to platforma do współpracy, która pozwala zespołom biurowym łatwo komunikować się z agentami contact center – nie tylko w celu pracy nad wewnętrznymi projektami, ale również w celu doraźnej współpracy przy rozwiązywaniu problemów klientów w czasie rzeczywistym:
To umożliwia contact center rozwiązywanie problemów szybciej niż było to wcześniej możliwe, co sprawia, że klienci są zadowoleni i zbierają pochlebne recenzje.
6 zasad skutecznej współpracy
Pomimo że powyższe umiejętności mogą ułatwić Ci dobrą współpracę, udana współpraca z innymi to nie tylko to, co robisz, ale także to, jak to robisz. Sposób, w jaki podchodzisz do współpracy, może wiele zmienić. Następnym razem, gdy będziesz musiał współpracować ze swoim zespołem, pamiętaj o tych wartościach.
Efektywność
Spotkania są istotnym elementem współpracy, ale przez lata zyskały złą sławę. W końcu, kto nie był na spotkaniu, które wydawało się zbyt długie lub niepotrzebne? Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zamienić swój zespół w maszynę produktywności. Jedną z nich jest organizowanie osobistych spotkań tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne – jeśli zamiast tego możesz przeprowadzić rozmowę wideo i zaoszczędzić kilka minut podróży lub zwolnić salę konferencyjną, dlaczego nie?
Chcesz mieć bardziej efektywne spotkania? Skorzystaj z tych darmowych szablonów agendy spotkań, aby wszyscy byli na dobrej drodze. 👇
Innym sposobem jest upewnienie się, że każde spotkanie lub połączenie ma agendę i jasne cele nakreślone dla każdego uczestnika.
Na koniec, nie zapomnij ustalić punktów działania dla wszystkich zaangażowanych w projekt na końcu. Jeśli masz projekt, który wymaga od uczestników spotkania nieco więcej pracy zespołowej, dlaczego nie utworzyć dla wszystkich czatu zespołowego skoncentrowanego na projekcie? Na przykład aplikacja do wideokonferencji RingCentral umożliwia dokładnie to: możesz nie tylko organizować wirtualne spotkania, ale także utworzyć grupową konwersację na potrzeby dalszych działań po spotkaniu – w tej samej aplikacji:
Zaufanie
Ludzie muszą czuć się bezpiecznie, aby móc przekazywać i otrzymywać prawdziwie konstruktywne informacje zwrotne, być zainspirowani wspólnym celem oraz mieć narzędzia i możliwości nawiązywania kontaktów. Może się to zdarzyć tylko w środowisku opartym na zaufaniu, w którym pracownicy czują, że ich koledzy z zespołu i liderzy mają na uwadze ich najlepsze interesy.
Empatia
Każdy członek zespołu ma do odegrania ważną rolę. Niemniej jednak współpraca może się załamać, gdy jedna lub więcej osób ma wrażenie, że jest im trudniej niż innym, lub że inni członkowie zespołu próbują ich poniżyć. Im lepiej poznasz swoich współpracowników, zrozumiesz, jak pracują i z jakimi wyzwaniami się zmagają, tym większe szanse na udaną współpracę z nimi. (Poznaj ćwiczenia empatii, które możesz wypróbować w swoim zespole.)
Pozytywność
Tylko dlatego, że w przeszłości projekt grupowy poszedł źle, nie oznacza, że to samo stanie się ponownie. Postaraj się pozbyć wszelkich uprzedzeń, jakie możesz mieć i podejdź do każdej sytuacji w pracy grupowej jak do nowego początku, z otwartym i pozytywnym nastawieniem.
Jednolitość
Rzadko zdarza się, aby wszyscy w zespole od samego początku byli po tej samej stronie. To naturalne, że ludzie mają swoje własne priorytety i zainteresowania. Dlatego ważne jest, aby zidentyfikować priorytety i programy wszystkich osób z góry, aby znaleźć wspólny mianownik, który popchnie projekt do przodu.
Odpowiedzialność
Najbardziej udane firmy mają systemy i procesy, w których pracownicy mogą odnieść się do harmonogramu projektu i zadań, dzięki czemu mają jasne zrozumienie, jak ich wkład wpływa na grupę. W ten sposób, jeśli terminy nie zostaną dotrzymane lub ktoś nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, można się tym szybko zająć.
5 umiejętności niezbędnych do współpracy w pracy
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad projektem grupowym, który nie poszedł tak dobrze, jak myślałeś, to wiesz, że promowanie współpracy w miejscu pracy często łatwiej powiedzieć niż zrobić. Być może Twoi koledzy z zespołu pracują zdalnie i trudno się z nimi skontaktować. A może Twoja organizacja jest zbyt silosowa i działy nie chcą dzielić się informacjami.
Jeśli stoisz przed wyzwaniami związanymi ze współpracą w swoim miejscu pracy, jedną z najlepszych rzeczy, jakie możesz zrobić, to pracować nad rozwojem swoich umiejętności miękkich. Zaufaj nam – opanowanie tych pięciu umiejętności współpracy sprawi, że praca w zespole będzie o wiele łatwiejsza i bardziej efektywna.
Określanie celów
Pracując z zespołem, wszyscy muszą rozumieć cel i wizję stojącą za projektem, a także sposób, w jaki będziecie określać sukces. Ustanowienie przejrzystości od samego początku buduje zaufanie i pomaga zapewnić, że wszyscy są zaangażowani w sukces i zrównani ze wspólnym celem.
Komunikacja
Zanim zaczniesz zajmować się zadaniem lub zadaniem, upewnij się, że określasz jasne intencje. Powiedz kolegom z zespołu, co robisz, i ustal realistyczne oczekiwania co do terminu wykonania zadania – i upewnij się, że je zrealizujesz.
Pamiętaj również, aby komunikować się, jeśli musisz dokonać jakichkolwiek zmian w planie, który sobie wyznaczyłeś. Jeśli zdarzy się coś nieoczekiwanego i nie będziesz w stanie dostarczyć wyników zgodnie z oczekiwaniami, poinformuj o tych zmianach.
Again, to jest, gdzie posiadanie wszystko-w-jednym narzędzia komunikacji przychodzi w porę – jeśli twój zespół może wideo-rozmowy i instant-message siebie z tej samej aplikacji, jest większa szansa, że będą komunikować się szybko ze sobą, gdy coś się pojawi:
Aktywne słuchanie
Kiedy ściśle współpracujesz z innymi, musisz uważnie słuchać pomysłów, informacji zwrotnych i porad każdego członka zespołu – i być rozważnym i pełnym szacunku, gdy na nie odpowiadasz. Na tym właśnie polega idea aktywnego słuchania.
Mimo że masz swoje pomysły na to, jak chciałbyś, aby projekt przebiegał lub kto co powinien zrobić, nadal musisz brać pod uwagę opinie swoich kolegów. Możecie nie zawsze zgadzać się z wynikiem, ale na koniec dnia, musicie przedkładać potrzeby i obowiązki grupy nad własne pragnienia.
Rozwiązywanie problemów
Czasami pojawiają się problemy i ludzie popełniają błędy. To się zdarza. Kiedy pojawiają się problemy, pamiętaj, aby spokojnie przeanalizować problem jako grupa, nie obwiniając żadnej osoby. Zamiast tego skoncentruj swoją energię na wspólnej pracy w celu znalezienia rozwiązań. Pomaga to budować zaufanie między członkami zespołu i daje pewność, że każdy czuje się komfortowo, komunikując się ze sobą i zachowując przejrzystość, nawet jeśli zrobi coś złego.
Zarządzanie czasem
Współpraca z innymi oznacza, że musisz być odpowiedzialny nie tylko za siebie, ale także za członków grupy, którzy są od ciebie zależni. To właśnie tutaj przydają się umiejętności zarządzania czasem. Zdolność do ustalania priorytetów zadań i odpowiedniego ich planowania jest kluczem do zapewnienia dotrzymania terminów i wykonania pracy, na którą liczy twój zespół.
Narzędzia, które pomagają we współpracy w miejscu pracy
Zespoły nie mogą współpracować, jeśli nie mogą się komunikować. Dobra wiadomość jest taka, że dostępnych jest wiele narzędzi cyfrowych, które pomogą Ci współpracować z kolegami wirtualnie – poza pocztą elektroniczną, bo jak wiemy, poczta elektroniczna nie zawsze jest najlepszym sposobem na skontaktowanie się z kimś:
Oto kilka najlepszych narzędzi do współpracy, które Ty i Twój zespół powinniście mieć na oku.
RingCentral
Aplikacja desktopowa i mobilna firmy RingCentral to narzędzie komunikacyjne typu „wszystko w jednym”, które umożliwia bezproblemową pracę zespołową za pośrednictwem każdego kanału. Zawiera funkcje połączeń wideo, wiadomości, udostępniania plików i zarządzania zadaniami, a nawet może integrować się z takimi aplikacjami, jak Dysk Google i Kalendarz Google:
Możesz używać jej do rozpoczynania rozmów z klientami i współpracownikami w wielu punktach kontaktu oraz szybszego odpowiadania na ich pytania dzięki współpracy w czasie rzeczywistym między działami za pośrednictwem połączenia, wiadomości lub wideokonferencji – wszystko w tej samej aplikacji:
🕹️ Zobacz, jak działa RingCentral, rezerwując wycieczkę po produkcie:
Wybierz termin
💰 Możesz także skorzystać z kalkulatora, aby sprawdzić, ile mniej więcej Twoja firma może zaoszczędzić, korzystając z usługi RingCentral do obsługi komunikacji między zespołami i klientami.
Asana
Jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami na rynku, aplikacja Asana umożliwia przypisywanie zadań innym członkom zespołu, dodawanie osób śledzących projekty i monitorowanie terminów. W najbardziej podstawowym wydaniu Asana funkcjonuje jako solidna lista rzeczy do zrobienia lub kalendarz projektu, ale jej wersja premium ma przydatne funkcje, takie jak Formularze do zbierania informacji i Oś czasu do śledzenia dat rozpoczęcia i zależności.
Trello
Podobnie jak Asana, Trello jest narzędziem do zarządzania projektami. Ma przyjazny dla użytkownika interfejs, który organizuje projekty i zadania w karty, które można przeciągać i upuszczać do różnych kolumn. Jest szybkie do skonfigurowania i dobrze sprawdza się w monitorowaniu projektów, przydzielaniu zadań i szybkim przeglądaniu statusu projektów twojego zespołu.
Google Workspace
Pakiet narzędzi współpracy firmy Google jest trudny do pobicia i można go znaleźć w stosie technologii marketingowych większości zespołów. Od Drive’a przez Arkusze po Kalendarz, narzędzia Google Workspace zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić zespołom jednoczesną edycję plików i automatyczne zapisywanie wszystkich zmian.
Klucze do efektywnej współpracy
Do efektywnej współpracy potrzeba o wiele więcej niż tylko agendy spotkań i kalendarze robocze.
Od ogólnofirmowych wyzwań w zakresie innowacji po programy wprowadzania nowych pracowników, najlepsze miejsca pracy stosują wiele różnych praktyk i programów, które promują współpracę. Ich cechą wspólną jest to, że rozumieją, jak wielką siłę ma wspólne dążenie do osiągania wielkich rzeczy.
Gdy wniesiesz do stołu odpowiednie umiejętności, przyjmiesz właściwy sposób myślenia i włączysz do mieszanki odpowiednie narzędzia cyfrowe, może wydarzyć się magia.