Wiele małych firm nie myśli o absencji, dopóki nie stanie się ona problemem. Pewnego dnia menedżer zauważy, że konkretny pracownik wydaje się dzwonić na chorobowe „dużo”, ale nie będzie pewien, ponieważ dni chorobowe nie były śledzone. Kierownik może odwołać się do tekstów lub e-maili i dowiedzieć się, ile razy pracownik był nieobecny, a nawet nadal nie może być pewien, co jest zbyt wiele, jeśli chodzi o absencji.
„Nadmierna” absencja jest terminem używam do opisania konkretnego pracownika rekord frekwencji, jeśli on lub ona była nieobecna sposób więcej niż typowy pracownik i nie ma ważnych powodów do nieobecności. Nadmierna absencja oznacza wykroczenie poza normy, tj. poza to, co jest normalne dla Twojej firmy i co jest normalne dla populacji w ogóle. Tak więc, „nadmierna” nie może być rozpoznawana w danym dniu, tygodniu czy nawet miesiącu. Raczej wolę używać pełnego roku do oceny absencji, ponieważ wtedy nie muszę dostosowywać się do sezonów epidemii przeziębienia i grypy.
Przykładem nadmiernej absencji, którą widzę dość często (o dziwo) jest sytuacja, w której konkretny pracownik chorował więcej niż reszta pracowników razem wzięta!!! Skrajny przykład, który wyraźnie kwalifikuje się jako nadmierny, a dla małych pracodawców, poważnie wpłynie na wyniki.
Ale nadmierna absencja może wystąpić w znacznie mniej ekstremalnych sytuacjach, co sprawia, że konieczne jest posiadanie procesu ustalania, co jest „nadmierne”. Oto jak:
- Zacznij śledzić frekwencję dla każdego. Można to łatwo zrobić w arkuszu kalkulacyjnym excel, gdzie każda data pracy jest wymieniona na górze, a każdy pracownik ma wiersz w dół po lewej stronie. Za każdym razem, gdy ktoś jest nieobecny, odnotowujesz powód w odpowiedniej komórce. Kategorie, których używam do klasyfikowania nieobecności są:
- Vacation (V),
- Leave (L), które mogą obejmować żałobę, medyczne, wcb, macierzyńskie, itp,
- Pre-Approved Absence (P) dla sytuacji, kiedy pracownik prosi i jest zatwierdzony z wyprzedzeniem, aby uczestniczyć w spotkaniu lub zająć się sytuacją osobistą lub rodzinną, i
- Unplanned Absence (U) kiedy pracownik nie jest w pracy i nie dał Ci szansy na wstępne zatwierdzenie.
- Odkąd masz co najmniej 6 miesięcy obecności śledzone, przegląd i policzyć, ile z każdego „U” typu nieobecności każda osoba ma. Posortuj pracowników od najwyższej do najniższej.
- Zidentyfikuj, kto mieści się w górnych 10% (tj. tych, którzy mają najwięcej nieobecności, a zwykle znacznie powyżej średniej firmy).
Jeśli górne 10% ma więcej nieplanowanych nieobecności niż średnia krajowa (która w zeszłym roku wynosiła około 9 nieobecności rocznie), to możesz mieć nadmierną sytuację i nadszedł czas, aby zbadać, co się dzieje z danym pracownikiem. Jeśli nawet Twoje 10% jest niższe niż średnia krajowa, nadal możesz chcieć się tym zająć, ale nie używałbym określenia nadmierna, nawet jeśli może to być nadmierne dla Twojej firmy.