Be Effective, Not Efficient

Czy kiedykolwiek skończyłeś całą listę zadań, ale pod koniec dnia zdałeś sobie sprawę, że tak naprawdę niewiele osiągnąłeś? Powodem tego jest prawdopodobnie to, że byłeś wydajny, ale nie efektywny.

„Bycie zajętym nie zawsze oznacza prawdziwą pracę. Celem każdej pracy jest produkcja lub osiągnięcie, a do jednego z tych celów musi być myślenie, system, planowanie, inteligencja i uczciwy cel, jak również pot.”

– Thomas A. Edison

Efektywność i skuteczność brzmią podobnie, ale w rzeczywistości mają bardzo różne znaczenia. Efektywność to zdolność do szybkiego wykonywania zadań bez względu na to, czy są one ważne, czy nie, natomiast skuteczność to zdolność do wybierania i wykonywania zadań najbardziej istotnych z punktu widzenia celu. Efektywność pozwala na wykonanie zadania szybko, nawet jeśli to zadanie jest nieistotne dla twoich celów, podczas gdy skuteczność pomaga osiągnąć cele, zapewniając, że czas jest inwestowany tylko w najważniejszych zadaniach.

Aby użyć analogii do samochodu, prędkość samochodu jest jak wydajność. To nie ma znaczenia, jak szybko samochód jest podróżowanie, jeśli to jest podróżowanie w złym kierunku. Kierunek samochodu jest analogiczny do skuteczności. Podróżowanie we właściwym kierunku i bycie skutecznym zapewnia, że marnuje się tak mało czasu, jak to tylko możliwe.

Efektywność jest prawie zawsze lepsza od wydajności. Sztuka efektywności polega na unikaniu bezużytecznej pracy, która nie powinna być wykonywana w pierwszej kolejności. Kiedy unikasz bezużytecznej pracy, możesz spędzić na niej zero czasu z minimalną stratą, ponieważ jest ona nieistotna. Żaden wzrost wydajności nie jest w stanie zredukować czasu potrzebnego na wykonanie zadania do zera. Dlatego lepiej być skutecznym niż wydajnym.

Miej listę rzeczy do zrobienia

Przy planowaniu dnia, najprostszym sposobem, aby upewnić się, że pracujesz nad użytecznymi zadaniami, podczas gdy unikasz bezwartościowych zadań, które wydają się być użyteczne, jest zadanie sobie pytania, która praca jest naprawdę niezbędna i naprawdę będzie miała wpływ, podczas gdy oznaczanie i zapisywanie pracy, która nie jest naprawdę produktywna, taka jak nadmierne sprawdzanie poczty elektronicznej.

W „The Four Hour Workweek”, Tim Ferriss zaleca tworzenie Not To Do Listy, jak również To Do Listy. Lista Not To Do jest pomocna, ponieważ sprawia, że jesteś bardziej świadomy bezużytecznych zadań. Z listą Not To Do, jesteś w stanie przejrzeć fałszywą pracę, która wydaje się być pracą.

Keep your To Do List as short as possible and order it from most important to least important so that you do the most important tasks first.

Avoid Perfectionism and Just Do It

It’s easy to carry out tasks which we want to do. Wyzwaniem jest utrzymanie tego samego poziomu produktywności w przypadku mniej atrakcyjnych zadań. Zazwyczaj wiemy, co musimy zrobić każdego dnia, ale czasami unikamy wykonania tego na rzecz mniej ważnych, łatwiejszych zadań. Można to nazwać zjawiskiem workcrastination – wykonywanie pracy, ale nie wykonywanie tej, która jest naprawdę ważna. Workcrastinator może pracować niezwykle wydajnie i szybko wykonywać zadania, ale ponieważ pracuje nad tym, co nieistotne, unikając tego, co ważne, ostatecznie nie zrobi prawie tyle, ile osoba bardziej efektywna.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego problemu jest unikanie perfekcjonizmu i po prostu robienie tego. Strach przed porażką i niewiedza, co robić, mogą powstrzymać nas przed rozpoczęciem ważnych zadań. Wiemy, że zadania są ważne i nie chcemy ich zepsuć.

Po pierwsze, ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że niewykonanie zadania jest często tak samo złe, jak zrobienie go źle, a nawet jeśli w końcu popełnisz błędy, zawsze możesz je naprawić.

Najlepszym sposobem, aby pokonać zjawisko workcrastination lub jakąkolwiek inną formę prokrastynacji jest po prostu wskoczenie, rozpoczęcie zadania i zaakceptowanie faktu, że prawdopodobnie popełnisz błędy, które można naprawić później.

Przynieś ten sposób myślenia do każdego dnia i zauważ, o ile więcej uda Ci się zrobić.

Motivation Follows Action

Konwencjonalna mądrość mówi, że motywacja poprzedza działanie. Mówimy sobie rzeczy w stylu: „Zacznę to zadanie, kiedy poczuję się zmotywowany do jego wykonania”. Prawda jest jednak taka, że motywacja wzrasta i spada z czasem, więc musisz zaakceptować, że czasami będziesz musiał wykonać zadanie, nawet jeśli nie masz motywacji.

Jak już zaczniesz zadanie, często przekonasz się, że twój poziom motywacji wzrasta wraz z postępem. W rzeczywistości rozpoczęcie zadania jest główną przeszkodą do pokonania – rozpoczęcie zadania jest jak płotek, po którego pokonaniu następuje równina. Kiedy już zaczniesz, zazwyczaj pokonasz już większość tarć motywacyjnych i ukończenie zadania nie będzie już tak trudne, jak myślałeś. Prokrastynacja jest często spowodowana niezdolnością do rozpoczynania zadań. Prokrastynator „zaczyna” coś innego niż zadanie, np. sprawdza pocztę i ma wrażenie, że robi postępy. Co faktycznie dzieje się jest to, że zadania, które muszą być zrobione nadal nie zostały rozpoczęte i nic wartościowego jest naprawdę osiągnięty.

Gdy walczysz, aby rozpocząć zadanie, pamiętaj, że rozpoczęcie jest prawie zawsze najtrudniejsza część. Możesz nawet obiecać sobie, że możesz przestać pracować, gdy tylko rozpoczniesz zadanie. Spróbuj tego, a przekonasz się, że często będziesz chciał kontynuować pracę nad zadaniem.

Don’t Expect It To Be Easy

Wiele zadań (takich jak pisanie tego artykułu) stanowi wyzwanie nawet po rozpoczęciu. Czasami praca, która jest wymagana do osiągnięcia twoich celów jest łatwa, ale zazwyczaj nie jest.

Fakt, że twoja praca jest wyzwaniem nie musi być zły. W rzeczywistości, jeśli praca jest wyzwaniem, to zazwyczaj jest to dobry znak. Aby się doskonalić i robić postępy, musisz robić nowe rzeczy, wychodzić poza swoją strefę komfortu i od czasu do czasu ponosić porażki.

Problemem nie jest to, że dana czynność jest wymagająca, ale to, kiedy postrzegamy to jako negatywne zjawisko. Złe podejście polega na rozpoczęciu z oczekiwaniem, że czynność, którą wykonujesz, będzie łatwa. Jeśli masz ten sposób myślenia, będziesz zaskoczony i ewentualnie zniechęcony przez jak trudne to jest.

Dużo lepszy sposób myślenia jest nie tylko oczekiwać, że zadanie będzie wyzwaniem, ale cieszyć się wyzwaniem. Zamiast myśleć: „Muszę wykonać to trudne zadanie”, powiedz sobie: „Mam okazję do poprawy i zrobienia postępu”. Takie przeformułowanie trudnych działań sprawia, że stają się one bardziej atrakcyjne. A kiedy uznasz jakąś czynność za atrakcyjną, masz tendencję do wykonywania jej częściej. Masz tendencję do spędzania większej ilości czasu nad wymagającym działaniem, co prowadzi do większej poprawy i postępu. To jest wygrana-wygrana, jesteś szczęśliwszy teraz z powodu swojego pozytywnego nastawienia do wyzwań i będziesz szczęśliwszy później jak zrobisz większy postęp.

Podsumowanie

• Produktywność jest wynikiem skuteczności, która polega na odfiltrowaniu najważniejszych zadań i ich wykonaniu. Efektywność (szybkie wykonywanie zadań) niekoniecznie prowadzi do produktywności, ponieważ możesz poświęcać swój czas na niewłaściwe zadania.
• Utrzymuj swoje listy rzeczy do zrobienia tak krótkie, jak to możliwe i wykonuj najważniejsze zadania jako pierwsze. Miej listę Not To Do List, aby uniknąć pracy, która nie jest naprawdę ważna.
• Unikaj perfekcjonizmu. Po prostu zrób to i bądź gotowy do popełniania błędów. Zdaj sobie sprawę, że wykonywanie łatwej, fałszywej pracy wydaje się produktywne, ale tak naprawdę nie jest.
• Pracuj teraz, a często motywacja przyjdzie sama. Najtrudniej jest zacząć.
• Postrzegaj wyzwania jako okazje do poprawy i postępu. Postrzegaj je pozytywnie.

.